Skład stali: zysk, który nie odtworzy zapasu

„Handluję stalą trzydzieści lat i dopiero teraz zrozumiałem, że rachunek zysków odpowiada na pytanie, którego nie zadawałem”

Skład Stepana Haiduka stoi w Krzywym Rogu od dziewięćdziesiątego siódmego. Suwnica jest starsza od połowy pracowników, pręty zbrojeniowe leżą w tych samych regałach co dwadzieścia lat temu, a księgowość to ta sama tabela, którą kiedyś zrobiła księgowa siostry Stepana.

Tabela działa. Pokazuje, za ile kupione, za ile sprzedane i ile zostało pośrodku. Przez trzydzieści lat ani razu nie skłamała — po prostu odpowiadała nie na to pytanie, które Stepan powinien był zadawać.

Zeszłej wiosny Stepan po raz pierwszy policzył inaczej. Nie dlatego, że chciał, a dlatego, że bank poprosił o wyjaśnienie, dlaczego przy rosnącym zysku kredyt obrotowy trzeba przedłużać co kwartał. Pytanie wydawało się formalne. Odpowiedź zajęła dwa tygodnie i zmieniła to, jak Stepan patrzy na własny plac.

Co naprawdę sprzedaje skład stali

Wydaje się, że skład stali sprzedaje stal. To prawda dokładnie w takim stopniu, w jakim prawdą jest, że piekarnia sprzedaje mąkę. Mąkę można kupić samemu, i to znacznie taniej.

Tak naprawdę sprzedaje dostępność. Klient przyjeżdża po sześć ton prętów dzisiaj, a nie za trzy tygodnie z huty, i płaci za to, że już leżą. Różnica w cenie to opłata za czyjś czas i czyjeś ryzyko.

A żeby leżały, ktoś musiał je wcześniej kupić. Za swoje albo za pożyczone, nie wiedząc, jaka będzie cena w dniu sprzedaży.

Tu kryje się cała ekonomia tego biznesu.

Stepan wiedział to zawsze, ale wiedział jakoś bokiem — tak jak się wie, że zima będzie mroźna. Kiedy stal drożała, zapas na placu drożał razem z nią, i wyglądało to po prostu na szczęście. Kiedy taniała, Stepan zrzucał winę na rynek i czekał.

Trzy pozycje na składzie

Stepan ma około czterdziestu pozycji, ale trzy dają dwie trzecie obrotu. Pręty zbrojeniowe, blacha i profil zamknięty — na nie właśnie spojrzał. Pozostałe trzydzieści siedem trzeba było odłożyć na później i czekają do dziś.

Partie kupione w różnych miesiącach. Pręty w styczniu, blacha w marcu, profil w kwietniu. Sprzedały się wszystkie trzy w maju, w jednym tygodniu, bo wszedł duży kontrakt na konstrukcje magazynowe.

Przychód z tych trzech pozycji to 10 785 000 ₴. Kupione były za 9 915 000 ₴. Różnica, którą tabela nazywa zyskiem brutto, to 870 000 ₴.

Stepan patrzył na tę tabelę jakieś piętnaście lat i widział w niej wszystko, co chciał widzieć.

Wszystkie trzy pozycje na plusie, profil najwyżej, pręty najniżej. Wniosek narzucał się sam: trzeba więcej profilu. Stepan nawet próbował — kupił dwa razy więcej niż zwykle, a dwie trzecie przeleżały do jesieni, bo pod profil potrzebny jest inny klient.

Ile kosztuje leżeć

Pierwszą poprawkę zrobił sam, bez banku. Stal nie tylko leży — zajmuje miejsce, podnosi ją suwnica, w nocy pilnuje jej ochrona, a pieniądze w niej zamrożone są wzięte na procent. Wszystko to kosztuje co miesiąc, niezależnie od tego, czy stal się sprzedaje.

Stepan zebrał to w jedną liczbę: 95 ₴ za tonę na miesiąc.

• Czynsz za plac i amortyzacja regałów
• Suwnica, hakowy, paliwo
• Ochrona i ubezpieczenie
• Odsetki od kredytu obrotowego

Dalej jest prosto. Pręty leżały cztery miesiące — 380 ₴ na tonie, blacha dwa — 190 ₴, profil jeden — 95 ₴. Im dłużej pozycja czeka na kupca, tym drożej wychodzi, jeszcze zanim ktokolwiek spojrzy na marżę.

Razem na trzech partiach wyszło 79 800 ₴. Na tle 870 000 ₴ brutto to drobne, i właśnie dlatego dwadzieścia lat nikt tego nie liczył.

Choć drobnymi było to tylko na tych trzech partiach. Na placu w każdej chwili leży czterdzieści pozycji, a większość rotuje wolniej niż profil.

„Dziewięćdziesiąt pięć hrywien na tonę. Drobne. A potem pomnożyłem to przez wszystko, co leży u nas stale, i przestałem nazywać to drobnymi”

Marża, którą pokazuje raport

Po magazynowaniu zostaje 790 200 ₴. Minus koszty stałe — pensje, biuro, księgowość, podatki od nich — jeszcze 420 000 ₴.

Zysk netto: 370 200 ₴.

To 3,4% przychodu. W handlu stalą normalnie, nawet przyzwoicie, i Stepan nigdy nie miał powodu wątpić w tę liczbę.

Pytanie, którego Stepan nie zadawał

Bank zadał je inaczej, niż zadałby finansista. Doradca kredytowy nie pytał o zysk — spytał, dlaczego obrót zwalnia, jeśli firma zarabia. Pytanie zabrzmiało zwyczajnie, między dwoma podpisami, a Stepan nie znalazł odpowiedzi.

Poszedł liczyć i przyłapał się na tym, że odpowiedzi nie zna.

Zysk jest. Nawet rośnie. A linię kredytową trzeba brać coraz większą, żeby kupić to samo, co rok temu — te same tony, ten sam asortyment, tyle samo samochodów na placu.

Odpowiedź okazała się nie w raporcie, a w cenniku dostawcy.

Stepan otworzył majowy cennik huty i położył obok styczniowy. Dalej wszystko ułożyło się w dziesięć minut, i te dziesięć minut nazywał potem najdroższymi w życiu — w dobrym sensie.

„Nie jestem finansistą. Trzydzieści lat kupowałem taniej i sprzedawałem drożej, i wydawało mi się, że to wyczerpujący model biznesu”

Koszt odtworzenia

Kiedy pręty Stepana leżały na placu cztery miesiące, huta dwa razy podniosła cenę. W styczniu tona kosztowała 29 000 ₴, w maju już 31 200 ₴.

Stepan sprzedał swoje po 30 500 ₴ i wpisał do tabeli 1 500 ₴ marży z tony. Wszystko uczciwie: kupił za dwadzieścia dziewięć, sprzedał za trzydzieści i pół. Żaden audytor by się nie przyczepił.

Pytanie, co dalej. Transakcja zamknięta, pieniądze na koncie, klient zadowolony — i dokładnie w tym momencie zaczyna się to, czego tabela nie pokazuje.

Żeby klient i jutro przyjechał po pręty, trzeba je kupić znowu. Po 31 200 ₴. To o 700 ₴ więcej, niż Stepan za nie dostał.

Zysk handlarza zapasem żyje tyle, ile wystarcza na odtworzenie składu.

Co stało się z prętami

Stepan policzył to na palcach i wynik mu się nie spodobał.

Sto pięćdziesiąt ton sprzedane za 4 575 000 ₴. Za te pieniądze po nowej cenie kupuje się 146,6 tony. Resztę trzeba albo dopłacić z innych pozycji, albo wziąć w banku.

Trzy i pół tony zniknęły. Nie ukradzione, nie spisane w straty, nie zniszczone — po prostu skład zrobił się mniejszy, a w raporcie stoi zysk.

Jeśli powtórzyć to cztery razy w roku, składu ubywa czternaście ton. A jeśli powtarzać latami i co raz łatać dziurę kredytem, wychodzi dokładnie ten obraz, z którym Stepan przyszedł do banku: zysk rośnie, linia rośnie szybciej.

150 ton i 146,6 tony

Liczby prawie takie same. Sens przeciwny: pierwsza to ile było, druga to ile można kupić z powrotem za uzyskane pieniądze.

Dwie tabele, te same tony

Potem Stepan przepisał tę samą tabelę, zmieniając jedną kolumnę. Zamiast ceny, za którą kiedyś kupił, wstawił cenę, za którą trzeba będzie kupić znowu.

Pręty poszły na minus. Nie trochę, nie na granicy — uczciwy minus siedemset hrywien na każdej tonie, którą właśnie sprzedano z zyskiem.

Blacha i profil ocalały: leżały krócej, a cena na nie przez ten czas prawie nie drgnęła. Ale całość zmieniła się tak, że Stepan przeczytał tabelę trzy razy.

Najciekawsze, że żadna liczba w pierwszej tabeli nie była błędna. Pręty naprawdę kupiono za 29 000 ₴ i naprawdę sprzedano za 30 500 ₴. Tylko pierwsza tabela opisywała transakcję, która się już skończyła, a druga — firmę, która ma pracować dalej.

Dlaczego różnica jest taka

Zysk brutto po koszcie odtworzenia to 363 000 ₴ zamiast 870 000 ₴. Mniej niż połowa, na tych samych tonach i tych samych fakturach.

Różnica to 507 000 ₴. Nie jest to błąd księgowy ani ukryty koszt — to pieniądze, które Stepan zarobił nie na handlu, a na tym, że jego własny zapas podrożał, kiedy leżał.

Pieniądze są prawdziwe. Ale jednorazowe, i powtórzyć je można pod jednym warunkiem: stal musi drożeć dalej.

A stawianie firmy na drożejący surowiec to już nie handel, to pozycja na rynku. Takiej pozycji Stepan świadomie nie otwierał i dowiedział się o niej z własnego raportu.

„Wychodzi, że połowę mojego zeszłorocznego zysku zrobiłem nie ja, a huta, kiedy podniosła cennik. Niezbyt miło to wiedzieć, ale lepiej wiedzieć”

Obie marże są prawidłowe

Papierowa odpowiada na pytanie „ile zarobiłem na tej partii”. Marża odtworzeniowa — na pytanie „czy dalej dam radę pracować tak samo”.

To różne pytania, a mieszanie ich drogo kosztuje.

Kiedy zysk staje się stratą

Stepan doprowadził rachunek do końca, a koniec okazał się nieprzyjemny.

Od 363 000 ₴ trzeba odjąć te same 79 800 ₴ magazynowania i te same 420 000 ₴ kosztów stałych, bo nigdzie się nie podziały.

Wychodzi minus 136 800 ₴. Stepan przeliczył dwa razy, potem poprosił księgową, żeby przeliczyła, potem przeliczył jeszcze raz sam.

Ta sama firma, ten sam kwartał, te same księgowania. W pierwszym rachunku zysk 370 200 ₴, w drugim strata.

Stepan przesiedział nad tymi dwiema liczbami cały wieczór. Nie kłócą się ze sobą: pierwsza mówi, że kwartał zamknięty niezgorzej, druga — że przy takim samym następnym firma zacznie zjadać siebie. Znać trzeba obie, i to jednocześnie.

„Najgorzej byłoby dowiedzieć się o tym po dwóch latach, kiedy skład schudłby o połowę, a ja wciąż pokazywałbym zysk”

Szybkość ważniejsza od marży

Drugim odkryciem była rotacja, i to ucieszyło Stepana bardziej niż pierwsze.

Pręty rotują trzy razy w roku, blacha sześć, profil dwanaście. Jeśli pomnożyć marżę odtworzeniową przez liczbę rotacji, wychodzi, ile przez rok daje tona miejsca na placu. To już nie o partii, a o metrze kwadratowym placu.

Profil daje cztery razy więcej niż blacha.

Nie dlatego, że marża jest dwa razy wyższa — przez szybkość. To samo miejsce na placu zarabia dwanaście razy zamiast sześciu, i to waży więcej niż różnica w cenie.

To odwróciło spojrzenie na zakupy. Wcześniej Stepan pytał dostawcę o marżę. Teraz pyta, za ile i kiedy to sprzeda — bo pozycja z marżą dwa razy mniejszą, ale cztery razy szybsza, daje więcej.

95 hrywien i 90 ton

W tekście stoją obok siebie 95 ₴ magazynowania za tonę na miesiąc i 90 ton blachy. Podobne liczby różnej natury: jedna to stawka, druga to wolumen.

Pierwszy ruch: druga kolumna

Stepan nie zmieniał księgowości i nikogo nie zatrudnił. Dodał do tabeli jedną kolumnę — bieżącą cenę zakupu, tę samą, co w cenniku dostawcy. Cennik i tak przychodził co tydzień, tylko wcześniej otwierano go dopiero przed zakupem.

Handlowiec aktualizuje ją raz w tygodniu. To pięć minut pracy i ani jednego nowego programu.

Za to teraz przy każdej pozycji stoją dwie marże, i handlowiec widzi obie, kiedy podaje klientowi cenę.

Pierwszy tydzień był nietypowy. Chłopcy przywykli, że w karcie jest jedna liczba, i dwie obok na początku mylili. W drugim tygodniu sami już pytali, czy cennik jest zaktualizowany, bo bez niego nie wiedzieli, ile mogą oddać w rabacie.

„Bałem się, że chłopcy zaczną się kłócić. Wręcz odwrotnie — ucieszyli się, bo wcześniej mówiono im „trzymaj marżę“, a jaką dokładnie, nikt nie tłumaczył”

Drugi ruch: rozmowa z bankiem

Do banku Stepan wrócił z inną rozmową.

Wcześniej przynosił rachunek zysków i nie umiał wyjaśnić, dlaczego przy rosnącym zysku potrzeba kapitału obrotowego rośnie szybciej. Teraz wyjaśnienie mieści się w jednym zdaniu: część zysku to podrożenie zapasu, a zapas trzeba odtwarzać po nowej cenie.

Doradca kredytowy pierwszy raz kiwnął głową i wyciągnął inny formularz.

Linię przedłużono. Pierwszy raz od kilku lat — bez dodatkowych pytań.

Stepan żartował potem, że najtańszy sposób dogadania się z bankiem to przyjść tam z pytaniem, które bank sam zamierzał zadać.

„Osiem lat pytali mnie o to samo, a ja osiem lat odpowiadałem nie na to. Okazało się, że pytali o skład, a ja opowiadałem o przychodzie”

Bank liczy tak samo

Dla kredytodawcy rotacja zapasu i potrzeba odtworzenia to zwykła arytmetyka. Nietypowe jest co innego: kiedy kredytobiorca przynosi ją sam, nie czekając na pytanie.

Trzeci ruch: co z prętami

Najtrudniej było z prętami, a łatwej odpowiedzi Stepan nie znalazł. Szukał miesiąc.

Dają minus po odtworzeniu i minus 2 100 ₴ z tony miejsca na rok. Według czystej arytmetyki trzeba je wyrzucić z asortymentu. Stepan nawet policzył, ile miejsca się zwolni i co na nim stanie.

Ale pręty to jest to, po co klient przyjeżdża. Pod nie bierze potem blachę i profil, na których Stepan zarabia.

Wyrzucić pręty znaczyłoby wyrzucić powód, żeby wjechać na plac.

To klasyczna pułapka czystej arytmetyki. Liczba pokazuje, że pozycja nie zarabia, i pokusa, żeby ją usunąć, jest ogromna — dopóki nie policzysz, co odejdzie razem z nią. U Stepana razem z prętami odeszliby dwaj najwięksi klienci, którzy biorą je tonami, a blachę i profil przy tych samych przyjazdach.

• Pręty same z siebie dają minus po odtworzeniu
• Ale klient przyjeżdża po nie, a nie po profil
• Przy tym samym przyjeździe bierze blachę i profil, gdzie marża jest prawdziwa
• Bez prętów przyjazdu może nie być wcale

Czego ta liczba nie rozstrzyga

Stepan zostawił pręty. Zmieniło się co innego: przestał uważać je za rentowne i zaczął liczyć jako koszt pozyskania klienta. Tak samo, jak liczy się reklamę — nie po tym, co sama przynosi, a po tym, kogo przyprowadza.

Zakupy zmniejszył o jedną czwartą i skrócił czas magazynowania, żeby pręty nie leżały cztery miesiące. Woził częściej i mniejszymi partiami, i logistyka od tego podrożała. Ale stal przestała starzeć się na placu, i to wyszło taniej.

Decyzja została ta sama. Podstawa pod nią stała się uczciwa.

Różnica wydaje się formalna, dopóki nie dochodzi do negocjacji. Kiedy dostawca proponuje dużą partię prętów z rabatem, Stepan liczy teraz nie marżę, a ile miesięcy będzie leżeć i czy ten rabat jest wart zajętego miejsca.

Pozycja, która nie zarabia, może być potrzebna. Ale jej cenę trzeba znać.

Minus po odtworzeniu to nie wyrok

To sygnał, że pozycja albo leży za długo, albo została kupiona nie w porę, albo naprawdę działa jak przynęta. Trzy różne diagnozy z jednej liczby.

Co zrobić w poniedziałek

Stepan zebrał wszystko w trzy działania, a żadne z nich nie wymaga nowego systemu.

• Dopisać na karcie magazynowej bieżącą cenę zakupu obok tej, za którą kupiono
• Pomnożyć marżę odtworzeniową przez liczbę rotacji w roku — tak widać, co daje miejsce, a nie partia
• Przed każdym przedłużeniem linii kredytowej sprawdzić, czy przychód wystarcza na odtworzenie

Pierwsze dwa robi się raz i dalej aktualizują się same. Trzecie to pytanie, które trzeba zadawać sobie samemu, bo bank zada je później i w gorszej formie.

Żadne z trzech działań nie zmienia ani asortymentu, ani składu, ani tego, jak pracują handlowcy. Zmieniają tylko to, na co właściciel patrzy, podejmując decyzję — i to wystarczyło, żeby po pół roku linia kredytowa pierwszy raz przestała rosnąć szybciej niż obrót.

• Bieżąca cena zakupu — obok ceny, za którą kupiono
• Marża odtworzeniowa pomnożona przez rotację
• Sprawdzenie przed kredytem: czy przychód wystarcza na odtworzenie

Kiedy stal tanieje

Sytuacja odwrotna też się zdarza. Wtedy marża odtworzeniowa jest wyższa od papierowej, i nie ma w tym powodu do święta: zapas, który leży na placu, w tym momencie traci wartość.

Pieniądze nie znikają — ty ich po prostu nie widzisz

Na składzie Stepana nic się nie zmieniło. Ta sama suwnica, te same regały, te same czterdzieści pozycji i ta sama tabela, którą zrobiła księgowa jego siostry.

W tabeli pojawiła się jedna kolumna.

Jedna kolumna, pięć minut pracy w tygodniu, ani jednego nowego programu i ani jednego wynajętego finansisty.

Przez nią inaczej wyglądają kredyt obrotowy, rozmowa z bankiem, decyzja o asortymencie i sama natura tego, co wcześniej nazywało się zyskiem. Stal ta sama. Pytanie inne.

Jak zobaczyć to na własnym składzie

Wszystko opisane powyżej trzyma się jednej kolumny: nie marża od ceny zakupu, a marża od tej ceny, za którą trzeba będzie kupić znowu. Dopóki koszt liczy się od przeszłego zakupu, nie widać ani tego, że pręty dają minus 700 ₴ na tonie, ani tego, że za przychód ze 150 ton kupuje się tylko 146,6. Gdy te same dane zbierają się automatycznie, widać, czy przychód wystarcza na odtworzenie — właśnie po to właściciele małych i średnich firm używają Finmap: żeby widzieć obraz finansowy, a nie odtwarzać go z pamięci.

Przeczytaj także

• Sklep z częściami samochodowymi: marża według grup towarowych i rotacja magazynu
• Hurt: zysk jest na papierze, ale pieniędzy na koncie brak — utknęły w zapasach i należnościach

Podstawa tematu: Rachunkowość zarządcza wyjaśniona: czym jest i po co właścicielowi firmy