Bogan Puzański – dyrektor finansowy
Zajmuje się wszystkimi kwestiami finansowymi w sieci biznesów, działających w różnych branżach – od nieruchomości, przez kursy online, po bycie influencerem.

Instagram wynajmu nieruchomości Be My Guest @bemyguest.kyiv
Instagram hotelu Live.Here.Hotel: @live.here.hotel
Online-obóz „Ścieżka pomarańczowego blogera”:
Blog Anity Słowikowej: @anita_solovei

Uruchomić w ramach jednego biznesu kilka absolutnie odmiennych kierunków na raz? Jak nie, jak tak. Przedsiębiorcy często zapalają się z nowymi pomysłami i za wszelką cenę chcą je urzeczywistnić. Wynajem na doby? Okej. Hotel? Oczywiście. Kurs online? Obowiązkowo. A co powiesz na blog osobisty? Chcę!

O to, jak się przy tym wszystkim czuje dyrektor finansowy takiego biznesu, zapytaliśmy Bogdana Puzańskiego, bo to właśnie on musi doprowadzać finanse do porządku i nie dopuszczać chaosu w finansach Anity Słowikowej. Jak sobie z tym radzi i w czym mu pomaga Finmap, opowiadamy w tym artykule.

Dane

Biznes Anity posiada kilka kierunków jednocześnie, zarówno offline (hotel i wynajem na doby), jak i online (blog na Instagramie, platformy edukacyjne). I jest sobie dyrektor finansowy Bogdan, który musi to wszystko ogarniać.

Systematyczna rachunkowość była prowadzona w biznesie prawie od samego początku, za pomocą tabelek Excel. W końcu skala działania była duża, przed pandemią w samym wynajmie krótkoterminowym znajdowało się 60 mieszkań. Były one wynajmowane na doby, a zatem wydatki również w dużych ilościach wpływały codziennie. Oprócz tego, nierzadko wydatki były popełniane z prywatnych kart i portfeli. Dlatego kontrola wszystkiego była wręcz niezbędna.

Teraz biznes został przeformatowany, ponieważ w związku z pandemią popyt na wynajem dobowy zmalał. Większy nacisk położono na bloga i usługi informacyjne. Dlatego ilość kierunków zwiększyła się, a zespół liczy około 20 osób. Wszystko to należało usystematyzować.

Task

Excel był wygodny do momentu, aż nie pojawiło się u nas kilka kierunków.

Po pojawieniu się kilku różnych kierunków działalności, pojawiła się potrzeba uproszczenia procesów, ponieważ prowadzenie tabelek w Excelu zaczęło zajmować zbyt dużo czasu. A duża ilość danych dodatkowo utrudniała świadomość, co się w ogóle dzieje w biznesie. Dlatego przed Finmap Bogdan postawił następujące zadania:

1. Usystematyzowanie rachunkowości, aby móc widzieć zarówno ogólną sytuację w biznesie, jak i oddzielne dane z każdego kierunku;
2. Ułatwienie prowadzenia rachunków i tracenie mniejszej ilości czasu;
3. Sprawienie, aby dane były bardziej przejrzyste. Aby w dowolnej chwili można było szybko zrozumieć obecną sytuację finansową w biznesie, nie tracąc dodatkowego czasu na dogłębne analizy.

Rozwiązanie od Finmap

Super, że w Finmap można stworzyć kilka różnych projektów i w każdym z nich prowadzić oddzielną rachunkowość.

Bogdan od razu postanowił nie tworzyć w serwisie kilku kont firmowych, a prowadzić rachunkowość na jednym, dzieląc wszystko na Projekty*. Bo firma, w zasadzie, jest jedna. Posiada jeden wspólny rachunek w banku, z którego już pieniądze są przeznaczane na różne kierunki. Dlatego wygodniej było stworzyć kilka projektów w ramach jednej firmy, aby widzieć:

• ile łącznie pieniędzy posiada biznes;
• jak rozdzielane są przepływy pieniężne;
• jaki kierunek działa dobrze, a jaki średnio.

*Użytkownicy Finmap mogą stworzyć oddzielne kierunki działalności lub klientów w postaci „Projektów”. Następnie w raportach będzie widoczna marża, zysk i rentowność każdego projektu oddzielnie.

Przy pierwszym wdrożeniu serwisu Finmap 1.0 każde mieszkanie z wynajmu dobowego dodano jako odrębny projekt. Wyszło aż 70 projektów. Z jednej strony pomagało to w dostrzeganiu rentowności każdego mieszkania.

Fajnie było widzieć wzlot lub upadek tego, czy innego projektu. Mogliśmy zrozumieć, na przykład, z jakiego mieszkania zrezygnować, ponieważ przynosiło nam więcej ubytków, niż zysku.

Z drugiej zaś, taka ilość projektów utrudniała prowadzenie rachunkowości. Często bywało tak, że miały wspólne wydatki. Na przykład, zakup ręczników, pościeli, chemii do sprzątania. Wychodziło na to, że wydatek jest jeden, a wprowadzać go trzeba było w 70-ciu projektach.

Dlatego pierwsze wdrożenie Finmap szło dość ciężko. „Trudno było wdrożyć, ponieważ wszystkie zmiany zachodzą z trudnością. Kiedy od 5 lat pracujesz w Excelu, to nie jest zbyt wygodne, ale stabilne”, – przyznaje Bogdan. Ewidencja 70-ciu projektów naraz też dodawało komplikacji.

Wdrożenie Finmap 2.0

Z początkiem pandemii popyt na wynajem dobowy zmalał. Bogdan i Anita ujrzeli, że efektywność biznesu się zmniejszyła, przy tak samo wysokim pochłanianiu czasu. Dlatego większość mieszkań wynajęli długoterminowo, a z niektórych w ogóle zrezygnowali. Zamiast tego skupili się na kursach edukacyjnych i blogu.

Teraz Bogdan prowadzi w Finmap 7 projektów, zamiast 70. Mieszkania połączył w jeden projekt. Z racji tego, że większość z nich od teraz znajduje się w najmie długoterminowym, informacja z miesiąca na miesiąc prawie się nie zmienia. Jednak żeby mimo wszystko móc zobaczyć dane każdego z nich, korzysta z tagów.

Dodatkowo, Bogdan aktywnie korzysta z funkcji Kategorie*. „Stworzyliśmy własne kategorie i możemy widzieć całościowy obraz na jednym ekranie, nie przeklikując zakładek w Excelu”, – opowiada.

Jest to wygodne zwłaszcza dla ewidencji wydatków. W biznesie istnieją zarówno wydatki stałe (np. pensje, opłaty narzędzi do pracy), jak i zmienne (np. wynajem studia fotograficznego).

*Za pomocą Kategorii w Finmap, użytkownik może oznaczyć typy wpływów i wydatków. To pomaga w śledzeniu transakcji każdego konkretnego typu. Na przykład, widzieć, ile wyniosły w tym miesiącu wydatki na sesje zdjęciowe dla bloga.

Bardzo wygodne jest oznaczanie ich za pomocą kategorii i śledzić, ile i na co wydajemy pieniądze. Dodatkowo, to pomaga zobaczyć, jak niektóre wydatki ze zmiennych stają się stałymi, aby w przyszłości planować je w Kalendarzu płatności*.

*W Kalendarzu płatności Finmap można zobaczyć saldo i ruchy środków pieniężnych za dowolną datę. W tym również transakcje zaplanowane na przyszłość. Jeśli dodajemy nadchodzące wpływy lub wydatki, Kalendarz płatności pokaże, czy wystarczy pieniędzy i czy istnieje ryzyko luki gotówkowej.

Lifehacki rachunkowości finansowej od Bogdana

Wprowadzać informacje codziennie. Jeśli nie wychodzi, to chociaż zachowywać w notatkach*, bo inaczej zapomnimy o wszystkim wieczorem tego samego dnia.

