Studiu de caz TURE: cum trece turismul de aventură prin crize și își construiește un marketing sistematic pe baza finanțelor

TURE este mai mult decât un simplu touroperator; este o comunitate de călători. Activitatea lor înseamnă organizarea de ture de aventură (drumeții montane, rafting și excursii la schi), administrarea unităților de cazare (lanțurile „White Elephant” și „White Bison”) și organizarea de competiții outdoor. Roman Kozachuk ne-a povestit cum a ajuns de la manager la Head of Marketing, cum s-a schimbat piața în timpul războiului și de ce au trecut de la tabele în Excel la o evidență financiară sistematică.

De la gestionarea rezervărilor la strategie: un parcurs de business și o transformare personală

Povestea lui Roman la TURE a început în 2016. A intrat în companie ca manager pentru rezervări și solicitări. Însă turismul de aventură cere implicare totală în toate procesele operaționale.

A trebuit să lucrez în mai multe departamente: de la coordonarea ghizilor și a logisticii până la gestionarea unei chirii sezoniere în Ternopil și chiar ture în care am fost eu însumi ghid. Așa am ajuns să văd businessul la 360 de grade, — își amintește Roman.

Cum a evoluat marketingul în companie

• Înainte de 2020: compania s-a concentrat pe creștere, mizând pe servicii de calitate. În această perioadă, CEO-ul se ocupa direct de instrumentele de marketing, iar ulterior s-a alăturat echipei și un marketer part-time. Totuși, inițiativele de marketing rămâneau fragmentate și nu aveau o direcție strategică unitară.
• Momentul de cotitură (2020): în iarna lui 2020, compania a decis să dezvolte formal funcția de marketing. La acel moment, Roman coordona departamentul de vânzări; a propus mai multe inițiative pentru a revigora direcția și, în cele din urmă, a preluat conducerea ei.‍
• Astăzi: TURE are o echipă internă de 4 persoane (Head of Marketing, Marketing Assistant/Editor-in-Chief și doi SMM Managers). Sarcinile specializate — precum designul, producția video și mentenanța tehnică a site-ului — sunt externalizate. În prezent, echipa totală TURE ajunge în vârf de sezon la 25–50 de angajați.

Provocările industriei: inundații, război și un profil al turistului în continuă schimbare

Turismul de aventură este pentru cei care se pot adapta pe loc la schimbările de mediu.

Specific și riscuri principale:

• Sezonalitate: businessul crește semnificativ vara și se restrânge iarna. Pentru a echilibra cererea, compania organizează evenimente în extrasezon, precum competiții în aprilie sau cursuri specializate de pregătire medicală.
• Dependența de vreme: planurile se pot schimba cu 24 de ore înainte de plecare. Roman își amintește de 2020, când o inundație a distrus drumurile către ambele tabere de bază în timpul unui maraton. Ghizii au fost nevoiți să transporte proviziile pe plute și în rucsacuri. Din acea situație a apărut o inovație de produs: trasee liniare de trekking „din cabană în cabană”, care elimină nevoia transferurilor cu mașina.‍
• Concurență: TURE nu concurează doar cu alte cluburi; concurează pentru felul în care oamenii aleg să-și petreacă timpul liber — fie că merg în străinătate, rămân în țară sau stau acasă din cauza circumstanțelor externe.

Schimbări în cerere după 24 februarie:

După prăbușirea pieței la începutul lui 2022, revenirea a început în iulie. Călătorii căutau o evadare din stres în regiuni mai sigure, precum Ivano-Frankivsk și Transcarpatia.

• Scăderea călătoriilor de grup: evenimentele corporate și grupurile mari de prieteni au devenit mai rare. Mulți clienți fideli servesc acum în forțele de apărare sau s-au mutat în străinătate.
• Creșterea călătoriilor individuale: se vede tot mai clar tendința către cupluri, familii mici sau turiști care călătoresc singuri.
• Schimbări în structura pe gen: raportul s-a schimbat semnificativ, cu o creștere vizibilă a numărului de femei care participă la programe, inclusiv la cele din categoriile extreme.
• Valoarea momentului: pentru mulți, o ieșire la munte este acum singura vacanță din an sau o scurtă „reîncărcare” psihologică pentru militari. De aceea, calitatea produsului și siguranța au devenit esențiale.

Evidența financiară: de la Excel „manual” la Finmap

Mult timp, TURE și-a gestionat finanțele prin metode tradiționale. Funcționa, dar venea la pachet cu multe complicații și consuma foarte mult timp de administrare. În cele din urmă, acest mod de evidență financiară a devenit un blocaj care limita creșterea companiei.

Viața înainte de Finmap

Instrumentul principal era Excel, bazat pe formule complexe, completate manual.

• Consum mare de timp: introducerea manuală a datelor lua exagerat de mult timp.
• Lipsă de agilitate: cheltuielile și încasările cash erau înregistrate cu întârziere, ceea ce împiedica o imagine „live” asupra sănătății businessului.
• Fragmentare: cu locații răspândite pe Nistru, în Carpați și în Ternopil, consolidarea datelor era o provocare majoră. Era imposibil să afli rapid cât s-a cheltuit în total pe anumite categorii, de exemplu cheltuieli gospodărești, la nivelul întregii companii. 

Tranziția și rezultatele:

La începutul lui 2024, compania a trecut la Finmap. Principalul motiv a fost nevoia unei structuri transparente a cheltuielilor și a urmăririi profitabilității în timp real pentru proiecte individuale (curse, închirieri, tabere).

Finmap ne-a ajutat să automatizăm foarte frumos procesele. Integrarea cu băncile pentru FOP-urile noastre preia datele în timp real. Acum vedem imaginea financiară pe canale: reclame Meta, reclame Google, design sau produse branduite, — explică Roman.

Finmap ca instrument pentru marketerul-manager:

Pentru Roman, Finmap a devenit un instrument esențial de control „Plan vs. Realizat”.

• Bugetare: înainte, bugetarea însemna introducere dublă — planificare într-un document și urmărirea realizatului în altul. Acum, bugetul rămas se vede instant.
• Alocarea cheltuielilor: sistemul permite separarea clară între cheltuieli operaționale și investiții de capital (de exemplu, filmări video cu producție amplă, gândite pentru utilizare pe termen lung).
• Decizii strategice: analiza ulterioară a cheltuielilor pe canale arată activitățile cu cel mai mare ROI și influențează direct strategia viitoare.

Sfatul lui Roman: Managementul intuitiv, fără planuri și bugete, poate aduce rezultate pe termen scurt, dar planificarea financiară face un business rezilient. Dacă vrei să intri în industria turismului, trebuie să fii pasionat de ea, pentru că provocările sunt reale. Finanțele sunt instrumentul care îți arată exact încotro te duce acea pasiune.

E timpul să treci la „instrumente” profesionale pentru evidența financiară

Experiența lui Roman Kozachuk confirmă că, inclusiv într-o industrie intensă și volatilă precum turismul de aventură, controlul cifrelor este baza stabilității. Dacă încă pierzi ore întregi cu evidența manuală în Excel, e momentul să încerci Finmap. Concentrează-te pe strategie și pe produs, nu pe repararea formulelor.

Încearcă Finmap gratuit în primele 7 zile și primești:

• Control complet: vezi toate soldurile din conturi și casierii într-un singur dashboard.
• Automatizare: integrezi conturile bancare pentru urmărirea instantă a veniturilor și cheltuielilor.
• Analitice: categorizezi cheltuielile pe proiecte și canale, la fel ca TURE.‍
• Transparență: folosești funcția „Plan vs. Realizat” ca să ții sub control bugetele de marketing și operaționale.

Programează o consultație gratuită pe Zoom cu CFO-ul nostru sau cere un demo Finmap ca să vezi singur cât de mult se simplifică managementul atunci când cifrele lucrează pentru tine.

Industrie: 4.800 de clienți serviți, pierdere de 47.000 ₴: de ce restaurantele nu-și simt pragul de rentabilitate