Охрана: посту нужно 4,29 человека, а не трое

«Четырнадцать объектов, за круглосуточный пост мне платят 108 000 ₴, и я вам по памяти скажу, сколько на нём остаётся: сорок шесть с половиной тысяч. Так я считал шесть лет. А остаётся 2 832 ₴» — так начал разговор Николай Ткач, владелец охранной компании в Житомире.

Эта арифметика знакома каждому, кто держит посты на объектах. Круглосуточный пост — значит три смены, значит три охранника. Умножил зарплату на три, отнял от тарифа, разница моя.

Счёт ломается в одном месте. Пост считают людьми, а продают часами. Три охранника не закрывают круглосуточный пост: в нём 720 часов в месяц, а норма одного охранника — 168. Разницу каждый месяц закрывает табель переработок, и именно там лежат деньги, которых Николай не видел ни разу.

Ниже раскладываем охранную компанию на две единицы — пост и час поста — и доходим до того, почему пост за 108 000 ₴ приносит меньше, чем пост за 56 000 ₴.

Путь Николая: от двух объектов до четырнадцати

Николай начинал с двух складов на объездной. Сам стоял в смены, когда человек не выходил, сам ездил договариваться с арендаторами. Считал в телефоне: столько тарифов, столько зарплат, остальное моё.

За семь лет объектов стало четырнадцать. Появились диспетчерская, супервайзер на машине, отдельный человек на документы и лицензии. Тогда же исчезло чувство цифр: постов стало больше в семь раз, выручка подтянулась за ними, а прибыль осталась там, где была на втором году.

«Когда постов было два, я держал в голове весь график на неделю вперёд и знал, кто кого подменяет. Теперь табель мне приносят уже закрытым, а внизу стоит сумма переработок. Я её подписываю и не спрашиваю, с какого она поста».

Почему «четырнадцать объектов» ничего не говорят о деньгах

Объект в охране — это не разовая работа, а обязательство держать пост заполненным без единой дырки. Клиент платит не за людей и не за смены: он платит за то, чтобы на входе всегда кто-то стоял.

Измерить это можно только часами. Круглосуточный пост — 720 часов в месяц, дневной пост на двенадцать часов — 360. А человек приходит со своей нормой: 168 часов, и эта норма не тянется.

Пока все четырнадцать договоров лежат одним списком «объекты на обслуживании», самый простой вопрос остаётся без ответа: какой пост кормит компанию, а какой её тихо проедает за больший тариф.

Как Николай считал пост: три смены — три охранника

Ставка охранника — 100 ₴ за час. Месячная норма — 168 часов, с налогами работодателя 22% час выходит 122 ₴, а человек за месяц — 20 496 ₴. Три человека на три смены — 61 488 ₴.

Дальше одно действие: 108 000 ₴ тарифа минус 61 488 ₴ зарплат. Сорок шесть с половиной тысяч с поста. Именно это число Николай называл, когда решал, брать объект или нет, и именно его держал в голове, подписывая тариф на год вперёд.

Ошибки здесь нет ни в ставке, ни в проценте налогов. Ошибка в том, что трёх охранников на круглосуточный пост не существует.

Четырнадцать постов на одной странице

Вот месяц, из которого Николай принимал все решения. Девять объектов под круглосуточной охраной и пять с дневной сменой на двенадцать часов.

Тип поста	Количество	Часов в месяц	Тариф за пост
Круглосуточный	9	720	108 000 ₴
Дневной, 12 часов	5	360	56 000 ₴
Итого	14	8 280	1 252 000 ₴

Девять постов по 720 часов и пять по 360 — вместе 8 280 часов охраны за месяц и 1 252 000 ₴ выручки. Всё остальное в этой статье выводится из этих двух чисел.

Жизнь до того, как час поста стал строкой

Учёт, в котором Николай прожил эти годы, узнает любая охранная компания, выросшая из нескольких объектов.

