Gdzie znikają pieniądze? Ile dokładnie wynoszą kwoty wpływów i wydatków firmy? Ile nadgodzin musi wyrobić właściciel biznesu, aby zebrać wszystkie dane i zrozumieć, co się dzieje w biznesie?

Ale tabelki dodają sporo bólu głowy właścicielom biznesów. Z czym mają do czynienia przedsiębiorcy, powierzając dane finansowe tabelom i jak polepszyć tę sytuację – opowie w tym artykule Katarzyna Suprun, ekspert finansowy Finmap.

Rachunki w tabelkach: prowadzić, czy nie prowadzić

Jeżeli prowadzisz rachunki w tabelkach, to na pewno miałeś/aś do czynienia z następującymi problemami:

• Cyfry w tabeli nie zgadzają się z danymi w rzeczywistości. Pieniądze gdzieś się podziały i ciężko zrozumieć, gdzie dokładnie.
• Sporo czasu traci się na wypełnianie tabelek, wszystko trzeba wprowadzać ręcznie i sprawdzać najlepiej po kilka razy.
• Kolumny się rozjeżdżają, równania nie działają, a jedna zagubiona kropka może zaprzepaścić cały wysiłek, włożony we wprowadzanie danych.
• Łatwo utracić dane – na przykład przez przypadek usunąć, a już po kilku dniach nie będziemy pamiętać, którą dokładnie transakcję zgubiliśmy.
• Nie da się przewidzieć luki gotówkowej (sytuacji, kiedy biznes chwilowo nie ma pieniędzy na spłatę zobowiązań). W tabelach niewygodnie jest planować wpływy i wydatki na przyszłość, bo, po pierwsze, do tego trzeba założyć oddzielną tabelkę (czyli dodać sobie jeszcze więcej pracy), a po drugie ręcznie liczyć, czy biznes nie wychodzi na minus w danym konkretnym dniu. Mało kto jest gotowy tracić na to tyle czasu. W efekcie luka gotówkowa dopada nas znienacka.
• Brak porządku w finansach – aby znaleźć jedną cyfrę, trzeba pogrzebać w niejednej tabelce. Przez to niejasne jest, co się dzieje w biznesie. Jaki jest status projektu – czy my w ogóle coś z tego mamy?
• Trudno jest zlecić prowadzenie rachunkowości. Po pierwsze dlatego, że w tabelkowym chaosie często może się połapać tylko jedna osoba. A po drugie, wiele przedsiębiorców nie chce powierzać komuś informacji o finansach swojej firmy. W Excelu nie da się jej ukryć. Można, oczywiście, zrobić kopię tabeli i usunąć z niej niektóre dane. Ale im więcej tabelek, tym większy chaos w finansach, bo ostatecznie, by aby dojść do tego, które informacje są aktualne, będzie bardzo ciężko.

Do czego prowadzą tabelki: przykłady przedsiębiorców

Obcujemy z setkami przedsiębiorców z różnych sektorów biznesowych i oto tylko niektóre z ich historii o prowadzeniu rachunkowości w Excelu.

1. Nie ma faktury – nie ma wydatku – nie ma pieniędzy

Firma budowlana Tomasza co miesiąc traciła średnio po 50.000 złotych. Te kwoty spoczywały na barkach biznesu, ponieważ niepotwierdzeni klienci nie kompensowali wydatków.

Jak to się działo. Pracownik kupił materiały dla obiektu i przypadkiem zgubił fakturę. Wszystkie wydatki do rozliczenia się z klientami zapisywał księgowy, na podstawie faktur i paragonów. Czyli brak paragonu – brak wydatku – brak zwrotu od klienta za poniesione koszty. A takich zakupów mogło być ponad sto w miesiącu. W rezultacie firma regularnie traciła pieniądze.

Kiedy zamiast Excela Tomasz wprowadził automatyczne narzędzie do rachunkowości finansowej, każdy pracownik jego firmy od razu zaczął wpisywać wszystkie wydatki. Dzięki temu, nawet jeśli faktura lub paragon zostały utracone, sama transakcja była odnotowana w systemie i można było z łatwością odzyskać paragon. W ten sposób:

• księgowemu zwolniło się 4-5 godzin tygodniowo, po oddelegowaniu wprowadzania wydatków zakupowych;
• firma przestała tracić średnio po 50.000 zł miesięcznie.

2. Luka gotówkowa: przewidzieć i zapobiec

Firma Marcina zajmuje się drukiem naklejek już od ponad 5 lat. Ale przez cały ten czas w jego rachunkach panował chaos, a luki gotówkowe były na porządku dziennym.

Dlaczego tak było? Okazuje się, że firma Marcina zawsze pobierała opłatę po wykonaniu usługi. Przyjmowali zamówienie, realizowali je i oddawali gotowe naklejki klientom. Dopiero później klient za nie płacił. Jednak w tym samym czasie, póki klient jeszcze nic nie zapłacił, Marcin już ponosił koszty: opłacał podatki, wynajem, kredyt, wynagrodzenie pracowników, materiały. Wszystko to było uwzględniane w tabeli, ale:

• Marcin nie planował wydatków i wpływów na przyszłość;
• Nie liczył, czy wystarczy firmie środków na opłacenie kosztów.
  

W rozwiązaniu tego problemu pomógł kalendarz płatności. Dzięki niemu Marcin widzi, jakie wydatki czekają jego firmę. Pozwala to zawczasu odłożyć niezbędną kwotę na wyznaczony dzień.

Obecnie firma Marcina prawie nigdy nie miewa luk gotówkowych.

Możesz skorzystać z doświadczenia Marcina i też założyć kalendarz płatności. Na przykład, zrobić go w tabelce i ręcznie wprowadzać transakcje według dat, lub skorzystać z automatycznych kalendarzy w specjalizowanych serwisach do prowadzenia rachunkowości finansowej.

3. Małe wydatki składają się na duże ubytki

Jeżeli Twój biznes posiada niewielkie nieuwzględnione wydatki, tracisz duże sumy pieniędzy. Tak było w biurze tłumaczeń Teresy, zanim nie wprowadziła zasady zapisywania nawet drobnych wydatków.

Aby nie zapomnieć o którejś z transakcji, Teresa korzysta z automatycznego narzędzia do prowadzenia rachunkowości finansowej, w którym ma integrację ze swoimi firmowymi kontami w banku. Wszystkie transakcja z konta od razu trafiają do serwisu i nie musi ona wprowadzać ich ręcznie.

Oprócz tego, podobnie jak Marcin, Teresa planuje przyszłe transakcje za pomocą kalendarza płatności. Pozwala to na trzymanie wydatków pod kontrolą i świadomość, gdzie są pieniądze firmowe.

4. Nie wiadomo, co się dzieje w biznesie

Antoni, założyciel biura nieruchomości, chce skalować swój biznes i wchodzić na nowe rynki, w tym zagraniczne. Potrzebuje do tego powiększyć zespół i budżet reklamowy, oraz pomyśleć o otwarciu nowych biur.

Dopóki wszystkie finanse były w tabelach, sam Antoni nie mógł odpowiedzieć na pytanie, czy jego biznes w ogóle może sobie pozwolić na takie wydatki. Dlatego szukał narzędzia do prostej rachunkowości.

Automatyzacja rachunkowości finansowej pozwala na szybszą i łatwiejszą analizę danych. Przykładowo, Antoni uzyskał następujące informacje:

• ile wynosi zysk w jego firmie;
• jakie wydatki ma przed sobą;
• ile pieniędzy może dodatkowo wydać;
• jakie kierunki jego działalności są najbardziej rentowne.

Od teraz może podejmować decyzje o skalowaniu na podstawie obiektywnych danych.

5. Czy na pewno jest zysk?

Aleks, właściciel firmy IT  nie mógł zrozumieć, na jakim etapie znajduje się projekt, nad którym pracował jego zespół. Klient wpłacił zaliczkę za stworzenie aplikacji mobilnej, prace trwały zgodnie z grafikiem. Ale czy dało się już uzyskać z projektu jakiś zysk?

Gdy Aleks podłączył Finmap, wpisał każdego klienta swojej firmy jako oddzielny projekt. W specjalnym raporcie Projekty może śledzić czy jest zysk, czy projekt jest rentowny, może przeanalizować wszystkie wpływy i wydatki na każdego klienta oddzielnie.

Systematyzacja danych każdego projektu pomogła Aleksowi zobaczyć, czy otrzymuje zysk i czy projekt jest rentowny. Dodatkowo, od teraz zawsze ma pod ręką dane o wszystkich przychodach i wydatkach na każdego oddzielnego klienta, co pomaga sprawdzić, czy współpraca jest korzystna dla firmy Aleksa, czy warto zmienić jej warunki.

