Mikołaj Mostovyi – przedsiębiorca z 16-letnim doświadczeniem, 3 lata prowadzi biznes w Warszawie
Zajmuje się budownictwem, sprzedażą detaliczną, świadczeniem usług
Posiada liczne doświadczenie i zwiększanie kwalifikacji w zakresie ekonomii
Lubi pomagać innym przedsiębiorcom w stawaniu się efektywnymi i w doprowadzaniu finansów do porządku.

Intelligent System, Warszawa – firma konsultingowa, należąca do Mikołaja, pomagająca przedsiębiorcom w planowaniu strategicznym, tworzeniem modeli finansowych, ustalaniem cen, marketingiem i wszystkim, co niezbędne dla biznesu i rozwoju. Dodatkowo, pomagają firmom zagranicznym w wejściu na polski rynek.

Strona: https://intelligentsystem.com.pl

Urosnąć w okresie pandemii i lockdownu? Przestać tracić tysiące euro? Oszczędzać co miesiąc około 2000€?

Wszystko to stało się możliwym dla biznesu jednego z naszych użytkowników, Mikołaja Mostovyi. Jak? Wdrożył systematyczną rachunkowość finansową razem z Finmap. A dalej zadziała się magia.

Żarcik 🙂 Żadnej magii. Tylko regularne prowadzenie rachunkowości finansowej i poświęcanie uwagi analityce, aby codziennie rozumieć sytuację w biznesie. Jak konkretnie Mikołaj wykorzystuje Finmap i jakie wyniki uzyskuje – opowiadamy w tym artykule.

Dane

Przed otworzeniem firmy konsultingowej Mikołaj zajmował się działalnością wykonczeniową. Projekt rósł, było 10 ekip plus menedżerowie, którzy prowadzili obiekty.

Każdy z nich otrzymywał różne kwoty, aby zakupić materiały i surowce. Wszystko to trzeba było jakoś rozliczać w jednym miejscu, aby rozumieć, co w ogóle dzieje się w firmie:

• ile pieniędzy wzięto od klienta;
• ile poszło na zakupy, na pensje;
• czy dany projekt się opłaca, czy nie;
• czy w ogóle wszystko zostało podliczone i uwzględnione.
  

Do tego, chciałoby się widzieć, jak idzie przepływ środków pieniężnych każdego dnia, kontrolować rentowność biznesu, lub natychmiast widzieć ubytki. W ten sposób w biznesie Mikołaja pojawiła się potrzeba w prowadzeniu systematycznej rachunkowości zarządczej. Zaczął więc szukać rozwiązania.

Zadanie

Czy można powierzyć taką rachunkowość księgowej? W Polsce oddzielne firmy księgowe prowadzą tylko księgowość i rachunkowość podatkową. Ale głównym minusem jest to, że podają dane za ubiegły miesiąc dopiero w kolejnym. To znaczy, że aby rozumieć, jaka jest sytuacja w biznesie, trzeba czekać na raport po 2-3 tygodnie.

Potrzebowaliśmy narzędzia właśnie do rachunkowości zarządczej, które by pokazywało, gdzie zarabiamy, gdzie nie nadążamy, gdzie wszystko jest u nas dobrze, a gdzie źle. Na jakich obiektach i typach klientów zarabiamy, a na jakich jesteśmy w minusie, – mówi Mikołaj.

Była jeszcze jedna opcja – zatrudnić dyrektora finansowego. Jednak w Warszawie stawka takiego specjalisty wynosi od 8000 złotych miesięcznie.

Zapadła decyzja, że należy szukać narzędzia, które może realizować rachunkowość zarządczą z mniejszymi wydatkami. Mikołaj postawił przed sobą następujące zadania:

• Znaleźć proste rozwiązanie.
  Żeby połapać się mogły nie tylko osoby z wykształceniem księgowym czy ekonomicznym, ale i project manager, brygadzista, czy kierowca, który zajmuje się wyposażeniem.
• Prowadzić rachunkowość zarządczą w jednym miejscu.
  Przedtem Mikołaj sprawdzał niektóre pokrewne serwisy. Jednak oferowały one rozwiązanie tylko jakiegoś jednego problemu. Na przykład, sporządzanie kosztorysów, raportowanie wpływów i wydatków, prowadzenie rachunku zysków i strat (raport P&L). A w Excelu trzeba było poświęcić zbyt dużo czasu na rachunkowość. Nie było wystarczająco możliwości na rozwiązanie wszystkich problemów.
• Obowiązkowo, aby serwis posiadał kalendarz płatności
  Mikołaj chciał planować finanse na miesiąc do przodu, a nawet dalej, oraz przewidywać luki gotówkowe i móc ich unikać.
• Wybrać wielojęzyczne rozwiązanie
  W zespole pracują ludzie z Ukrainy, Mołdawii, Białorusi, Gruzji, Polski. A zatem polskie serwisy nie nadawały się również dlatego, że nie wszyscy pracownicy mówią po polsku. Dlatego potrzebne było takie narzędzie, w którym można będzie wybrać język.

Rozwiązanie od Finmap

W poszukiwaniu odpowiedniej opcji, Mikołaj natknął się na stronę Finmap i zarejestrował się, aby spróbować.

Pierwszy krok

Na początku Mikołaj, jako certyfikowany finansista, zajrzał do swojego modelu finansowego. Uporządkował strukturę wpływów i wydatków. Usystematyzował informację, gdzie, u kogo, i jakie pieniądze firmowe się znajdują. Na przykład, na jakich kontach, kartach kredytowych, czy w gotówce u któregoś pracownika. Następnie przeniósł całą informację do Finmap.

Nadał dostępy project-managerom, ekipom i kierowcy, który dokonuje zakupów. Finmap posiada możliwość ograniczania dostępu i wyboru, które informacje pracownik może dodawać, które – tylko przeglądać, a które będą miały całkowicie wyłączoną widoczność.

Po czym wszystkie operacje zaczęli dodawać poprzez 3 proste guziki: Wpływ, Wydatek i Przelew. Systematyczna rachunkowość wystartowała.

Spróbuj Finmap za darmo

Przestali tracić pieniądze

Wcześniej w firmie budowniczej Mikołaja często się zdarzało, że pracownicy gubili paragony po zakupie materiałów lub surowców. W rezultacie, klienci nie kompensowali tych strat i firma sama je ponosiła. W ten sposób tracono tysiące euro.

We wrześniu była sytuacja, kiedy pracownik zgubił fakturę na 4500 złotych, po prostu zapomniał o niej. Kiedy dawaliśmy dokumenty księgowej na wzajemne rozliczenie, okazało się, że faktury brak. Co za tym idzie, nie wliczylibyśmy tych 4500 złotych klientom i stracilibyśmy pieniądze. Dobrze, że wpisywał wszystko w Finmap.

Widząc w raporcie, że taki wydatek miał miejsce, można było po prostu zwrócić się do sklepu i przywrócić paragon, aby przedstawić go klientowi. Mikołaj zauważa, że już na samej tej sytuacji straciłby więcej, niż kwota subskrybcji Finmap.

Ważne raporty

Ponieważ jednym z zadań Mikołaja była codzienna kontrola ruchów i przepływów środków pieniężnych, regularnie analizuje on raport „Pieniądze/Cash flow*”.

*Raport „Pieniądze” w Finmap pokazuje ruchy środków pieniężnych i pozwala widzieć, jakie kwoty wpływają, a jakie są wydawane przez firmę.

Również bardzo przydatny okazał się Kalendarz płatności*. Dzięki niemu ryzyko luki gotówkowej jest widoczne zawczasu, co daje czas na naprawienie sytuacji. No i ogólnie bardzo wygodne jest planowanie transakcji z wyprzedzeniem. To pomaga w planowaniu budżetu na nadchodzący miesiąc i dalej, aby prognozować przyszłość biznesu.

*W Kalendarzu płatności Finmap można zobaczyć saldo i ruchy środków pieniężnych za dowolną datę. W tym również transakcje zaplanowane na przyszłość. Jeśli dodajemy nadchodzące wpływy lub wydatki, Kalendarz płatności pokaże, czy wystarczy pieniędzy i czy istnieje ryzyko luki gotówkowej.

Spróbuj Finmap za darmo

Wypadki losowe

Nie obeszło się bez niespodziewanych sytuacji. Ktoś z ludzi, mających dostęp na poziomie właściciela*, niechcący usunął profil firmy w Finmap. Zdawać by się mogło, olbrzymi kawał danych przepadł. Mikołaj szybko skontaktował się z działem obsługi i naszym menedżerom udało się wyciągnąć archiwum z danymi z chmury. Wszystko było tam zapisane, oprócz operacji za ostatnie 2-3 dni przed usunięciem. Wprowadzono je ponownie i ewidencja została przywrócona.

*Nikt z zespołu Finmap nie ma dostępu do danych naszych użytkowników. Dlatego wykluczamy ryzyko, że ktoś z menedżerów będzie mógł usunąć firmę albo jakieś dane.

Co w rezultacie

• Ustawiono systematyczną rachunkowość finansową w kilku firmach.
• Od teraz łatwo jest prowadzić ewidencję obrotu środków pieniężnych. Dzięki prostocie Finmap, Mikołaj spokojnie zlecił te zadanie menedżerom projektów i kierowcy, który zajmuje się dokonywaniem zakupów i dostawą towarów. Pracownicy samodzielnie wprowadzają wszystkie operacje i w ten sposób oszczędzają masę czasu właścicielowi i kierownikom.
• Kalendarz płatności pomaga w unikaniu luk gotówkowych. Serwis przypomina o prawdopodobieństwie braku pieniędzy Mikołaj może zawczasu zaplanować, skąd pozyskać dodatkowe środki.

Kalendarz płatności pomagał nam w planowaniu wpływów i wydatków, aby rozumieć, czy nie mamy luki gotówkowej, lub gdzie może ona wystąpić. Mieliśmy czas na reakcję i uniknięcie takiej sytuacji

• Oprócz tego, dzięki kalendarzowi płatności, właściciel zawsze wie, komu, kiedy i ile powinien się spłacić jego biznes, a kto i ile powinien spłacić się jemu. Pomaga to w planowaniu budżetu na miesiąc do przodu i dalej.
• Biznes Mikołaja od teraz nie traci pieniędzy. Nawet jeśli po zakupie materiałów dla obiektu klientu zagubi się paragon, kwota wydatku już będzie wprowadzona do Finmap. A to oznacza, że nie zapomni się o niej i łatwo będzie można ją potwierdzić klientowi, po prostu przywracając paragon.

Oprócz tego, taka systematyczna rachunkowość podoba się klientom. Widzą, jakie kwoty są wydawane na ich projekt i gdzie dokładnie je przeznaczono. To dodaje pewności i zaufania do firmy.

• Biznes oszczędza pieniądze na usługach dyrektora finansowego.

Na tym poziomie, na jakim pracujemy, już dawno powinniśmy zatrudnić osobę, która będzie prowadzić finanse. Ale z Finmap nie mamy na razie takiej potrzeby”, – mówi Mikołaj.

• Jedna z firm Mikołaja, w której wdrożono Finmap w celu prowadzenia rachunkowości finansowej, wyrosła na 400% w ciągu roku. A w zeszłym roku, nawet bez względu na pandemię, był wzrost ~150%.

Między innymi jest to również zasługa Finmap, ponieważ nawet w trudnych chwilach rozumieliśmy, jakimi środkami dysponujemy, na co możemy liczyć, co możemy kupić i tak dalej.

P.S.
– Dlaczego podjął Pan decyzję o wdrożeniu Finmap do swojego biznesu?
– Dlatego, że jest superowy:)

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem: