Zdarza się, że firma przynosi zyski, ale nagle brakuje jej pieniędzy.
Ta sytuacja nazywana jest „luką gotówkową”. Wynika to z faktu, że kierownik niewłaściwie obchodzi się z pieniędzmi firmy.

Ten artykuł nie jest przeznaczony dla początkujących. Przyda się tym, którzy mają już mniej lub bardziej rozwinięty biznes: mają kontrahentów lub sami nimi są, oferują swoim klientom odroczone płatności, przez co pojawiają się należności. Jeśli to wszystko dotyczy Ciebie, a dodatkowo masz problemy z powodu braku pieniędzy – artykuł jest dla Ciebie

Tym razem porozmawiamy o tym, czym jest luka gotówkowa na przykładach, a następnie – o tym, jak się z niej wydostać.

USŁUGI

Projekt się wydłużył

Powiedzmy, że zajmujesz się nagrywaniem filmików reklamowych. Przychodzi klient i chce złożyć zamówienie na 5 filmów. Wyceniasz pracę na 250 tysięcy złotych. Klient zobowiązuje się, że wpłaci zaliczkę w wysokości 30%, a pozostałą kwotę – po zakończeniu projektu. Jest to dla Ciebie bardzo ciekawy projekt, więc zaczynasz pracę. W momencie startu projektu na koncie swojej firmy masz 150 tys. złotych.

Podczas kręcenia filmików przychodzi czas, aby zapłacić kamerzyście i montażyście 50 000 zł oraz zapłacić 30 000 zł za wynajem biura i sprzętu. Odkładamy jeszcze tę samą kwotę na następny miesiąc, a resztę zostawiamy dla siebie.

Miesiąc później, kiedy zrobiłeś 3 z 5 filmów, ponownie wypłacasz wynagrodzenia i płacisz za biuro/sprzęt. Na tym etapie pieniądze się skończyły. Ale to jeszcze nie jest luka gotówkowa.

Klientowi nie podobają się dwa ostatnie filmy, nie zatwierdza ich i prosi o ponowne nakręcenie materiału. Projekt się wydłuża, a Ty musisz znowu wypłacić wynagrodzenia i opłacić wynajem biura i sprzętu.

To już jest luka gotówkowa.

Bierzesz coś na uspokojenie, namawiasz kamerzystę i montażystę do dokończenia pracy, robisz super prezentację dla klienta i przekazujesz ostatnie filmy. Klient wpłaca pozostałe 70%.

Wypłacasz wynagrodzenia i płacisz za biuro. Znowu masz pieniądze na koncie.

Możesz łatwo uniknąć takich sytuacji, jeżeli na poważnie zajmiesz się rachunkowością zarządczą w swojej firmie i zaczniesz z wyprzedzeniem planować swoje wydatki. Możesz spróbować to zrobić razem z Finmap za darmo przez 14 dni i przekonać się, jak to działa, korzystając z kalendarza płatności.

Wypróbuj Finmap

PRODUKCJA

Nie przewidziałeś wydatków

Teraz wyobraźmy sobie, że prowadzisz produkcję poligraficzną. Otrzymałeś duże zamówienie na produkcję naklejek do nowego serialu Netflix. Klient prosi o odroczoną płatność do 30 dni od daty realizacji zamówienia. Doszedłeś do wniosku, że skoro masz wystarczająco materiałów na magazynie, a na koncie 200 tys. zł, to możesz brać się do pracy.

Kilka dni później księgowa przypomina, że ​​za obsługę maszyn trzeba zapłacić 100 tys. zł. Płacisz. Jednocześnie kończysz zamówienie i wysyłasz naklejki do klienta. Klient ma 30 dni, aby dokonać płatności.

Tydzień później mija termin zapłaty za materiały, które kontrahent wysłał Tobie miesiąc temu. Za papier płacisz 90 000 zł, zostaje 10 000 zł.

W kolejnym tygodniu, zgodnie z planem, będziesz musiał wypłacać wynagrodzenia pracownikom i płacić za wynajem magazynu, a jesteś spłukany. Nie możesz wstrzymać wypłaty wynagrodzeń, bo dostaniesz grzywnę, więc pożyczasz 30 000 zł od znajomego i wypłacasz wynagrodzenia. Przekonujesz właściciela magazynu, żeby poczekał jeszcze jakiś czas.

W końcu klient opłaca fakturę, oddajesz znajomemu 30 tyś. i i świętujesz. Właściciel magazynu narzeka, że ​​to ostatni raz, a znajomy żartuje, że powinien był naliczyć jakiś procent do pożyczki.

Aby uniknąć luki gotówkowej, załóż kalendarz płatności – tabelkę, w której z miesięcznym wyprzedzeniem będziesz zapisywał przyszłe przychody i wydatki, abyś codziennie mógł sprawdzać, ile pieniędzy będziesz miał w przyszłości. Możesz korzystać z zautomatyzowanych narzędzi, np. Finmap, w którym automatycznie zobaczysz, kiedy i ile musisz zapłacić oraz w jakim okresie czeka Cię luka gotówkowa – serwis ostrzeże Cię o tym, podświetlając datę w kalendarzu na czerwono.

HANDEL

Niepostrzeżenie wyrosły koszty

Wyobraźmy sobie sklep internetowy z kotłami gazowymi. Rozpoczyna się sezon grzewczy: masz mnóstwo zamówień i pieniędzy. W tym wszystkim umknęło Ci, jak powoli rósł koszt kliknięcia w reklamę i zapłaciłeś Googlowi nie 200 tysięcy, zgodnie z planem, a 500 tys. Zbytnio Cię to nie zdenerwowało, bo masz wystarczająco pieniędzy na koncie. Aby to uczcić, wypełniłeś cały magazyn towarem.

Zamówienia wciąż wpadają, nadal wydajesz pieniądze i płacisz Googlowi więcej, niż planowałeś. Wreszcie sezon się kończy. Napływ przychodu spada, zaczynasz spłacać zobowiązania wobec dostawców i hop, pieniądze się kończą.

Trafiłeś w lukę gotówkową, bo w ciągu dwóch miesięcy wydałeś na reklamę o 600 tys. więcej, niż planowałeś. Zamiast mieć zysk po sezonie, jesteś stratny.

Przygotuj budżet przed rozpoczęciem sezonu sprzedażowego. Może to być tabela, do której wprowadzisz wszystkie przyszłe wydatki, abyś mógł monitorować ich realizację w trakcie sezonu. Każdy wydatek ma w budżecie swoją osobę odpowiedzialną. Jeśli coś pójdzie nie tak, będziesz miał kogo zapytać.


HORECA

Spisano na straty więcej, niż zazwyczaj

Masz sieć 3 kawiarni. Zysk wynosi 50 tysięcy zł. miesięcznie. Przez cały rok co miesiąc spisujesz około 20 tysięcy zł. na produkty po terminie – jest to uwzględnione w budżecie. Co miesiąc wypłacasz sobie 50 000 zł od zysku, a bariście i osobie od social mediów – 15 000 zł wynagrodzenia.

Wyobraźmy sobie, że jak zwykle w połowie miesiąca wziąłeś dla siebie 50 tys., spłaciłeś też wynagrodzenia, a pod koniec miesiąca dowiedziałeś się, że jesteś na minusie 25 tys. Aby móc wydać pracownikom kolejną pensję, wpłacasz na konto brakującą kwotę z własnej kieszeni i zaczynasz analizować to, co się wydarzyło.

Okazało się, że barista zrobił spisania na dwa razy większą kwotę niż zwykle, a dowiedziałeś się o tym dopiero pod koniec miesiąca.

Obliczając swój model biznesowy, zawsze zostaw trochę miejsca na wypadek awarii sprzętu lub spisania przez pracowników większej liczby produktów niż planowałeś.

Kontroluj spisania. Zainstaluj monitoring i wyznacz osobę, odpowiedzialną za to, by raz w tygodniu przeprowadzać audyt. Lepiej jest doliczyć wynagrodzenie takiemu pracownikowi, niż dowiadywać się o zadłużeniu na koniec miesiąca. Możesz też przewidzieć takie sytuacje za pomocą Finmap, kontrolując na bieżąco wskaźniki finansowe, nie czekając na comiesięczne sprawozdania.

Wypróbuj Finmap

W KAŻDEJ FIRMIE

Za dużo wyjąłeś z obrotu

To klasyk, zwłaszcza u początkujących. Dostałeś dużo zleceń, otrzymałeś zaliczki za pracę i od razu kupujesz MacBooka i nowego iPhone’a. Przychodzi czas, by zapłacić wykonawcom i kontrahentom, a pieniędzy już nie zostało. A do tego jeszcze niezadowolony klient prosi o zwrot.

Zadłużenie się kumuluje i stopniowo luka gotówkowa zamienia się w deficyt gotówkowy. Firma popada w długi.

Jeśli nie chcesz mieć luki gotówkowej:

1. Załóż kalendarz płatności

2. Bierz taką zaliczkę, której wystarczy do końca projektu. Weź pod uwagę wszystkie koszty i nieprzewidziane ryzyko.

3. Daj swoim klientom odroczenia płatności na taki okres, w którym będziesz miał wystarczająco dużo pieniędzy, aby wypełnić swoje zobowiązania wobec dostawców, pracowników i innych kontrahentów.

4. Śledź terminy realizacji projektu. Gdy terminy się wydłużają, projekt traci na wartości, co oznacza, że ​​Twój zysk maleje.

5. Miej środki rezerwowe. Zapasy finansowe powinny być przewidziane na wypadek, gdyby coś poszło nie tak: zepsucie sprzętu i potrzeba naprawy itp.

6. Gdy sprzedaż rośnie, nie patrz na przyrost gotówki w kasie, a prowadź ewidencję zobowiązań i obliczaj zysk netto.

7. Kup sobie Bentleya nie w szczytowym momencie sezonowości, a po obliczeniu przychodów, zysku netto, przyszłych wydatków i zaplanowaniu budżetu na rozwój firmy. Nie zapomnij o podatkach, pożyczkach i amortyzacji.

Wypróbuj Finmap za darmo przez 14 dni i zapomnij o lukach gotówkowych na zawsze.