KLEI – serwis drukujący naklejki i sticker packi

Strona:
Insragram: @stickers.klei

Nikita Anikanow – założyciel i kierownik firmy KLEI
Chce rozwijać swój biznes
Doprowadza finanse do porządku razem z Finmap
Lubi, gdy naklejki się nie ścierają

Czy cokolwiek może wstrzymywać rozwój biznesu, który ma fajny produkt i zjednoczony zespół z zapałem do pracy? Tak. Na przykład niepoprawnie ustawiona rachunkowość.

„Nie ma sensu w skalowaniu chaosu”, – powiedział nam w wywiadzie Nikita, właściciel i kierownik serwisu drukowania naklejek. Rzeczywiście, jak mamy planować wzrost i wyjście na inne rynki, kiedy nie wiemy, co w ogóle się dzieje z pieniędzmi w firmie. Mamy zysk, czy firma jest stratna?

Jesienią 2021 roku Nikita postanowił usystematyzować finanse w swoim projekcie i zebrać wszystkie dane w jednym miejscu. Po co i co mu to dało – opowiadamy w tym artykule.

Dane

Serwis druku naklejek KLEI wystartował w 2017 roku, a w marcu 2022 wybije mu 5 lat. Zespół liczy 10 ludzi, niewielki, prawie rodzinno-koleżeński biznes.

Dlaczego wybrali tę branżę? Nikita odpowiada:

Naklejki – to ostatni bastion rzeczy fizycznych, w świecie, gdzie wszystko podlega digitalizacji.

W ciągu kilku miesięcy od startu udało im się dobrać sprzęt, ulepszyć proces produkcji, osiągnąć niezbędny poziom jakości i pozyskać pierwszych klientów wśród projektantów. Ostatni z kolei docenili produkty i zaczęli polecać KLEI swoim zleceniodawcom. Biznes zaczął się rozwijać.

Teraz robią naklejki dla różnych fajnych projektów i marek, między innymi: Wix, Wikimedia, Reface, Banda agency i inne. My w Finmapie też zamawialiśmy u nich nasze wlepki.

Wydawać by się mogło – co stoi na przeszkodzie u KLEI, aby rozkleić swoje przylepki wszystko dookoła, od kawiarni po rakiety SpaceX? Przecież znajdują ich już klienci z Kanady, zamawiają naklejki i zgadzają się na czas oczekiwania około 4+ tygodni, póki przesyłka dojedzie-dopłynie-doleci.

Nikita przyznaje: jedną z przyczyn, dlaczego nie mieli zbytnio szybkiego tempa rozwoju przez te wszystkie lata, były problemy w finansach. Zdarzały się luki gotówkowe, okresy bez zysku. Nie mieli żadnego systemu, aby to zrozumieć. Sam produkt jest wieloskładnikowy. Zamówienia są bardzo różne, od 1 naklejki do 1000 lub nawet 10 000. Konturowe, okrągłe… Spora macierz produktowa, w której były luki.

Aby tworzyć system rachunkowości, zobaczyć problematyczne miejsca i zrozumieć, jak działać, Nikita postanowił podłączyć Finmap.

Zadanie: stworzyć zdrowy biznes

Dążę do stworzenia firmy, która będzie niezawodna i nie zginie przy pierwszym kryzysie. To wymaga czasu. A finanse – to mój słaby punkt, który sprawiał mi wiele trudności, – mówi Nikita.

KLEI chcą się rozwijać, wychodzić na inne rynki (na razie działają tylko w Ukrainie). Cel: przychodzić tam, gdzie są kiepskie naklejki i robić dobre.

Chcąc to osiągnąć, jesienią Nikita poważnie wziął się za prowadzenie rachunkowości finansowej. Pierwszym krokiem było podłączenie Finmap. Przy pomocą serwisu założyciel KLEI chciał:

• wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową;
• uporządkować zadłużenia, wiedzieć, wobec kogo mamy dług, a kto – wobec nas;
• zobaczyć luki gotówkowe, aby więcej do nich nie dopuścić;
• zrozumieć, czy firma ma zyski, czy jest stratna;
• zebrać dane, który z produktów przynosi największy zysk.

Rozwiązanie od Finmap

Aby od razu wykluczyć ryzyko niesystematycznego korzystania z serwisu (= sytuacje typu „zapomniałem, wpiszę później, nie chciało mi się, mam ważniejsze zadania”), w pierwszej kolejności Nikita zlecił prowadzenie rachunkowości dyrektorce finansowej, będącej zarazem jego mamą. Wcześniej nigdy nie prowadziła rachunkowości w serwisach, ale w Finmap wszystko okazało się być łatwe i zrozumiałe.

Finmap pomógł w najsłabszym obszarze: wszystko zrozumieć, zorganizować, uwzględnić. Tu wszystko jest proste – wchodzisz – tu masz swoje okienko, bilans, raporty za dany miesiąc.

