Pază: un post cere 4,29 oameni, nu trei

„Paisprezece obiective, pentru un post permanent mi se plătesc 108 000 ₴, și vă spun din memorie cât rămâne pe el: patruzeci și șase și jumătate de mii. Așa am socotit șase ani. Iar rămân 2 832 ₴” — așa a început discuția Mykola Tkach, patronul unei firme de pază din Zhytomyr.

Aritmetica asta o cunoaște oricine ține posturi pe obiective. Post permanent înseamnă trei ture, deci trei agenți. Am înmulțit salariul cu trei, l-am scăzut din tarif, diferența e a mea.

Socoteala se rupe într-un singur loc. Postul se numără în oameni, dar se vinde în ore. Trei agenți nu acoperă un post permanent: în el sunt 720 de ore pe lună, iar norma unui agent e de 168. Diferența o închide în fiecare lună pontajul de ore suplimentare, și exact acolo stau banii pe care Mykola nu i-a văzut niciodată.

Mai jos descompunem firma de pază în două unități — postul și ora de post — și ajungem la motivul pentru care un post de 108 000 ₴ aduce mai puțin decât un post de 56 000 ₴.

Drumul lui Mykola: de la două obiective la paisprezece

Mykola a început cu două depozite de pe șoseaua de ocolire. Intra singur în tură când nu venea cineva, mergea singur să se înțeleagă cu chiriașii. Socotea pe telefon: atâtea tarife, atâtea salarii, restul e al meu.

În șapte ani obiectivele au ajuns la paisprezece. Au apărut dispeceratul, un supervizor cu mașină, un om separat pentru documente și licențe. Atunci a dispărut și simțul cifrelor: posturile s-au înmulțit de șapte ori, încasările au venit după ele, iar profitul a rămas acolo unde era în al doilea an.

„Când erau două posturi, țineam în cap tot graficul pe o săptămână înainte și știam cine pe cine înlocuiește. Acum pontajul îmi vine deja închis, iar jos stă suma orelor suplimentare. O semnez și nu întreb de pe care post e.”

De ce „paisprezece obiective” nu spun nimic despre bani

Un obiectiv în pază nu e o lucrare de o singură dată, ci obligația de a ține postul ocupat fără nicio gaură. Clientul nu plătește pentru oameni și nu plătește pentru ture: plătește ca la intrare să stea mereu cineva.

Se poate măsura doar în ore. Un post permanent are 720 de ore pe lună, un post de zi de douăsprezece ore are 360. Omul vine însă cu norma lui: 168 de ore, iar norma asta nu se întinde.

Cât timp toate paisprezece contractele stau într-o singură listă, „obiective în deservire”, cea mai simplă întrebare rămâne fără răspuns: care post hrănește firma și care o roade în liniște pentru un tarif mai mare.

Cum socotea Mykola postul: trei ture — trei agenți

Tariful orar al agentului e 100 ₴. Norma lunară e de 168 de ore; cu 22% contribuții ale angajatorului ora iese 122 ₴, iar omul pe lună 20 496 ₴. Trei oameni pe trei ture — 61 488 ₴.

Apoi o singură operație: 108 000 ₴ tarif minus 61 488 ₴ salarii. Patruzeci și șase și jumătate de mii de pe post. Exact cifra asta o spunea Mykola când decidea dacă ia un obiectiv sau nu, și exact pe ea o ținea în cap semnând tariful pentru un an înainte.

Greșeala nu e nici în tariful orar, nici în procentul contribuțiilor. Greșeala e că trei agenți pe un post permanent nu există.

Paisprezece posturi pe o singură pagină

Iată luna din care Mykola lua toate deciziile. Nouă obiective sub pază permanentă și cinci cu tură de zi de douăsprezece ore.

Tip de post	Număr	Ore pe lună	Tarif pe post
Permanent	9	720	108 000 ₴
De zi, 12 ore	5	360	56 000 ₴
Total	14	8 280	1 252 000 ₴

Nouă posturi de 720 de ore și cinci de 360 — împreună 8 280 de ore de pază pe lună și 1 252 000 ₴ încasări. Tot restul din articolul acesta se deduce din aceste două cifre.

Viața înainte ca ora de post să devină un rând

Evidența în care Mykola a trăit anii aceștia o recunoaște orice firmă de pază crescută din câteva obiective.

• Postul se număra în oameni. Trei ture — trei agenți, iar înmulțirea asta nu a verificat-o nimeni în ore.
• Orele suplimentare se vedeau ca o singură cifră în fluturaș. Suma exista, de pe care post venea — nu.
• Tariful se punea prin analogie. Un obiectiv nou se evalua după contractul de lângă, pentru că „acolo e cam același lucru”.
• Dispeceratul și supervizorul trăiau în „cheltuieli generale”. Până la un post anume banii aceia nu au ajuns niciodată.
• Concediile și zilele de boală se acopereau după situație. Cine e liber intră în tură, iar cât a ieșit asta pe lună nu aduna nimeni.
• Posturile de zi erau considerate mărunțiș. Tarif pe jumătate — deci și discuția despre ele pe jumătate.

Niciunul din aceste șase puncte nu e despre pază. Agenții intrau în ture, alarmele se rezolvau, clienții nu plecau. Toate șase punctele stăteau în evidență — iar în evidență, pe post, nu se uită nimeni.

Unitatea principală: nu agentul, ci ora de post

Agentul e unitatea în care plătiți. Ora de post e unitatea în care vindeți. Cât timp nu stau în același rând, costul postului se inventează înmulțind salariul cu numărul de ture.

Ora de post nu depinde de cine stă exact în ea: postul e acoperit sau nu, iar pentru fiecare oră acoperită clientul plătește conform contractului.

De ce 720 împărțit la 168 dă 4,29

Luați cele 720 de ore ale postului permanent și împărțiți-le la cele 168 de ore de normă ale unui agent. Iese 4,29. Atâtea norme de timp de lucru mănâncă un singur post pe lună.

Aici e divergența cu cele trei ture. Tura e un interval din zi, iar norma e limita după care ora omului se scumpește. Ziua se împarte în trei ture, iar luna postului nu se împarte la norma agentului în niciun fel.

Patru virgulă douăzeci și nouă nu e un om

Coeficientul 4,29 nu înseamnă că în schemă trebuie să fie un număr fracționar de agenți. În schemă oamenii sunt întregi, iar variantele sunt doar două: să ții pe post patru oameni și să cumperi restul în ore suplimentare, sau să pui un al cincilea și să te lipsești de ore în plus.

Mykola a trăit șase ani în prima variantă, fără să știe măcar că e prima din două. Diferența dintre trei agenți și 4,29 nu dispare din faptul că nu apare în niciun raport: lună de lună se închide cu ore la o dată și jumătate tariful.

„Mi se spune: pe post trebuie patru virgulă douăzeci și nouă de agenți. Iar eu întreb: de unde iau douăzeci și nouă de sutimi de om? Răspunsul nu mi-a plăcut: sutimile acelea le cumpăr deja de șase ani cu ore suplimentare, doar că în alt rând.”

O oră suplimentară costă 183 ₴

O oră obișnuită de agent, cu contribuții, e 122 ₴. Ora suplimentară se plătește la o dată și jumătate, adică 183 ₴. Exact la prețul acesta se închide ruptura dintre norma schemei de personal și orele postului.

În fluturaș orele astea nu sunt separate: stau împreună cu toate celelalte. De aceea patronul vede o sumă mai mare de salarii, o pune pe „oamenii au lucrat peste program” — și socotește mai departe postul după trei norme, deși nu mai plătește pentru ele.

Cât costă de fapt un post

Pe postul permanent Mykola are patru agenți repartizați, pe cel de zi doi. Să punem cele două tipuri de post unul lângă altul și să descompunem fiecare în normă și ore suplimentare.

Indicator pe lună	Permanent	De zi
Agenți în schemă pe post	4	2
Ore în normă (168 × agenți)	672	336
Ore de post pe lună	720	360
Ore suplimentare	48	24
Norma la 122 ₴	81 984 ₴	40 992 ₴
Ore suplimentare la 183 ₴	8 784 ₴	4 392 ₴
Costuri directe	90 768 ₴	45 384 ₴
Partea de costuri fixe (20 ₴ pe oră)	14 400 ₴	7 200 ₴
Tarif	108 000 ₴	56 000 ₴
Profit din post	+2 832 ₴	+3 416 ₴
Profit pe oră	3,93 ₴	9,49 ₴

Costurile directe ale postului permanent sunt 90 768 ₴, și nu cei 61 488 ₴ pe care Mykola îi ținea în cap. Iar cele douăzeci și patru de ore suplimentare din coloana postului de zi nu sunt despre permanență: sunt restul care nu a încăput în două norme.

De ce un post permanent de 108 000 ₴ câștigă mai puțin decât unul de zi de 56 000 ₴

Nu e o greșeală de tipar în tabel. Postul mai scump aduce într-adevăr mai puțin: 2 832 ₴ față de 3 416 ₴ pe lună.

Mecanismul se vede dacă adunați două posturi de zi. Ies aceleași 720 de ore, aceeași structură de personal, aceleași costuri până la bănuț: 90 768 ₴ directe și 14 400 ₴ fixe. Iar tariful a două posturi de zi împreună e 112 000 ₴ față de 108 000 ₴ pentru unul permanent. Diferența aceea de patru mii mănâncă partea cea mai mare din câștig, pentru că acolo câștigul e în total 3 416 ₴ de pe post.

Profit pe oră: 3,93 ₴ față de 9,49 ₴

Împărțiți profitul postului la orele lui. Permanent: 2 832 ₴ la 720 de ore — 3,93 ₴ pe oră. De zi: 3 416 ₴ la 360 de ore — 9,49 ₴. Pe oră, postul de zi e mai avantajos de 2,41 ori.

Șase ani Mykola s-a luptat pentru obiectivele permanente și le-a lăsat pe cele de zi, pentru că acolo „nota nu e serioasă”. Alegerea stătea în realitate nu între 108 000 ₴ și 56 000 ₴, ci între 3,93 ₴ și 9,49 ₴ pe oră.

„Am refuzat două centre de birouri cu pază de zi: cincizeci și șase de mii față de o sută opt — ce să mai socotești. Acum văd că de fiecare dată alegeam grivna mai slabă pe oră și pe deasupra mă bucuram că am luat obiectivul mai mare.”

Costuri fixe: 20 ₴ pe fiecare dintre cele 8 280 de ore

În afară de agenții de pe posturi, firma întreține lunar ceea ce fără care posturile nu funcționează.

• Dispeceratul. Preia alarmele de pe toate obiectivele și nu se oprește nicio oră.
• Supervizorul și mașina. Rondul posturilor, deplasarea la alarmă, ducerea înlocuitorului.
• Birou și documente. Contracte, pontaje, raportări, personal.
• Licențe și autorizații. Plăți care nu depind de numărul de obiective.
• Uniforma și echipamentul. Se uzează independent de câte alarme au fost în lună.

Împreună fac 165 600 ₴ pe lună. Împărțiți la 8 280 de ore de pază — exact 20 ₴ pe oră. Postul permanent ia din suma asta 14 400 ₴, cel de zi 7 200 ₴.

Cât a câștigat firma în lună

Să adunăm luna în întregime. Încasări — 1 252 000 ₴. Costuri directe pe posturi: de nouă ori 90 768 ₴ plus de cinci ori 45 384 ₴ — asta face 1 043 832 ₴. Fixe — 165 600 ₴. Profit: 1 252 000 − 1 043 832 − 165 600 = 42 568 ₴, rentabilitate 3,40%.

Verificarea iese și din cealaltă parte: nouă posturi de 2 832 ₴ plus cinci de 3 416 ₴ dau aceiași 42 568 ₴. Nimic nu a apărut și nimic nu a dispărut — doar că profitul a fost desfăcut pentru prima dată pe posturi, și nu pe firmă.

Trei virgulă patru la sută nu e o proprietate a afacerii de pază și nu e piața. E proporția în care s-au amestecat munca normală și un preț pus după aritmetica veche.

Prima cheltuială ascunsă: 552 de ore suplimentare

Adunați orele suplimentare de pe toate posturile: nouă de 48 de ore și cinci de 24 — asta face 552 de ore pe lună. La 183 ₴ ele dau 101 016 ₴, adică de 2,37 ori mai mult decât tot profitul firmei.

Dar uitați-vă separat la spor. Dacă aceleași 552 de ore ar merge la 122 ₴ obișnuiți, ar costa 67 344 ₴. Plata exact pentru caracterul suplimentar e 33 672 ₴ pe lună, adică 79,1% din profit.

„Mi-au arătat rândul: spor pentru ore suplimentare — 33 672 ₴ pe lună. Asta e aproape optzeci la sută din cât iau eu pentru mine. Prima asta o plătesc de șase ani și nu am văzut-o niciodată ca cifră separată, pentru că în fluturaș e amestecată cu orele normale.”

A doua cheltuială ascunsă: ruptura dintre trei agenți și 4,29

Acum să socotim prețul greșelii în sine. Trei agenți pe un post permanent fac 61 488 ₴. Costurile directe reale ale aceluiași post sunt 90 768 ₴. Diferența e de 29 280 ₴ pe lună pe fiecare post unde Mykola credea că ține trei norme.

Posturi din acestea sunt nouă. Împreună fac 263 520 ₴ pe lună, adică de 6,19 ori mai mult decât profitul. Șase ani fiecare contract permanent nou s-a semnat cu ruptura asta înăuntru, iar un tarif mai mare doar o mărea.

De ce 263 520 ₴ nu se pot scădea din profit

Cea mai frecventă greșeală după un asemenea calcul e să adaugi 263 520 ₴ la costuri sau să-i scazi din profit. Așa nu se poate face, altfel pe hârtie firma devine adânc pe pierdere, ceea ce nu este.

Banii aceștia nu au dispărut nicăieri și nimic nou nu a apărut: ei stau deja înăuntrul celor 1 043 832 ₴ de costuri directe. Costurile firmei au fost și rămân 1 043 832 ₴, profitul — 42 568 ₴. La fel și cu orele suplimentare: și cei 101 016 ₴ sunt înăuntrul acestei sume, și nu trebuie scăzuți separat.

Atunci la ce e bună cifra? Ea măsoară nu o cheltuială, ci greșeala din capul patronului. 263 520 ₴ e mărimea rupturii dintre postul așa cum îl credea Mykola și postul pentru care plătea lună de lună.

Patru agenți de rezervă în loc de ore suplimentare

Prima decizie nu a cerut nici contract nou, nici schimbare de tarif. 552 de ore suplimentare sunt 3,29 norme. Deci o mică echipă de înlocuire le acoperă complet, și încă cu rezervă.

Cum acoperim 552 de ore	Cu ore suplimentare	Cu un grup de rezervă
Ore care se acoperă	552	672
Prețul orei	183 ₴	122 ₴
Costuri pe lună	101 016 ₴	81 984 ₴
Rezervă pentru concedii și boală	—	120 de ore
Diferența pe lună	—	19 032 ₴
Față de profitul de 42 568 ₴	de 2,37 ori mai mult	economie de 44,7%

Patru agenți de rezervă dau 672 de ore de normă pentru 81 984 ₴ față de 101 016 ₴ de ore suplimentare. Economia e de 19 032 ₴ pe lună, adică 44,7% din profit, și mai rămân 120 de ore pentru concedii și zile de boală, care înainte se acopereau și ele cu ore suplimentare.

Două patru diferite, și nu se pot confunda

În articol apare de două ori cifra patru, și e despre lucruri diferite. Cei patru agenți din tabelul de mai sus sunt oamenii repartizați la un singur post permanent; ei dau 672 de ore de normă pe obiectivul acela. Cei patru de rezervă sunt o echipă de înlocuire separată pentru toată firma, care nu e repartizată la niciun post și merge acolo unde nu ajung orele.

Nu vă mirați că 81 984 ₴ apar în două locuri. E unul și același calcul: patru norme de 168 de ore la 122 ₴.

Al cincilea agent pe post: când e mai ieftin decât orele suplimentare

Coeficientul 4,29 se rotunjește în sus la cinci. Un al cincilea agent pe postul permanent îl acoperă complet, fără nicio oră suplimentară, — și asta e a doua din cele două variante despre care s-a vorbit mai sus. Aici cifra cinci înseamnă un om pe post, și nu cele cinci obiective de zi din primul tabel.

De ce Mykola nu a mers pe drumul acesta. Al cincilea e nevoie pe fiecare post permanent separat, iar o parte din norma lui pe obiectivul acela rămâne necerută. Un grup de rezervă de patru acoperă aceleași 552 de ore în toată firma și mai ține 120 de ore de rezervă — adică aceeași sarcină se rezolvă cu mai puține norme.

„Nu angajam oameni de rezervă din principiu: mai bine le plătesc alor mei ore suplimentare decât să țin pe cineva fără post. Am socotit — patru de rezervă costă 81 984 ₴, orele suplimentare 101 016 ₴. S-a dovedit că rezerva e mai ieftină decât economia mea pe rezervă.”

Ce s-a schimbat când ora de post a devenit un rând

Schimbările în documente au fost trei. Fiecare post a primit orele lui — 720 sau 360 — și coeficientul de acoperire lângă tarif. Orele suplimentare au încetat să fie o sumă comună și au început să se repartizeze pe posturi. Iar fiecare obiectiv nou trece, înainte de semnare, printr-o verificare în ore, și nu în ture.

• Orele suplimentare au fost înlocuite de echipa de înlocuire. 81 984 ₴ în loc de 101 016 ₴ — 19 032 ₴ pe lună, adică 44,7% din profit, fără niciun contract nou.
• Posturile de zi au încetat să fie mărunțiș. 9,49 ₴ față de 3,93 ₴ de profit pe oră — de 2,41 ori, și acum pentru asemenea obiective se luptă, nu le refuză.
• Tariful se socotește înainte de semnare. 4,29 agenți pe un post permanent și 90 768 ₴ de costuri directe — două cifre cu care se merge la negocieri din timp, și nu un an după ele.

Nu a fost nevoie nici de obiective noi, nici de ridicarea prețurilor pe tot portofoliul, nici de reduceri de personal. A fost nevoie să vezi ora de post ca un rând cu propriul preț.

Concluzie pentru antreprenori. Dacă vindeți prezență neîntreruptă — pază, dispecerat, o tură pe linie — atunci unitatea în care facturați și unitatea în care angajați oameni nu coincid. Împărțiți orele obligației dumneavoastră la norma unui angajat și priviți rezultatul fără să-l rotunjiți în cap la un număr întreg. Diferența dintre cifra aceasta și numărul de oameni pe care sunteți obișnuit să-i puneți e deja plătită — doar că la prețul de o dată și jumătate. La fel funcționează orice afacere cu grafic: o producție în trei ture, un serviciu de suport, o linie de livrare.

Sfaturi la final

• Socotiți postul în ore, nu în ture. 720 de ore la 168 fac 4,29 agenți, și nicio înmulțire a salariului cu trei nu va arăta asta.
• Puneți prețul orei de post lângă tarif. Două cifre în același rând găsesc contractul subevaluat în zece minute.
• Scoateți orele suplimentare pe un rând separat pentru fiecare post. 552 de ore la 183 ₴ fac 101 016 ₴, de 2,37 ori mai mult decât profitul firmei.
• Socotiți sporul pentru ore suplimentare separat de orele în sine. 33 672 ₴ față de 67 344 ₴ la prețul obișnuit — exact sporul, și nu orele, mănâncă 79,1% din câștig.
• Repartizați costurile fixe pe ore. 165 600 ₴ la 8 280 de ore fac 20 ₴, iar fără acești 20 ₴ postul va arăta mereu mai profitabil decât e.
• Comparați posturile după profitul pe oră, nu după tarif. 3,93 ₴ și 9,49 ₴ — aceeași firmă, iar nota mai mare stă pe cifra mai slabă.
• Înainte de a ridica tariful, socotiți echipa de înlocuire. Patru agenți de rezervă la 81 984 ₴ au dat 19 032 ₴ de economie — mai mult decât orice negociere din luna aceea.

Banii nu dispar — pur și simplu nu îi vedeți

Despre pază se crede că aici decid două lucruri: oameni de încredere și un tarif la care nu te-ai vândut ieftin. Fără ele chiar nu pornești. Dar câștigul îl decide al treilea — cu câte norme de timp de lucru e egală obligația dumneavoastră de a ține postul acoperit, și la ce preț cumpărați diferența.

De la sine gaura asta nu se închide și în rândul final nu se va arăta: rândul adună luna, iar greșeala e scrisă în fiecare contract separat. Însă de îndată ce ora de post primește un preț, se vede principalul: 3,40% de rentabilitate nu aparțin nici posturilor permanente, nici celor de zi. E media dintre un post care câștigă 9,49 ₴ pe oră și un post care, pentru un tarif de două ori mai mare, câștigă 3,93 ₴.

Cum să vedeți asta în firma dumneavoastră

Tot ce a fost descris mai sus se sprijină pe un singur tabel: fiecare post e un rând în care stau alături orele postului, orele de normă și cu ce a fost închisă diferența. Cât timp salariile se adună într-un singur fond, nu se vede nici coeficientul de acoperire, nici faptul că orele suplimentare sunt mai mari decât profitul. Când aceleași date se adună automat, se vede care post se plătește singur și care nu — exact pentru asta folosesc proprietarii de firme mici și mijlocii Finmap: ca să vadă imaginea financiară, nu să o reconstituie ulterior.

Citiți și

• Costul orei de lucru în curățenie: unde dispare marja
• Contabilitate: 468 de ore pe care nu le plătește nimeni

Baza temei: Contabilitate de gestiune explicată: ce este și de ce au nevoie de ea proprietarii