Caso de éxito de TURE: cómo una empresa de turismo de aventura supera las crisis y construye un marketing sistemático con ayuda de las finanzas

TURE es mucho más que un operador turístico: es una comunidad de viajeros. Su actividad abarca la organización de tours de aventura (trekking de montaña, rafting y viajes de esquí), la gestión de alojamientos (las cadenas "White Elephant" y "White Bison") y la celebración de competiciones al aire libre. Roman Kozachuk compartió su camino de mánager a Head of Marketing, habló sobre la dinámica del mercado durante la guerra y explicó cómo pasaron de las hojas de cálculo de Excel a una contabilidad financiera sistemática.

De gestionar reservas a pensar en estrategia: la evolución del negocio y una transformación personal

La historia de Roman en TURE empezó en 2016. Se incorporó a la empresa como mánager de reservas y gestión de consultas. Pero la propia naturaleza del turismo de aventura exigía una inmersión total en todos los procesos operativos.

Tuve que pasar por distintos departamentos: desde la coordinación de guías y logística hasta la gestión de un alquiler de temporada en Ternópil, e incluso trabajar yo mismo como guía. Eso me dio una visión de 360 grados del negocio, - recuerda Roman.

La evolución del marketing en la empresa

• Antes de 2020: La empresa se centraba en crecer apostando por servicios de alta calidad. Durante ese periodo, el CEO se implicaba directamente en la gestión de las herramientas de marketing y, con el tiempo, se incorporó al equipo una persona de marketing a tiempo parcial. Aun así, las acciones seguían estando dispersas y faltaba una dirección estratégica común.
• El punto de inflexión (2020): En el invierno de 2020, la empresa decidió desarrollar formalmente el área de marketing. En aquel momento, Roman coordinaba el departamento de ventas; propuso varias iniciativas para reactivar esta línea y finalmente asumió su liderazgo.‍
• Hoy: TURE cuenta con un equipo interno de 4 personas (Head of Marketing, una asistente de marketing/editora jefa y dos SMM Managers). Las tareas especializadas —como diseño, producción de vídeo y mantenimiento técnico del sitio web— se externalizan. Actualmente, el equipo total de TURE crece hasta entre 25 y 50 personas durante la temporada alta.

Retos del sector: inundaciones, guerra y un nuevo perfil de turista

El turismo de aventura es un terreno para quienes saben adaptarse a los cambios del entorno de un momento a otro.

Particularidades y riesgos clave:

• Estacionalidad: El negocio crece de forma notable en verano y se contrae en invierno. Para equilibrar la demanda, la empresa organiza actividades fuera de temporada, como competiciones en abril o cursos especializados de formación médica.
• Dependencia del clima: Los planes pueden cambiar 24 horas antes de una salida. Roman recuerda 2020, cuando una inundación destruyó las carreteras hacia ambos campamentos base durante un maratón. Los guías tuvieron que transportar suministros en balsas y mochilas. De ahí nació una innovación de producto: rutas lineales de trekking de refugio en refugio que eliminan la necesidad de traslados en vehículo.‍
• Competencia: TURE no compite solo con otros clubes; compite por la forma en que una persona decide pasar su tiempo libre: viajando al extranjero, quedándose cerca o permaneciendo en casa por circunstancias externas.

Cambios en la demanda después del 24 de febrero:

Tras el desplome del mercado a principios de 2022, la recuperación empezó en julio. Los viajeros buscaban una vía de escape al estrés en regiones más seguras, como Ivano-Frankivsk y Zakarpatia.

• Descenso de los viajes en grupo: Los eventos corporativos y los grandes grupos de amigos se han vuelto menos frecuentes. Muchos clientes habituales sirven ahora en las fuerzas de defensa o se han trasladado al extranjero.
• Auge de los viajes individuales: Crece la tendencia de viajar en pareja, en familia pequeña o en solitario.
• Cambios en la composición por género: La proporción por género ha cambiado de forma significativa, con un aumento notable de mujeres que participan en los programas, incluso en categorías extremas.
• El valor del momento: Para muchos, una salida a la montaña es ahora la única escapada del año o una breve “recarga” psicológica para el personal militar. Por eso, la calidad del producto y la seguridad se han vuelto prioritarias.

Contabilidad financiera: del Excel “manual” a Finmap

Durante mucho tiempo, TURE gestionó sus finanzas con métodos tradicionales. Funcionaban, sí, pero implicaban muchas complicaciones y consumían bastante tiempo de administración. Al final, esta forma de llevar la contabilidad financiera se convirtió en un cuello de botella que frenaba el crecimiento de la empresa.

La vida antes de Finmap

La herramienta principal era Excel, con fórmulas complejas y manuales.

• Consumo de tiempo: Introducir los datos a mano llevaba demasiado tiempo.
• Falta de agilidad: Los gastos e ingresos en efectivo se registraban con retraso, lo que impedía tener una visión “en vivo” de la salud del negocio.
• Fragmentación: Con ubicaciones repartidas entre el Dniéster, los Cárpatos y Ternópil, consolidar los datos era un gran reto. Era imposible saber rápidamente cuánto se gastaba en total en categorías concretas, como gastos domésticos, en toda la empresa. 

Transición y resultados:

A principios de 2024, la empresa pasó a Finmap. El principal motivo fue la necesidad de contar con una estructura de gastos transparente y hacer seguimiento de la rentabilidad en tiempo real para cada proyecto (carreras, alquileres, campamentos).

Finmap nos ayudó a automatizar muy bien nuestros procesos. La integración bancaria para nuestras empresas unipersonales (FOP) trae los datos en tiempo real. Ahora podemos ver la situación financiera clasificada por canal: anuncios en Meta, anuncios en Google, diseño o merchandising de marca, - explica Roman.

Finmap como herramienta para un marketer con visión de gestión:

Para Roman, Finmap se ha convertido en una herramienta clave de control de “plan vs. realidad”.

• Presupuestación: Antes, presupuestar exigía duplicar el trabajo: planificar en un documento y controlar los datos reales en otro. Ahora, el presupuesto restante se ve al instante.
• Asignación de gastos: El sistema permite diferenciar claramente entre gastos operativos e inversiones de capital (por ejemplo, producciones de vídeo de alto nivel pensadas para usarse a largo plazo).
• Decisiones estratégicas: El análisis posterior de los gastos por canal permite identificar las actividades con mayor ROI y orientar directamente la estrategia futura.

El consejo de Roman: Gestionar por intuición, sin planes ni presupuestos, puede dar resultados a corto plazo, pero la planificación financiera hace que un negocio sea resistente. Si quieres entrar en el sector turístico, tiene que apasionarte, porque los retos son reales. Las finanzas son la herramienta que te muestra exactamente hacia dónde te está llevando esa pasión.

Es hora de pasar a herramientas profesionales para la contabilidad financiera

La experiencia de Roman Kozachuk confirma que, incluso en un sector tan intenso y cambiante como el turismo de aventura, el control de los números es la base de la estabilidad. Si todavía pasas horas llevando la contabilidad manualmente en Excel, es momento de probar Finmap. Enfócate en tu estrategia y en tu producto, no en arreglar fórmulas.

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• Control total: Consulta todos los saldos de cuentas y cajas en un único panel.
• Automatización: Integra cuentas bancarias para registrar ingresos y gastos al instante.
• Analítica: Clasifica los gastos por proyecto y canal, igual que TURE.‍
• Transparencia: Usa la función “plan vs. realidad” para mantener bajo control tus presupuestos de marketing y operaciones.

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