TURE Case Study: hoe avontuurlijk toerisme met crises omgaat en vanuit de cijfers structurele marketing opbouwt

TURE is meer dan een reisorganisatie; het is een community van reizigers. Ze organiseren avontuurlijke reizen (bergtrekkings, rafting en skitrips), beheren accommodaties (de ketens "White Elephant" en "White Bison") en organiseren outdoorwedstrijden. Roman Kozachuk vertelde over zijn weg van manager naar Head of Marketing, de dynamiek van de markt tijdens de oorlog en de overstap van Excel-sheets naar gestructureerde financiële administratie.

Van boekingen beheren naar strategie: de ontwikkeling van het bedrijf én van Roman zelf

Romans verhaal bij TURE begon in 2016. Hij startte bij het bedrijf als manager voor boekingen en klantvragen. Maar avontuurlijk toerisme vraagt dat je volledig in alle operationele processen duikt.

Ik moest in allerlei afdelingen meedraaien: van het coördineren van gidsen en logistiek tot het beheren van seizoensverhuur in Ternopil, en zelfs zelf als gids op pad gaan. Daardoor kreeg ik een 360-gradenbeeld van het bedrijf, - herinnert Roman zich.

Hoe marketing binnen het bedrijf groeide

• Vóór 2020: Het bedrijf groeide vooral door in te zetten op hoogwaardige dienstverlening. In die periode was de CEO zelf nauw betrokken bij het beheer van marketingtools, en later kwam er een parttime marketeer bij. Toch bleven de marketingactiviteiten versnipperd en ontbrak een duidelijke, gezamenlijke strategische richting.
• Het kantelpunt (2020): In de winter van 2020 besloot het bedrijf de marketingfunctie officieel verder uit te bouwen. Roman coördineerde op dat moment de salesafdeling; hij stelde verschillende initiatieven voor om de richting nieuw leven in te blazen en nam uiteindelijk de leiding op zich.‍
• Vandaag: TURE heeft een intern team van 4 mensen: de Head of Marketing, een Marketing Assistant/hoofdredacteur en twee SMM-managers. Specialistische taken, zoals design, videoproductie en technisch websiteonderhoud, worden uitbesteed. In het hoogseizoen groeit het volledige TURE-team momenteel naar 25 tot 50 medewerkers.

Uitdagingen in de sector: overstromingen, oorlog en een veranderend reizigersprofiel

Avontuurlijk toerisme is een sector voor ondernemers die zich op elk moment moeten kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Belangrijkste kenmerken en risico’s:

• Seizoensgebondenheid: In de zomer schaalt het bedrijf flink op, in de winter krimpt het weer. Om de vraag beter te spreiden, organiseert TURE evenementen buiten het hoogseizoen, zoals wedstrijden in april of gespecialiseerde medische trainingen.
• Afhankelijkheid van het weer: Plannen kunnen 24 uur voor vertrek nog volledig veranderen. Roman herinnert zich 2020, toen een overstroming tijdens een marathon de wegen naar beide basiskampen wegspoelde. Gidsen moesten voorraden vervoeren op rafts en in rugzakken. Dat leidde tot een nieuw product: lineaire huttentochten, waarbij transfers met voertuigen niet meer nodig zijn.‍
• Concurrentie: TURE concurreert niet alleen met andere clubs; het concurreert om de manier waarop iemand zijn vrije tijd besteedt: naar het buitenland reizen, lokaal blijven of door externe omstandigheden thuisblijven.

Veranderingen in de vraag na 24 februari:

Na de instorting van de markt begin 2022 begon het herstel in juli. Reizigers zochten een manier om aan de stress te ontsnappen in veiligere regio’s, zoals Ivano-Frankivsk en Transkarpatië.

• Minder groepsreizen: Bedrijfsevents en grote vriendengroepen komen minder vaak voor. Veel vaste klanten dienen nu in de strijdkrachten of zijn naar het buitenland verhuisd.
• Opkomst van individuele reizen: Er is een duidelijke groei te zien in reizen door koppels, kleine gezinnen en soloreizigers.
• Verschuiving in genderverdeling: De verhouding tussen mannen en vrouwen is sterk veranderd, met een opvallende toename van vrouwen die deelnemen aan programma’s, zelfs in extreme categorieën.
• De waarde van het moment: Voor veel mensen is een reis naar de bergen nu de enige vakantie van het jaar, of een korte mentale “reset” voor militairen. Daardoor zijn productkwaliteit en veiligheid belangrijker dan ooit.

Financiële administratie: van “handmatig” Excel naar Finmap

Lange tijd beheerde TURE de financiën op de traditionele manier. Dat werkte wel, maar bracht allerlei complicaties met zich mee en kostte veel tijd om bij te houden. Uiteindelijk werd deze manier van financiële administratie een knelpunt dat de verdere groei van het bedrijf afremde.

Het leven vóór Finmap

De belangrijkste tool was Excel, met complexe formules die handmatig moesten worden bijgehouden.

• Tijdverlies: Handmatige invoer van gegevens kostte buitensporig veel tijd.
• Gebrek aan wendbaarheid: Contante uitgaven en inkomsten werden met vertraging geregistreerd, waardoor er geen actueel beeld was van de financiële gezondheid van het bedrijf.
• Versnippering: Met locaties verspreid over de Dnjestr, de Karpaten en Ternopil was het een grote uitdaging om alle data samen te brengen. Snel bepalen hoeveel er binnen het hele bedrijf aan specifieke categorieën werd uitgegeven, bijvoorbeeld huishoudelijke kosten, was onmogelijk. 

De overstap en de resultaten:

Begin 2024 stapte het bedrijf over op Finmap. De belangrijkste reden was de behoefte aan een transparante kostenstructuur en realtime inzicht in de winstgevendheid van afzonderlijke projecten, zoals races, verhuur en kampen.

Finmap heeft ons geholpen onze processen heel mooi te automatiseren. Dankzij de koppeling met bankrekeningen voor onze eenmanszaken (FOP) komt data realtime binnen. We zien nu het financiële plaatje per kanaal: Meta-advertenties, Google Ads, design of branded merchandise, - legt Roman uit.

Finmap als tool voor de marketingmanager:

Voor Roman is Finmap een onmisbaar hulpmiddel geworden om “Plan vs. Actual” te bewaken.

• Budgetteren: Voorheen betekende budgetteren dubbel werk: plannen in het ene document en de werkelijke cijfers bijhouden in een ander. Nu is het resterende budget meteen zichtbaar.
• Kosten toewijzen: Het systeem maakt een duidelijk onderscheid mogelijk tussen operationele kosten en kapitaalinvesteringen, zoals hoogwaardige videoproducties die bedoeld zijn voor langdurig gebruik.
• Strategische beslissingen: Analyse achteraf van kosten per kanaal laat zien welke activiteiten de hoogste ROI opleveren en geeft direct richting aan de toekomstige strategie.

Romans advies: Intuïtief sturen zonder plannen en budgetten kan op korte termijn resultaat opleveren, maar financiële planning maakt een bedrijf weerbaar. Als je de toeristische sector in wilt, moet je er echt gepassioneerd over zijn, want de uitdagingen zijn reëel. Financiën zijn het instrument dat je precies laat zien waar die passie je naartoe brengt.

Tijd om over te stappen op professionele “tools” voor financiële administratie

De ervaring van Roman Kozachuk bevestigt dat grip op cijfers de basis is voor stabiliteit, zelfs in een intensieve en onvoorspelbare sector als avontuurlijk toerisme. Als je nog steeds uren kwijt bent aan handmatige administratie in Excel, is het tijd om Finmap te proberen. Richt je op je strategie en je product, niet op het herstellen van formules.

Probeer Finmap de eerste 7 dagen gratis en krijg:

• Volledige controle: Bekijk alle saldi van rekeningen en kassa’s in één dashboard.
• Automatisering: Koppel bankrekeningen om inkomsten en uitgaven direct bij te houden.
• Analyses: Categoriseer kosten per project en kanaal, net als TURE.‍
• Transparantie: Gebruik de functie “Plan vs. Actual” om je marketing- en operationele budgetten onder controle te houden.

Boek een gratis Zoom-consult met onze CFO of vraag een Finmap-demo aan en ontdek zelf hoeveel eenvoudiger management wordt wanneer de cijfers voor je werken.

Sector: 4.800 couverts, ₴47K verlies: waarom restaurants hun break-evenpunt niet aanvoelen