Sécurité : un poste exige 4,29 personnes, pas trois

« Quatorze sites, pour un poste permanent on me paie 108 000 ₴, et je vous dis de mémoire ce qu'il en reste : quarante-six mille cinq cents. C'est comme ça que j'ai compté pendant six ans. Et ce qu'il en reste, c'est 2 832 ₴ » — c'est ainsi que Mykola Tkach, propriétaire d'une société de sécurité à Zhytomyr, a ouvert la conversation.

Cette arithmétique est familière à quiconque tient des postes sur des sites. Un poste permanent, cela veut dire trois vacations, donc trois agents. J'ai multiplié le salaire par trois, je l'ai retiré du tarif, la différence est à moi.

Le calcul casse en un point. Le poste se compte en personnes et se vend en heures. Trois agents ne couvrent pas un poste permanent : il contient 720 heures par mois, et la norme mensuelle d'un agent est de 168. La différence est comblée chaque mois par la feuille des heures supplémentaires, et c'est exactement là que dort l'argent que Mykola n'a jamais vu une seule fois.

Ci-dessous, nous découpons une société de sécurité en deux unités — le poste et l'heure de poste — et nous arrivons à comprendre pourquoi un poste à 108 000 ₴ rapporte moins qu'un poste à 56 000 ₴.

Le parcours de Mykola : de deux sites à quatorze

Mykola a commencé avec deux entrepôts sur la route de contournement. Il tenait lui-même les vacations quand quelqu'un ne venait pas, et il allait lui-même négocier avec les locataires. Il faisait ses comptes sur son téléphone : tant de tarifs, tant de salaires, le reste est à moi.

En sept ans, les sites sont devenus quatorze. Sont apparus un PC sécurité, un superviseur avec une voiture et une personne dédiée aux papiers et aux licences. C'est à ce moment-là que le sens des chiffres a disparu : les postes ont été multipliés par sept, le chiffre d'affaires a suivi derrière, et le bénéfice est resté là où il était la deuxième année.

« Quand il y avait deux postes, je tenais tout le planning de la semaine dans ma tête et je savais qui remplaçait qui. Maintenant, on m'apporte la feuille d'heures déjà close, et en bas figure le total des heures supplémentaires. Je la signe et je ne demande pas de quel poste elle vient ».

Pourquoi « quatorze sites » ne disent rien de l'argent

Un site en sécurité n'est pas un travail ponctuel, mais l'engagement de tenir le poste occupé sans un seul trou. Le client ne paie pas pour des personnes ni pour des vacations : il paie pour qu'à l'entrée il y ait toujours quelqu'un.

Cela ne se mesure qu'en heures. Un poste permanent, c'est 720 heures par mois ; un poste de jour de douze heures, 360. L'homme, lui, arrive avec sa propre norme : 168 heures, et cette norme ne s'étire pas.

Tant que les quatorze contrats restent dans une seule liste « sites sous contrat », la question la plus simple reste sans réponse : quel poste nourrit l'entreprise et lequel la grignote en silence pour un tarif plus élevé.

Comment Mykola comptait un poste : trois vacations — trois agents

Le taux horaire d'un agent est de 100 ₴. La norme mensuelle est de 168 heures ; avec 22% de charges patronales, l'heure revient à 122 ₴ et une personne au mois à 20 496 ₴. Trois personnes pour trois vacations — 61 488 ₴.

Ensuite, une seule opération : 108 000 ₴ de tarif moins 61 488 ₴ de salaires. Quarante-six mille cinq cents tirés du poste. C'est ce chiffre que Mykola citait quand il décidait de prendre un site ou non, et c'est celui qu'il gardait en tête en signant un tarif pour un an.

Il n'y a d'erreur ici ni dans le taux horaire ni dans le pourcentage de charges. L'erreur, c'est que trois agents sur un poste permanent, cela n'existe pas.

