Zo krijg je grip op financiële chaos en maak je je geen zorgen meer over cashflowtekorten: het echte verhaal van Bureau de Vendas

Als je kijkt naar succesvolle bedrijven die binnen 8 tot 10 jaar uitgroeien tot belangrijke spelers in hun markt en hun eigen spelregels gaan bepalen, is het bijna niet voor te stellen dat ook zij ooit klein zijn begonnen. Elk van hen heeft een eigen, uitdagend groeipad afgelegd. Maar ze hebben allemaal één ding gemeen: ze kregen hun management accounting op orde en wisten financiële uitdagingen te overwinnen.

Van één medewerker naar een internationaal bedrijf

Andrey Krupkins “Sales Bureau” is een mooi voorbeeld van een bedrijf dat het heeft waargemaakt. Vandaag is het een succesvol internationaal consultancybedrijf, maar in 2016 begon het met één medewerker en drie klanten. Andreys ervaring, kennis en doorzettingsvermogen hielpen hem om het bedrijf te laten groeien. Toch hielden hiaten in de management accounting het bedrijf tegen om goed op te schalen.

Een hoge omzet betekent niet automatisch hoge winst

Het bedrijf groeide. Er kwamen nieuwe soorten kosten bij, net als financiële managers, afdelingsbudgetten en nieuwe klanten met nieuwe eisen. Verdrinken in bureaucratie, die al aan de deur klopte, was geen optie. Het bedrijf had een eenvoudige, effectieve oplossing nodig om orde te scheppen in de chaos van bedragen en cijfers.

Rond het derde jaar van mijn ondernemerschap besefte ik dat ik financiën moest begrijpen als ik meer wilde verdienen, het bedrijf wilde opschalen, de salarissen van het team wilde verhogen, wilde weten hoeveel ik écht verdiende en financiële discipline wilde behouden. — Andrey Krupkin, oprichter van “Sales Bureau”

De oplossing leek voor de hand te liggen: ze moesten alle financiële bronnen samenbrengen in één systeem en die goed organiseren.

Nadat ze Finmap hadden gekoppeld en alle rekeningen hadden toegevoegd, konden ze eindelijk opgelucht ademhalen — de saldi gaven rust en vertrouwen. Met die cijfers leken financiële crises verre zorgen, die verdwenen zodra ze naar het totale kapitaal van het bedrijf keken.

Maar de problemen verdwenen niet, en cashgaps bleven de plannen van het bedrijf in de war schoppen.

We dachten dat we veel geld hadden omdat we een hoge omzet draaiden. Maar we beseften dat omzet nog geen winst is. — Andrey Krupkin, oprichter van “Sales Bureau”

Hoe hielp Finmap om chaos en cashgaps onder controle te krijgen?

Alle financiële bronnen samenbrengen in één systeem was pas de eerste stap om de bedrijfsfinanciën op orde te krijgen.

De tweede stap was het beheren van inkomende en uitgaande betalingen, die nu volledig zichtbaar waren. Met Finmap werd de cashflow transparant en makkelijk te begrijpen, waardoor het mogelijk werd om:

• Helemaal af te stappen van handmatige spreadsheets;
• De chaos en onzekerheid die die spreadsheets veroorzaakten weg te nemen;
• De boekhouding over alle afdelingen heen te uniformeren en te standaardiseren;
• De cashflow in realtime te volgen.
  

Andrey Krupkin, oprichter van “Sales Bureau,” deelt zijn visie:

Als je Finmap niet gebruikt, ben je een miljoen uur kwijt aan het ordenen van ingewikkelde spreadsheets waarin je processen niet eens kunt automatiseren. Finmap lost dat allemaal op.

Elke dag werd het beeld duidelijker, en het bedrijf besefte dat financiële chaos niet volledig kon worden weggewerkt zonder effectieve planning. De oplossing kwam met de Finmap-betalingskalender, die meteen liet zien op welke data klantbetalingen werden verwacht en op welke momenten uitgaande betalingen precies moesten worden gedaan.

Dankzij de automatische berekeningen in de kalender werd duidelijk wanneer er mogelijk niet genoeg geld zou zijn om leveranciers of medewerkers te betalen.

Na het aanpassen van betalingstermijnen en geplande data konden cashgaps van de lijst met financiële problemen worden geschrapt.

Gebruik Finmap
gratis!

Probeer 7 dagen financiële controle

Geen kaart nodig

Belangrijkste inzichten van “Sales Bureau”

Slim plannen en het P&L-rapport gaven eindelijk antwoord op de vraag: waar bleef de winst die eerder verdween in een grote stroom transacties? Dankzij de datum en periode van elke deal kon het bedrijf duidelijk zien welk geld het daadwerkelijk had verdiend — niet alleen per jaar of per maand, maar zelfs van week tot week.

Nadat Sales Bureau de financiële stromen had geordend, kon het met behulp van kant-en-klare financiële rapporten vaststellen:

• Welke kostencategorieën moesten worden verlaagd en geoptimaliseerd;
• Welke diensten het populairst en het meest winstgevend waren;
• Hoe debiteurenbeheer geoptimaliseerd kon worden;
• Welke bedrijfsonderdelen het snelst groeiden;
• Welke bedrijfsonderdelen vernieuwing en modernisering nodig hadden.

Hoe Finmap en “Sales Bureau” vandaag samenwerken

Vandaag heeft het bedrijf zijn management accounting volledig op orde en het proces geautomatiseerd met de tools van Finmap. Nu hebben alle senior managers, de COO en de oprichter vanaf elk apparaat transparante toegang tot financiële informatie.

Andrey merkt op dat financiële controle op basis van Finmap het mogelijk maakte om een nauwkeurigere salesstrategie op te bouwen: 

Als ik vergelijk hoe we aan het begin van het bedrijf met accounting omgingen met hoe we dat nu doen, weet ik zeker dat we 50 keer minder tijd aan financiën besteden! — Andrey Krupkin, oprichter van “Sales Bureau”

Je kunt het zelf ervaren door je aan te melden voor Finmap. Orden en automatiseer je financiële administratie en verspil geen tijd meer aan bureaucratie!