Zalety automatycznej rachunkowości finansowej

Automatyzacja – to ułatwienie, oszczędność czasu i redukcja błędów. Wprowadzanie danych staje się łatwiejsze i szybsze. Jednocześnie analityka, którą uzyskujesz, staje się bardziej dokładna.

Rozłóżmy na punkty, jakie zalety oferuje przedsiębiorcom automatyzacja rachunkowości w online-serwisie Finmap.

Wszystko o finansach w jednym miejscu

Nie trzeba szukać danych spośród 1000 linijek i dokonywać ręcznych obliczeń, walcząc z równaniami. Zamiast tego, aby poświęcić kilka godzin, zdenerwować się, a nawet kilka razy zawyć ze złości, możesz wszystko szybciutko przeanalizować, wyciągnąć wnioski i zrelaksować się przy kawie.  

Do tego dane nie będą się gubić, mieszać i powtarzać. Rachunkowość jest prosta i zrozumiała. Wszystko, czego potrzebujesz – na jednym ekranie głównym.

Sytuacja pod kontrolą w dowolnej chwili

Nawet w sobotę o 3 w nocy. Nie musisz czekać na miesięczne sprawozdanie od księgowej. Kontrolujesz liczby tu i teraz, podejmujesz decyzje szybko i działasz elastycznie.

Na przykład, widzisz, że istnieje ryzyko wystąpienia luki gotówkowej? Podejmujesz zawczasu niezbędne działania, żeby do niej nie dopuścić, albo zminimalizować straty. Zauważyłeś, że jest już środek miesiąca, a zysk pozostawia wiele do życzenia? Od razu postanawiasz, co zrobić w tej sytuacji.

Wyklarowała się rentowność i marginalność w ogóle i w każdym projekcie

Każdy wpływ, wydatek, dowolny ruch w finansach – w Finmap wszystko będzie widoczne w raporcie Pieniądze/CashFlow. Jednocześnie masz pojęcie (dzięki Kalendarzowi), ile pieniędzy jeszcze wpłynie, ile będzie wydane w przyszłości. Łatwo jest przeanalizować zysk (raport Zysk/P&L) i zrozumieć, jakie dywidendy możemy wyciągnąć, nie szkodząc biznesowi.

Wszystkie dane można przeanalizować zarówno ogólnie, jak i według oddzielnych projektów/obiektów/klientów/kierunków działalności. W tym celu istnieje specjalny raport Projekty. Możesz w nim na przykład zobaczyć, który z 3-ch Twoich sklepów generuje największe zyski. Albo odnaleźć projekty, z którymi Twojej firmie nie opłaca się obecnie pracować.

Nie musisz być ekspertem finansowym czy księgowym

Po automatyzacji rachunkowości z Finmap, nie będziesz już się głowić nad poprawnym wypełnieniem tabelek, szukaniem niezbędnych równań i analizą setek linijek danych. Wszystkie informacje będziesz mieć przed oczami w postaci prostych dashboardów z wykresami i diagramami. Wszystkie raporty są tworzone automatycznie. Od Ciebie wymagane jest tylko wprowadzanie danych o wpływach i wydatkach, lub podłączenie integracji z bankami.

Można łatwo zlecać prowadzenie rachunkowości

Wystarczy dodać pracowników do Twojego konta w Finmap. Szybka konfiguracja dostępu pozwala na zachowanie prywatności i bezpieczeństwa danych, a przy tym uwalnia Cię od rutynowych zadań.

Dzięki prostocie serwisu jest on zrozumiały nawet dla tych, kto nigdy nie zajmował się finansami i księgowością.

5 kroków do automatyzacji rachunkowości

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że to bardzo czasochłonne zadanie. Ale z Finmap uporasz się z tym w kilka godzin. Wystarczy wykonać 5 łatwych kroków, by usystematyzować dane i otrzymać pierwsze raporty o sytuacji finansowej w Twojej firmie.

Krok 1

Podłącz podstawowe konta bankowe Twojej firmy oraz serwisy, z których korzystasz.

