Armazém frigorífico: a posição vazia custa igual

“Por sete anos eu assinei todos os contratos com uma tarifa só para as três câmaras. Quarenta hryvnias por palete-dia — tanto na refrigerada quanto no congelamento profundo. Depois alguém calculou a energia por posição ocupada. Na câmara mais fria deu quarenta e oito”, — foi assim que Andrii Levchuk começou a conversa. Ele é dono de um armazém frigorífico em Brovary.

O quadro é familiar a qualquer armazém. As câmaras mantêm a temperatura, a doca funciona, os locatários trazem paletes. O contrato traz uma tarifa só, e ela parece clara.

A conta se quebra em um ponto. O armazém vende palete-dia e paga pelo volume da câmara. Entre essas duas unidades está a posição vazia.

Abaixo separamos o armazém em duas unidades. A posição-palete no porta-paletes e a posição ocupada que o locatário paga. E chegamos ao motivo pelo qual a câmara mais fria devolve mais do que traz.

As duas unidades já existem no armazém. As posições foram contadas pelo montador do porta-paletes, a ocupação o conferente vê todo dia. Na contabilidade não está nem uma nem outra.

O caminho de Andrii: três câmaras

Andrii começou com uma câmara de 0…+4 °C. Recebia legumes e lácteos, anotava a receita em um caderno. A tarifa era uma só, porque a câmara também era uma só.

Depois vieram os gastos de capital. A segunda câmara de −18 °C, a unidade frigorífica para ela, um gerador de emergência, porta-paletes de quatro níveis. O armazém cresceu para 1 800 posições-palete.

A terceira câmara, de −24 °C, Andrii montou para um locatário específico. Ele prometeu volume constante e assinou contrato de um ano. Renovar, não renovou. A câmara ficou, o volume não.

A tarifa, nisso tudo, não mudou. Quarenta hryvnias por palete-dia passaram do primeiro contrato para todos os seguintes. Assim é mais fácil negociar e mais fácil faturar.

O lucro não caiu. Ele apenas parou de crescer como crescia o armazém. Andrii atribuía isso aos preços de mercado e às tarifas da distribuidora de energia.

“Enquanto a câmara era uma só, eu sabia o custo do dia até o centavo. Agora eu vejo um relatório mensal: receita, conta de energia, lucro. De qual câmara veio a hryvnia não está escrito. Eu assinava os contratos às cegas.”

Uma tarifa para três zonas

Por anos Andrii se guiou por um número. A tarifa por palete-dia. É ela que se acerta no contrato e é por ela que se negocia.

Mas a tarifa não conhece a temperatura. O locatário da câmara refrigerada e o do congelamento profundo pagam 40 ₴ pelo mesmo dia. O consumo de frio deles difere várias vezes.

A energia no armazém custa 7,50 ₴/kWh. É o único preço igual nas três câmaras. Todo o resto nelas é diferente.

A tarifa se define pela temperatura, não pelo armazém.

Uma tarifa para três zonas significa uma coisa simples. A câmara refrigerada subsidia o congelamento profundo. Nos contratos esse subsídio não aparece, porque neles não há linha de frio.

O frio paga pelo volume

A unidade frigorífica não sabe quantos paletes há na câmara. Ela mantém a temperatura em todo o volume. Um porta-paletes vazio é refrigerado igual a um cheio.

Por isso o consumo de frio se conta por posição-palete, e não por palete. A posição-palete é uma vaga no porta-paletes. Ela custa dinheiro independentemente de haver algo nela.

O frio mantém o volume da câmara, não os paletes.

Na câmara refrigerada uma posição consome 0,8 kWh por dia. Na câmara de −18 °C são 2,0 kWh. No congelamento profundo, 3,2 kWh.

Vamos passar isso para dinheiro. Dá 6 ₴ por posição por dia na primeira câmara, 15 ₴ na segunda e 24 ₴ na terceira.

É um custo que não reage à ocupação. Os locatários podem encher metade da câmara ou toda ela. O compressor vai trabalhar igual.

A posição vazia custa o mesmo que a ocupada.

O que o relatório mensal perdia

A contabilidade com que o armazém viveu esses anos é reconhecível em qualquer frigorífico que cresceu de uma câmara. Nela não há uma palavra sobre equipamento.

• A tarifa era mantida igual para todas as zonas. No contrato estavam 40 ₴ por palete-dia, e a temperatura da câmara nem era mencionada.
• A conta de energia ficava em uma linha só. Chegava um valor para o armazém inteiro. Por câmara, ninguém a abria.
• A ocupação era medida por armazém, não por câmara. No relatório estava um percentual só para 1 800 posições. Qual câmara estava meio vazia, ele não mostrava.
• A posição vazia era tratada como zero. A vaga desocupada não tinha preço nem linha. Na contabilidade ela simplesmente não existia.
• A receita era vista como uma soma só. Os palete-dia se juntavam no total do mês, e ninguém olhava o detalhe.
• O custo do palete-dia ocupado não existia. Essa linha não estava no resumo — nem geral, nem por câmara.

Seis pontos, e todos contábeis. Nenhum é sobre compressores nem sobre as pessoas na doca. Por isso não os via o mecânico, nem o conferente, nem o próprio Andrii.

Separado, cada ponto parece pequeno. Juntos eles dão um resultado. O dono vê palete-dia e não vê quanto eles custam.

Receita por posição-palete

Agora a outra metade da conta. O contrato tem uma tarifa só, e a receita por posição é diferente. A diferença é feita pela ocupação.

A ocupação da câmara é a parcela de posições com palete. Na câmara refrigerada são 85%. Na câmara de −18 °C, 70%, e no congelamento profundo, 50%.

A receita por posição por dia é a tarifa multiplicada pela ocupação. Dá 34 ₴ na primeira câmara, 28 ₴ na segunda e 20 ₴ na terceira.

O locatário, nisso, paga os 40 ₴ cheios pelo palete dele. Mas o armazém aluga posições, não paletes. E metade das posições da terceira câmara não traz nada.

O relatório por câmara

Andrii colocou as três câmaras em um cálculo só. A tarifa é igual em todas as linhas. A diferença é feita por duas colunas.

Olhe para a penúltima coluna. A câmara A dá +28 ₴ por posição por dia. A câmara B, +13 ₴. E a câmara C tira 4 ₴.

O menos da terceira linha não é erro de arredondamento. A energia por posição ali é 24 ₴, e a receita, 20 ₴. A diferença fica com o armazém.

No mês isso dá 36 000 ₴ que o armazém não ganhou. A câmara funciona, os locatários pagam, as faturas saem em dia.

A última coluna se lê ainda mais simples. As duas primeiras câmaras dão 756 000 ₴ e 234 000 ₴. A terceira devolve 36 000 ₴.

“Esse relatório eu carreguei comigo por uma semana. Todos olhavam a coluna da ocupação e diziam: a câmara está meio vazia, tragam mais carga. As decisões se tomam pela penúltima coluna. É ali que está a margem por posição.”

0,8 e 3,2 não são dinheiro

Dois números da quarta coluna são fáceis de ler como hryvnias. São kWh. 0,8 quer dizer outra coisa: manter uma posição na câmara refrigerada por um dia exige 0,8 kWh.

Em dinheiro eles se transformam na coluna seguinte. Ali estão 6 ₴ e 24 ₴ — a mesma energia multiplicada por 7,50 ₴/kWh.

34 ₴ é a tarifa multiplicada pela ocupação

A tarifa na câmara A é a mesma das outras — 40 ₴ por palete-dia. E na coluna da receita estão 34 ₴. Isso não é desconto para o locatário.

É a mesma tarifa recalculada sobre todas as posições da câmara. Estão ocupados 85%, por isso cada posição recebe 34 ₴. Na câmara C estão ocupados 50%, e dá 20 ₴.

Custo acima da tarifa

Agora a mesma energia, mas sobre outra base. Não sobre todas as posições da câmara, só sobre as ocupadas. É pelas ocupadas que o locatário paga.

As duas últimas colunas estão lado a lado não por acaso. Na câmara A o palete-dia ocupado custa 7,06 ₴ com tarifa de 40 ₴. Na câmara B, 21,43 ₴.

Na câmara C ele custa 48,00 ₴. A tarifa é a mesma. O custo está acima do preço pelo qual o armazém o vende.

Custo do palete-dia ocupado acima da tarifa é prejuízo.

Isso já não é “margem fina” nem queda passageira. Cada palete da câmara C sai do armazém no prejuízo. E quanto mais tempo ele fica ali, maior esse prejuízo.

6 ₴ e 7,06 ₴ são bases diferentes

Os dois números são a mesma energia da câmara A em um dia. A diferença está só no que se divide.

6 ₴ é por cada posição do porta-paletes, ocupada ou não. 7,06 ₴ é por cada posição em que há de fato um palete. É o segundo número que se compara com a tarifa.

A baixa ocupação custa duas vezes

É aqui que a conta toda se quebra. A posição vazia entra nela por dois lados. Não é um problema, são dois.

Primeiro ela tira a receita. A posição sem palete não traz nada, porque a tarifa é cobrada só pelas ocupadas.

Depois ela não retira despesa nenhuma. O compressor mantém todo o volume da câmara. A mesma energia se divide por menos paletes.

A baixa ocupação reduz a receita e não reduz a energia.

É por isso que 48,00 ₴ está tão longe de 24 ₴. Metade da câmara C está vazia, e toda a energia dela cai sobre a outra metade.

Na câmara A funciona a mesma aritmética, só mais suave. Estão ocupados 85%, e 6 ₴ se transformam em apenas 7,06 ₴.

“Por dois anos eu esperei que a câmara C se enchesse sozinha. Achava que uma câmara meio vazia simplesmente ganha menos. Era outra coisa: nesse tempo ela dobrou o custo do dia. Esse erro me custou trinta e seis mil por mês.”

O mês no resumo

Agora o armazém todo em uma coluna. Primeiro a receita, depois a energia e os custos fixos, no fim o lucro.

A receita do mês é 1 602 000 ₴. São todos os palete-dia das três câmaras em 30 dias.

A conta de energia é 648 000 ₴. Depois dela as três câmaras dão 954 000 ₴ de contribuição.

Contra essa contribuição estão os custos fixos. Eles não sabem quantas posições do armazém estão ocupadas.

• Salários — 320 000 ₴.
• Depreciação — 210 000 ₴.
• Reparos e manutenção do equipamento frigorífico — 78 000 ₴.
• Aluguel — 140 000 ₴.
• Segurança — 44 000 ₴.
• Despesas administrativas — 68 000 ₴.

Juntos, 860 000 ₴. O lucro é 94 000 ₴, ou seja, 5,87% da receita.

E essa contribuição já está reduzida pelos 36 000 ₴ de prejuízo da câmara C. Essa linha nunca esteve no relatório mensal.

860 000 ₴ não conhecem a ocupação

Compressores, porta-paletes, segurança e aluguel ficam ali igual. Não importa quantos paletes os locatários trouxeram. A depreciação de 210 000 ₴ é a mesma com a câmara cheia e com ela meio vazia.

Por isso todo o trabalho com tarifa e ocupação bate direto no lucro. Os custos fixos não reagem a ele de jeito nenhum.

Os custos fixos não sabem quantas posições estão ocupadas.

Onde a margem se esconde

94 000 ₴ com receita de 1 602 000 ₴ são 5,87%. Para um armazém com esse equipamento, é pouco.

Procurar a causa nos custos fixos é inútil. 860 000 ₴ para um frigorífico desses é dinheiro normal. Ali não há o que cortar.

A causa está mais acima. Uma tarifa para três zonas de temperatura — e a câmara A subsidia a câmara C o ano inteiro.

Conte de outro jeito. Se a câmara C apenas empatasse, o lucro do mês seria 36 000 ₴ maior. Isso é mais de um terço de todo o lucro atual.

Uma tarifa para três zonas é um subsídio.

Três movimentos e seu preço

O primeiro pensamento do dono é sempre o mesmo. Fechar a câmara que dá prejuízo e esquecê-la. Andrii calculou três movimentos antes de decidir qualquer coisa.

O primeiro movimento é o mais forte, e isso é o principal da tabela. 288 000 ₴ por mês sem um palete novo.

Com ele o lucro vai de 94 000 ₴ para 382 000 ₴. São 4,06 vezes. As câmaras são as mesmas, os compressores os mesmos, os locatários os mesmos.

O segundo movimento é mais fraco, e ele não depende da contabilidade. Encher a câmara C até 85% só um locatário que ainda não existe consegue.

A diferença entre o primeiro e o segundo movimento é de fundo. A tarifa o dono sobe sozinho. A ocupação quem traz é o mercado.

50 ₴ e 50% são cinquentas diferentes

Na tabela o 50 aparece duas vezes, e é sobre coisas diferentes. O primeiro é a nova tarifa da câmara B em hryvnias por palete-dia.

O segundo é a ocupação da câmara C, isto é, a parcela de posições ocupadas. Ligação aritmética entre esses dois números não existe.

Duas leituras diferentes de 85%

85% também aparece duas vezes no artigo. O primeiro é a ocupação atual da câmara A. É um fato da planilha do conferente.

O segundo é a ocupação-alvo da câmara C no segundo movimento. É uma meta, não um fato. Levar a câmara C ao nível da câmara A significa +126 000 ₴.

O limite do terceiro movimento

A terceira linha parece a mais simples. Desligar a câmara C, levar os paletes dela para a câmara B, economizar energia.

A aritmética fecha. O armazém para de pagar 216 000 ₴ pelo frio da câmara C. A receita de 180 000 ₴ desaparece junto com a câmara.

Mas os paletes não desaparecem. Eles passam para a câmara B, e o locatário paga por eles ali. A cobrança extra devolve os mesmos 180 000 ₴.

No fim sobra a economia de energia — 216 000 ₴ por mês. Menos que o primeiro movimento, porém sem nenhuma negociação de tarifa.

E aqui aparece um limite que a tabela não tem. Na câmara B se mantêm −18 °C. Para lá vai só a carga que suporta essa temperatura.

O congelamento profundo não se muda. Peixe, sorvete e pré-prontos de −24 °C estragam na câmara B. Para eles o terceiro movimento simplesmente não existe.

O número da linha está correto, mas o movimento não é viável para todos os locatários. Ele se avalia não pelo valor, e sim pelo que está nos paletes.

De onde vieram as 180 posições livres

Na câmara B há 600 posições, ocupados 70%. Livres estão 180 posições, e pelo frio delas o armazém já paga agora.

É exatamente por isso que o terceiro movimento é possível. A carga da câmara C cabe nessas posições livres, e frio novo para ela não é preciso.

“A terceira linha eu coloquei no plano em primeiro lugar — parecia a mais barata. Depois liguei para o locatário que guarda peixe. Ele perguntou uma coisa só: qual é a temperatura da câmara B. Tirei a linha do plano no mesmo dia.”

Uma decisão de 288 000 ₴

Andrii escolheu o primeiro movimento. A tarifa agora é diferente para as três zonas: a câmara B foi para 50 ₴, a câmara C, para 76 ₴.

O preço da decisão também é conhecido. Dois contratos tiveram de ser reescritos do zero, e um locatário da câmara C não aceitou. As posições dele ficaram livres por um mês e meio.

Trocar o compressor da câmara C Andrii descartou de forma consciente. O dinheiro foi para medidores por câmara e para o controle separado da energia.

O mais difícil não foi calcular, mas dizer 76 ₴ em voz alta. Essa tarifa é quase o dobro daquela com que o armazém trabalhou sete anos.

“A negociação eu comecei pela conta de energia, não pelo preço. Coloquei dois números na mesa: quarenta e oito hryvnias de custo e quarenta hryvnias de tarifa. O locatário calculou sozinho e assinou setenta e seis. Ele viu a mesma coisa que eu.”

Um indicador por mês

A decisão Andrii formalizou em quatro mudanças na contabilidade. Todas no papel, nenhuma na casa de máquinas.

• A tarifa passou a ser por zona. No contrato agora está a temperatura da câmara, e não um número só para o armazém inteiro.
• A energia foi aberta por câmara. Não em um valor só para o armazém, mas em cada câmara separadamente.
• A ocupação se mede por câmara. 85%, 70% e 50% — três percentuais em vez de um para 1 800 posições.
• A posição vazia ganhou preço. A vaga desocupada agora pesa 6 ₴, 15 ₴ ou 24 ₴ por dia, conforme a câmara.

No resumo apareceu uma linha nova — energia por posição-palete ocupada. Em cada câmara separadamente, e ao lado dela a tarifa dessa câmara.

É por esses dois números que Andrii acompanha todo mês. Se o custo se aproxima da tarifa, ele começa a conversa sobre tarifa. Sem esperar o fim do trimestre.

O primeiro mês do novo relatório foi desagradável. A ocupação da câmara B oscilava de semana para semana, e a média do mês a suavizava.

Mudou também o objeto da negociação. Antes Andrii negociava volume, agora negocia temperatura e prazo de armazenagem.

O indicador é um: energia por posição ocupada contra a tarifa.

Conclusão para empresários. Se você vende posição e paga por volume, uma tarifa só para todas as zonas engana você. Calcule o consumo de uma posição em cada zona separadamente. Depois divida isso pela ocupação dessa zona. Você obtém o custo da unidade pela qual de fato lhe pagam. Coloque esse número ao lado da tarifa — e verá qual zona traz dinheiro e qual tira. Do mesmo modo funciona qualquer armazenagem e qualquer aluguel de capacidade: armazéns secos, silos de grãos, data centers, frotas.

Checklist para o dono

• Calcule a energia de uma posição-palete. Em cada câmara separadamente: 0,8, 2,0 e 3,2 kWh por dia são três economias diferentes.
• Passe os kWh para hryvnias. Com preço de 7,50 ₴/kWh isso dá 6 ₴, 15 ₴ e 24 ₴ por posição por dia.
• Divida o consumo pela ocupação da câmara. 6 ₴ viram 7,06 ₴, e 24 ₴ viram 48,00 ₴ inteiros.
• Coloque a tarifa ao lado. Em Andrii ela é 40 ₴, e um dos três custos já a ultrapassou.
• Conte a margem por posição, não por palete. +28 ₴, +13 ₴ e −4 ₴ — três números em vez de um, e se vê qual câmara puxa o mês.
• Dê um preço à posição vazia. Enquanto a vaga desocupada custar zero, ninguém vai enchê-la.
• Defina a tarifa pela temperatura da zona. Uma tarifa só para a refrigerada e para o congelamento profundo significa que uma câmara subsidia a outra.

O dinheiro não desaparece — você só não o vê

Sobre o armazém frigorífico se pensa que tudo é decidido pelo equipamento. Compressores, isolamento, energia de reserva. Na verdade o equipamento decide se o armazém vai funcionar.

Quanto ele vai ganhar é decidido por outra coisa. Qual é a temperatura da câmara e quantas posições nela estão ocupadas.

A linha final, nisso, não mente. 94 000 ₴ de lucro são verdade. Mas ela não diz que a câmara C tirou 36 000 ₴, e uma tarifa para três zonas, outros 288 000 ₴.

Andrii ainda mantém a câmara de −24 °C. A diferença é que agora ela custa 76 ₴ ao locatário, e não 40 ₴.

Assim que a energia por posição ocupada vira uma linha própria, se vê o principal. 5,87% não é o teto do armazém. É o resultado dele com uma tarifa só para três temperaturas.

Como ver isso no seu armazém

Tudo o que está descrito acima se sustenta em uma linha: não o armazém com uma receita só, mas cada câmara separadamente — com sua temperatura, sua ocupação e sua energia recalculada por posição-palete ocupada. Enquanto a tarifa é igual para todas as zonas, não se vê nem que a câmara refrigerada subsidia a congelada, nem que a baixa ocupação divide a mesma energia por uma base menor. Quando os mesmos dados são coletados automaticamente, fica visível qual câmara paga por si — é exatamente para isso que donos de pequenas e médias empresas usam o Finmap: para ver o quadro financeiro em vez de reconstruí-lo de memória.

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Base do tema: Contabilidade gerencial: o que é e por que todo empresário precisa dela