Quatorze postes sur une seule page

Voici le mois à partir duquel Mykola prenait toutes ses décisions. Neuf sites sous garde permanente et cinq avec une vacation de jour de douze heures.

Type de poste	Nombre	Heures par mois	Tarif par poste
Permanent	9	720	108 000 ₴
De jour, 12 heures	5	360	56 000 ₴
Total	14	8 280	1 252 000 ₴

Neuf postes à 720 heures et cinq à 360 — au total 8 280 heures de garde par mois et 1 252 000 ₴ de chiffre d'affaires. Tout le reste de cet article découle de ces deux nombres.

La vie avant que l'heure de poste devienne une ligne

La comptabilité dans laquelle Mykola a vécu ces années-là, toute société de sécurité née de quelques sites la reconnaîtra.

• Le poste était compté en personnes. Trois vacations — trois agents, et personne n'a jamais vérifié cette multiplication en heures.
• Les heures supplémentaires apparaissaient comme un seul chiffre sur la paie. La somme était là, de quel poste elle venait, non.
• Le tarif se fixait par analogie. Un nouveau site était évalué d'après le contrat voisin, parce que « là-bas, c'est à peu près la même chose ».
• Le PC sécurité et le superviseur vivaient dans les « frais généraux ». Cet argent n'arrivait jamais jusqu'à un poste précis.
• Congés et arrêts maladie étaient couverts au cas par cas. Celui qui était libre prenait la vacation, et combien cela faisait sur le mois, personne ne le totalisait.
• Les postes de jour passaient pour de la petite monnaie. Le tarif est deux fois moindre — donc la conversation à leur sujet deux fois plus courte.

Aucun de ces six points ne parle de sécurité. Les agents venaient en vacation, les alarmes étaient traitées, les clients ne partaient pas. Les six points étaient logés dans la comptabilité — et dans la comptabilité, sur un poste, personne ne regarde.

L'unité principale : non pas l'agent, mais l'heure de poste

L'agent est l'unité dans laquelle vous payez. L'heure de poste est l'unité dans laquelle vous vendez. Tant que les deux ne figurent pas sur la même ligne, le coût de revient d'un poste s'invente en multipliant un salaire par le nombre de vacations.

L'heure de poste ne dépend pas de qui s'y tient exactement : le poste est couvert ou il ne l'est pas, et pour chaque heure couverte le client paie selon le contrat.

Pourquoi 720 divisé par 168 fait 4,29

Prenez les 720 heures d'un poste permanent et divisez-les par les 168 heures de la norme d'un agent. On obtient 4,29. C'est le nombre de normes de temps de travail qu'un poste dévore en un mois.

Et voilà où l'écart se fait avec les trois vacations. Une vacation est une tranche de la journée ; une norme est la limite au-delà de laquelle l'heure d'une personne devient plus chère. La journée se divise bien en trois vacations, mais le mois d'un poste ne se divise d'aucune manière exactement par la norme d'un agent.

Quatre virgule vingt-neuf, ce n'est pas une personne

Le coefficient 4,29 ne signifie pas qu'il faut un nombre fractionnaire d'agents à l'effectif. À l'effectif, les personnes sont entières, et il n'y a que deux options : tenir quatre agents sur le poste et racheter le reste en heures supplémentaires, ou en mettre un cinquième et se passer des heures supplémentaires.

Mykola a vécu six ans dans la première option, sans même savoir qu'elle était la première de deux. L'écart entre trois agents et 4,29 ne disparaît pas du fait qu'aucun rapport ne le montre : chaque mois, il est comblé par des heures payées à une fois et demie.

« On me dit : il faut quatre virgule vingt-neuf agent sur un poste. Je demande : et où je trouve vingt-neuf centièmes de personne ? La réponse ne m'a pas plu : ces vingt-neuf centièmes, je les rachète en heures supplémentaires depuis six ans déjà, simplement sur une autre ligne ».