• Пост считали людьми. Три смены — три охранника, и это умножение никто не проверял часами.
• Переработки видели одним числом в ведомости. Сумма была, а с какого она поста — нет.
• Тариф ставили по аналогии. Новый объект оценивали по соседнему договору, потому что «там примерно то же самое».
• Диспетчерская и супервайзер жили в «общих расходах». До конкретного поста эти деньги не доходили никогда.
• Отпуска и больничные закрывали по ситуации. Кто свободен, тот и встаёт в смену, а во сколько это вышло за месяц, не сводил никто.
• Дневные посты считали мелкими. Тариф вдвое меньше — значит, и разговор о них вдвое короче.

Ни один из этих шести пунктов не про охрану. Охранники выходили в смены, тревоги отрабатывались, клиенты не уходили. Все шесть пунктов сидели в учёте — а в учёт на посту никто не заглядывает.

Главная единица: не охранник, а час поста

Охранник — единица, в которой вы платите. Час поста — единица, в которой вы продаёте. Пока они не стоят в одной строке, себестоимость поста придумывается умножением зарплаты на количество смен.

Час поста не зависит от того, кто именно в нём стоит: пост либо закрыт, либо нет, и за каждый закрытый час клиент платит по договору.

Почему 720 разделить на 168 — это 4,29

Возьмите 720 часов круглосуточного поста и разделите на 168 часов нормы одного охранника. Получается 4,29. Столько норм рабочего времени съедает один пост за месяц.

Вот в чём расхождение с тремя сменами. Смена — это промежуток в сутках, а норма — это граница, после которой час человека дорожает. Сутки делятся на три смены, а месяц поста на норму охранника не делится ровно никак.

Четыре целых двадцать девять сотых — это не человек

Коэффициент 4,29 не означает, что в штате должно быть дробное количество охранников. В штате люди целые, и вариантов всего два: держать на посту четверых и докупать остальное переработками или поставить пятого и обойтись без переработок.

Николай шесть лет жил в первом варианте, даже не зная, что он первый из двух. Разница между тремя охранниками и 4,29 не исчезает от того, что её нет ни в одном отчёте: каждый месяц она закрывается часами по полторы ставки.

«Мне говорят: на пост нужно четыре целых двадцать девять охранника. Я спрашиваю: а где я возьму двадцать девять сотых человека? Ответ мне не понравился: эти двадцать девять сотых я уже шесть лет докупаю переработками, просто в другой строке».

Час переработки стоит 183 ₴

Обычный час охранника с налогами — 122 ₴. Переработка оплачивается в полторы ставки, то есть 183 ₴. Именно по этой цене закрывается разрыв между нормой штата и часами поста.

В ведомости эти часы не выделены: они лежат вместе со всеми остальными. Поэтому владелец видит большую сумму зарплат, списывает её на «люди переработали» — и дальше считает пост по трём нормам, хотя платит уже не за них.

Сколько на самом деле стоит пост

На круглосуточный пост у Николая закреплено четверо охранников, на дневной — двое. Поставим два типа поста рядом и разложим каждый на норму и переработку.

Показатель за месяц	Круглосуточный	Дневной
Охранников в штате на пост	4	2
Часов в норме (168 × охранников)	672	336
Часов поста за месяц	720	360
Часов переработки	48	24
Норма по 122 ₴	81 984 ₴	40 992 ₴
Переработки по 183 ₴	8 784 ₴	4 392 ₴
Прямые расходы	90 768 ₴	45 384 ₴
Доля постоянных (20 ₴ за час)	14 400 ₴	7 200 ₴
Тариф	108 000 ₴	56 000 ₴
Прибыль с поста	+2 832 ₴	+3 416 ₴
Прибыль на час	3,93 ₴	9,49 ₴

Прямые расходы круглосуточного поста — 90 768 ₴, а не 61 488 ₴, которые Николай держал в голове. И двадцать четыре часа переработки в колонке дневного поста — это не про круглосуточность: это остаток, который не поместился в две нормы.

