Hogyan spórolt meg egy szolgáltató cég tulajdonosa 12 500 dollárt

A pénzügyek feletti kontroll hiánya és a váratlan kiadások minden vállalkozó számára valódi Achilles-sarkat jelenthetnek: megingathatják a pénzügyi stabilitást és csökkenthetik a nyereségességet.

Számomra a pénzügyek mindig kulcsfontosságúak voltak. Az Excel hasznos, de nem mindig felel meg a modern üzleti igényeknek. Amikor viszont elkezdtünk professzionálisabb pénzügyi nyilvántartási eszközökkel dolgozni, minden megváltozott. — Dmytro Sheremeta, vállalkozó, a Сhystota.ua tulajdonosa

Hogyan lehet 12 500 dollárt megtakarítani költségoptimalizálással?

Dmytro cége minden takarításhoz szükség esetén porszívót vagy létrát is biztosít, ennek költsége pedig benne van a szolgáltatás árában. Korábban taxival szállították az eszközöket, ami nem adott kiszámítható árat a felszerelés szállítására: az összeg az időjárástól, a hét napjától és az adott pillanatban éppen aktuális taxikereslettől függően változott.

Miután Dmytro elemezte a költségeket a Finmapben, látta, hogy kellemetlenül sok pénz megy el logisztikára. A csapattal együtt elkezdték keresni, hogyan tudnák csökkenteni ezeket a kiadásokat. Végül úgy döntöttek, hogy teljesen megváltoztatják a szállítás módját. Találtak egy partnert, aki elektromos rollerekkel kézbesít. Ezzel gyorsabb lett a logisztika, kiesett az üzemanyag mint változó költség, az ár pedig stabilizálódott.

Egy oda-vissza szállítás korábban 9 dollárba került a cégnek, a költségoptimalizálás után pedig 2,5 dollárba.

A Finmapnek köszönhetően már önmagában az eszközszállítás optimalizálásán 9 000 dollárt spóroltunk. Összesen egy év alatt több mint 12 000 dollárral csökkentettük a költségeinket. — Dmytro Sheremeta, vállalkozó, a Сhystota.ua tulajdonosa

Mely Finmap-funkciók segítenek pénzt megtakarítani?

Dmytro leggyakrabban a Cashflow és a P&L kimutatásokat használja. A Cashflow-ra havonta van szüksége, hogy elemezze a cég kiadásait, gyorsan átlássa, milyen költségeik merülnek fel, és könnyebben hozzon optimalizálási döntéseket.

A P&L-t Dmytro rendszeresen átnézi, és összeveti az előző két hónappal, hogy észrevegye a változásokat az egyes költségkategóriákban. Ha valamelyik kategóriában költségnövekedést lát, a csapat azonnal elemzi az okokat, és megnézi, hol lehetne optimalizálni.

Megtakarítana 12 500 dollárt, vagy inkább pénzt veszítene? Ön melyiket választja?

A válasz egyértelmű. De hogyan lehet ezt megvalósítani?

A Finmapben minden kiadást és bevételt külön kategóriákhoz, partnerekhez és projektekhez rendelhet.

Nézzük meg, hogyan működik ez a kategóriák példáján.

Vannak fix költségei, amelyek minden hónapban visszatérnek: például bérleti díj, logisztika, hirdetés és így tovább. A Profit report Analytics részében szűrőkkel elemezheti a kiadásait időszakonként és kategóriánként.

Így pontosan látni fogja, mely kiadások viszik el hónapról hónapra a legtöbb pénzt. Ha érti, hol van a gyenge pont a költségvetésében, elkezdhet megoldásokat keresni a kiadások optimalizálására: beszállítót válthat, lemondhatja az iroda kihasználatlan részét stb. Már pusztán a költségek lefaragásával is jelentősen javíthatja vállalkozása pénzügyi állapotát.

A kontroll nélküli kiadások azonban nem az egyetlen problémát jelentik egy modern vállalkozó pénzügyi nyilvántartásában.

Mivel szembesülnek nap mint nap a vállalkozók?

Sok cégtulajdonos küzd az alábbi problémákkal:

• Nem látják a vállalkozás valós helyzetét.
• Nem tudják pontosan, mennyi pénz van éppen az egyes számlákon és összesen a cégben. Az adatok ugyan megvannak, de házilag összerakott táblázatok sokaságában, amelyeket nehéz elemezni, és szinte lehetetlen egységes képpé összerakni.
• Nem látják, mennyi osztalékot vehetnek ki anélkül, hogy veszélyeztetnék a vállalkozást.
• Nem biztosak benne, hogy marad-e elég pénz a hónap végén bérekre, bérleti díjra és alvállalkozókra.

Mi a megoldás?

A Finmap segítségével könnyen rendbe teheti vállalkozása pénzügyeit, és folyamatosan kézben tarthatja a helyzetet, mert innentől:

• Minden számlája egy képernyőn látható, átláthatóan.
• Minden adat automatikusan bekerül a rendszerbe, a banki és fizetési rendszerekkel való integrációknak köszönhetően.
• Könnyen elemezheti a pénzmozgást (Cashflow), a profitot (P&L), a projekteket, a számlákat és a tartozásokat: nem bonyolult, kaotikus riportokban, hanem átlátható grafikonokon.
• A fizetési naptárnak köszönhetően egyszerűen megtervezheti a pénzmozgásokat, és megelőzheti a pénzhiányos időszakokat.
• Delegálhatja a rutinfeladatokat a munkatársaknak, miközben Ön dönti el, ki mit láthat és mit szerkeszthet.
• Ráadásul többé nem kell számlasablonokat keresgélnie az interneten: innentől brandezett számlákat állíthat ki közvetlenül a Finmapben.

Ne várja meg, amíg elkezd pénzt veszíteni. Próbálja ki a Finmapet ingyen már most!