Gdy zaczęła się pandemia, wiele firm zetknęło się z kryzysem. Przygotowaliśmy kilka historii o biznesach, którym udało się w okresie pandemii pozytywnie odmienić swój stan finansowy.

1) Obcięli pensję pracownikom – zbuntował się tylko jeden

W firmie, podczas analizy stałych wydatków odkryto, że wynagrodzenia działu sprzedaży są wręcz kosmiczne. Były hojne odsetki od transakcji, a do tego kwoty nie miały górnej granicy.

Zmodyfikowano system motywacji, a mianowicie ograniczono rozmiar wynagrodzenia. Pozostało ono konkurencyjne, ale nie nieograniczone.

A na dodatek skupiono się na korporacyjnym odpoczynku i edukacji. To mocno zintegrowało zespół, wyniki zaczęły być bardziej stabilne. W pierwszym kwartale udało się “odbić” 4000 złotych.

Były obawy, że pracownicy wyrażą niezadowolenie, ale zbuntował się tylko jeden. Firma obecnie się poszerza, przychodzą nowi pracownicy, w tym również do działu sprzedaży. Taki system motywacyjny – “bez górnej granicy” – mocno motywuje, ale i nieźle zjada zysk firmy.

2) Zrezygnowano z głupot – zaczęto opłacać wydatki tylko na żądanie.

Firma dokonywała bardzo dużej ilości transakcji i nie można było prześledzić, czy każda z nich ma sens.

Właściciel podpisywał rachunki intuicyjnie, nie śledząc tego, czy te wydatki są niezbędne. Mogło być tak, że właściciel firmy nie rozumiał, po co jest ten zakup i czy jest w ogóle potrzebny.

Wprowadzono system żądań na wydanie środków. Kierownicy działów sporządzali wnioski na spłatę faktur. Wnioski te były rozpatrywane w radzie zarządu: każdy kierownik powinien był wytłumaczyć cel zakupu z punktu widzenia inwestycji.

To zaangażowało kierowników w optymalizację wydatków i istotnie zmniejszyło ilość zmiennych wydatków w firmie.Takie rzeczy często zdarzają się w firmach, gdzie rachunkowość zarządcza nie jest prowadzona przez właściciela firmy, albo dyrektora finansowego. Po prostu nie mają na to czasu. W takich przypadkach z pomocą przychodzi Finmap – serwis do automatyzacji rachunkowości, dzięki któremu właściciel lub dyrektor finansowy mogą za pomocą automatycznych raportów śledzić przepływy pieniężne, oraz widzieć, które grupy transakcji są zbędne.

Wypróbuj Finmap

3) Zaczęto planować wydatki – skończyły się spontaniczne zakupy

W sieci stomatologicznej w związku z pandemią powstał spory problem z optymalizacją wydatków, lub całkowitą rezygnacją z niektórych kategorii. Zaczęto przeglądać i analizować wszystkie kategorie wydatków. Postanowiono nie ruszać wypłat, mimo, że były wyższe niż średnia rynkowa, ponieważ najważniejszą kwestią w tym biznesie są profesjonalni, renomowani lekarze. Pacjenci przychodzili nie tyle do kliniki, jak do konkretnego lekarza, co do którego nie mają wątpliwości. Głupio by było ich stracić przez obcięcie wynagrodzenia.

W pierwszej kolejności postanowiono zoptymalizować wydatki magazynowe. Przeprowadzono inwentaryzację i zaczęto prowadzić ewidencję materiałów, aby kupować ich tyle, ile trzeba, a nie z ogromnym nadmiarem.

Przejrzano strukturę wydatków i zobaczono, że istnieje dużo niezaplanowanych wydatków zmiennych. Zaczęto prowadzić budżet i z góry planować wydatki. Pomogło. Skończyły się spontaniczne wydatki, które w zasadzie nie były potrzebne – dotyczyły wydatków biurowych czy gościnnych. Wdrożono podejście inwestycyjne – każdy zakup postrzegamy jako inwestycję i zastanawiamy się, co nam przyniesie.

Wszystko to pomogło w przetrwaniu kwarantanny i zachowaniu silnego zespołu.

4) Czynsz opłacono usługami, zamiast pieniędzmi

Jednym ze sposobów optymalizacji podczas kryzysu jest działanie na zasadzie win-win. Przynajmniej częściowo. Świetnie sprawdza się w sferze usług, a jeżeli mamy sytuację zupełnie krytyczną, to można spróbować umówić się na opłatę materiałów poprzez dostarczenie usługi.

Klinika stomatologiczna podczas kryzysu postanowiła rozliczyć się za dwumiesięczny najem barterowo. Właściciel lokalu wyleczył wszystkie zęby, a klinika wydała pieniądze jedynie na materiały, które były już kupione z zapasem.

5) Zamknięto nierentowną działalność

Firma działa w kilku kierunkach, nie prowadzi rachunkowości zarządczej oraz nie wie, jaki zysk przynosi każdy z kierunków.

Sporządzono rachunek zysków i strat, w którym przychód, zmienne i ogólnoprodukcyjne wydatki podzielono według kierunków. Okazało się, że istnieje kierunek, który jest nieopłacalny i stratny.

Podjęto decyzję o wstrzymaniu tego kierunku i umocnieniu tych opłacalnych. Rentowność zysku netto zwiększyła się o 20 punktów procentowych – z 30% w pierwszym kwartale, do 50% w drugim. Finmap umożliwia prowadzenie rachunkowości według kierunków oraz pozwala przejrzeć te, które przynoszą zyski i te, które generują straty.

Wypróbuj Finmap za darmo przez 14 dni i zoptymalizuj swoje wydatki.