Da Excel al pieno controllo: la trasformazione finanziaria di KLEI

Un prodotto creativo, clienti fedeli e un team motivato: bastano per darti la spinta. Ma non bastano per crescere davvero.

Senza una gestione finanziaria strutturata, è impossibile prendere decisioni consapevoli: dove investire, cosa sviluppare, cosa lasciare andare.

KLEI stampava adesivi per grandi clienti, vendeva all’estero, riceveva ottimi feedback: faceva tutto, tranne capire dove stava davvero guadagnando e dove stava perdendo soldi.

Con il saldo in banca vicino allo zero e gli ordini in aumento, è emersa una domanda: siamo davvero profittevoli o siamo solo molto occupati?

KLEI: nata con uno scopo, orientata alla crescita

KLEI è un brand ucraino di adesivi resistenti, fondato nel 2017. Invece di puntare sulla produzione di massa, ha scelto qualità e valore. L’azienda è partita con un team snello di 10 persone e lo spirito di un’impresa familiare.

Grazie all’approccio creativo e pratico del fondatore Mykyta Anikanov, il business ha preso slancio rapidamente. Poco dopo sono arrivati clienti come Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia e altri.

Quando le finanze diventano il collo di bottiglia

A prima vista, in KLEI andava tutto benissimo: ordini costanti, clienti internazionali, un prodotto di qualità. Persone in Canada ordinavano ed erano disposte ad aspettare settimane per la consegna, senza marketing aggiuntivo.

Ma nel 2021 la crescita ha incontrato un limite invisibile. Mykyta ha capito che il problema era finanziario. Non c’era una visione chiara di quanto utile generasse davvero l’azienda. Alcuni periodi erano in profitto, altri finivano in perdita. E non era semplice capire perché.

Le cause:

• Squilibri di cassa causati da modalità di pagamento diverse.
• Costi poco chiari per via della grande varietà di ordini.
• Nessun sistema unico che mostrasse dove si stavano perdendo soldi.

In quel periodo KLEI gestiva una gamma molto ampia di ordini: da 1 a 10.000 adesivi, adesivi sagomati, set e ordini aziendali.

Ma non esisteva un’analisi che mostrasse cosa fosse redditizio e cosa stesse frenando il business. Per mettere finalmente ordine nelle finanze, Mykyta ha deciso di implementare Finmap.

Voglio costruire un’azienda solida, che non crolli alla prima crisi. Serve tempo. E le finanze sono sempre state il mio punto debole: per me erano davvero difficili. — Mykyta Anikanov, fondatore di KLEI

Dai fogli di calcolo a un sistema: cosa è cambiato con Finmap

Nell’estate del 2021, Mykyta ha iniziato a testare Finmap. All’inizio dell’autunno, con l’avvio della nuova stagione lavorativa, l’azienda aveva già implementato completamente lo strumento: ha centralizzato la gestione finanziaria e mandato in pensione i fogli di calcolo.

Gli strumenti e le decisioni che hanno fatto la differenza fin dall’inizio:

• Centralizzare i dati in un unico posto

Prima di Finmap, la gestione era frammentata: conti separati, fogli di calcolo, appunti tenuti a mente. Questo creava stress continuo: i numeri torneranno? Finiremo i soldi? Ci siamo ricordati tutto?

Prima stavo tranquillo due giorni e in ansia per due settimane. Ora è il contrario: sono tranquillo quasi sempre. — Mykyta Anikanov, fondatore di KLEI

• Monitorare i crediti verso i clienti

KLEI lavorava senza acconto, per velocizzare gli ordini ed evitare di perdere vendite. I ritardi nei pagamenti dei clienti sembravano eccezioni, ma creavano buchi di cassa.

I soldi sarebbero dovuti arrivare, ma arrivavano in ritardo: e questo rallentava tutto. Con i report sui crediti e il Calendario pagamenti, l’azienda ha individuato questo punto debole ed è intervenuta.

Quando ho iniziato a usare la gestione finanziaria, ho visto in Finmap che avevamo davvero pagamenti scaduti. Così abbiamo deciso: da ora in poi, solo con acconto. — Mykyta Anikanov, fondatore di KLEI

• Controllo completo di saldi e flusso di cassa

Finmap ha reso possibile vedere la situazione finanziaria in tempo reale: saldo attuale, pagamenti in arrivo, cosa succederà domani. Ha eliminato l’ansia continua di dover “intuire” il flusso di cassa. Ora ci sono numeri, grafici e date.

Apro Finmap, controllo il saldo e le spese previste, vedo che siamo in attivo e vado avanti. Prima dovevo aprire tre conti, fogli di calcolo, appunti… e comunque non mi sentivo sicuro. — Mykyta Anikanov, fondatore di KLEI

• Categorizzare gli ordini

Per un’analisi più approfondita, hanno creato categorie in Finmap: adesivi singoli e set. Questo ha permesso di vedere la redditività di ogni tipo di prodotto , non solo il quadro generale. Di conseguenza, è diventato chiaro cosa valesse la pena scalare e cosa andasse rivisto.

Prima vedevamo solo il totale: entravano soldi, quindi sembrava tutto a posto. Ma quando abbiamo iniziato a dividere per tipo di ordine, abbiamo visto che non tutto era ugualmente profittevole. — Mykyta Anikanov, fondatore di KLEI

• Migliorare la cultura finanziaria

Le finanze erano sempre state un punto debole per Mykyta: l’argomento lo metteva in tensione. Così, insieme a Finmap, ha seguito il corso “Business Money”. Lo ha aiutato a delegare la gestione finanziaria e a capire meglio come funziona il sistema finanziario.

Prima mi chiedevo sempre: funzionerà? I numeri torneranno? Ora capisco da dove arrivano quelle domande e so come rispondere. — Mykyta Anikanov, fondatore di KLEI

La combinazione di automazione e coinvolgimento personale ha portato la cosa più importante: sicurezza. Mykyta non si affida più all’intuito: prende decisioni basate sui report e su dati reali.

È cambiata non solo la gestione delle finanze, ma il modo di guidare l’azienda.
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Un sistema finanziario come base per crescere

Dopo aver configurato Finmap e delegato i controlli, lo strumento è diventato un supporto stabile. Tutti i dati essenziali sono in un unico posto, ben organizzati e accessibili in qualsiasi momento.

Questo ha liberato tempo per ciò che conta di più: crescita, pianificazione strategica ed espansione.

Nel 2025, KLEI ha raggiunto un nuovo livello di scala:

• Ha attratto investimenti.
• Ha iniziato a costruire la propria fabbrica.
• Ha aumentato il numero di conti bancari.
• Ha lanciato una nuova struttura finanziaria allineata alla nuova fase di crescita.

Questa crescita è stata possibile solo perché esisteva già una base gestionale funzionante: non hanno dovuto ripartire da zero.

Quando conosci i tuoi numeri, sai dove stai andando

Il prossimo passo: completare la fabbrica, stabilizzare i processi e prepararsi a entrare in nuovi mercati. Finmap resta lo strumento centrale : offre struttura, controllo e una base per ogni nuova fase.

Alla fine, Mykyta riassume tutto con un consiglio semplice e concreto:

Dedica tempo alle finanze ogni settimana. Anche 30 minuti a rivedere i numeri valgono più di qualsiasi supposizione. Il titolare deve capire cosa significa ogni numero e prendere decisioni basate sui fatti.

Cosa puoi portare nella tua azienda dalla storia di KLEI

La storia di KLEI potrebbe suonarti familiare: un prodotto validato, clienti fedeli, ma all’interno spese poco chiare, buchi di cassa e la sensazione che qualcosa non torni.

Ma loro si sono fermati in tempo, hanno guardato i numeri e hanno visto la realtà. Questo ha dato loro la base per crescere, attrarre investimenti e acquisire sicurezza.

Se stai leggendo queste righe, sei già sulla strada verso una maggiore chiarezza finanziaria.

Alcune lezioni da KLEI, così non devi orientarti al buio:

• Nessun sistema = nessun controllo.
• Utile “a sensazione” = rischio di restare senza liquidità.
• Ordine finanziario = non Excel, ma automazione, abitudine e lo strumento giusto.

Fai come KLEI: non aspettare una crisi per mettere ordine.

Prova Finmap e scopri come cambia il tuo business quando le finanze diventano chiare.

Domande frequenti

1. Perché un’azienda con ordini costanti aveva problemi finanziari?
Perché ordini ≠ profitto. KLEI non aveva un sistema che mostrasse cosa generava davvero guadagno e cosa invece bloccava capitale. Questo creava buchi di cassa e costi nascosti.

2. Quale azione porta risultati immediati nelle finanze, in qualsiasi settore?
Centralizzare tutti i conti, le entrate e le uscite in un unico sistema e controllarlo ogni giorno. Riduce il caos, crea chiarezza ed evita dimenticanze. Per KLEI è stato il punto di svolta. E funziona per qualsiasi tipo di business.

3. Finmap è adatto a piccole imprese o progetti creativi?
Sì. KLEI è una piccola impresa con un prodotto creativo. Proprio per questo prima si affidavano molto all’intuito. Finmap ti permette di restare creativo, mantenendo una visione chiara dei tuoi soldi.

4. E se non capisco nulla di finanza?
Nemmeno Mykyta era un esperto, e lo dice apertamente. Ha delegato il lavoro quotidiano, seguito un corso base e imparato a leggere i report. Finmap è pensato per titolari che vogliono chiarezza senza perdersi nell’operatività quotidiana.

5. Quali risultati ha ottenuto KLEI dopo aver organizzato le finanze?
Ha attratto investimenti, avviato una produzione propria, creato una nuova struttura finanziaria e alzato il livello della gestione. Tutto basato sui dati, non su supposizioni.