Ochrona: posterunek potrzebuje 4,29 osoby, nie trzech

„Czternaście obiektów, za posterunek całodobowy płacą mi 108 000 ₴ i z pamięci ci powiem, ile na nim zostaje: czterdzieści sześć i pół tysiąca. Tak liczyłem sześć lat. A zostaje 2 832 ₴” — tak zaczął rozmowę Mykola Tkach, właściciel firmy ochroniarskiej w Żytomierzu.

Ta arytmetyka jest znajoma każdemu, kto trzyma posterunki na obiektach. Posterunek całodobowy — czyli trzy zmiany, czyli trzech ochroniarzy. Pomnożyłem pensję przez trzy, odjąłem od stawki, różnica moja.

Rachunek łamie się w jednym miejscu. Posterunek liczy się ludźmi, a sprzedaje się godzinami. Trzech ochroniarzy nie zamyka posterunku całodobowego: jest w nim 720 godzin w miesiącu, a norma jednego ochroniarza to 168. Różnicę co miesiąc zamyka ewidencja nadgodzin i właśnie tam leżą pieniądze, których Mykola nie widział ani razu.

Poniżej rozkładamy firmę ochroniarską na dwie jednostki — posterunek i godzinę posterunku — i dochodzimy do tego, dlaczego posterunek za 108 000 ₴ przynosi mniej niż posterunek za 56 000 ₴.

Droga Mykoly: od dwóch obiektów do czternastu

Mykola zaczynał od dwóch magazynów przy obwodnicy. Sam stawał na zmiany, kiedy człowiek nie przyszedł, sam jeździł dogadywać się z najemcami. Liczył w telefonie: tyle stawek, tyle pensji, reszta moja.

Przez siedem lat obiektów zrobiło się czternaście. Pojawiło się centrum monitoringu, koordynator z samochodem, osobna osoba na dokumenty i licencje. Wtedy też zniknęło wyczucie liczb: posterunków zrobiło się siedem razy więcej, przychód podciągnął się za nimi, a zysk został tam, gdzie był w drugim roku.

„Kiedy posterunków było dwa, trzymałem w głowie cały grafik na tydzień do przodu i wiedziałem, kto kogo zmienia. Teraz ewidencję przynoszą mi już zamkniętą, a na dole stoi suma nadgodzin. Podpisuję ją i nie pytam, z którego jest posterunku”.

Dlaczego „czternaście obiektów” nic nie mówi o pieniądzach

Obiekt w ochronie to nie jednorazowa robota, a zobowiązanie trzymania posterunku obsadzonego bez ani jednej dziury. Klient płaci nie za ludzi i nie za zmiany: płaci za to, żeby przy wejściu zawsze ktoś stał.

Zmierzyć to można tylko godzinami. Posterunek całodobowy to 720 godzin w miesiącu, posterunek dzienny na dwanaście godzin — 360. A człowiek przychodzi z własną normą: 168 godzin, i ta norma się nie rozciąga.

Dopóki wszystkie czternaście umów leży jedną listą „obiekty w obsłudze”, najprostsze pytanie zostaje bez odpowiedzi: który posterunek karmi firmę, a który ją cicho przejada za wyższą stawkę.

Jak Mykola liczył posterunek: trzy zmiany — trzech ochroniarzy

Stawka godzinowa ochroniarza to 100 ₴. Norma miesięczna — 168 godzin, z podatkami pracodawcy 22% godzina wychodzi 122 ₴, a człowiek za miesiąc — 20 496 ₴. Trzy osoby na trzy zmiany — 61 488 ₴.

Dalej jedno działanie: 108 000 ₴ stawki minus 61 488 ₴ pensji. Czterdzieści sześć i pół tysiąca z posterunku. Właśnie tę liczbę Mykola podawał, kiedy decydował, brać obiekt czy nie, i właśnie ją trzymał w głowie, podpisując stawkę na rok do przodu.

Błędu nie ma tu ani w stawce godzinowej, ani w procencie podatków. Błąd polega na tym, że trzech ochroniarzy na posterunek całodobowy nie istnieje.

Czternaście posterunków na jednej stronie

Oto miesiąc, z którego Mykola podejmował wszystkie decyzje. Dziewięć obiektów pod ochroną całodobową i pięć ze zmianą dzienną na dwanaście godzin.

Typ posterunku	Liczba	Godzin w miesiącu	Stawka za posterunek
Całodobowy	9	720	108 000 ₴
Dzienny, 12 godzin	5	360	56 000 ₴
Razem	14	8 280	1 252 000 ₴

Dziewięć posterunków po 720 godzin i pięć po 360 — razem 8 280 godzin ochrony w miesiącu i 1 252 000 ₴ przychodu. Wszystko inne w tym artykule wynika z tych dwóch liczb.

Życie przed tym, jak godzina posterunku stała się wierszem

Księgowość, w której Mykola przeżył te lata, rozpozna każda firma ochroniarska wyrosła z kilku obiektów.

• Posterunek liczono ludźmi. Trzy zmiany — trzech ochroniarzy, i tego mnożenia nikt nie sprawdzał godzinami.
• Nadgodziny widziano jedną liczbą na liście płac. Suma była, a z którego posterunku — nie.
• Stawkę ustawiano przez analogię. Nowy obiekt wyceniano po sąsiedniej umowie, bo „tam jest mniej więcej to samo”.
• Centrum monitoringu i koordynator żyli w „kosztach ogólnych”. Do konkretnego posterunku te pieniądze nie dochodziły nigdy.
• Urlopy i chorobowe zamykano według sytuacji. Kto wolny, ten staje na zmianę, a na ile to wyszło za miesiąc, nie zliczał nikt.
• Posterunki dzienne uważano za drobne. Stawka dwa razy mniejsza — czyli i rozmowa o nich dwa razy krótsza.

Żaden z tych sześciu punktów nie jest o ochronie. Ochroniarze wychodzili na zmiany, alarmy były odpracowywane, klienci nie odchodzili. Wszystkie sześć punktów siedziało w księgowości — a do księgowości na posterunku nikt nie zagląda.

Główna jednostka: nie ochroniarz, a godzina posterunku

Ochroniarz to jednostka, w której płacisz. Godzina posterunku to jednostka, w której sprzedajesz. Dopóki nie stoją w jednym wierszu, koszt własny posterunku wymyśla się mnożeniem pensji przez liczbę zmian.

Godzina posterunku nie zależy od tego, kto dokładnie w niej stoi: posterunek jest albo zamknięty, albo nie, a za każdą zamkniętą godzinę klient płaci według umowy.

Dlaczego 720 podzielone na 168 to 4,29

Weź 720 godzin posterunku całodobowego i podziel na 168 godzin normy jednego ochroniarza. Wychodzi 4,29. Tyle norm czasu pracy zjada jeden posterunek w miesiącu.

I tu jest rozbieżność z trzema zmianami. Zmiana to odcinek doby, a norma to granica, po której godzina człowieka drożeje. Doba dzieli się na trzy zmiany, a miesiąc posterunku na normę ochroniarza nie dzieli się równo w żaden sposób.

Cztery całe dwadzieścia dziewięć setnych to nie człowiek

Współczynnik 4,29 nie znaczy, że na etatach ma być ułamkowa liczba ochroniarzy. Na etatach ludzie są cali, a wariantów jest tylko dwa: trzymać na posterunku czterech i dokupywać resztę nadgodzinami albo postawić piątego i obejść się bez nadgodzin.

Mykola sześć lat żył w pierwszym wariancie, nawet nie wiedząc, że jest pierwszy z dwóch. Różnica między trzema ochroniarzami a 4,29 nie znika od tego, że nie ma jej w żadnym raporcie: co miesiąc zamyka się ją godzinami po półtorej stawki.

„Mówią mi: na posterunek trzeba cztery całe dwadzieścia dziewięć ochroniarza. Pytam: a skąd wezmę dwadzieścia dziewięć setnych człowieka? Odpowiedź mi się nie spodobała: te dwadzieścia dziewięć setnych dokupuję nadgodzinami już sześć lat, tylko w innym wierszu”.

Godzina nadgodzinowa kosztuje 183 ₴

Zwykła godzina ochroniarza z podatkami to 122 ₴. Nadgodzina jest płacona w półtorej stawki, czyli 183 ₴. Właśnie po tej cenie zamyka się luka między normą etatów a godzinami posterunku.

Na liście płac te godziny nie są wydzielone: leżą razem ze wszystkimi innymi. Dlatego właściciel widzi większą sumę pensji, zapisuje ją na „ludzie nadrobili” — i dalej liczy posterunek po trzech normach, choć płaci już nie za nie.

Ile naprawdę kosztuje posterunek

Na posterunku całodobowym Mykola ma przypisanych czterech ochroniarzy, na dziennym — dwóch. Postawmy dwa typy posterunku obok siebie i rozłóżmy każdy na normę i nadgodziny.

Wskaźnik za miesiąc	Całodobowy	Dzienny
Ochroniarzy na etatach na posterunek	4	2
Godzin w normie (168 × ochroniarzy)	672	336
Godzin posterunku za miesiąc	720	360
Godzin nadgodzinowych	48	24
Norma po 122 ₴	81 984 ₴	40 992 ₴
Nadgodziny po 183 ₴	8 784 ₴	4 392 ₴
Koszty bezpośrednie	90 768 ₴	45 384 ₴
Udział kosztów stałych (20 ₴ za godzinę)	14 400 ₴	7 200 ₴
Stawka	108 000 ₴	56 000 ₴
Zysk z posterunku	+2 832 ₴	+3 416 ₴
Zysk na godzinę	3,93 ₴	9,49 ₴

Koszty bezpośrednie posterunku całodobowego to 90 768 ₴, a nie 61 488 ₴, które Mykola trzymał w głowie. A dwadzieścia cztery godziny nadgodzin w kolumnie posterunku dziennego to nie kwestia całodobowości: to resztka, która nie zmieściła się w dwóch normach.

Dlaczego posterunek całodobowy za 108 000 ₴ zarabia mniej niż dzienny za 56 000 ₴

To nie pomyłka w tabeli. Droższy posterunek naprawdę przynosi mniej: 2 832 ₴ przeciw 3 416 ₴ na miesiąc.

Mechanizm widać, jeśli złożyć dwa posterunki dzienne. Wyjdą te same 720 godzin, ta sama struktura etatów, te same koszty co do grosza: 90 768 ₴ bezpośrednich i 14 400 ₴ stałych. A stawka dwóch posterunków dziennych razem to 112 000 ₴ przeciw 108 000 ₴ za jeden całodobowy. Różnica w cztery tysiące zjada większą część zarobku, bo zarobku jest tam tylko 3 416 ₴ z posterunku.

Zysk na godzinę: 3,93 ₴ przeciw 9,49 ₴

Podziel zysk posterunku na jego godziny. Całodobowy: 2 832 ₴ na 720 godzin — 3,93 ₴ za godzinę. Dzienny: 3 416 ₴ na 360 godzin — 9,49 ₴. Posterunek dzienny jest korzystniejszy na godzinę 2,41 razy.

Sześć lat Mykola walczył o obiekty całodobowe i przepuszczał dzienne, bo mają „niepoważny rachunek”. Wybór w rzeczywistości stał nie między 108 000 ₴ i 56 000 ₴, a między 3,93 ₴ i 9,49 ₴ na godzinę.

„Odmówiłem dwóm biurowcom z ochroną dzienną: pięćdziesiąt sześć tysięcy przeciw stu ośmiu — no co tu liczyć. Teraz widzę, że za każdym razem wybierałem gorszą hrywnę za godzinę i jeszcze cieszyłem się, że wziąłem większy obiekt”.

Koszty stałe: 20 ₴ na każdą z 8 280 godzin

Poza ochroniarzami na posterunkach firma co miesiąc utrzymuje to, bez czego posterunki nie działają.

• Centrum monitoringu. Przyjmuje alarmy ze wszystkich obiektów i nie wyłącza się ani na godzinę.
• Koordynator i samochód. Objazd posterunków, wyjazd na alarm, podwiezienie zmiany.
• Biuro i dokumenty. Umowy, ewidencje, sprawozdawczość, kadry.
• Licencje i pozwolenia. Opłaty, które nie zależą od liczby obiektów.
• Umundurowanie i wyposażenie. Zużywa się niezależnie od tego, ile alarmów było w miesiącu.

Razem to 165 600 ₴ na miesiąc. Podziel na 8 280 godzin ochrony — równo 20 ₴ na godzinę. Posterunek całodobowy zabiera z tej sumy 14 400 ₴, dzienny — 7 200 ₴.

Ile firma zarobiła za miesiąc

Złóżmy miesiąc w całości. Przychód — 1 252 000 ₴. Koszty bezpośrednie po posterunkach: dziewięć razy po 90 768 ₴ plus pięć razy po 45 384 ₴ — to 1 043 832 ₴. Stałe — 165 600 ₴. Zysk: 1 252 000 − 1 043 832 − 165 600 = 42 568 ₴, rentowność 3,40%.

Kontrola zgadza się z drugiej strony: dziewięć posterunków po 2 832 ₴ plus pięć po 3 416 ₴ dają te same 42 568 ₴. Nic się nie pojawiło i nic nie zniknęło — po prostu zysk pierwszy raz rozłożono po posterunkach, a nie po firmie.

Trzy i cztery dziesiąte procenta to nie właściwość biznesu ochroniarskiego i nie rynek. To proporcja, w której pomieszały się normalna praca i cena ustawiona po starej arytmetyce.

Ukryta pozycja pierwsza: 552 godziny nadgodzin

Złóż nadgodziny po wszystkich posterunkach: dziewięć po 48 godzin i pięć po 24 — to 552 godziny na miesiąc. Po 183 ₴ dają 101 016 ₴, czyli 2,37 razy więcej niż cały zysk firmy.

Ale spójrz na dodatek osobno. Gdyby te same 552 godziny szły po zwykłych 122 ₴, kosztowałyby 67 344 ₴. Opłata właśnie za nadgodzinowość to 33 672 ₴ na miesiąc, to 79,1% zysku.

„Pokazali mi wiersz: dodatek za nadgodziny — 33 672 ₴ na miesiąc. To prawie osiemdziesiąt procent tego, co zabieram sobie. Płaciłem tę premię sześć lat i ani razu nie widziałem jej osobną liczbą, bo na liście płac jest pomieszana z normalnymi godzinami”.

Ukryta pozycja druga: luka między trzema ochroniarzami a 4,29

Teraz policzmy cenę samego błędu. Trzech ochroniarzy na posterunek całodobowy to 61 488 ₴. Realne koszty bezpośrednie tego samego posterunku to 90 768 ₴. Różnica — 29 280 ₴ na miesiąc na każdym posterunku, gdzie Mykola uważał, że trzyma trzy normy.

Takich posterunków jest dziewięć. Razem to 263 520 ₴ na miesiąc, czyli 6,19 razy więcej niż zysk. Sześć lat każda nowa umowa całodobowa była podpisywana z tą luką w środku, a wyższa stawka tylko ją zwiększała.

Dlaczego 263 520 ₴ nie można odjąć od zysku

Najczęstszy błąd po takim rachunku to dodać 263 520 ₴ do kosztów albo odjąć od zysku. Tak robić nie wolno, inaczej firma na papierze stanie się głęboko nierentowna, którą nie jest.

Te pieniądze nigdzie nie zniknęły i nic nowego się nie pojawiło: siedzą już w środku 1 043 832 ₴ kosztów bezpośrednich. Koszty firmy były i zostają 1 043 832 ₴, zysk — 42 568 ₴. To samo z nadgodzinami: 101 016 ₴ też jest w środku tej sumy i odejmować ich osobno nie trzeba.

Po co wtedy ta liczba? Ona mierzy nie koszt, a błąd w głowie właściciela. 263 520 ₴ to rozmiar luki między posterunkiem, jakim Mykola go uważał, a posterunkiem, za który co miesiąc płacił.

Czterech ochroniarzy rezerwowych zamiast nadgodzin

Pierwsza decyzja nie wymagała ani nowej umowy, ani zmiany stawki. 552 godziny nadgodzin to 3,29 normy. Czyli niewielka grupa zmianowa zamyka je całkowicie, jeszcze z zapasem.

Jak zamykać 552 godziny	Nadgodzinami	Grupą rezerwową
Godzin, które są zamykane	552	672
Cena godziny	183 ₴	122 ₴
Koszty na miesiąc	101 016 ₴	81 984 ₴
Zapas na urlopy i chorobowe	—	120 godzin
Różnica za miesiąc	—	19 032 ₴
Wobec zysku 42 568 ₴	2,37 razy więcej	oszczędność 44,7%

Czterech ochroniarzy rezerwowych daje 672 godziny normy za 81 984 ₴ przeciw 101 016 ₴ nadgodzin. Oszczędność — 19 032 ₴ na miesiąc, czyli 44,7% zysku, i jeszcze 120 godzin zostaje na urlopy i chorobowe, które wcześniej też zamykano nadgodzinami.

Dwie różne czwórki i mylić ich nie wolno

W artykule dwa razy stoi czwórka i chodzi o różne rzeczy. Czterech ochroniarzy w tabeli powyżej to ludzie przypisani do jednego posterunku całodobowego; dają 672 godziny normy na tym obiekcie. Czterech rezerwowych to osobna grupa zmianowa na całą firmę, która nie jest przypisana do żadnego posterunku i chodzi tam, gdzie brakuje godzin.

Nie dziw się, że 81 984 ₴ pojawia się w dwóch miejscach. To jedno i to samo obliczenie: cztery normy po 168 godzin po 122 ₴.

Piąty ochroniarz na posterunku: kiedy jest tańszy od nadgodzin

Współczynnik 4,29 zaokrągla się w górę do pięciu. Piąty ochroniarz na posterunku całodobowym zamyka go w całości, bez ani jednej godziny nadgodzinowej, — i to jest drugi z dwóch wariantów, o których była mowa wyżej. Tutaj liczba pięć oznacza człowieka na posterunku, a nie pięć obiektów dziennych z pierwszej tabeli.

Dlaczego Mykola poszedł nie tą drogą. Piąty jest potrzebny na każdym posterunku całodobowym osobno, a część jego normy na tym obiekcie zostaje niewykorzystana. Grupa rezerwowa z czterech zamyka te same 552 godziny w całej firmie i jeszcze trzyma 120 godzin zapasu — czyli to samo zadanie rozwiązuje się mniejszą liczbą norm.

„Nie brałem ludzi na zapas z zasady: lepiej dopłacę swoim za nadgodziny, niż będę trzymał kogoś bez posterunku. Policzyłem — czterech rezerwowych kosztuje 81 984 ₴, nadgodziny 101 016 ₴. Okazało się, że zapas jest tańszy od mojej oszczędności na zapasie”.

Co się zmieniło, kiedy godzina posterunku stała się wierszem

Zmian w dokumentach wyszło trzy. Każdy posterunek dostał swoje godziny — 720 albo 360 — i współczynnik pokrycia obok stawki. Nadgodziny przestały być sumą ogólną i zaczęły się rozkładać po posterunkach. A każdy nowy obiekt przed podpisaniem przechodzi sprawdzenie godzinami, a nie zmianami.

• Nadgodziny zastąpiła grupa zmianowa. 81 984 ₴ zamiast 101 016 ₴ — 19 032 ₴ na miesiąc, czyli 44,7% zysku, bez ani jednej nowej umowy.
• Posterunki dzienne przestały być drobne. 9,49 ₴ przeciw 3,93 ₴ zysku na godzinę — 2,41 razy, i teraz o takie obiekty się walczy, a nie odmawia się im.
• Stawkę liczy się przed podpisaniem. 4,29 ochroniarza na posterunek całodobowy i 90 768 ₴ kosztów bezpośrednich — dwie liczby, z którymi na negocjacje idzie się zawczasu, a nie rok po nich.

Ani nowych obiektów, ani podniesienia cen w całym portfelu, ani redukcji ludzi nie było potrzeba. Potrzeba było zobaczyć godzinę posterunku jako wiersz z własną ceną.

Wniosek dla przedsiębiorców. Jeśli sprzedajesz nieprzerwaną obecność — ochronę, dyspozytornię, zmianę na linii — to jednostka, w której wystawiasz rachunek, i jednostka, w której zatrudniasz ludzi, nie pokrywają się. Podziel godziny swojego zobowiązania na normę jednego pracownika i spójrz na wynik, nie zaokrąglając go w głowie do całości. Różnica między tą liczbą a liczbą ludzi, którą przywykłeś stawiać, jest już opłacona — po prostu po cenie półtorej stawki. Tak samo działa każdy biznes z grafikiem: produkcja na trzy zmiany, dział wsparcia, linia dostaw.

Rady na koniec

• Licz posterunek w godzinach, a nie w zmianach. 720 godzin na 168 to 4,29 ochroniarza i żadne mnożenie pensji przez trzy tego nie pokaże.
• Postaw cenę godziny posterunku obok stawki. Dwie liczby w jednym wierszu znajdują niedoszacowaną umowę w dziesięć minut.
• Wydziel nadgodziny osobnym wierszem przy każdym posterunku. 552 godziny po 183 ₴ to 101 016 ₴, 2,37 razy więcej niż zysk firmy.
• Policz dodatek za nadgodzinowość osobno od samych godzin. 33 672 ₴ przeciw 67 344 ₴ zwykłej ceny — właśnie dodatek, a nie godziny, zjada 79,1% zarobku.
• Rozłóż koszty stałe po godzinach. 165 600 ₴ na 8 280 godzin to 20 ₴, a bez tych 20 ₴ posterunek zawsze będzie wyglądał na bardziej zyskowny, niż jest.
• Porównuj posterunki po zysku na godzinę, a nie po stawce. 3,93 ₴ i 9,49 ₴ — ta sama firma, a większy rachunek stoi na gorszej liczbie.
• Zanim podniesiesz stawkę, policz grupę zmianową. Czterech ochroniarzy rezerwowych za 81 984 ₴ dało 19 032 ₴ oszczędności — więcej niż jakiekolwiek negocjacje tego miesiąca.

Pieniądze nie znikają — ty ich po prostu nie widzisz

O ochronie myśli się, że wszystko tu rozstrzygają dwie rzeczy: pewni ludzie i stawka, której nie sprzedano za tanio. Bez nich naprawdę nie zaczniesz. Ale zarobek rozstrzyga trzecia — ilu normom czasu pracy równa się twoje zobowiązanie trzymania posterunku zamkniętym i po jakiej cenie dokupujesz różnicę.

Sama z siebie ta dziura się nie zarasta i w wierszu podsumowania się nie pokaże: wiersz podbija miesiąc, a błąd jest zapisany w każdej umowie osobno. Ale jak tylko godzina posterunku dostaje cenę, widać najważniejsze: 3,40% rentowności nie należy ani do posterunków całodobowych, ani do dziennych. To średnia między posterunkiem, który zarabia 9,49 ₴ za godzinę, i posterunkiem, który za dwa razy wyższą stawkę zarabia 3,93 ₴.

Jak zobaczyć to we własnej firmie

Wszystko, co opisano powyżej, trzyma się na jednej tabeli: każdy posterunek to wiersz, gdzie obok siebie stoją godziny posterunku, godziny normy i to, czym zamknięta jest różnica. Dopóki pensje zwijają się do jednego funduszu, nie widać ani współczynnika pokrycia, ani tego, że nadgodziny są większe od zysku. Kiedy te same dane zbierają się automatycznie, widać, który posterunek płaci za siebie, a który nie — właśnie dlatego właściciele małych i średnich firm używają Finmap: żeby widzieć obraz finansowy, a nie odtwarzać go po fakcie.

Przeczytaj także

• Koszt roboczogodziny w sprzątaniu: gdzie znika marża
• Biuro rachunkowe: 468 godzin, za które nikt nie płaci

Podstawa tematu: Rachunkowość zarządcza wyjaśniona: czym jest i po co właścicielowi firmy