Ale i sobie Nikita przydzielił zadanie – równolegle z wdrażaniem serwisu zaczął przechodzić kurs „Pieniądze w biznesie: od chaosu w rachunkowości finansowej do systemu w 5 krokach”. Aby zrozumieć: jak poprawnie prowadzić rachunkowość, na co zwracać uwagę, jak interpretować wskaźniki i rozumieć, co dzieje się w biznesie każdego dnia.

Następnie KLEI wprowadziło zasadę – pracować z zaliczką. Wcześniej nie zawsze stosowali tę regułę, aby przyspieszyć proces dla klienta. Tym bardziej, że sytuacje, kiedy klienci nie płacili za usługi, zdarzały się rzadko. Jednak wstrzymanie wypłat nie raz prowadziło do luk gotówkowych.

Po rozpoczęciu prowadzenia rachunkowości w Finmap, Nikita zobaczył, że gromadzą im się długi od klientów (należności*). Stwierdził, że warto jednak systematycznie przechodzić do pracy na zaliczkę.

*Należności – kiedy ktoś ma zadłużenie wobec Twojej firmy. Przykładowo, KLEI już wydrukowali partię naklejek, a klient wciąż ich nie opłacił. W Finmapie znajduje się oddzielny raport „Należności”, który pokazuje, kto i ile jest winien Twojej firmie. Pomaga w kontrolowaniu takich długów, nie zapominać o nich i w razie potrzeby przypomina kontrahentom o wpłaceniu niezbędnej kwoty.

Oprócz należności, Nikita zaczął śledzić w Finmapie przepływy finansowe za pomocą raportu „Pieniądze”*. Teraz kontroluje nie tylko wyniki finansowe, ale i wie o każdej kwocie, która wpływa do firmy, lub jest wydawana.

*W Finmap raport „Pieniądze” pokazuje ruchy środków pieniężnych, aby przedsiębiorca widział, jakie kwoty wpływają, a jakie są wydawane przez firmę.

Za jeden z najważniejszych dla siebie raportów Nikita uważa „P&L”*. W końcu, wprowadzając rachunkowość finansową, chciał zrozumieć, czy firma ma w ogóle zysk i jaki, czy są ubytki. Aby później móc podejmować decyzje o skalowaniu. Przecież jeżeli projekt jest stratny, to trzeba najpierw zlikwidować problemy z finansami, a dopiero później zwiększać skalę.

*P&L – to raport o zyskach i stratach. W Finmapie automatycznie odejmuje ze wszystkich wpływów za dany okres (na przykład miesiąc) wszystkie wydatki w tym samym okresie. W ten sposób przedsiębiorca widzi, czy firma posiada zysk, czy biznes jest stratny.

A żeby zrozumieć, które konkretnie naklejki przynoszą największy zysk, Nikita korzysta z funkcji Kategorii*. Według niego, w ciągu 3 miesięcy prowadzenia rachunkowości finansowej w Finmap, wypróbowali różne opcje i teraz korzystają z podziału na dwie kategorie: oddzielne naklejki i zestawy (kiedy na 1 kartce drukuje się dużo naklejek). Wprowadzając każdą kwotę wpływów, odznaczają, czy było to zamówienie oddzielnej naklejki, czy zestawu.

*Za pomocą Kategorii w Finmap, użytkownik może oznaczyć typy wpływów i wydatków. To pomaga w śledzeniu transakcji każdego konkretnego typu. Na przykład, KLEI mogą widzieć wpływy tylko z zamówień zestawów naklejek.

Na razie firma znajduje się na etapie gromadzenia informacji. Jak mówi Nikita, nie śpieszy im się. Kończy oglądanie kursu i jednocześnie od razu stara się korzystać ze zdobytej wiedzy w swojej firmie. Dodatkowo zagłębia się w możliwości Finmap, aby maksymalnie móc skonfigurować serwis pod swoją działalność i zdobywać więcej przydatnych danych.

Co w rezultacie

• KLEI wdrożyło systematyczny system rachunkowości finansowej, po raz pierwszy od prawie 5 lat istnienia firmy.
• Zobaczyli swoje czułe punkty w finansach. Na przykład to, że przez brak pobierania zaliczek gromadzą się należności, które w rezultacie prowadzą do luk gotówkowych. Dlatego zaczęli pracować z zaliczką, co znacznie obniżyło poziom długów ze strony klientów.
• Śledzą przepływy finansowe, kontrolują, ile pieniędzy wpływa do firmy, a ile jest wydawanych.
• Kontrolują rentowność firmy. To z kolei było podstawą do podjęcia decyzji o rozszerzeniu skali działania.
• Pojawiło się więcej czasu, który można poświęcić na rozwój biznesu. Przecież prowadzenie rachunkowości przez Finmap nie wymaga dużo wysiłku.

Pojawił się Finmap, domknęliśmy luki w finansach i zrozumieliśmy, że możemy robić coś poważniejszego, – mówi Nikita. A my już zacieramy rączki i czekamy, kiedy naklejki od KLEI zdobędą ten digitalizowany świat

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem: