Magazzino frigorifero: il posto vuoto costa uguale

«Per sette anni ho firmato contratti con una tariffa sola per tutte e tre le celle. Quaranta grivnie per pallet-giorno, sia in refrigerazione sia in surgelazione. Poi mi hanno calcolato l'energia su un posto occupato. Nella cella più fredda è venuta quarantotto» — così ha aperto il discorso Andrii Levchuk, titolare di un magazzino frigorifero a Brovary.

Il quadro lo conosce qualunque magazzino. Le celle tengono la temperatura, la rampa lavora, gli affittuari portano dentro i pallet. La tariffa nel contratto è una sola e sembra chiara.

Il conto si rompe in un punto. Il magazzino vende pallet-giorni e paga il volume della cella. Tra queste due unità sta il posto vuoto.

Qui sotto scomponiamo il magazzino in due unità. Il posto pallet nella scaffalatura e il posto occupato, quello che paga l'affittuario. E arriviamo al motivo per cui la cella più fredda rende meno di quanto costa.

Entrambe le unità nel magazzino ci sono già. I posti li ha contati il montatore delle scaffalature, il riempimento lo vede ogni giorno il magazziniere. In contabilità non c'è né il primo né il secondo.

Il percorso di Andrii: tre celle

Andrii ha iniziato con una cella a 0…+4 °C. Prendeva in deposito verdura e latticini e segnava il fatturato su un quaderno. La tariffa era una perché la cella era una.

Poi sono arrivati gli investimenti. Una seconda cella a −18 °C, il gruppo frigorifero per essa, un generatore di riserva, scaffalature su quattro livelli. Il magazzino è cresciuto fino a 1 800 posti pallet.

La terza cella, a −24 °C, Andrii l'ha messa per un affittuario preciso. Quello prometteva volumi costanti e ha firmato un contratto annuale. Non l'ha rinnovato. La cella è rimasta, il volume no.

La tariffa invece non è cambiata. Le quaranta grivnie per pallet-giorno sono passate dal primo contratto a tutti i successivi. Così è più facile trattare ed è più facile fatturare.

L'utile non è calato. Ha solo smesso di crescere come cresceva il magazzino. Andrii lo attribuiva ai prezzi di mercato e alle tariffe dell'energia.

«Finché la cella era una sola, sapevo il costo della giornata al centesimo. Ora vedo il report mensile: fatturato, bolletta della luce, utile. Da quale cella sia arrivata la grivnia non c'è scritto. I contratti li firmavo alla cieca».

Una tariffa per tre zone

Andrii per anni si è mosso su un numero solo. La tariffa per pallet-giorno. È quella che si concorda nel contratto ed è quella su cui si tratta.

Ma la tariffa non conosce la temperatura. L'affittuario in refrigerazione e l'affittuario in surgelazione pagano 40 ₴ per lo stesso giorno. Il consumo di freddo dei due differisce di diverse volte.

L'elettricità in magazzino costa 7,50 ₴/kWh. È l'unico prezzo uguale per tutte e tre le celle. Tutto il resto in esse è diverso.

La tariffa si fissa sulla temperatura, non sul magazzino.

Una tariffa per tre zone significa una cosa semplice. La cella di refrigerazione sussidia la surgelazione. Nei contratti questo sussidio non si vede, perché non hanno una riga sul freddo.

Il freddo paga il volume

Il gruppo frigorifero non sa quanti pallet ci sono nella cella. Tiene la temperatura in tutto il volume. Una scaffalatura vuota si raffredda come una piena.

Per questo il consumo di freddo si conta sul posto pallet, non sul pallet. Il posto pallet è un vano nella scaffalatura. Costa denaro a prescindere da cosa ci sia dentro.

Il freddo tiene il volume della cella, non i pallet.

In refrigerazione un posto si mangia 0,8 kWh al giorno. Nella cella a −18 °C, 2,0 kWh. In surgelazione, 3,2 kWh.

Passiamo ai soldi. Vengono 6 ₴ per posto al giorno nella prima cella, 15 ₴ nella seconda e 24 ₴ nella terza.

È una spesa che non reagisce al riempimento. Gli affittuari possono portare mezza cella o tutta. Il compressore lavorerà allo stesso modo.

Un posto vuoto costa quanto un posto occupato.

