Πώς ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης παροχής υπηρεσιών εξοικονόμησε 12.500 δολάρια

Η έλλειψη ελέγχου στα οικονομικά και τα απρόβλεπτα έξοδα μπορούν να γίνουν πραγματική αχίλλειος πτέρνα για κάθε επιχειρηματία, υπονομεύοντας τη χρηματοοικονομική σταθερότητα και μειώνοντας την κερδοφορία.

Τα οικονομικά ήταν πάντα κομβικό θέμα για μένα. Το Excel, όσο χρήσιμο κι αν είναι, δεν καλύπτει πάντα τις σύγχρονες ανάγκες μιας επιχείρησης. Όταν όμως αρχίσαμε να δουλεύουμε με πιο επαγγελματικά εργαλεία παρακολούθησης χρημάτων για επιχειρήσεις, όλα άλλαξαν. — Dmytro Sheremeta, επιχειρηματίας, ιδιοκτήτης του Сhystota.ua

Πώς να εξοικονομήσετε $12 500 με βελτιστοποίηση κόστους

Η εταιρεία του Dmytro παρέχει, όταν χρειάζεται, εξοπλισμό για κάθε καθαρισμό, όπως ηλεκτρική σκούπα ή σκάλα, με το κόστος να περιλαμβάνεται στην τιμή της υπηρεσίας. Παλαιότερα χρησιμοποιούσαν ταξί, τα οποία δεν προσέφεραν σταθερή τιμή για τη μεταφορά του εξοπλισμού: το κόστος άλλαζε ανάλογα με τον καιρό, τις ημέρες της εβδομάδας και τη ζήτηση για ταξί τη συγκεκριμένη στιγμή.

Αφού ανέλυσε τα έξοδα στο Finmap, ο Dmytro είδε ότι ξόδευαν ένα δυσάρεστα υψηλό ποσό για logistics. Μαζί με την ομάδα του άρχισαν να αναζητούν τρόπους να μειώσουν αυτά τα κόστη. Τελικά, αποφάσισαν να αλλάξουν εντελώς τον τρόπο παράδοσης. Βρήκαν έναν συνεργάτη που κάνει παραδόσεις με ηλεκτρικά σκούτερ. Έτσι βελτιώθηκε ο χρόνος των logistics, αφαιρέθηκε η μεταβλητή του καυσίμου και η τιμή έγινε σταθερή.

Μία παράδοση με επιστροφή κόστιζε στην εταιρεία $9, ενώ μετά τη βελτιστοποίηση κόστους κόστιζε $2.5.

Χάρη στο Finmap, εξοικονομήσαμε $9 000 μόνο από τη βελτιστοποίηση του κόστους παράδοσης εξοπλισμού. Συνολικά, μέσα στη χρονιά μειώσαμε τα κόστη μας κατά πάνω από $12 000. — Dmytro Sheremeta, επιχειρηματίας, ιδιοκτήτης του Сhystota.ua

Ποιες λειτουργίες του Finmap σας βοηθούν να εξοικονομείτε χρήματα;

Ο Dmytro χρησιμοποιεί πιο συχνά το Cashflow και το P&L. Χρειάζεται το Cashflow σε μηνιαία βάση για να αναλύει τα έξοδα της εταιρείας, να αξιολογεί γρήγορα τι κόστη προκύπτουν και να παίρνει πιο εύκολα αποφάσεις βελτιστοποίησης.

Ο Dmytro εξετάζει τακτικά το P&L, συγκρίνοντάς το με τους δύο προηγούμενους μήνες, ώστε να εντοπίζει αλλαγές στις διαφορετικές κατηγορίες κόστους. Αν παρατηρήσει αύξηση εξόδων σε μια συγκεκριμένη κατηγορία, η ομάδα αναλύει αμέσως τους λόγους αυτής της αύξησης και εξετάζει ευκαιρίες για βελτιστοποίηση.

Να εξοικονομήσετε $12 500 ή να χάνετε χρήματα; Τι θα επιλέξετε;

Η απάντηση είναι προφανής. Αλλά πώς γίνεται στην πράξη;

Στην υπηρεσία Finmap, μπορείτε να καταχωρείτε όλα τα έξοδα και τα έσοδά σας σε ξεχωριστές κατηγορίες, συνεργάτες και έργα.

Ας δούμε πώς λειτουργεί, με παράδειγμα τις κατηγορίες.

Έχετε σταθερά έξοδα που επαναλαμβάνονται κάθε μήνα, όπως ενοίκιο, logistics, διαφήμιση κ.λπ. Στην ενότητα Analytics της αναφοράς Profit, μπορείτε να χρησιμοποιείτε φίλτρα για να αναλύετε τα έξοδά σας ανά περίοδο και ανά κατηγορία.

Έτσι θα βλέπετε ποια έξοδα καταναλώνουν μεγάλο μέρος των χρημάτων σας κάθε μήνα. Όταν καταλάβετε πού ακριβώς βρίσκεται αυτή η αδυναμία στον προϋπολογισμό σας, μπορείτε να αναζητήσετε τρόπους να βελτιστοποιήσετε τα έξοδά σας: να αλλάξετε προμηθευτές, να εγκαταλείψετε ένα μέρος του γραφείου που δεν χρησιμοποιείται κ.λπ. Έτσι, μόνο και μόνο εξοικονομώντας από τα έξοδα, θα βελτιώσετε σημαντικά την οικονομική υγεία της επιχείρησής σας.

Όμως τα ανεξέλεγκτα έξοδα δεν είναι το μόνο πρόβλημα στη διαχείριση των χρημάτων για έναν σύγχρονο επιχειρηματία.

Τι αντιμετωπίζουν καθημερινά οι επιχειρηματίες;

Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αντιμετωπίζουν τα εξής προβλήματα:

• Δεν βλέπουν την πραγματική εικόνα της επιχείρησης.
• Δεν ξέρουν πόσα χρήματα υπάρχουν αυτή τη στιγμή σε κάθε λογαριασμό και συνολικά στην εταιρεία. Τα δεδομένα υπάρχουν, αλλά είναι σκορπισμένα σε αυτοσχέδια υπολογιστικά φύλλα που αναλύονται δύσκολα και σχεδόν αδύνατον να ενοποιηθούν.
• Δεν ξέρουν πόσα μερίσματα μπορούν να τραβήξουν χωρίς να βλάψουν την επιχείρησή τους.
• Αν θα υπάρχουν αρκετά χρήματα στο τέλος του μήνα για μισθούς, ενοίκιο και συνεργάτες.

Πώς λύνεται;

Με το Finmap, μπορείτε εύκολα να βάλετε σε τάξη τα χρήματα της επιχείρησής σας και να έχετε συνεχώς τον έλεγχο, γιατί από εδώ και πέρα:

• Όλοι οι λογαριασμοί σας βρίσκονται καθαρά σε μία οθόνη.
• Όλα τα δεδομένα περνούν στην υπηρεσία αυτόματα, χάρη στη διασύνδεση με τράπεζες και συστήματα πληρωμών.
• Αναλύετε εύκολα τα χρήματα (Cashflow), το κέρδος (P&L), τα έργα, τους λογαριασμούς και τις οφειλές: όχι μέσα από περίπλοκες και χαοτικές αναφορές, αλλά με οπτικά γραφήματα.
• Με το ημερολόγιο πληρωμών, μπορείτε να προγραμματίζετε εύκολα τις ταμειακές ροές και να προλαμβάνετε ελλείψεις ρευστότητας.
• Αναθέτετε τις καθημερινές εργασίες στους εργαζομένους σας, ορίζοντας ποιος βλέπει τι και ποιος μπορεί να επεξεργάζεται τι.
• Επίσης, δεν χρειάζεται πλέον να ψάχνετε πρότυπα τιμολογίων στο Internet: από εδώ και πέρα, εκδίδετε επώνυμα τιμολόγια απευθείας στο Finmap.

Μην περιμένετε μέχρι να αρχίσετε να χάνετε χρήματα. Δοκιμάστε το Finmap δωρεάν τώρα!