W Finmap dostępne są integracje z 2000+ bankami na świecie, w tym również polskimi: mBank, mBank Corporate, Bank Pekao, Alior Bank, BNP Paribas, BNP Paribas Business, PKO Bank Polski, ING, HSBCnet, Danske Bank Business, Ikano Bank AB (publ), N26.

Oraz z serwisami: Fakturownia, PayPal, Wise, Revolut, Western Bid, Hubstaff.

Następnie wgraj do Finmap dane za dowolny okres. Na przykład, za ostatnie 6 miesięcy. Możesz to zrobić w kilka kliknięć. Wszystkie dane trafią do Finmap automatycznie. Na ich podstawie serwis utworzy niezbędne raporty finansowe.

W przyszłości każda operacja, dokonywana na podłączonym rachunku czy serwisie, automatycznie trafi do Finmap.

Jeżeli nie znalazłeś integracji z niezbędnym bankiem lub serwisem, możesz skorzystać z funkcji importu. Dla użytkowników z Polski są dostępne importy z: Santander (dla osób prywatnych i firm), ING Bank (dla kont firmowych), mBank (dla kont VAT).

Do tego jest też import z Excela, abyś mógł przenieść do Finmap dane rachunkowe, zebrane wcześniej, w kilka kliknięć.

W razie potrzeby uzyskasz bezpłatną pomoc z dowolnym importem  od naszego zespołu opieki. Wystarczy napisać do nich na czacie prosto z Twojego konta w Finmap.

Krok 2

Utwórz oddzielne konta dla funduszy gotówkowych i rezerwowych w Finmap. Wtedy też będą się wyświetlać w ogólnej rachunkowości.

W tym celu wystarczy wybrać walutę konta (czyli w jakiej walucie trzymasz, powiedzmy, pieniądze w sejfie), nazwę i kwotę, którą posiadasz na tym koncie (na przykład ile w tej chwili masz w sejfie) w chwili zakładania konta w Finmap.

Krok 3

Dodaj kilka nadchodzących wydatków. Na przykład, zaplanuj opłatę podatków, wynajmu, wynagrodzenia, albo kredytu. Łatwo to zrobić za pomocą przycisku “Wydatek”. Wystarczy wybrać datę spisania środków na nadchodzący dzień.

Pomoże to nie zapominać o przyszłych wydatkach i widzieć, czy wystarczy Ci pieniędzy, aby zrealizować te transakcje. Serwis sam porównuje kwotę zaplanowanych płatności z kwotą, którą masz na koncie firmowym. Jeżeli firmie grozi luka gotówkowa, Finmap Cię o tym powiadomi.

Krok 4

Utwórz w serwisie kilka głównych kategorii. Na przykład, dodaj w postaci kategorii swoje główne usługi lub towary.

To sprawi, że raporty będą bardziej dokładne i umożliwi Ci filtrowanie informacji według tych kategorii, by porównać dane.

Krok 5

Otwórz zakładkę “Analityka”, aby przejrzeć raporty. Zostały już automatycznie stworzone na podstawie wprowadzonych i wgranych danych. Od teraz możesz śledzić przepływy pieniężne w raporcie Pieniądze/CashFlow, zyski i straty w raporcie Zysk/P&L, należności i wierzytelności.

A także zysk, rentowność i marginalność w każdym oddzielnym projekcie/kierunku działalności/kliencie/obiekcie w raporcie Projekty.

I już, usystematyzowałeś ogromną ilość danych i pozbyłeś się chaosu w finansach biznesu. Teraz po prostu zacznij wprowadzać wszystkie sumy, które wpływają na Twoje konto i wydatki, które ponosi firma, przydzielając je według kategorii, projektów, klientów.

I na koniec…

Zautomatyzowana rachunkowość finansowa – to porządek w finansach biznesu i ratunek czasu i nerwów przedsiębiorcy. Nie będziesz się zatracać w tabelach, lub czekać na niezrozumiałe sprawozdania od księgowej. Za to będziesz mógł na bieżąco oceniać sytuację finansową i podejmować decyzje biznesowe na podstawie obiektywnych danych.

Aby zautomatyzować rachunkowość finansową w Twojej firmie, przetestuj Finmap. Będziesz mógł w łatwy i szybki sposób prowadzić rachunkowość, nie wymagając żadnej specjalistycznej wiedzy. A wszystkie pieniądze biznesu będą pod kontrolą dosłownie w kilka kliknięć.