Cosa saltava il report mensile

La contabilità con cui il magazzino ha vissuto questi anni la riconosce qualunque frigorifero cresciuto da una cella sola. Dentro non c'è una parola sugli impianti.

• La tariffa restava una per tutte le zone. Nel contratto stavano 40 ₴ per pallet-giorno, e la temperatura della cella non era nemmeno citata.
• La bolletta della luce stava su una riga. Arrivava un importo per tutto il magazzino. Per celle non lo ripartiva nessuno.
• Il riempimento si misurava sul magazzino, non sulla cella. Nel report stava una percentuale su 1 800 posti. Quale cella fosse mezza vuota non si vedeva.
• Il posto vuoto valeva zero. Un vano libero non aveva né prezzo né riga. In contabilità semplicemente non esisteva.
• Il fatturato lo si guardava come un importo unico. I pallet-giorni si sommavano nel totale mensile, e oltre non si scendeva.
• Il costo del pallet-giorno occupato non c'era. Quella riga nel riepilogo non esisteva, né generale né per singola cella.

Sei punti, e tutti contabili. Nessuno parla di compressori né della gente sulla rampa. Per questo non li vedeva né il manutentore, né il magazziniere, né Andrii.

Preso a sé, ogni punto sembra piccolo. Insieme danno un unico risultato. Il titolare vede i pallet-giorni e non vede quanto costano.

Fatturato per posto pallet

Ora la seconda metà del conto. La tariffa nel contratto è una, ma il fatturato per posto è diverso. La differenza la fa il riempimento.

Il riempimento della cella è la quota di posti con un pallet dentro. In refrigerazione è 85%. Nella cella a −18 °C è 70%, in surgelazione 50%.

Il fatturato per posto al giorno è la tariffa moltiplicata per il riempimento. Vengono 34 ₴ nella prima cella, 28 ₴ nella seconda e 20 ₴ nella terza.

L'affittuario però paga per il suo pallet 40 ₴ pieni. Ma il magazzino non affitta pallet, affitta posti. E metà dei posti nella terza cella non porta niente.

Cosa ha mostrato il report per celle

Andrii ha messo le tre celle in un unico calcolo. La tariffa è la stessa su tutte le righe. La differenza la fanno due colonne.

Guardate la penultima colonna. La cella A dà +28 ₴ per posto al giorno. La cella B, +13 ₴. E la cella C si porta via 4 ₴.

Il meno nella terza riga non è un arrotondamento. L'energia per posto là è 24 ₴, e il fatturato 20 ₴. La differenza resta sul magazzino.

Al mese sono 36 000 ₴ che il magazzino non ha guadagnato. La cella lavora, gli affittuari pagano, le fatture escono nei tempi.

L'ultima colonna si legge ancora più semplice. Le prime due celle danno 756 000 ₴ e 234 000 ₴. La terza ne riprende 36 000 ₴.

«Questo report l'ho portato con me una settimana. Tutti guardavano la colonna del riempimento e dicevano: la cella è mezza vuota, portate dentro di più. Le decisioni si prendono sulla penultima colonna. Lì c'è il margine per posto».

0,8 e 3,2 non sono soldi

Due numeri nella quarta colonna si leggono facilmente come grivnie. Sono kWh. 0,8 vuol dire un'altra cosa: per tenere un posto in refrigerazione per un giorno servono 0,8 kWh.

In soldi si trasformano nella colonna successiva. Lì stanno 6 ₴ e 24 ₴ — la stessa energia moltiplicata per 7,50 ₴/kWh.

34 ₴ è la tariffa moltiplicata per il riempimento

La tariffa nella cella A è la stessa che nelle altre: 40 ₴ per pallet-giorno. E nella colonna del fatturato stanno 34 ₴. Non è uno sconto all'affittuario.

È la stessa tariffa ricalcolata su tutti i posti della cella. Occupato è l'85%, quindi a ogni posto toccano 34 ₴. Nella cella C è occupato il 50%, e vengono 20 ₴.

Il costo supera la tariffa

Ora la stessa energia, ma su un'altra base. Non su tutti i posti della cella, solo su quelli occupati. È per gli occupati che paga l'affittuario.

Le ultime due colonne non stanno vicine per caso. Nella cella A il pallet-giorno occupato costa 7,06 ₴ a fronte di una tariffa di 40 ₴. Nella cella B, 21,43 ₴.

Nella cella C costa 48,00 ₴. La tariffa è la stessa. Il costo è più alto del prezzo a cui il magazzino lo vende.

Il costo sopra la tariffa è già un meno.

Questo non è più «margine sottile» e non è un calo stagionale. Ogni pallet della cella C esce dal magazzino in perdita. E più a lungo resta là, più grande è quella perdita.

6 ₴ e 7,06 ₴ sono basi diverse

Entrambi i numeri sono la stessa energia della cella A in un giorno. La differenza sta solo nella base su cui la si divide.

6 ₴ è su ogni posto nella scaffalatura, occupato o no. 7,06 ₴ è su ogni posto dove un pallet c'è davvero. Ed è il secondo numero che va confrontato con la tariffa.

Il riempimento basso colpisce due volte

È qui che si rompe tutto il conto. Il posto vuoto entra nel conto da due lati. Non è un problema, sono due.

Prima porta via fatturato. Un posto senza pallet non rende niente, perché la tariffa si applica solo agli occupati.

E poi non toglie nessuna spesa. Il compressore tiene tutto il volume della cella. La stessa energia si divide su meno pallet.

Il riempimento basso taglia il fatturato e non l'energia.

Ecco perché 48,00 ₴ sta così lontano da 24 ₴. Metà della cella C è vuota, e tutta la sua energia cade sull'altra metà.

Nella cella A funziona la stessa aritmetica, solo più morbida. Occupato è l'85%, e 6 ₴ diventano appena 7,06 ₴.

«Per due anni ho aspettato che la cella C si riempisse da sola. Pensavo che una cella mezza vuota guadagni semplicemente meno. È venuto fuori altro: nel frattempo ha raddoppiato il costo della giornata. Quell'errore mi è costato trentaseimila al mese».

Il mese in totale

Ora tutto il magazzino in una colonna. Prima il fatturato, poi la luce e i costi fissi, in fondo l'utile.

Il fatturato del mese è 1 602 000 ₴. Sono tutti i pallet-giorni delle tre celle su 30 giorni.

La bolletta della luce è 648 000 ₴. Dopo di essa le tre celle danno 954 000 ₴ di contributo.

Contro questo contributo stanno i costi fissi. Non sanno quanti posti del magazzino sono occupati.

• Stipendi — 320 000 ₴.
• Ammortamento — 210 000 ₴.
• Riparazioni e manutenzione degli impianti frigoriferi — 78 000 ₴.
• Affitto — 140 000 ₴.
• Vigilanza — 44 000 ₴.
• Spese amministrative — 68 000 ₴.

In tutto 860 000 ₴. L'utile è 94 000 ₴, cioè il 5,87% del fatturato.

E questo contributo è già ridotto dei 36 000 ₴ di perdita della cella C. Quella riga nel report mensile non c'è mai stata.

860 000 ₴ non conoscono il riempimento

Compressori, scaffalature, vigilanza e affitto stanno uguali. Non importa quanti pallet hanno portato dentro gli affittuari. L'ammortamento di 210 000 ₴ è lo stesso con la cella piena e con la cella mezza vuota.

Per questo tutto il lavoro su tariffa e riempimento colpisce diritto nell'utile. I costi fissi non ci reagiscono in alcun modo.

I costi fissi non sanno quanti posti sono occupati.

Dove si nasconde il margine

94 000 ₴ a fronte di 1 602 000 ₴ di fatturato sono il 5,87%. Per un magazzino con questi impianti è poco.

Cercare la causa nei costi fissi è inutile. 860 000 ₴ per un frigorifero così sono soldi normali. Lì non c'è nulla da tagliare.

La causa sta più in alto. Una tariffa per tre zone di temperatura, e la cella A sussidia la cella C per tutto l'anno.

Fate il conto in un altro modo. Se la cella C andasse semplicemente a zero, l'utile del mese sarebbe più alto di 36 000 ₴. È più di un terzo di tutto l'utile attuale.

Una tariffa per tre zone è un sussidio.

Tre mosse e il loro prezzo

Il primo pensiero del titolare è sempre lo stesso. Chiudere la cella in perdita e dimenticarla. Andrii ha calcolato tre mosse prima di decidere qualcosa.

La prima mossa è la più forte, ed è questo il punto della tabella. 288 000 ₴ al mese senza un solo pallet nuovo.

L'utile con essa passa da 94 000 ₴ a 382 000 ₴. Sono 4,06 volte. Le celle sono le stesse, i compressori gli stessi, gli affittuari gli stessi.

La seconda mossa è più debole, e non dipende dalla contabilità. Riempire la cella C fino all'85% può farlo solo un affittuario che ancora non c'è.

La differenza tra la prima e la seconda mossa è di sostanza. La tariffa la alza il titolare. Il riempimento gli viene portato dal mercato.

50 ₴ e 50% sono cinquanta diversi

Nella tabella il 50 compare due volte, e parla di cose diverse. Il primo è la nuova tariffa della cella B in grivnie per pallet-giorno.

Il secondo è il riempimento della cella C, cioè la quota di posti occupati. Tra questi due numeri non c'è alcun legame aritmetico.

Due volte 85%

Anche l'85% nell'articolo compare due volte. Il primo è il riempimento attuale della cella A. È un fatto dal foglio del magazziniere.

Il secondo è il riempimento obiettivo della cella C nella seconda mossa. È una meta, non un fatto. Portare la cella C al livello della cella A vuol dire +126 000 ₴.

Il limite della terza mossa

La terza riga sembra la più semplice. Spegnere la cella C, spostare i suoi pallet nella cella B, risparmiare sull'elettricità.

L'aritmetica torna. Il magazzino smette di pagare 216 000 ₴ per il freddo della cella C. Il fatturato di 180 000 ₴ sparisce insieme alla cella.

Ma i pallet non spariscono. Si spostano nella cella B, e l'affittuario li paga là. L'integrazione riporta quegli stessi 180 000 ₴.

In totale resta il risparmio di elettricità: 216 000 ₴ al mese. Meno della prima mossa, però senza alcuna trattativa sulla tariffa.

Ed è qui che compare un limite che nella tabella non c'è. Nella cella B si tengono −18 °C. Là andrà solo la merce che regge questa temperatura.

La surgelazione non si sposta. Pesce, gelato e semilavorati da −24 °C nella cella B si guastano. Per loro la terza mossa semplicemente non esiste.

La cifra nella riga è corretta, ma la mossa non è praticabile per tutti gli affittuari. La si valuta non sull'importo, ma su cosa sta sui pallet.

Da dove vengono i 180 posti liberi

Nella cella B ci sono 600 posti, occupato è il 70%. Liberi stanno 180 posti, e il loro freddo il magazzino lo paga già adesso.

Proprio per questo la terza mossa è possibile. La merce della cella C entra in quei posti liberi, e freddo nuovo per essa non serve.

«La terza riga l'avevo messa prima nel piano: sembrava la più economica. Poi ho telefonato all'affittuario del pesce. Ha chiesto una cosa sola: che temperatura c'è nella cella B. Quella riga l'ho tolta dal piano lo stesso giorno».

La decisione da 288 000 ₴

Andrii ha scelto la prima mossa. La tariffa ora è diversa per le tre zone: la cella B è andata a 50 ₴, la cella C a 76 ₴.

Anche il prezzo della decisione è noto. Due contratti sono stati riscritti da zero, e un affittuario della cella C non ha accettato. I suoi posti sono rimasti liberi un mese e mezzo.

Alla sostituzione del compressore nella cella C Andrii ha rinunciato in modo consapevole. I soldi sono andati nei contatori per cella e in una contabilità separata dell'elettricità.

La parte più difficile non è stata calcolare, ma dire 76 ₴ a voce alta. Quella tariffa è quasi il doppio di quella con cui il magazzino ha lavorato per sette anni.

«La trattativa non l'ho iniziata dal prezzo, ma dalla bolletta della luce. Ho messo sul tavolo due cifre: quarantotto grivnie di costo e quaranta grivnie di tariffa. L'affittuario ha fatto il conto da sé e ha firmato settantasei. Ha visto la stessa cosa che vedevo io».

Un indicatore ogni mese

La decisione Andrii l'ha formalizzata con quattro cambi in contabilità. Sono tutti sulla carta, nessuno in sala macchine.

• La tariffa è andata per zone. Nel contratto ora sta la temperatura della cella, non una cifra sola per tutto il magazzino.
• L'elettricità è ripartita per celle. Non in un importo unico sul magazzino, ma su ogni cella separatamente.
• Il riempimento si misura per cella. 85%, 70% e 50% — tre percentuali invece di una su 1 800 posti.
• Il posto vuoto ha ricevuto un prezzo. Un vano libero ora pesa 6 ₴, 15 ₴ o 24 ₴ al giorno, a seconda della cella.

Nel riepilogo è comparsa una riga nuova: energia per posto pallet occupato. Per ogni cella separatamente, e accanto la tariffa di quella cella.

Sono questi due numeri che Andrii segue ogni mese. Se il costo si avvicina alla tariffa, apre il discorso sulla tariffa. Senza aspettare la fine del trimestre.

Il primo mese del nuovo report è stato sgradevole. Il riempimento della cella B ballava da una settimana all'altra, e la media del mese lo appiattiva.

È cambiato anche l'oggetto della trattativa. Prima Andrii trattava sul volume, ora sulla temperatura e sulla durata del deposito.

Un indicatore: energia per posto occupato contro la tariffa.

Conclusione per gli imprenditori. Se vendete il posto e pagate il volume, una tariffa sola per tutte le zone vi inganna. Calcolate il consumo su un posto in ogni zona separatamente. Poi dividetelo per il riempimento di quella zona. Otterrete il costo dell'unità per cui vi pagano davvero. Mettete questo numero accanto alla tariffa e vedrete quale zona porta soldi e quale li porta via. Allo stesso modo funziona qualunque deposito e qualunque affitto di capacità: magazzini secchi, silos per il grano, data center, parchi mezzi.

Lista di controllo per il titolare

• Calcolate l'energia su un posto pallet. Separatamente per ogni cella: 0,8, 2,0 e 3,2 kWh al giorno sono tre economie diverse.
• Portate i kWh in grivnie. Al prezzo di 7,50 ₴/kWh sono 6 ₴, 15 ₴ e 24 ₴ per posto al giorno.
• Dividete il consumo per il riempimento della cella. 6 ₴ diventano 7,06 ₴, e 24 ₴ diventano tutti 48,00 ₴.
• Mettete accanto la tariffa. In Andrii è 40 ₴, e uno dei tre costi l'ha già superata.
• Contate il margine per posto, non per pallet. +28 ₴, +13 ₴ e −4 ₴ sono tre cifre invece di una, e si vede quale cella tira il mese.
• Date un prezzo al posto vuoto. Finché un vano libero costa zero, nessuno lo riempirà.
• Fissate la tariffa sulla temperatura della zona. Una tariffa per la refrigerazione e per la surgelazione significa che una cella sussidia l'altra.

I soldi non scompaiono — semplicemente non li vedete

Del magazzino frigorifero si pensa che tutto lo decidano gli impianti. Compressori, isolamento, alimentazione di riserva. In realtà gli impianti decidono se il magazzino funzionerà del tutto.

Quanto guadagnerà lo decide altro. Che temperatura c'è nella cella e quanti posti dentro sono occupati.

La riga finale, intanto, non mente. 94 000 ₴ di utile è la verità. Ma non dice che la cella C si è portata via 36 000 ₴, e una tariffa per tre zone altri 288 000 ₴.

Andrii tiene ancora la cella a −24 °C. La differenza è che ora costa all'affittuario 76 ₴ e non 40 ₴.

Appena l'energia per posto occupato diventa una riga a sé, si vede la cosa principale. Il 5,87% non è il tetto del magazzino. È il suo risultato con una tariffa su tre temperature.

Come vederlo nel proprio magazzino

Tutto quanto descritto sopra tiene su una riga: non il magazzino con un fatturato unico, ma ogni cella separatamente — con la sua temperatura, il suo riempimento e la sua energia ricalcolata per posto pallet occupato. Finché la tariffa è uguale per tutte le zone, non si vede né che la cella di refrigerazione sussidia la surgelazione, né che il riempimento basso divide la stessa energia su una base minore. Quando gli stessi dati si raccolgono automaticamente, si vede quale cella paga per sé — proprio per questo i titolari di piccole e medie imprese usano Finmap: per vedere il quadro finanziario invece di ricostruirlo a memoria.

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