Почему круглосуточный пост за 108 000 ₴ зарабатывает меньше дневного за 56 000 ₴

Это не описка в таблице. Более дорогой пост действительно приносит меньше: 2 832 ₴ против 3 416 ₴ в месяц.

Механизм виден, если сложить два дневных поста. Выйдут те же 720 часов, та же структура штата, те же расходы до копейки: 90 768 ₴ прямых и 14 400 ₴ постоянных. А тариф у двух дневных постов вместе — 112 000 ₴ против 108 000 ₴ за один круглосуточный. Разница в четыре тысячи и съедает большую часть заработка, потому что заработка там всего 3 416 ₴ с поста.

Прибыль на час: 3,93 ₴ против 9,49 ₴

Разделите прибыль поста на его часы. Круглосуточный: 2 832 ₴ на 720 часов — 3,93 ₴ за час. Дневной: 3 416 ₴ на 360 часов — 9,49 ₴. Дневной пост выгоднее за час в 2,41 раза.

Шесть лет Николай боролся за круглосуточные объекты и пропускал дневные, потому что в них «несерьёзный чек». Выбор на самом деле стоял не между 108 000 ₴ и 56 000 ₴, а между 3,93 ₴ и 9,49 ₴ на час.

«Я отказал двум бизнес-центрам с дневной охраной: пятьдесят шесть тысяч против ста восьми — ну что там считать. Теперь вижу, что я каждый раз выбирал худшую гривню за час и ещё и радовался, что взял больший объект».

Постоянные расходы: 20 ₴ на каждый из 8 280 часов

Кроме охранников на постах, компания каждый месяц содержит то, без чего посты не работают.

• Диспетчерская. Принимает тревоги со всех объектов и не выключается ни на час.
• Супервайзер и машина. Объезд постов, выезд на срабатывание, подвоз подмены.
• Офис и документы. Договоры, табели, отчётность, кадры.
• Лицензии и разрешения. Платежи, которые не зависят от количества объектов.
• Форма и снаряжение. Изнашивается независимо от того, сколько тревог было за месяц.

Вместе это 165 600 ₴ в месяц. Разделите на 8 280 часов охраны — ровно 20 ₴ на час. Круглосуточный пост забирает из этой суммы 14 400 ₴, дневной — 7 200 ₴.

Сколько компания заработала за месяц

Сложим месяц полностью. Выручка — 1 252 000 ₴. Прямые расходы по постам: девять раз по 90 768 ₴ плюс пять раз по 45 384 ₴ — это 1 043 832 ₴. Постоянные — 165 600 ₴. Прибыль: 1 252 000 − 1 043 832 − 165 600 = 42 568 ₴, рентабельность 3,40%.

Контроль сходится с другой стороны: девять постов по 2 832 ₴ плюс пять по 3 416 ₴ дают те же 42 568 ₴. Ничего не появилось и ничего не исчезло — просто прибыль впервые разложили по постам, а не по компании.

Три и четыре десятых процента — это не свойство охранного бизнеса и не рынок. Это пропорция, в которой перемешались нормальная работа и цена, поставленная по старой арифметике.

Скрытая статья первая: 552 часа переработки

Сложите переработки по всем постам: девять по 48 часов и пять по 24 — это 552 часа в месяц. По 183 ₴ они дают 101 016 ₴, то есть в 2,37 раза больше всей прибыли компании.

Но посмотрите на надбавку отдельно. Если бы те же 552 часа шли по обычным 122 ₴, они стоили бы 67 344 ₴. Плата именно за сверхурочность — 33 672 ₴ в месяц, это 79,1% прибыли.

«Мне показали строку: надбавка за переработки — 33 672 ₴ в месяц. Это почти восемьдесят процентов того, что я забираю себе. Я платил эту премию шесть лет и ни разу не видел её отдельным числом, потому что в ведомости она перемешана с нормальными часами».

