Entrepôt frigorifique : l'emplacement vide coûte autant

« Pendant sept ans, j'ai signé des contrats avec un seul tarif pour les trois chambres. Quarante hryvnias la palette-jour, aussi bien en réfrigération qu'en surgélation. Puis on m'a calculé l'énergie sur un emplacement occupé. Dans la chambre la plus froide, elle est sortie à quarante-huit » — c'est ainsi qu'Andrii Levchuk, propriétaire d'un entrepôt frigorifique à Brovary, a ouvert la conversation.

Le tableau est familier à n'importe quel entrepôt. Les chambres tiennent la température, le quai travaille, les locataires rentrent des palettes. Le tarif du contrat est unique, et il paraît clair.

Le calcul casse en un point. L'entrepôt vend des palettes-jours et paie le volume de la chambre. Entre ces deux unités se tient l'emplacement vide.

Ci-dessous, nous découpons l'entrepôt en deux unités. L'emplacement palette dans le rack et l'emplacement occupé, celui que paie le locataire. Et nous arrivons à comprendre pourquoi la chambre la plus froide rend moins qu'elle ne coûte.

Les deux unités existent déjà dans l'entrepôt. Les emplacements ont été comptés par le monteur des racks, l'occupation est vue chaque jour par le magasinier. En comptabilité, ni l'une ni l'autre ne figure.

Le parcours d'Andrii : trois chambres

Andrii a commencé avec une chambre à 0…+4 °C. Il prenait en dépôt des légumes et des produits laitiers, et notait son chiffre d'affaires dans un cahier. Le tarif était unique, car la chambre l'était aussi.

Ensuite sont venus les investissements. Une deuxième chambre à −18 °C, son groupe froid, un groupe électrogène de secours, des racks sur quatre niveaux. L'entrepôt a grandi jusqu'à 1 800 emplacements palette.

La troisième chambre, à −24 °C, Andrii l'a montée pour un locataire précis. Celui-ci promettait un volume constant et a signé un contrat d'un an. Il ne l'a pas reconduit. La chambre est restée, le volume non.

Le tarif, lui, n'a pas changé. Les quarante hryvnias la palette-jour sont passées du premier contrat à tous les suivants. C'est plus simple pour négocier et plus simple pour facturer.

Le bénéfice n'a pas chuté. Il a seulement cessé de croître au rythme de l'entrepôt. Andrii mettait cela sur le compte des prix du marché et des tarifs de l'électricité.

« Tant qu'il n'y avait qu'une chambre, je connaissais le coût de la journée au centime. Maintenant je vois le rapport mensuel : chiffre d'affaires, facture d'électricité, bénéfice. De quelle chambre vient chaque hryvnia, ce n'est pas écrit. Les contrats, je les signais à l'aveugle ».

Un tarif pour trois zones

Andrii s'est guidé pendant des années sur un seul chiffre. Le tarif de la palette-jour. C'est lui qu'on arrête dans le contrat et c'est sur lui qu'on négocie.

Mais le tarif ignore la température. Le locataire en réfrigération et le locataire en surgélation paient 40 ₴ pour la même journée. Leur consommation de froid diffère de plusieurs fois.

L'électricité à l'entrepôt coûte 7,50 ₴/kWh. C'est le seul prix identique pour les trois chambres. Tout le reste y est différent.

Le tarif se fixe sur la température, pas sur l'entrepôt.

Un tarif pour trois zones veut dire une chose simple. La chambre de réfrigération subventionne la surgélation. Dans les contrats, cette subvention est invisible, car ils n'ont aucune ligne de froid.

Le froid paie le volume

Le groupe froid ne sait pas combien de palettes se trouvent dans la chambre. Il tient la température dans tout le volume. Un rack vide est refroidi comme un rack plein.

C'est pourquoi la consommation de froid se compte par emplacement palette, et non par palette. Un emplacement palette, c'est une alvéole dans le rack. Elle coûte de l'argent, qu'il y ait quelque chose dedans ou non.

Le froid tient le volume de la chambre, pas les palettes.

En réfrigération, un emplacement avale 0,8 kWh par jour. Dans la chambre à −18 °C, 2,0 kWh. En surgélation, 3,2 kWh.

Passons en argent. Cela donne 6 ₴ par emplacement et par jour dans la première chambre, 15 ₴ dans la deuxième et 24 ₴ dans la troisième.

C'est une dépense qui ne réagit pas à l'occupation. Les locataires peuvent rentrer la moitié de la chambre ou la totalité. Le compresseur tournera de la même façon.

Un emplacement vide coûte autant qu'un emplacement occupé.

Ce que le rapport mensuel omettait

La comptabilité avec laquelle l'entrepôt a vécu ces années est reconnue par tout frigorifique issu d'une seule chambre. Pas un mot sur la technique n'y figure.

• Le tarif restait unique pour toutes les zones. Le contrat portait 40 ₴ la palette-jour, et la température de la chambre n'y était pas mentionnée.
• La facture d'électricité tenait sur une seule ligne. Un montant arrivait pour tout l'entrepôt. Personne ne le ventilait par chambre.
• L'occupation se mesurait par entrepôt, pas par chambre. Le rapport portait un pourcentage sur 1 800 emplacements. Quelle chambre était à moitié vide, il ne le montrait pas.
• L'emplacement vide comptait pour zéro. Une alvéole libre n'avait ni prix ni ligne. En comptabilité, elle n'existait simplement pas.
• Le chiffre d'affaires se regardait en un seul montant. Les palettes-jours se cumulaient en total mensuel, et on ne descendait pas plus bas.
• Le coût de la palette-jour occupée n'existait pas. Cette ligne ne figurait pas dans la synthèse, ni au global ni par chambre.

Six points, et tous comptables. Aucun ne parle de compresseurs ni des gens du quai. C'est pourquoi ni le mécanicien, ni le magasinier, ni Andrii ne les voyaient.

Pris isolément, chaque point paraît mineur. Ensemble, ils donnent un seul résultat. Le propriétaire voit des palettes-jours et ne voit pas ce qu'elles coûtent.

Chiffre d'affaires par emplacement palette

Passons à la seconde moitié du calcul. Le tarif du contrat est unique, mais le chiffre d'affaires par emplacement est différent. La différence vient de l'occupation.

Le taux d'occupation d'une chambre, c'est la part des emplacements où se trouve une palette. En réfrigération, il est de 85%. Dans la chambre à −18 °C, de 70% ; en surgélation, de 50%.

Le chiffre d'affaires par emplacement et par jour, c'est le tarif multiplié par l'occupation. Cela donne 34 ₴ dans la première chambre, 28 ₴ dans la deuxième et 20 ₴ dans la troisième.

Le locataire, lui, paie pour sa palette les 40 ₴ pleins. Mais l'entrepôt ne loue pas des palettes, il loue des emplacements. Et la moitié des emplacements de la troisième chambre ne rapporte rien.

Ce que le rapport par chambres a montré

Andrii a placé les trois chambres dans un même calcul. Le tarif est identique sur toutes les lignes. La différence vient de deux colonnes.

Regardez l'avant-dernière colonne. La chambre A donne +28 ₴ par emplacement et par jour. La chambre B, +13 ₴. Et la chambre C en retire 4 ₴.

Le moins de la troisième ligne n'est pas un arrondi. L'énergie par emplacement y est de 24 ₴, et le chiffre d'affaires de 20 ₴. La différence reste à la charge de l'entrepôt.

Au mois, cela fait 36 000 ₴ que l'entrepôt n'a pas gagnés. La chambre tourne, les locataires paient, les factures partent à temps.

La dernière colonne se lit encore plus simplement. Les deux premières chambres donnent 756 000 ₴ et 234 000 ₴. La troisième en reprend 36 000 ₴.

« Ce rapport, je l'ai porté sur moi une semaine. Tout le monde regardait la colonne de l'occupation et disait : la chambre est à moitié vide, rentrez-en plus. Les décisions se prennent sur l'avant-dernière colonne. C'est là qu'est la marge par emplacement ».

0,8 et 3,2 ne sont pas de l'argent

Les deux chiffres de la quatrième colonne se lisent facilement comme des hryvnias. Ce sont des kWh. 0,8 veut dire autre chose : pour tenir un emplacement en réfrigération une journée, il faut 0,8 kWh.

En argent, ils se transforment dans la colonne suivante. On y trouve 6 ₴ et 24 ₴ — la même énergie multipliée par 7,50 ₴/kWh.

34 ₴, c'est le tarif multiplié par l'occupation

Le tarif de la chambre A est le même que dans les autres : 40 ₴ la palette-jour. Et dans la colonne du chiffre d'affaires figurent 34 ₴. Ce n'est pas une remise au locataire.

C'est le même tarif reporté sur tous les emplacements de la chambre. 85% sont occupés, donc chaque emplacement reçoit 34 ₴. Dans la chambre C, 50% sont occupés, et cela donne 20 ₴.

Le coût dépasse le tarif

Reprenons la même énergie, mais sur une autre base. Non sur tous les emplacements de la chambre, seulement sur les emplacements occupés. C'est pour les occupés que paie le locataire.

Les deux dernières colonnes ne sont pas côte à côte par hasard. Dans la chambre A, la palette-jour occupée coûte 7,06 ₴ pour un tarif de 40 ₴. Dans la chambre B, 21,43 ₴.

Dans la chambre C, elle coûte 48,00 ₴. Le tarif est le même. Le coût est supérieur au prix auquel l'entrepôt la vend.

Un coût au-dessus du tarif, c'est déjà un moins.

Ce n'est plus une « marge fine » ni un creux de saison. Chaque palette de la chambre C sort de l'entrepôt en négatif. Et plus elle y reste longtemps, plus ce négatif grandit.

6 ₴ et 7,06 ₴ sont deux bases différentes

Les deux chiffres sont la même énergie de la chambre A sur une journée. La différence tient seulement à la base du partage.

6 ₴, c'est par emplacement du rack, occupé ou non. 7,06 ₴, c'est par emplacement où une palette se trouve réellement. C'est le second chiffre qu'il faut comparer au tarif.

La sous-occupation frappe deux fois

C'est ici que tout le calcul casse. L'emplacement vide entre dans le calcul par deux côtés. Ce n'est pas un problème, c'en est deux.

D'abord il retire du chiffre d'affaires. Un emplacement sans palette ne rapporte rien, car le tarif ne s'applique qu'aux emplacements occupés.

Ensuite il n'enlève aucune dépense. Le compresseur tient tout le volume de la chambre. La même énergie se divise sur moins de palettes.

La sous-occupation réduit le chiffre d'affaires, pas l'énergie.

Voilà pourquoi 48,00 ₴ est si loin de 24 ₴. La moitié de la chambre C est vide, et toute son énergie retombe sur l'autre moitié.

Dans la chambre A, la même arithmétique opère, simplement en douceur. 85% sont occupés, et 6 ₴ ne deviennent que 7,06 ₴.

« Pendant deux ans, j'ai attendu que la chambre C se remplisse d'elle-même. Je pensais qu'une chambre à moitié vide gagne simplement moins. Il s'est avéré autre chose : elle avait entre-temps doublé le coût de la journée. Cette erreur m'a coûté trente-six mille par mois ».

Le mois au total

Voici maintenant tout l'entrepôt en une colonne. D'abord le chiffre d'affaires, puis l'électricité et les charges fixes, et le bénéfice en bas.

Le chiffre d'affaires du mois est de 1 602 000 ₴. Ce sont toutes les palettes-jours des trois chambres sur 30 jours.

La facture d'électricité est de 648 000 ₴. Après elle, les trois chambres donnent 954 000 ₴ de contribution.

Face à cette contribution se tiennent les charges fixes. Elles ignorent le nombre d'emplacements occupés dans l'entrepôt.

• Salaires — 320 000 ₴.
• Amortissement — 210 000 ₴.
• Réparations et entretien des installations frigorifiques — 78 000 ₴.
• Loyer — 140 000 ₴.
• Gardiennage — 44 000 ₴.
• Frais administratifs — 68 000 ₴.

Au total 860 000 ₴. Le bénéfice est de 94 000 ₴, soit 5,87% du chiffre d'affaires.

Et cette contribution est déjà réduite des 36 000 ₴ de perte de la chambre C. Cette ligne n'a jamais figuré dans le rapport mensuel.

860 000 ₴ ignorent l'occupation

Compresseurs, racks, gardiennage et loyer restent les mêmes. Peu importe combien de palettes les locataires ont rentrées. L'amortissement de 210 000 ₴ est identique avec une chambre pleine et avec une chambre à moitié vide.

C'est pourquoi tout le travail sur le tarif et l'occupation frappe directement le bénéfice. Les charges fixes n'y réagissent en rien.

Les charges fixes ignorent le nombre d'emplacements occupés.

Où se cache la marge

94 000 ₴ pour un chiffre d'affaires de 1 602 000 ₴, cela fait 5,87%. Pour un entrepôt doté d'une telle technique, c'est peu.

Chercher la cause dans les charges fixes ne sert à rien. 860 000 ₴ pour un frigorifique de ce type, c'est de l'argent normal. Il n'y a rien à y couper.

La cause se tient plus haut. Un tarif pour trois zones de température, et la chambre A subventionne la chambre C toute l'année.

Comptez autrement. Si la chambre C arrivait simplement à l'équilibre, le bénéfice du mois serait supérieur de 36 000 ₴. C'est plus du tiers de tout le bénéfice actuel.

Un tarif pour trois zones, c'est une subvention.

Trois mouvements et leur prix

La première idée du propriétaire est toujours la même. Fermer la chambre déficitaire et l'oublier. Andrii a chiffré trois mouvements avant de décider quoi que ce soit.

Le premier mouvement est le plus fort, et c'est l'essentiel du tableau. 288 000 ₴ par mois sans une seule palette nouvelle.

Le bénéfice passe alors de 94 000 ₴ à 382 000 ₴. Soit 4,06 fois plus. Les mêmes chambres, les mêmes compresseurs, les mêmes locataires.

Le deuxième mouvement est plus faible, et il ne dépend pas de la comptabilité. Remplir la chambre C jusqu'à 85%, seul un locataire qui n'existe pas encore peut le faire.

La différence entre le premier et le deuxième mouvement est de fond. Le tarif, le propriétaire le relève lui-même. L'occupation, c'est le marché qui la lui apporte.

50 ₴ et 50% sont deux cinquante différents

Le 50 figure deux fois dans le tableau, et il parle de deux choses. Le premier est le nouveau tarif de la chambre B, en hryvnias la palette-jour.

Le second est l'occupation de la chambre C, c'est-à-dire la part des emplacements occupés. Entre ces deux chiffres, il n'y a aucun lien arithmétique.

Deux fois 85%

Le 85% figure aussi deux fois dans l'article. Le premier est l'occupation actuelle de la chambre A. C'est un fait tiré de la feuille du magasinier.

Le second est l'occupation cible de la chambre C dans le deuxième mouvement. C'est un objectif, pas un fait. Amener la chambre C au niveau de la chambre A vaut +126 000 ₴.

La limite du troisième mouvement

La troisième ligne paraît la plus simple. Éteindre la chambre C, transférer ses palettes dans la chambre B, économiser sur l'électricité.

L'arithmétique tient. L'entrepôt cesse de payer 216 000 ₴ pour le froid de la chambre C. Le chiffre d'affaires de 180 000 ₴ disparaît avec la chambre.

Mais les palettes ne disparaissent pas. Elles déménagent dans la chambre B, et le locataire les y paie. Le complément rend ces mêmes 180 000 ₴.

Au final reste l'économie d'électricité : 216 000 ₴ par mois. Moins que le premier mouvement, mais sans aucune négociation de tarif.

Et c'est ici qu'apparaît une limite absente du tableau. Dans la chambre B, on tient −18 °C. N'y ira que la marchandise qui supporte cette température.

La surgélation ne déménage pas. Poisson, glaces et plats préparés à −24 °C s'abîment dans la chambre B. Pour eux, le troisième mouvement n'existe simplement pas.

Le chiffre de la ligne est juste, mais le mouvement n'est pas exécutable pour tous les locataires. On l'apprécie non au montant, mais à ce qui se trouve sur les palettes.

D'où viennent les 180 emplacements libres

La chambre B compte 600 emplacements, dont 70% occupés. Il reste 180 emplacements libres, et leur froid, l'entrepôt le paie déjà aujourd'hui.

C'est précisément pour cela que le troisième mouvement est possible. La marchandise de la chambre C tient dans ces emplacements libres, et aucun froid nouveau n'est nécessaire pour elle.

« La troisième ligne, je l'avais mise en tête du plan : elle paraissait la moins chère. Puis j'ai téléphoné au locataire du poisson. Il a posé une seule question : quelle température il y a dans la chambre B. J'ai retiré cette ligne du plan le jour même ».

La décision à 288 000 ₴

Andrii a choisi le premier mouvement. Le tarif est désormais différent pour les trois zones : la chambre B est passée à 50 ₴, la chambre C à 76 ₴.

Le prix de la décision est connu lui aussi. Deux contrats ont dû être réécrits de zéro, et un locataire de la chambre C n'a pas accepté. Ses emplacements sont restés libres un mois et demi.

Au remplacement du compresseur de la chambre C, Andrii a renoncé sciemment. L'argent est allé aux compteurs par chambre et à une comptabilité séparée de l'électricité.

Le plus dur n'a pas été de calculer, mais de dire 76 ₴ à voix haute. Ce tarif est presque le double de celui avec lequel l'entrepôt a travaillé sept ans.

« La négociation, je ne l'ai pas commencée par le prix, mais par la facture d'électricité. J'ai posé sur la table deux chiffres : quarante-huit hryvnias de coût et quarante hryvnias de tarif. Le locataire a fait le calcul lui-même et a signé à soixante-seize. Il a vu la même chose que moi ».

Un indicateur chaque mois

La décision, Andrii l'a formalisée par quatre changements en comptabilité. Tous sont sur le papier, aucun dans la salle des machines.

• Le tarif est passé par zone. Le contrat porte désormais la température de la chambre, et non un chiffre unique pour tout l'entrepôt.
• L'électricité est ventilée par chambre. Non en un montant pour l'entrepôt, mais pour chaque chambre séparément.
• L'occupation se mesure par chambre. 85%, 70% et 50% — trois pourcentages au lieu d'un seul sur 1 800 emplacements.
• L'emplacement vide a reçu un prix. Une alvéole libre pèse désormais 6 ₴, 15 ₴ ou 24 ₴ par jour, selon la chambre.

Une ligne nouvelle est apparue dans la synthèse : l'énergie par emplacement palette occupé. Pour chaque chambre séparément, et le tarif de cette chambre à côté.

Ce sont ces deux chiffres qu'Andrii suit chaque mois. Si le coût approche le tarif, il ouvre la discussion sur le tarif. Sans attendre la fin du trimestre.

Le premier mois du nouveau rapport a été désagréable. L'occupation de la chambre B variait d'une semaine à l'autre, et la moyenne du mois la lissait.

L'objet de la négociation a changé aussi. Avant, Andrii négociait le volume ; maintenant, la température et la durée de stockage.

Un indicateur : l'énergie par emplacement occupé face au tarif.

Conclusion pour les entrepreneurs. Si vous vendez l'emplacement et payez le volume, un tarif unique pour toutes les zones vous trompe. Calculez la dépense sur un emplacement dans chaque zone séparément. Divisez-la ensuite par l'occupation de cette zone. Vous obtiendrez le coût de l'unité qu'on vous paie réellement. Placez ce chiffre à côté du tarif et vous verrez quelle zone rapporte de l'argent et laquelle en retire. Il en va de même pour tout stockage et toute location de capacité : entrepôts secs, silos à grain, centres de données, flottes de véhicules.

Liste de contrôle pour le propriétaire

• Calculez l'énergie sur un emplacement palette. Séparément pour chaque chambre : 0,8, 2,0 et 3,2 kWh par jour, ce sont trois économies différentes.
• Passez les kWh en hryvnias. Au prix de 7,50 ₴/kWh, cela fait 6 ₴, 15 ₴ et 24 ₴ par emplacement et par jour.
• Divisez la dépense par l'occupation de la chambre. 6 ₴ deviennent 7,06 ₴, et 24 ₴ deviennent 48,00 ₴ tout ronds.
• Placez le tarif à côté. Chez Andrii, c'est 40 ₴, et l'un des trois coûts l'a déjà dépassé.
• Comptez la marge par emplacement, pas par palette. +28 ₴, +13 ₴ et −4 ₴, ce sont trois chiffres au lieu d'un, et l'on voit quelle chambre tire le mois.
• Donnez un prix à l'emplacement vide. Tant qu'une alvéole libre coûte zéro, personne ne la remplira.
• Fixez le tarif sur la température de la zone. Un tarif pour la réfrigération et pour la surgélation signifie qu'une chambre subventionne l'autre.

L'argent ne disparaît pas — vous ne le voyez simplement pas

De l'entrepôt frigorifique, on pense que tout est décidé par la technique. Compresseurs, isolation, alimentation de secours. En réalité, la technique décide si l'entrepôt fonctionnera tout court.

Ce qu'il gagnera est décidé par autre chose. Quelle température règne dans la chambre et combien d'emplacements y sont occupés.

La ligne finale, pourtant, ne ment pas. 94 000 ₴ de bénéfice, c'est vrai. Mais elle ne dit pas que la chambre C a retiré 36 000 ₴, et un tarif pour trois zones, 288 000 ₴ de plus.

Andrii garde toujours la chambre à −24 °C. La différence, c'est qu'elle coûte maintenant 76 ₴ au locataire, et non 40 ₴.

Dès que l'énergie par emplacement occupé devient une ligne à part, l'essentiel apparaît. 5,87%, ce n'est pas le plafond de l'entrepôt. C'est son résultat avec un tarif pour trois températures.

Comment le voir dans votre propre entrepôt

Tout ce qui précède tient à une seule ligne : non l'entrepôt en un chiffre d'affaires unique, mais chaque chambre à part — avec sa température, son occupation et son énergie recalculée par emplacement palette occupé. Tant que le tarif reste identique pour toutes les zones, on ne voit ni que la chambre de réfrigération subventionne la surgélation, ni que la sous-occupation divise la même énergie sur une base plus petite. Quand ces mêmes données se rassemblent automatiquement, on voit quelle chambre se paie elle-même — c'est précisément pour cela que les propriétaires de petites et moyennes entreprises utilisent Finmap : pour voir le tableau financier au lieu de le reconstituer de mémoire.

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