Caso studio TURE: come il turismo d’avventura affronta le crisi e costruisce un marketing strutturato partendo dai numeri

TURE è molto più di un tour operator: è una community di viaggiatori. Si occupa di organizzare viaggi avventura (trekking in montagna, rafting e settimane sulla neve), gestire strutture ricettive (le catene "White Elephant" e "White Bison") e organizzare competizioni outdoor. Roman Kozachuk ci ha raccontato il suo percorso da manager a Head of Marketing, le dinamiche del mercato durante la guerra e il passaggio dai fogli Excel a una contabilità finanziaria strutturata.

Dalla gestione delle prenotazioni alla strategia: un percorso di business e crescita personale

La storia di Roman in TURE è iniziata nel 2016. È entrato in azienda come manager per la gestione delle prenotazioni e delle richieste. Ma la natura del turismo avventura richiede di immergersi completamente in tutti i processi operativi.

Ho dovuto lavorare in reparti molto diversi: dal coordinamento delle guide e della logistica alla gestione di un noleggio stagionale a Ternopil, fino a fare io stesso la guida. Questo mi ha dato una visione a 360 gradi del business, - ricorda Roman.

L’evoluzione del marketing in azienda

• Prima del 2020: l’azienda puntava sulla crescita dando priorità alla qualità del servizio. In quel periodo, il CEO gestiva direttamente gli strumenti di marketing e, in seguito, entrò nel team un marketer part-time. Tuttavia, le attività di marketing restavano frammentate e senza una direzione strategica unica.
• Il punto di svolta (2020): nell’inverno del 2020, l’azienda decise di sviluppare in modo strutturato la funzione marketing. All’epoca Roman coordinava il reparto vendite; propose diverse iniziative per rilanciare l’area e, alla fine, ne assunse la guida.‍
• Oggi: TURE ha un team interno di 4 persone (Head of Marketing, Marketing Assistant/Editor-in-Chief e due SMM Manager). Le attività specialistiche — come design, produzione video e manutenzione tecnica del sito — vengono affidate a professionisti esterni. Attualmente, nei periodi di alta stagione, il team complessivo di TURE arriva a contare tra 25 e 50 persone.

Le sfide del settore: alluvioni, guerra e un nuovo profilo di viaggiatore

Il turismo avventura è un settore per chi sa adattarsi ai cambiamenti dell’ambiente anche all’ultimo minuto.

Caratteristiche e rischi principali:

• Stagionalità: l’attività cresce in modo significativo in estate e si riduce in inverno. Per bilanciare la domanda, l’azienda organizza eventi fuori stagione, come competizioni ad aprile o corsi specialistici di formazione medica.
• Dipendenza dal meteo: i piani possono cambiare 24 ore prima della partenza. Roman ricorda il 2020, quando durante una maratona un’alluvione distrusse le strade verso entrambi i campi base. Le guide dovettero trasportare le provviste su zattere e negli zaini. Da quell’esperienza nacque anche una nuova idea di prodotto: trekking lineari "da rifugio a rifugio", che eliminano la necessità di trasferimenti in auto.‍
• Concorrenza: TURE non compete solo con altri club; compete per il modo in cui una persona sceglie di trascorrere il proprio tempo libero: viaggiare all’estero, restare in zona o rimanere a casa a causa delle circostanze esterne.

Come è cambiata la domanda dopo il 24 febbraio:

Dopo il crollo del mercato all’inizio del 2022, la ripresa è iniziata a luglio. I viaggiatori cercavano un modo per staccare dallo stress in regioni più sicure, come Ivano-Frankivsk e la Transcarpazia.

• Calo dei viaggi di gruppo: eventi aziendali e grandi gruppi di amici sono diventati meno frequenti. Molti clienti abituali oggi prestano servizio nelle forze di difesa o si sono trasferiti all’estero.
• Crescita dei viaggi individuali: aumentano coppie, piccole famiglie e viaggiatori in solitaria.
• Cambiamenti nella composizione di genere: il rapporto tra uomini e donne è cambiato in modo significativo, con un forte aumento della partecipazione femminile ai programmi, anche nelle categorie più estreme.
• Il valore del momento: per molti, un viaggio in montagna è oggi l’unica vacanza dell’anno o una breve "ricarica" psicologica per il personale militare. Di conseguenza, qualità del prodotto e sicurezza sono diventate priorità assolute.

Contabilità finanziaria: dall’Excel "manuale" a Finmap

Per molto tempo TURE ha gestito le finanze con metodi tradizionali. Funzionava, ma comportava diverse complicazioni e richiedeva molto tempo per l’amministrazione. Alla fine, questo approccio alla contabilità finanziaria è diventato un collo di bottiglia che frenava l’ulteriore crescita dell’azienda.

La vita prima di Finmap

Lo strumento principale era Excel, basato su formule complesse e inserimenti manuali.

• Tempo richiesto: l’inserimento manuale dei dati portava via moltissimo tempo.
• Poca reattività: uscite e incassi in contanti venivano registrati in ritardo, impedendo di avere una visione "live" dello stato di salute del business.
• Frammentazione: con sedi distribuite tra Dnestr, Carpazi e Ternopil, consolidare i dati era una grande sfida. Era impossibile capire rapidamente quanto si stesse spendendo in totale per determinate categorie, ad esempio le spese domestiche, sull’intera azienda. 

Passaggio e risultati:

All’inizio del 2024, l’azienda è passata a Finmap. La spinta principale era l’esigenza di avere una struttura dei costi trasparente e monitorare in tempo reale la redditività dei singoli progetti (gare, noleggi, campi).

Finmap ci ha aiutato ad automatizzare molto bene i processi. L’integrazione con le banche per le nostre ditte individuali (FOP) importa i dati in tempo reale. Ora possiamo vedere il quadro finanziario suddiviso per canale: inserzioni Meta, annunci Google, design o merchandising brandizzato, - spiega Roman.

Finmap come strumento per il marketer manageriale:

Per Roman, Finmap è diventato uno strumento essenziale di controllo "Pianificato vs. Effettivo".

• Budgeting: prima, la gestione del budget richiedeva una doppia registrazione: pianificazione in un documento e monitoraggio dei risultati reali in un altro. Ora il budget residuo è visibile subito.
• Allocazione delle spese: il sistema permette di distinguere chiaramente tra spese operative e investimenti in conto capitale (ad esempio produzioni video di alto livello pensate per un utilizzo nel lungo periodo).
• Decisioni strategiche: l’analisi a posteriori delle spese per canale permette di individuare le attività con il ROI più alto e orientare direttamente la strategia futura.

Il consiglio di Roman: una gestione intuitiva, senza piani e budget, può portare risultati nel breve periodo, ma la pianificazione finanziaria rende un’azienda solida. Se vuoi entrare nel settore del turismo, devi esserne davvero appassionato, perché le sfide sono reali. La finanza è lo strumento che ti mostra esattamente dove ti sta portando quella passione.

È il momento di passare a strumenti professionali per la contabilità finanziaria

L’esperienza di Roman Kozachuk conferma che, anche in un settore intenso e imprevedibile come il turismo avventura, il controllo dei numeri è la base della stabilità. Se passi ancora ore sulla contabilità manuale in Excel, è il momento di provare Finmap. Concentrati sulla strategia e sul prodotto, non sulla correzione delle formule.

Prova Finmap gratis per i primi 7 giorni e ottieni:

• Controllo completo: visualizzi tutti i saldi di conti e casse in un’unica dashboard.
• Automazione: integri i conti bancari per tracciare entrate e uscite all’istante.
• Analytics: categorizzi le spese per progetto e canale, proprio come TURE.‍
• Trasparenza: usi la funzione "Pianificato vs. Effettivo" per tenere sotto controllo i budget di marketing e operativi.

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