TURE esettanulmány: Így kezeli a válságokat és épít pénzügyekre alapozott, tudatos marketinget egy kalandturisztikai vállalkozás

TURE több mint egy utazásszervező: valódi utazóközösség. Kalandtúrákat szerveznek — hegyi trekkinget, raftingot és síutakat —, szálláshelyeket üzemeltetnek (a „Fehér Elefánt” és a „Fehér Bölény” láncokat), valamint szabadtéri versenyeket rendeznek. Roman Kozachuk mesélt arról, hogyan jutott el a menedzseri pozíciótól a marketingvezetői szerepig, hogyan alakult a piac a háború idején, és miként váltottak az Excel-táblákról a rendszerezett pénzügyi nyilvántartásra.

Foglaláskezeléstől a stratégiáig: üzleti út és személyes átalakulás

Roman története a TURE-nél 2016-ban kezdődött. Foglalásokkal és ügyfélmegkeresésekkel foglalkozó menedzserként csatlakozott a céghez. A kalandturizmus sajátosságai miatt azonban hamar bele kellett látnia a működés minden részletébe.

Több területen is dolgoznom kellett: a túravezetők és a logisztika koordinálásától kezdve a ternopili szezonális bérlés kezelésén át egészen addig, hogy én magam is vezettem túrákat. Így 360 fokos képet kaptam az üzletről, – idézi fel Roman.

Hogyan fejlődött a cég marketingje?

• 2020 előtt: A cég a növekedésre fókuszált, elsősorban magas minőségű szolgáltatásokkal. Ebben az időszakban a CEO közvetlenül kezelte a marketingeszközöket, később pedig egy részmunkaidős marketinges is csatlakozott a csapathoz. A marketingtevékenységek azonban továbbra is széttagoltak maradtak, egységes stratégiai irány nélkül.
• A fordulópont (2020): 2020 telén a cég úgy döntött, hogy tudatosan felépíti a marketingfunkciót. Roman akkoriban az értékesítési osztályt koordinálta; több ötletet is javasolt az irány újraélesztésére, végül pedig átvette a terület vezetését.‍
• Ma: A TURE-nek 4 fős belső csapata van: a marketingvezető, egy marketingasszisztens/főszerkesztő és két SMM-menedzser. A speciális feladatokat — például a designt, a videógyártást és a weboldal technikai karbantartását — kiszervezik. A teljes TURE-csapat jelenleg főszezonban 25 és 50 fő között mozog.

Iparági kihívások: árvizek, háború és az utazói profil átalakulása

A kalandturizmus azoknak való terület, akik egyik pillanatról a másikra képesek alkalmazkodni a környezeti változásokhoz.

Fő sajátosságok és kockázatok:

• Szezonalitás: Nyáron a vállalkozás jelentősen felpörög, télen pedig visszább húzódik. A kereslet kiegyensúlyozására a cég szezonon kívüli eseményeket szervez, például áprilisi versenyeket vagy speciális egészségügyi képzéseket.
• Időjárásfüggés: Az utazás előtt 24 órával is megváltozhatnak a tervek. Roman felidézi 2020-at, amikor egy maraton idején az árvíz elmosta az utakat mindkét bázistáborhoz. A túravezetők tutajokon és hátizsákokban vitték az utánpótlást. Ebből született meg egy új termékötlet: a lineáris, „hüttéről hüttére” vezető trekkingútvonalak, amelyeknél nincs szükség autós transzferre.‍
• Verseny: A TURE nemcsak más klubokkal versenyez, hanem azért is, hogyan tölti el valaki a szabadidejét: külföldre utazik, belföldön marad, vagy a külső körülmények miatt inkább otthon marad.

Keresleti változások február 24-e után:

A piac 2022 eleji összeomlása után júliusra megindult a felépülés. Az utazók olyan biztonságosabb régiókban kerestek kikapcsolódást a stressz elől, mint Ivano-Frankivszk és Kárpátalja.

• Visszaesés a csoportos utazásokban: A céges események és a nagy baráti társaságok ritkábbá váltak. Sok visszatérő ügyfél ma a védelmi erőknél szolgál, vagy külföldre költözött.
• Az egyéni utazások erősödése: Egyre gyakoribbak a párok, kis családok és egyedül utazók.
• Nemek szerinti arányok változása: A nemi arány jelentősen eltolódott: látványosan nőtt a női résztvevők száma, még az extrémebb programkategóriákban is.
• A pillanat értéke: Sokaknak a hegyi út ma az év egyetlen nyaralása, vagy egy rövid pszichés „feltöltődés” a katonák számára. Emiatt a termékminőség és a biztonság kulcsfontosságúvá vált.

Pénzügyi nyilvántartás: a „kézi” Exceltől a Finmapig

A TURE sokáig hagyományos módszerekkel kezelte a pénzügyeit. Ez működött ugyan, de sok nehézséggel járt, és rengeteg adminisztrációs időt vitt el. Végül ez a pénzügyi nyilvántartási megközelítés szűk keresztmetszetté vált, amely visszafogta a cég további növekedését.

Élet a Finmap előtt

Az elsődleges eszköz az Excel volt, összetett, kézzel kezelt képletekkel.

• Időigény: A kézi adatbevitel túl sok időt emésztett fel.
• Rugalmasság hiánya: A készpénzes kiadások és bevételek késéssel kerültek be a rendszerbe, így nem látszott „élőben”, milyen állapotban van a vállalkozás.
• Széttagoltság: A helyszínek a Dnyeszter, a Kárpátok és Ternopil térségében szétszórva működtek, ezért az adatok összevonása komoly kihívás volt. Nem lehetett gyorsan megmondani, mennyit költött összesen a cég egy adott kategóriára, például háztartási jellegű kiadásokra. 

Átállás és eredmények:

2024 elején a cég átállt a Finmapre. A fő mozgatórugó az volt, hogy átlátható kiadási struktúrára és projektszintű — versenyekre, bérlésekre, táborokra lebontott — valós idejű nyereségességkövetésre volt szükség.

A Finmap nagyon szépen automatizálta a folyamatainkat. Az egyéni vállalkozói bankszámláinkkal való integráció valós időben húzza be az adatokat. Most már csatornák szerint látjuk a pénzügyi képet: Meta-hirdetések, Google-hirdetések, design vagy márkázott ajándéktárgyak, – magyarázza Roman.

A Finmap mint eszköz a menedzserszemléletű marketinges kezében:

Roman számára a Finmap alapvető „terv kontra tény” kontrolleszközzé vált.

• Költségvetés-tervezés: Korábban a büdzsézés dupla adatbevitelt igényelt: az egyik dokumentumban tervezték a költségeket, egy másikban pedig követték a tényleges adatokat. Most a fennmaradó keret azonnal látható.
• Kiadások felosztása: A rendszer lehetővé teszi az működési költségek és a beruházási jellegű kiadások egyértelmű szétválasztását — például a hosszú távú felhasználásra készülő, magas gyártási értékű videóforgatások esetében.
• Stratégiai döntések: A csatornánkénti utólagos költségelemzés megmutatja, mely tevékenységek hozzák a legjobb megtérülést, és közvetlenül támogatja a jövőbeli stratégiát.

Roman tanácsa: A tervek és költségvetések nélküli, megérzésalapú irányítás hozhat rövid távú eredményeket, de a pénzügyi tervezés teszi ellenállóvá a vállalkozást. Ha be akarsz lépni a turizmus piacára, szenvedéllyel kell csinálnod, mert a kihívások nagyon is valósak. A pénzügy az az eszköz, amely pontosan megmutatja, hová visz ez a szenvedély.

Ideje professzionális „eszközökre” váltani a pénzügyi nyilvántartásban

Roman Kozachuk tapasztalata megerősíti: még egy intenzív, kiszámíthatatlan iparágban, mint a kalandturizmus, a számok feletti kontroll a stabilitás alapja. Ha még mindig órákat töltesz kézi Excel-alapú nyilvántartással, ideje kipróbálni a Finmapet. A stratégiára és a termékre koncentrálj, ne a képletek javítgatására.

Próbáld ki a Finmapet ingyen az első 7 napban, és ezt kapod:

• Teljes kontroll: Egyetlen irányítópulton látod az összes számla és pénztár egyenlegét.
• Automatizálás: Banki integrációval azonnal követheted a bevételeket és kiadásokat.
• Analitika: Projektek és csatornák szerint kategorizálhatod a kiadásokat, akárcsak a TURE.‍
• Átláthatóság: A „terv kontra tény” funkcióval kontroll alatt tarthatod a marketing- és működési költségvetéseidet.

Foglalj ingyenes Zoom-konzultációt a CFO-nkkal , vagy kérj Finmap demót, és nézd meg saját szemeddel, mennyivel könnyebb a vezetés, ha a számok neked dolgoznak.

Iparág: 4800 vendég, 47 ezer hrivnya veszteség: miért nem érzik az éttermek a fedezeti pontjukat?