Une heure supplémentaire coûte 183 ₴

L'heure ordinaire d'un agent, charges comprises, est de 122 ₴. L'heure supplémentaire est payée à une fois et demie, soit 183 ₴. C'est exactement à ce prix que se comble l'écart entre la norme de l'effectif et les heures du poste.

Sur la paie, ces heures ne sont pas isolées : elles sont mêlées à toutes les autres. Le patron voit donc une masse salariale plus grosse, la met sur le compte de « les gens ont fait du rab » — et continue de compter le poste sur trois normes, alors que ce n'est plus pour elles qu'il paie.

Combien coûte réellement un poste

Sur un poste permanent, Mykola a quatre agents affectés ; sur un poste de jour, deux. Mettons les deux types de poste côte à côte et décomposons chacun en norme et heures supplémentaires.

Indicateur du mois	Permanent	De jour
Agents à l'effectif par poste	4	2
Heures dans la norme (168 × agents)	672	336
Heures de poste par mois	720	360
Heures supplémentaires	48	24
Norme à 122 ₴	81 984 ₴	40 992 ₴
Heures supplémentaires à 183 ₴	8 784 ₴	4 392 ₴
Coûts directs	90 768 ₴	45 384 ₴
Part des frais fixes (20 ₴ par heure)	14 400 ₴	7 200 ₴
Tarif	108 000 ₴	56 000 ₴
Bénéfice du poste	+2 832 ₴	+3 416 ₴
Bénéfice par heure	3,93 ₴	9,49 ₴

Les coûts directs d'un poste permanent sont de 90 768 ₴, et non les 61 488 ₴ que Mykola gardait en tête. Et les vingt-quatre heures supplémentaires dans la colonne du poste de jour ne relèvent pas de la permanence : c'est le reliquat qui n'est pas entré dans deux normes.

Pourquoi un poste permanent à 108 000 ₴ gagne moins qu'un poste de jour à 56 000 ₴

Ce n'est pas une coquille dans le tableau. Le poste le plus cher rapporte réellement moins : 2 832 ₴ contre 3 416 ₴ par mois.

Le mécanisme se voit si l'on additionne deux postes de jour. On obtient les mêmes 720 heures, la même structure d'effectif, les mêmes coûts au kopeck près : 90 768 ₴ de directs et 14 400 ₴ de fixes. Or le tarif de deux postes de jour réunis est de 112 000 ₴ contre 108 000 ₴ pour un seul permanent. Cette différence de quatre mille mange la plus grande part du gain, car le gain n'y est que de 3 416 ₴ par poste.

Bénéfice par heure : 3,93 ₴ contre 9,49 ₴

Divisez le bénéfice du poste par ses heures. Permanent : 2 832 ₴ sur 720 heures — 3,93 ₴ l'heure. De jour : 3 416 ₴ sur 360 heures — 9,49 ₴. À l'heure, le poste de jour est 2,41 fois plus rentable.

Pendant six ans, Mykola s'est battu pour les sites permanents et a laissé passer ceux de jour, parce que le montant y était « pas sérieux ». Le choix ne se posait en fait pas entre 108 000 ₴ et 56 000 ₴, mais entre 3,93 ₴ et 9,49 ₴ l'heure.

« J'ai refusé deux centres d'affaires avec garde de jour : cinquante-six mille contre cent huit, qu'est-ce qu'il y a à calculer. Maintenant je vois que je choisissais chaque fois la pire hryvnia par heure et que je me félicitais en plus d'avoir pris le plus gros site ».

Frais fixes : 20 ₴ sur chacune des 8 280 heures

Outre les agents sur les postes, l'entreprise entretient chaque mois ce sans quoi les postes ne fonctionnent pas.

• Le PC sécurité. Il reçoit les alarmes de tous les sites et ne s'éteint pas une heure.
• Le superviseur et la voiture. Tournée des postes, intervention sur déclenchement, acheminement des relèves.
• Bureau et papiers. Contrats, feuilles d'heures, reporting, ressources humaines.
• Licences et autorisations. Des paiements qui ne dépendent pas du nombre de sites.
• Uniforme et équipement. Cela s'use indépendamment du nombre d'alarmes du mois.

Au total, cela fait 165 600 ₴ par mois. Divisez par 8 280 heures de garde — exactement 20 ₴ l'heure. Un poste permanent prend 14 400 ₴ sur cette somme, un poste de jour 7 200 ₴.

Combien l'entreprise a gagné sur le mois

Additionnons le mois en entier. Chiffre d'affaires — 1 252 000 ₴. Coûts directs par poste : neuf fois 90 768 ₴ plus cinq fois 45 384 ₴ — soit 1 043 832 ₴. Fixes — 165 600 ₴. Bénéfice : 1 252 000 − 1 043 832 − 165 600 = 42 568 ₴, rentabilité 3,40%.

Le contrôle tombe juste par l'autre bout : neuf postes à 2 832 ₴ plus cinq à 3 416 ₴ donnent les mêmes 42 568 ₴. Rien n'est apparu et rien n'a disparu — le bénéfice a simplement été réparti pour la première fois par poste et non par entreprise.

Trois virgule quatre pour cent, ce n'est pas une propriété du métier de la sécurité ni le marché. C'est la proportion dans laquelle se sont mélangés un travail normal et un prix fixé selon l'ancienne arithmétique.

Poste caché numéro un : 552 heures supplémentaires

Additionnez les heures supplémentaires sur tous les postes : neuf à 48 heures et cinq à 24 — cela fait 552 heures par mois. À 183 ₴, elles donnent 101 016 ₴, soit 2,37 fois plus que tout le bénéfice de l'entreprise.

Mais regardez la majoration à part. Si ces mêmes 552 heures passaient aux 122 ₴ ordinaires, elles coûteraient 67 344 ₴. Le paiement du caractère supplémentaire lui-même, c'est 33 672 ₴ par mois, soit 79,1% du bénéfice.

« On m'a montré une ligne : majoration pour heures supplémentaires — 33 672 ₴ par mois. C'est presque quatre-vingts pour cent de ce que je prends pour moi. J'ai payé cette prime pendant six ans et je ne l'ai jamais vue une fois comme un chiffre à part, parce que sur la paie elle est mêlée aux heures normales ».

Poste caché numéro deux : l'écart entre trois agents et 4,29

Calculons maintenant le prix de l'erreur elle-même. Trois agents sur un poste permanent, c'est 61 488 ₴. Les coûts directs réels de ce même poste sont de 90 768 ₴. La différence est de 29 280 ₴ par mois sur chaque poste où Mykola croyait tenir trois normes.

De tels postes, il y en a neuf. Au total, cela fait 263 520 ₴ par mois, soit 6,19 fois plus que le bénéfice. Pendant six ans, chaque nouveau contrat permanent a été signé avec cet écart à l'intérieur, et un tarif plus élevé ne faisait que l'agrandir.

Pourquoi on ne peut pas retirer 263 520 ₴ du bénéfice

L'erreur la plus fréquente après un tel calcul est d'ajouter 263 520 ₴ aux coûts ou de les retirer du bénéfice. Il ne faut pas faire cela, sinon l'entreprise devient sur le papier profondément déficitaire, ce qu'elle n'est pas.

Cet argent n'a disparu nulle part et rien de nouveau n'est apparu : il est déjà logé à l'intérieur des 1 043 832 ₴ de coûts directs. Les coûts de l'entreprise étaient et restent 1 043 832 ₴, le bénéfice 42 568 ₴. Il en va de même pour les heures supplémentaires : les 101 016 ₴ sont aussi à l'intérieur de cette somme, et il n'y a pas à les retrancher séparément.

À quoi sert alors ce chiffre ? Il mesure non une dépense, mais l'erreur dans la tête du patron. 263 520 ₴, c'est la taille de l'écart entre le poste tel que Mykola le croyait et le poste pour lequel il payait chaque mois.

Quatre agents en réserve au lieu des heures supplémentaires

La première décision n'exigeait ni nouveau contrat ni changement de tarif. 552 heures supplémentaires, c'est 3,29 normes. Une petite équipe de remplacement les couvre donc entièrement, et avec de la marge en plus.

Comment couvrir 552 heures	En heures supplémentaires	Avec une équipe de réserve
Heures couvertes	552	672
Prix de l'heure	183 ₴	122 ₴
Coût du mois	101 016 ₴	81 984 ₴
Marge pour congés et arrêts maladie	—	120 heures
Différence sur le mois	—	19 032 ₴
Par rapport au bénéfice de 42 568 ₴	2,37 fois plus	économie de 44,7%

Quatre agents en réserve donnent 672 heures de norme pour 81 984 ₴ contre 101 016 ₴ d'heures supplémentaires. L'économie est de 19 032 ₴ par mois, soit 44,7% du bénéfice, et il reste encore 120 heures pour les congés et les arrêts maladie, qui étaient eux aussi couverts par des heures supplémentaires auparavant.

Deux quatre différents, et il ne faut pas les confondre

Dans cet article, le quatre apparaît deux fois, et il s'agit de choses différentes. Les quatre agents du tableau ci-dessus sont des personnes affectées à un seul poste permanent ; ils donnent 672 heures de norme sur ce site. Les quatre de réserve forment une équipe de remplacement distincte pour toute l'entreprise, affectée à aucun poste et qui va là où les heures manquent.

Ne vous étonnez pas que 81 984 ₴ se retrouvent à deux endroits. C'est un seul et même calcul : quatre normes de 168 heures à 122 ₴.

Le cinquième agent sur le poste : quand il est moins cher que les heures supplémentaires

Le coefficient 4,29 s'arrondit au supérieur à cinq. Un cinquième agent sur un poste permanent le couvre entièrement, sans une seule heure supplémentaire — et c'est la deuxième des deux options évoquées plus haut. Ici, le chiffre cinq désigne une personne sur un poste, et non les cinq sites de jour du premier tableau.

Pourquoi Mykola n'a pas pris ce chemin. Un cinquième est nécessaire sur chaque poste permanent séparément, et une part de sa norme sur ce site reste inemployée. Une équipe de réserve de quatre couvre ces mêmes 552 heures dans toute l'entreprise et garde encore 120 heures de marge — la même tâche se résout donc avec moins de normes.

« Je n'embauchais pas de gens en réserve par principe : je préfère payer les miens en heures supplémentaires que garder quelqu'un sans poste. J'ai calculé — quatre en réserve coûtent 81 984 ₴, les heures supplémentaires 101 016 ₴. Il s'avère que la réserve est moins chère que mon économie sur la réserve ».

Ce qui a changé quand l'heure de poste est devenue une ligne

Les changements dans les documents ont été trois. Chaque poste a reçu ses heures — 720 ou 360 — et un coefficient de couverture à côté du tarif. Les heures supplémentaires ont cessé d'être une somme globale et se répartissent désormais par poste. Et chaque nouveau site passe avant signature par un contrôle en heures, et non en vacations.

• Les heures supplémentaires ont été remplacées par une équipe de remplacement. 81 984 ₴ au lieu de 101 016 ₴ — 19 032 ₴ par mois, soit 44,7% du bénéfice, sans un seul nouveau contrat.
• Les postes de jour ont cessé d'être de la petite monnaie. 9,49 ₴ contre 3,93 ₴ de bénéfice par heure — 2,41 fois, et maintenant on se bat pour ces sites au lieu de les refuser.
• Le tarif se calcule avant la signature. 4,29 agents pour un poste permanent et 90 768 ₴ de coûts directs — deux chiffres avec lesquels on part en négociation à l'avance, et non un an après.

Ni nouveaux sites, ni hausse des prix sur tout le portefeuille, ni réduction d'effectif n'ont été nécessaires. Il a fallu voir l'heure de poste comme une ligne avec son prix propre.

Conclusion pour les entrepreneurs. Si vous vendez une présence continue — de la garde, un PC de supervision, une vacation sur une ligne —, alors l'unité dans laquelle vous facturez et l'unité dans laquelle vous embauchez ne coïncident pas. Divisez les heures de votre engagement par la norme d'un salarié et regardez le résultat sans l'arrondir dans votre tête à un nombre entier. L'écart entre ce chiffre et le nombre de personnes que vous avez l'habitude de poster est déjà payé — simplement au prix d'une fois et demie. Tout métier avec un planning fonctionne de la même façon : une production en trois vacations, un service d'assistance, une ligne de livraison.

Conseils pour finir

• Comptez le poste en heures, et non en vacations. 720 heures sur 168, cela fait 4,29 agents, et aucune multiplication du salaire par trois ne vous le montrera.
• Mettez le prix de l'heure de poste à côté du tarif. Deux chiffres sur une même ligne trouvent un contrat sous-évalué en dix minutes.
• Isolez les heures supplémentaires sur une ligne propre à chaque poste. 552 heures à 183 ₴, cela fait 101 016 ₴, 2,37 fois plus que le bénéfice de l'entreprise.
• Calculez la majoration pour heures supplémentaires séparément des heures elles-mêmes. 33 672 ₴ contre 67 344 ₴ au prix ordinaire — c'est bien la majoration, et non les heures, qui mange 79,1% du gain.
• Répartissez les frais fixes sur les heures. 165 600 ₴ sur 8 280 heures, cela fait 20 ₴, et sans ces 20 ₴ un poste paraîtra toujours plus rentable qu'il ne l'est.
• Comparez les postes au bénéfice par heure, et non au tarif. 3,93 ₴ et 9,49 ₴ — la même entreprise, et le plus gros montant repose sur le pire chiffre.
• Avant d'augmenter un tarif, chiffrez l'équipe de remplacement. Quatre agents en réserve pour 81 984 ₴ ont donné 19 032 ₴ d'économie — plus que toutes les négociations de ce mois-là.

L'argent ne disparaît pas — vous ne le voyez simplement pas

On pense que, dans la sécurité, tout se décide par deux choses : des gens fiables et un tarif qu'on n'a pas vendu trop bas. Sans elles, on ne commence effectivement pas. Mais le gain se décide par une troisième — à combien de normes de temps de travail équivaut votre engagement de tenir un poste couvert, et à quel prix vous rachetez la différence.

Ce trou ne se referme pas de lui-même et n'apparaîtra pas dans la ligne finale : la ligne totalise le mois, alors que l'erreur est inscrite dans chaque contrat séparément. En revanche, dès que l'heure de poste reçoit un prix, l'essentiel devient visible : les 3,40% de rentabilité n'appartiennent ni aux postes permanents ni à ceux de jour. C'est la moyenne entre un poste qui gagne 9,49 ₴ l'heure et un poste qui, pour un tarif deux fois plus élevé, gagne 3,93 ₴.

Comment voir cela dans votre propre entreprise

Tout ce qui est décrit plus haut tient à un seul tableau : chaque poste est une ligne où figurent côte à côte les heures du poste, les heures de la norme et ce qui comble la différence. Tant que les salaires sont ramenés à une masse unique, on ne voit ni le coefficient de couverture, ni que les heures supplémentaires dépassent le bénéfice. Quand ces mêmes données sont collectées automatiquement, on voit quel poste se paie lui-même et lequel non — c'est précisément pour cela que les dirigeants de PME utilisent Finmap : pour voir l'image financière au lieu de la reconstituer après coup.

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