Скрытая статья вторая: разрыв между тремя охранниками и 4,29

Теперь посчитаем цену самой ошибки. Три охранника на круглосуточный пост — это 61 488 ₴. Реальные прямые расходы того же поста — 90 768 ₴. Разница — 29 280 ₴ в месяц на каждом посту, где Николай считал, что держит три нормы.

Таких постов девять. Вместе это 263 520 ₴ в месяц, то есть в 6,19 раза больше прибыли. Шесть лет каждый новый круглосуточный договор подписывался с этим разрывом внутри, и больший тариф лишь увеличивал его.

Почему 263 520 ₴ нельзя отнять от прибыли

Самая частая ошибка после такого расчёта — добавить 263 520 ₴ к расходам или отнять от прибыли. Так делать нельзя, иначе компания на бумаге станет глубоко убыточной, какой она не является.

Эти деньги никуда не исчезли и ничего нового не появилось: они уже сидят внутри 1 043 832 ₴ прямых расходов. Расходы компании были и остаются 1 043 832 ₴, прибыль — 42 568 ₴. То же с переработками: 101 016 ₴ тоже внутри этой суммы, и вычитать их отдельно не нужно.

Для чего тогда цифра? Она меряет не расход, а ошибку в голове владельца. 263 520 ₴ — это размер разрыва между постом, каким Николай его считал, и постом, за который он каждый месяц платил.

Четверо резервных охранников вместо переработок

Первое решение не требовало ни нового договора, ни изменения тарифа. 552 часа переработок — это 3,29 нормы. Значит, небольшая подменная группа закрывает их целиком, ещё и с запасом.

Как закрывать 552 часа	Переработками	Резервной группой
Часов, которые закрываются	552	672
Цена часа	183 ₴	122 ₴
Расходы за месяц	101 016 ₴	81 984 ₴
Запас на отпуска и больничные	—	120 часов
Разница за месяц	—	19 032 ₴
Относительно прибыли 42 568 ₴	в 2,37 раза больше	экономия 44,7%

Четверо резервных охранников дают 672 часа нормы за 81 984 ₴ против 101 016 ₴ переработок. Экономия — 19 032 ₴ в месяц, то есть 44,7% прибыли, и ещё 120 часов остаётся на отпуска и больничные, которые раньше тоже закрывались переработками.

Две разные четвёрки, и путать их нельзя

В статье дважды стоит четвёрка, и это про разные вещи. Четверо охранников в таблице выше — люди, закреплённые за одним круглосуточным постом; они дают 672 часа нормы на этом объекте. Четверо резервных — отдельная подменная группа на всю компанию, которая не закреплена ни за одним постом и ходит туда, где не хватает часов.

Не удивляйтесь, что 81 984 ₴ встречаются в двух местах. Это одно и то же вычисление: четыре нормы по 168 часов по 122 ₴.

Пятый охранник на посту: когда он дешевле переработок

Коэффициент 4,29 округляется вверх до пяти. Пятый охранник на круглосуточном посту закрывает его полностью, без единого часа переработки, — и это второй из двух вариантов, о которых шла речь выше. Здесь цифра пять означает человека на посту, а не пять дневных объектов из первой таблицы.

Почему Николай пошёл не этим путём. Пятый нужен на каждом круглосуточном посту отдельно, и часть его нормы на этом объекте остаётся невостребованной. Резервная группа из четверых закрывает те же 552 часа по всей компании и ещё держит 120 часов запаса — то есть та же задача решается меньшим количеством норм.

«Я не набирал людей про запас из принципа: лучше доплачу своим за переработку, чем буду держать кого-то без поста. Посчитал — четыре резервных стоят 81 984 ₴, переработки 101 016 ₴. Оказалось, что запас дешевле моей экономии на запасе».

Что изменилось, когда час поста стал строкой

Изменений в документах вышло три. Каждый пост получил свои часы — 720 или 360 — и коэффициент покрытия рядом с тарифом. Переработки перестали быть общей суммой и начали разноситься по постам. А каждый новый объект перед подписанием проходит проверку часами, а не сменами.