*A jeszcze lepiej będzie korzystać z bota w Telegramie od Finmap, żeby wprowadzać wszystkie operacje prosto z telefonu w dowolnym wygodnym momencie.

• Podłączyć konta i karty do Finmap, aby wszystkie transakcje były automatycznie pobierane.

• Jeśli posiadasz kilka projektów lub kierunków, ale pracują przy nich ci sami pracownicy, lepiej będzie usunąć wynagrodzenia z listy projektów i utworzyć je jako odrębną kategorię wydatków. Na przykład, kiedy masz i kursy online, i hotel, i bloga, a pozycjonowaniem tego wszystkiego zajmuje się ten sam targetolog.

• Jeśli tego nie zrobimy, to ciężko będzie rozdzielać każdą wypłatę między wszystkimi projektami. A przywiązywać do jakiegoś konkretnego kierunku – nie jest dobrze, ponieważ wtedy jeden projekt będzie ponosił wydatki za wszystkich.

• Nie wstydzić się pisać do supportu Finmap.

Porównuję z supportem w jednym z banków. Piszesz, i dostajesz odpowiedź na tyle szybko, że myślisz, że to robot. A tak naprawdę to żywy człowiek :)

W rezultacie

• Usystematyzowano rachunkowość finansową we wszystkich 7 biznesach Anity Słowikowej. Od teraz wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu. Wygodnie można sprawdzić zarówno informację o stanie finansowym całego biznesu, jak i oddzielnie każdego projektu.

Kiedy zajmowaliśmy się tylko wynajmem, wiedzieliśmy, że wszystkie wpływy i wydatki idą w jednym kierunku. Kiedy pojawił się hotel, zaczęliśmy się zastanawiać nad rozdzieleniem przepływów finansowych i rachunków. A kiedy dołączyła też sfera online, która posiada swoje oddzielne kierunki (blog i działalność edukacyjna), Finmap stał się naszym kołem ratunkowym, ponieważ w Excelu bardzo ciężko było to wszystko rozdzielić.

• W dowolnym momencie Bogdan może sprawdzić, na jakim koncie ile jest pieniędzy. Nie musi w tym celu logować się do wszystkich banków po kolei. Na dodatek, od razu wiadomo, ile jest pieniędzy stricte firmowych. Jest to wygodne zwłaszcza w sytuacji, kiedy mamy wspólne karty do wydatków prywatnych i firmowych.
• Od teraz Bogdan i Anita dokładnie wiedzą, na jakie wydatki biznes może sobie pozwolić. W Finmapie są informacje o planowanych wydatkach oraz o tym, ile dokładnie pieniędzy znajduje się na koncie firmowym w tej chwili. Łatwo jest ocenić, jakie będzie saldo pod koniec miesiąca i czy możemy jeszcze trochę wydać.
• Zaczęto uwzględniać również drobne wydatki, takie jak prowizja w bankach. Wcześniej tego nie robiono, gdyż uznawano te kwoty za zbyt małe. Jednak w skali miesiąca, a tym bardziej roku, łączą się one w pokaźne sumy.
• Nie trzeba tworzyć raportów, Finmap sam stworzy analizę. Teraz każdy, kto tego potrzebuje, może wejść i sprawdzić wyniki firmy. A dzięki przejrzystości raportów nawet ci, którzy niezbyt orientują się w finansach, zrozumieją istotę sytuacji.
• Rachunkowość stała się prostsza. Od teraz mniej czasu poświęca się na wprowadzanie i analizę informacji.

Mamy taką kierowniczkę – Anitę, nie możemy jej przewidzieć. Wiadomo, że mamy wielkie plany, chcemy się rozwijać. A w jakim kierunku – zobaczymy jutro ;), – dzieli się Bogdan. Jednak jakiekolwiek pomysły by nie przyszły Anicie do głowy, Finmap pomoże w utrzymaniu porządku w finansach.

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem: