Μελέτη περίπτωσης TURE: Πώς ο τουρισμός περιπέτειας διαχειρίζεται τις κρίσεις και χτίζει συστηματικό μάρκετινγκ με βάση τα οικονομικά δεδομένα

Η TURE δεν είναι απλώς ένας tour operator· είναι μια κοινότητα ταξιδιωτών. Η δραστηριότητά της περιλαμβάνει τη διοργάνωση adventure εκδρομών (ορεινή πεζοπορία, rafting και ταξίδια για σκι), τη διαχείριση χώρων φιλοξενίας (τις αλυσίδες "White Elephant" και "White Bison"), καθώς και τη διοργάνωση outdoor αγώνων. Ο Roman Kozachuk μοιράστηκε τη διαδρομή του από manager σε Head of Marketing, μίλησε για το πώς κινήθηκε η αγορά μέσα στον πόλεμο και εξήγησε πώς η εταιρεία πέρασε από τα φύλλα Excel στη συστηματική οικονομική διαχείριση.

Από τη διαχείριση κρατήσεων στη στρατηγική: μια επιχειρηματική πορεία και προσωπική εξέλιξη

Η ιστορία του Roman στην TURE ξεκίνησε το 2016. Μπήκε στην εταιρεία ως manager για τη διαχείριση κρατήσεων και αιτημάτων. Όμως η φύση του adventure tourism απαιτούσε πλήρη εμβάθυνση σε όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης.

Χρειάστηκε να δουλέψω σε πολλά διαφορετικά κομμάτια: από τον συντονισμό οδηγών και logistics μέχρι τη διαχείριση εποχικής ενοικίασης στο Ternopil, ακόμη και ως οδηγός ο ίδιος. Έτσι απέκτησα μια πλήρη, 360 μοιρών εικόνα της επιχείρησης, - θυμάται ο Roman.

Η εξέλιξη του marketing στην εταιρεία

• Πριν από το 2020: Η εταιρεία έδινε έμφαση στην ανάπτυξη μέσα από υπηρεσίες υψηλής ποιότητας. Εκείνη την περίοδο, ο CEO συμμετείχε άμεσα στη διαχείριση των εργαλείων marketing, ενώ αργότερα εντάχθηκε στην ομάδα και ένας part-time marketer. Παρ’ όλα αυτά, οι ενέργειες marketing παρέμεναν αποσπασματικές και χωρίς ενιαία στρατηγική κατεύθυνση.
• Το σημείο καμπής (2020): Τον χειμώνα του 2020, η εταιρεία αποφάσισε να αναπτύξει επίσημα τη λειτουργία του marketing. Εκείνη την περίοδο, ο Roman συντόνιζε το τμήμα πωλήσεων· πρότεινε αρκετές πρωτοβουλίες για να δοθεί νέα ώθηση στο πεδίο και τελικά ανέλαβε την ηγεσία του.‍
• Σήμερα: Η TURE διαθέτει in-house ομάδα 4 ατόμων (Head of Marketing, Marketing Assistant/Editor-in-Chief και δύο SMM Managers). Εξειδικευμένες εργασίες —όπως design, παραγωγή video και τεχνική υποστήριξη του website— ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες. Σήμερα, η συνολική ομάδα της TURE φτάνει τα 25 έως 50 άτομα στην υψηλή σεζόν.

Οι προκλήσεις του κλάδου: πλημμύρες, πόλεμος και το νέο προφίλ του ταξιδιώτη

Ο adventure tourism είναι πεδίο για όσους μπορούν να προσαρμόζονται άμεσα στις αλλαγές του περιβάλλοντος.

Βασικές ιδιαιτερότητες και κίνδυνοι:

• Εποχικότητα: Η επιχείρηση μεγαλώνει σημαντικά το καλοκαίρι και περιορίζεται τον χειμώνα. Για να εξισορροπήσει τη ζήτηση, η εταιρεία διοργανώνει δράσεις εκτός σεζόν, όπως αγώνες τον Απρίλιο ή εξειδικευμένα σεμινάρια ιατρικής εκπαίδευσης.
• Εξάρτηση από τον καιρό: Τα σχέδια μπορεί να αλλάξουν 24 ώρες πριν από μια εκδρομή. Ο Roman θυμάται το 2020, όταν μια πλημμύρα κατέστρεψε τους δρόμους προς και τις δύο βάσεις κατά τη διάρκεια ενός μαραθωνίου. Οι οδηγοί χρειάστηκε να μεταφέρουν προμήθειες με σχεδίες και σακίδια. Αυτό οδήγησε σε μια νέα προϊοντική ιδέα — γραμμικές διαδρομές trekking από καλύβα σε καλύβα, χωρίς ανάγκη μεταφοράς με οχήματα.‍
• Ανταγωνισμός: Η TURE δεν ανταγωνίζεται μόνο άλλους συλλόγους· ανταγωνίζεται τον τρόπο με τον οποίο ένας άνθρωπος επιλέγει να περάσει τον ελεύθερο χρόνο του — ταξιδεύοντας στο εξωτερικό, μένοντας κοντά ή παραμένοντας στο σπίτι λόγω εξωτερικών συνθηκών.

Πώς άλλαξε η ζήτηση μετά τις 24 Φεβρουαρίου:

Μετά την κατάρρευση της αγοράς στις αρχές του 2022, η ανάκαμψη ξεκίνησε τον Ιούλιο. Οι ταξιδιώτες αναζητούσαν μια διέξοδο από το άγχος σε πιο ασφαλείς περιοχές, όπως το Ivano-Frankivsk και η Zakarpattia.

• Μείωση των ομαδικών ταξιδιών: Τα εταιρικά events και οι μεγάλες παρέες φίλων έγιναν λιγότερο συχνά. Πολλοί τακτικοί πελάτες υπηρετούν πλέον στις αμυντικές δυνάμεις ή έχουν μετακομίσει στο εξωτερικό.
• Άνοδος των ατομικών ταξιδιών: Ενισχύεται η τάση για ζευγάρια, μικρές οικογένειες ή solo ταξιδιώτες.
• Αλλαγές στη σύνθεση του κοινού: Η αναλογία φύλων έχει αλλάξει σημαντικά, με αισθητή αύξηση της συμμετοχής των γυναικών στα προγράμματα, ακόμη και στις πιο extreme κατηγορίες.
• Η αξία της στιγμής: Για πολλούς, ένα ταξίδι στο βουνό είναι πλέον οι μοναδικές διακοπές της χρονιάς ή μια σύντομη ψυχολογική «φόρτιση» για στρατιωτικούς. Γι’ αυτό, η ποιότητα και η ασφάλεια του προϊόντος έχουν γίνει απολύτως κρίσιμες.

Οικονομική διαχείριση: από το «χειροκίνητο» Excel στο Finmap

Για μεγάλο διάστημα, η TURE διαχειριζόταν τα οικονομικά της με παραδοσιακούς τρόπους. Παρότι αυτό λειτουργούσε, είχε αρκετές δυσκολίες και απαιτούσε πολύ χρόνο στη διαχείριση. Τελικά, αυτή η προσέγγιση στην οικονομική παρακολούθηση έγινε σημείο συμφόρησης, φρενάροντας την περαιτέρω ανάπτυξη της εταιρείας.

Η ζωή πριν από το Finmap

Το βασικό εργαλείο ήταν το Excel, με πολύπλοκους, χειροκίνητους τύπους.

• Χρονοβόρα διαδικασία: Η χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων έπαιρνε υπερβολικά πολύ χρόνο.
• Έλλειψη ευελιξίας: Τα μετρητά έξοδα και έσοδα καταγράφονταν με καθυστέρηση, άρα δεν υπήρχε «ζωντανή» εικόνα της υγείας της επιχείρησης.
• Κατακερματισμός: Με σημεία δραστηριότητας διάσπαρτα στον Δνείστερο, στα Καρπάθια και στο Ternopil, η συγκέντρωση των δεδομένων ήταν μεγάλη πρόκληση. Ήταν αδύνατο να δουν γρήγορα πόσα είχαν δαπανηθεί συνολικά σε συγκεκριμένες κατηγορίες, όπως τα λειτουργικά έξοδα εγκαταστάσεων, σε όλη την εταιρεία. 

Η μετάβαση και τα αποτελέσματα:

Στις αρχές του 2024, η εταιρεία πέρασε στο Finmap. Ο βασικός λόγος ήταν η ανάγκη για διαφανή δομή εξόδων και παρακολούθηση της κερδοφορίας σε πραγματικό χρόνο ανά έργο (αγώνες, ενοικιάσεις, camps).

Το Finmap μάς βοήθησε να αυτοματοποιήσουμε πολύ όμορφα τις διαδικασίες μας. Η διασύνδεση με τις τράπεζες για τις ατομικές μας επιχειρήσεις (FOP) φέρνει τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Πλέον μπορούμε να βλέπουμε την οικονομική εικόνα ανά κανάλι: Meta ads, Google ads, design ή branded merchandise, - εξηγεί ο Roman.

Το Finmap ως εργαλείο για τον marketer που διοικεί:

Για τον Roman, το Finmap έγινε ένα απαραίτητο εργαλείο ελέγχου «Πλάνο vs Πραγματικότητα».

• Προϋπολογισμός: Παλαιότερα, ο προϋπολογισμός απαιτούσε διπλή καταχώριση — σχεδιασμό σε ένα αρχείο και παρακολούθηση των πραγματικών δεδομένων σε άλλο. Τώρα, το υπόλοιπο budget φαίνεται αμέσως.
• Κατανομή εξόδων: Το σύστημα επιτρέπει ξεκάθαρο διαχωρισμό ανάμεσα στα λειτουργικά έξοδα και στις κεφαλαιουχικές δαπάνες (π.χ. video υψηλής παραγωγικής αξίας που προορίζονται για μακροχρόνια χρήση).
• Στρατηγικές αποφάσεις: Η ανάλυση των εξόδων ανά κανάλι δείχνει ποιες ενέργειες έχουν το υψηλότερο ROI και τροφοδοτεί άμεσα τη μελλοντική στρατηγική.

Η συμβουλή του Roman: Η διαισθητική διαχείριση χωρίς πλάνα και budgets μπορεί να φέρει βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα, αλλά ο οικονομικός σχεδιασμός κάνει μια επιχείρηση ανθεκτική. Αν θέλετε να μπείτε στον τουρισμό, πρέπει να το αγαπάτε πραγματικά, γιατί οι προκλήσεις είναι υπαρκτές. Τα οικονομικά είναι το εργαλείο που σας δείχνει ακριβώς πού σας οδηγεί αυτό το πάθος.

Ώρα να περάσετε σε επαγγελματικά «εργαλεία» οικονομικής διαχείρισης

Η εμπειρία του Roman Kozachuk επιβεβαιώνει ότι ακόμη και σε έναν έντονο και ασταθή κλάδο όπως ο adventure tourism, ο έλεγχος των αριθμών είναι η βάση της σταθερότητας. Αν εξακολουθείτε να ξοδεύετε ώρες σε χειροκίνητη λογιστική στο Excel, ήρθε η ώρα να δοκιμάσετε το Finmap. Εστιάστε στη στρατηγική και στο προϊόν σας, όχι στη διόρθωση τύπων.

Δοκιμάστε το Finmap δωρεάν για τις πρώτες 7 ημέρες και αποκτήστε:

• Πλήρη έλεγχο: Δείτε όλα τα υπόλοιπα σε λογαριασμούς και ταμεία σε ένα ενιαίο dashboard.
• Αυτοματοποίηση: Συνδέστε τραπεζικούς λογαριασμούς για άμεση παρακολούθηση εσόδων και εξόδων.
• Analytics: Κατηγοριοποιήστε τα έξοδα ανά έργο και κανάλι, όπως ακριβώς η TURE.‍
• Διαφάνεια: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία «Πλάνο vs Πραγματικότητα» για να κρατάτε υπό έλεγχο τα marketing και λειτουργικά budgets σας.

Κλείστε μια δωρεάν συμβουλευτική στο Zoom με τον CFO μας ή ζητήστε ένα demo του Finmap για να δείτε στην πράξη πόσο πιο εύκολη γίνεται η διαχείριση όταν οι αριθμοί δουλεύουν για εσάς.

Κλάδος: 4.800 κουβέρ, ζημιά ₴47K: γιατί τα εστιατόρια δεν μπορούν να καταλάβουν πότε πιάνουν το break-even