• Переработки заменила подменная группа. 81 984 ₴ вместо 101 016 ₴ — 19 032 ₴ в месяц, или 44,7% прибыли, без единого нового договора.
• Дневные посты перестали быть мелкими. 9,49 ₴ против 3,93 ₴ прибыли на час — в 2,41 раза, и теперь за такие объекты борются, а не отказывают им.
• Тариф считают до подписания. 4,29 охранника на круглосуточный пост и 90 768 ₴ прямых расходов — два числа, с которыми на переговоры идут заранее, а не через год после них.

Ни новых объектов, ни поднятия цен по портфелю, ни сокращения людей не понадобилось. Понадобилось увидеть час поста как строку со своей ценой.

Вывод для предпринимателей. Если вы продаёте непрерывное присутствие — охрану, диспетчерскую, смену на линии, — то единица, в которой вы выставляете счёт, и единица, в которой вы нанимаете людей, не совпадают. Разделите часы вашего обязательства на норму одного работника и посмотрите на результат, не округляя его в голове до целого. Разница между этим числом и количеством людей, которое вы привыкли ставить, уже оплачена — просто по цене полутора ставок. Так же работает любой бизнес с графиком: производство в три смены, служба поддержки, линия доставки.

Советы напоследок

• Считайте пост в часах, а не в сменах. 720 часов на 168 — это 4,29 охранника, и никакое умножение зарплаты на три этого не покажет.
• Поставьте цену часа поста рядом с тарифом. Два числа в одной строке находят недооценённый договор за десять минут.
• Выделите переработки отдельной строкой по каждому посту. 552 часа по 183 ₴ — это 101 016 ₴, в 2,37 раза больше прибыли компании.
• Посчитайте надбавку за сверхурочность отдельно от самих часов. 33 672 ₴ против 67 344 ₴ обычной цены — именно надбавка, а не часы, съедает 79,1% заработка.
• Разнесите постоянные расходы по часам. 165 600 ₴ на 8 280 часов — это 20 ₴, и без этих 20 ₴ пост всегда будет выглядеть прибыльнее, чем он есть.
• Сравнивайте посты по прибыли на час, а не по тарифу. 3,93 ₴ и 9,49 ₴ — та же компания, и больший чек стоит на худшей цифре.
• Прежде чем поднимать тариф, посчитайте подменную группу. Четыре резервных охранника за 81 984 ₴ дали 19 032 ₴ экономии — больше, чем любые переговоры того месяца.

Деньги не исчезают — вы их просто не видите

Про охрану думают, что здесь всё решают две вещи: надёжные люди и тариф, который не продешевил. Без них действительно не начнёшь. Но заработок решает третья — скольким нормам рабочего времени равно ваше обязательство держать пост закрытым, и по какой цене вы докупаете разницу.

Сама собой эта дыра не зарастает и в итоговой строке не проявится: строка подбивает месяц, а ошибка прописана в каждом договоре отдельно. Зато как только час поста получает цену, становится видно главное: 3,40% рентабельности не принадлежат ни круглосуточным постам, ни дневным. Это среднее между постом, который зарабатывает 9,49 ₴ за час, и постом, который за вдвое больший тариф зарабатывает 3,93 ₴.

Как увидеть это в своей компании

Всё, что описано выше, держится на одной таблице: каждый пост — строка, где рядом стоят часы поста, часы нормы и то, чем закрыта разница. Пока зарплата сводится одним фондом, не видно ни коэффициента покрытия, ни того, что переработки больше прибыли. Когда те же данные собираются автоматически, видно, какой пост платит за себя, а какой нет, — именно для этого владельцы малого и среднего бизнеса используют Finmap: чтобы видеть финансовую картину, а не собирать её задним числом.

Читайте также

• Себестоимость человеко-часа в клининге: куда уходит маржа
• Бухаутсорсинг: 468 часов, за которые никто не платит

Основа темы: Управленческий учёт: что это и зачем владельцу