Охорона: пост потребує 4,29 людини, а не трьох

«Чотирнадцять об'єктів, за цілодобовий пост мені платять 108 000 ₴, і я вам із пам'яті скажу, скільки на ньому лишається: сорок шість із половиною тисяч. Так я вважав шість років. А лишається 2 832 ₴» — так почав розмову Микола Ткач, власник охоронної компанії в Житомирі.

Ця арифметика знайома кожному, хто тримає пости на об'єктах. Цілодобовий пост — значить три зміни, значить три охоронці. Помножив зарплату на три, відняв від тарифу, різниця моя.

Рахунок ламається в одному місці. Пост рахують людьми, а продають годинами. Три охоронці не закривають цілодобовий пост: у ньому 720 годин на місяць, а норма одного охоронця — 168. Різницю щомісяця закриває табель понаднормових, і саме там лежать гроші, яких Микола не бачив жодного разу.

Нижче розкладаємо охоронну компанію на дві одиниці — пост і годину поста — і доходимо до того, чому пост за 108 000 ₴ приносить менше, ніж пост за 56 000 ₴.

Шлях Миколи: від двох об'єктів до чотирнадцяти

Микола починав із двох складів на об'їзній. Сам стояв у зміни, коли людина не виходила, сам їздив домовлятися з орендарями. Рахував у телефоні: стільки тарифів, стільки зарплат, решта моя.

За сім років об'єктів стало чотирнадцять. З'явилися диспетчерська, супервайзер на авто, окрема людина на документи й ліцензії. Тоді ж зникло відчуття цифр: постів побільшало у сім разів, виручка підтягнулася за ними, а прибуток лишився там, де був на другому році.

«Коли постів було два, я тримав у голові весь графік на тиждень уперед і знав, хто кого підміняє. Тепер табель мені приносять уже закритим, а внизу стоїть сума переробок. Я її підписую й не питаю, з якого вона поста».

Чому «чотирнадцять об'єктів» нічого не кажуть про гроші

Об'єкт в охороні — це не разова робота, а зобов'язання тримати пост заповненим без жодної дірки. Клієнт платить не за людей і не за зміни: він платить за те, щоб на вході завжди хтось стояв.

Виміряти це можна тільки годинами. Цілодобовий пост — 720 годин на місяць, денний пост на дванадцять годин — 360. Людина ж приходить із власною нормою: 168 годин, і ця норма не тягнеться.

Поки всі чотирнадцять договорів лежать одним списком «об'єкти на обслуговуванні», найпростіше питання лишається без відповіді: котрий пост годує компанію, а котрий її тихо об'їдає за більший тариф.

Як Микола рахував пост: три зміни — три охоронці

Ставка охоронця — 100 ₴ за годину. Місячна норма — 168 годин, із податками роботодавця 22% година виходить 122 ₴, а людина за місяць — 20 496 ₴. Три людини на три зміни — 61 488 ₴.

Далі одна дія: 108 000 ₴ тарифу мінус 61 488 ₴ зарплат. Сорок шість із половиною тисяч із поста. Саме це число Микола називав, коли вирішував, брати об'єкт чи ні, і саме його тримав у голові, підписуючи тариф на рік уперед.

Помилки тут немає ні у ставці, ні у відсотку податків. Помилка в тому, що трьох охоронців на цілодобовий пост не існує.

Чотирнадцять постів на одній сторінці

Ось місяць, із якого Микола ухвалював усі рішення. Дев'ять об'єктів під цілодобовою охороною і п'ять із денною зміною на дванадцять годин.

Тип поста	Кількість	Годин на місяць	Тариф за пост
Цілодобовий	9	720	108 000 ₴
Денний, 12 годин	5	360	56 000 ₴
Разом	14	8 280	1 252 000 ₴

Дев'ять постів по 720 годин і п'ять по 360 — разом 8 280 годин охорони за місяць і 1 252 000 ₴ виручки. Усе інше в цій статті виводиться з цих двох чисел.

Життя до того, як година поста стала рядком

Облік, у якому Микола прожив ці роки, впізнає будь-яка охоронна компанія, що виросла з кількох об'єктів.

• Пост рахували людьми. Три зміни — три охоронці, і це множення ніхто не перевіряв годинами.
• Понаднормові бачили одним числом у відомості. Сума була, а з якого вона поста — ні.
• Тариф ставили за аналогією. Новий об'єкт оцінювали за сусіднім договором, бо «там приблизно те саме».
• Диспетчерська й супервайзер жили в «загальних витратах». До конкретного поста ці гроші не доходили ніколи.
• Відпустки й лікарняні закривали по ситуації. Хто вільний, той і стає в зміну, а скільком це вийшло за місяць, не зводив ніхто.
• Денні пости вважали дрібними. Тариф удвічі менший — отже, і розмова про них удвічі коротша.

Жоден із цих шести пунктів не про охорону. Охоронці виходили в зміни, тревоги відпрацьовувалися, клієнти не йшли. Усі шість пунктів сиділи в обліку — а в облік на пості ніхто не заглядає.

Головна одиниця: не охоронець, а година поста

Охоронець — одиниця, у якій ви платите. Година поста — одиниця, у якій ви продаєте. Поки вони не стоять в одному рядку, собівартість поста вигадується множенням зарплати на кількість змін.

Година поста не залежить від того, хто саме в ній стоїть: пост або закритий, або ні, і за кожну закриту годину клієнт платить за договором.

Чому 720 поділити на 168 — це 4,29

Візьміть 720 годин цілодобового поста й поділіть на 168 годин норми одного охоронця. Виходить 4,29. Стільки норм робочого часу з'їдає один пост за місяць.

Ось у чому розходження з трьома змінами. Зміна — це проміжок у добі, а норма — це межа, після якої година людини дорожчає. Доба ділиться на три зміни, а місяць поста на норму охоронця не ділиться рівно ніяк.

Чотири цілих двадцять дев'ять сотих — це не людина

Коефіцієнт 4,29 не означає, що в штаті має бути дробова кількість охоронців. У штаті люди цілі, і варіантів усього два: тримати на посту чотирьох і докуповувати решту понаднормовими або поставити п'ятого й обійтися без переробок.

Микола шість років жив у першому варіанті, навіть не знаючи, що він перший із двох. Різниця між трьома охоронцями й 4,29 не зникає від того, що її немає в жодному звіті: щомісяця вона закривається годинами по півтори ставки.

«Мені кажуть: на пост треба чотири цілих двадцять дев'ять охоронця. Я питаю: а де я візьму двадцять дев'ять сотих людини? Відповідь мені не сподобалася: ці двадцять дев'ять сотих я вже шість років докуповую переробками, просто в іншому рядку».

Понаднормова година коштує 183 ₴

Звичайна година охоронця з податками — 122 ₴. Понаднормова оплачується в півтори ставки, тобто 183 ₴. Саме за цією ціною закривається розрив між нормою штату й годинами поста.

У відомості ці години не виділені: вони лежать разом з усіма іншими. Тому власник бачить більшу суму зарплат, списує її на «люди перепрацювали» — і далі рахує пост за трьома нормами, хоча платить уже не за них.

Скільки насправді коштує пост

На цілодобовий пост у Миколи закріплено чотирьох охоронців, на денний — двох. Поставимо два типи поста поруч і розкладемо кожен на норму й переробку.

Показник за місяць	Цілодобовий	Денний
Охоронців у штаті на пост	4	2
Годин у нормі (168 × охоронців)	672	336
Годин поста за місяць	720	360
Годин понаднормово	48	24
Норма за 122 ₴	81 984 ₴	40 992 ₴
Понаднормові за 183 ₴	8 784 ₴	4 392 ₴
Прямі витрати	90 768 ₴	45 384 ₴
Частка постійних (20 ₴ за годину)	14 400 ₴	7 200 ₴
Тариф	108 000 ₴	56 000 ₴
Прибуток із поста	+2 832 ₴	+3 416 ₴
Прибуток на годину	3,93 ₴	9,49 ₴

Прямі витрати цілодобового поста — 90 768 ₴, а не 61 488 ₴, які Микола тримав у голові. І двадцять чотири години понаднормово в колонці денного поста — це не про цілодобовість: це залишок, який не вмістився у дві норми.

Чому цілодобовий пост за 108 000 ₴ заробляє менше за денний за 56 000 ₴

Це не описка в таблиці. Дорожчий пост справді приносить менше: 2 832 ₴ проти 3 416 ₴ на місяць.

Механізм видно, якщо скласти два денних поста. Вийдуть ті самі 720 годин, та сама структура штату, ті самі витрати до копійки: 90 768 ₴ прямих і 14 400 ₴ постійних. А тариф у двох денних постів разом — 112 000 ₴ проти 108 000 ₴ за один цілодобовий. Різниця в чотири тисячі й з'їдає більшу частину заробітку, бо заробітку там усього 3 416 ₴ з поста.

Прибуток на годину: 3,93 ₴ проти 9,49 ₴

Поділіть прибуток поста на його години. Цілодобовий: 2 832 ₴ на 720 годин — 3,93 ₴ за годину. Денний: 3 416 ₴ на 360 годин — 9,49 ₴. Денний пост вигідніший за годину у 2,41 раза.

Шість років Микола боровся за цілодобові об'єкти й пропускав денні, бо в них «несерйозний чек». Вибір насправді стояв не між 108 000 ₴ і 56 000 ₴, а між 3,93 ₴ і 9,49 ₴ на годину.

«Я відмовив двом бізнес-центрам із денною охороною: п'ятдесят шість тисяч проти ста восьми — ну що там рахувати. Тепер бачу, що я щоразу вибирав гіршу гривню за годину й ще й радів, що взяв більший об'єкт».

Постійні витрати: 20 ₴ на кожну з 8 280 годин

Крім охоронців на постах, компанія щомісяця утримує те, без чого пости не працюють.

• Диспетчерська. Приймає тревоги з усіх об'єктів і не вимикається ні на годину.
• Супервайзер і авто. Об'їзд постів, виїзд на спрацювання, підвезення підміни.
• Офіс і документи. Договори, табелі, звітність, кадри.
• Ліцензії й дозволи. Платежі, які не залежать від кількості об'єктів.
• Форма й спорядження. Зношується незалежно від того, скільки тревог було за місяць.

Разом це 165 600 ₴ на місяць. Поділіть на 8 280 годин охорони — рівно 20 ₴ на годину. Цілодобовий пост забирає з цієї суми 14 400 ₴, денний — 7 200 ₴.

Скільки компанія заробила за місяць

Складемо місяць повністю. Виручка — 1 252 000 ₴. Прямі витрати по постах: дев'ять разів по 90 768 ₴ плюс п'ять разів по 45 384 ₴ — це 1 043 832 ₴. Постійні — 165 600 ₴. Прибуток: 1 252 000 − 1 043 832 − 165 600 = 42 568 ₴, рентабельність 3,40%.

Контроль сходиться з іншого боку: дев'ять постів по 2 832 ₴ плюс п'ять по 3 416 ₴ дають ті самі 42 568 ₴. Нічого не з'явилося й нічого не зникло — просто прибуток уперше розклали по постах, а не по компанії.

Три з чотирьох десятих відсотка — це не властивість охоронного бізнесу й не ринок. Це пропорція, у якій перемішалися нормальна робота й ціна, поставлена за старою арифметикою.

Прихована стаття перша: 552 години понаднормово

Складіть переробки по всіх постах: дев'ять по 48 годин і п'ять по 24 — це 552 години на місяць. За 183 ₴ вони дають 101 016 ₴, тобто у 2,37 раза більше за весь прибуток компанії.

Але подивіться на надбавку окремо. Якби ті самі 552 години йшли за звичайні 122 ₴, вони коштували б 67 344 ₴. Плата саме за понаднормовість — 33 672 ₴ на місяць, це 79,1% прибутку.

«Мені показали рядок: надбавка за переробки — 33 672 ₴ на місяць. Це майже вісімдесят відсотків того, що я забираю собі. Я платив цю премію шість років і жодного разу не бачив її окремим числом, бо у відомості вона перемішана з нормальними годинами».

Прихована стаття друга: розрив між трьома охоронцями й 4,29

Тепер порахуємо ціну самої помилки. Три охоронці на цілодобовий пост — це 61 488 ₴. Реальні прямі витрати того самого поста — 90 768 ₴. Різниця — 29 280 ₴ на місяць на кожному пості, де Микола вважав, що тримає три норми.

Таких постів дев'ять. Разом це 263 520 ₴ на місяць, тобто у 6,19 раза більше за прибуток. Шість років кожен новий цілодобовий договір підписувався з цим розривом усередині, і більший тариф лише збільшував його.

Чому 263 520 ₴ не можна відняти від прибутку

Найчастіша помилка після такого розрахунку — додати 263 520 ₴ до витрат або відняти від прибутку. Так робити не можна, інакше компанія на папері стане глибоко збитковою, якою вона не є.

Ці гроші нікуди не зникли й нічого нового не з'явилося: вони вже сидять усередині 1 043 832 ₴ прямих витрат. Витрати компанії були й лишаються 1 043 832 ₴, прибуток — 42 568 ₴. Те саме з понаднормовими: 101 016 ₴ теж усередині цієї суми, і віднімати їх окремо не треба.

Для чого тоді цифра? Вона міряє не витрату, а помилку в голові власника. 263 520 ₴ — це розмір розриву між постом, яким Микола його вважав, і постом, за який він щомісяця платив.

Четверо резервних охоронців замість понаднормових

Перше рішення не вимагало ні нового договору, ні зміни тарифу. 552 години переробок — це 3,29 норми. Отже, невелика підмінна група закриває їх цілком, ще й із запасом.

Як закривати 552 години	Понаднормовими	Резервною групою
Годин, що закриваються	552	672
Ціна години	183 ₴	122 ₴
Витрати на місяць	101 016 ₴	81 984 ₴
Запас на відпустки й лікарняні	—	120 годин
Різниця за місяць	—	19 032 ₴
Щодо прибутку 42 568 ₴	у 2,37 раза більше	економія 44,7%

Четверо резервних охоронців дають 672 години норми за 81 984 ₴ проти 101 016 ₴ переробок. Економія — 19 032 ₴ на місяць, тобто 44,7% прибутку, і ще 120 годин лишається на відпустки й лікарняні, які раніше теж закривалися переробками.

Дві різні четвірки, і плутати їх не можна

У статті двічі стоїть четвірка, і це про різні речі. Четверо охоронців у таблиці вище — люди, закріплені за одним цілодобовим постом; вони дають 672 години норми на цьому об'єкті. Четверо резервних — окрема підмінна група на всю компанію, яка не закріплена ні за одним постом і ходить туди, де не вистачає годин.

Не дивуйтеся, що 81 984 ₴ зустрічаються у двох місцях. Це одне й те саме обчислення: чотири норми по 168 годин за 122 ₴.

П'ятий охоронець на посту: коли він дешевший за переробки

Коефіцієнт 4,29 округлюється вгору до п'яти. П'ятий охоронець на цілодобовому посту закриває його повністю, без жодної понаднормової години, — і це другий із двох варіантів, про які йшлося вище. Тут цифра п'ять означає людину на посту, а не п'ять денних об'єктів із першої таблиці.

Чому Микола пішов не цим шляхом. П'ятий потрібен на кожному цілодобовому посту окремо, і частина його норми на цьому об'єкті лишається незатребуваною. Резервна група з чотирьох закриває ті самі 552 години по всій компанії й ще тримає 120 годин запасу — тобто та сама задача вирішується меншою кількістю норм.

«Я не наймав людей про запас із принципу: краще доплачу своїм за переробку, ніж буду тримати когось без поста. Порахував — чотири резервні коштують 81 984 ₴, переробки 101 016 ₴. Виявилося, що запас дешевший за мою економію на запасі».

Що змінилося, коли година поста стала рядком

Змін у документах вийшло три. Кожен пост отримав свої години — 720 або 360 — і коефіцієнт покриття поруч із тарифом. Понаднормові перестали бути загальною сумою й почали розноситися по постах. А кожен новий об'єкт перед підписанням проходить перевірку годинами, а не змінами.

• Переробки замінила підмінна група. 81 984 ₴ замість 101 016 ₴ — 19 032 ₴ на місяць, або 44,7% прибутку, без жодного нового договору.
• Денні пости перестали бути дрібними. 9,49 ₴ проти 3,93 ₴ прибутку на годину — у 2,41 раза, і тепер за такі об'єкти борються, а не відмовляють їм.
• Тариф рахують до підписання. 4,29 охоронця на цілодобовий пост і 90 768 ₴ прямих витрат — два числа, з якими на переговори йдуть заздалегідь, а не через рік після них.

Ні нових об'єктів, ні підняття цін по портфелю, ні скорочення людей не знадобилося. Знадобилося побачити годину поста як рядок із власною ціною.

Висновок для підприємців. Якщо ви продаєте безперервну присутність — охорону, диспетчерську, зміну на лінії, — то одиниця, у якій ви виставляєте рахунок, і одиниця, у якій ви наймаєте людей, не збігаються. Поділіть години вашого зобов'язання на норму одного працівника й подивіться на результат, не округляючи його в голові до цілого. Різниця між цим числом і кількістю людей, яку ви звикли ставити, уже оплачена — просто за ціною півтори ставки. Так само працює будь-який бізнес із графіком: виробництво в три зміни, служба підтримки, лінія доставки.

Поради наостанок

• Рахуйте пост у годинах, а не у змінах. 720 годин на 168 — це 4,29 охоронця, і жодне множення зарплати на три цього не покаже.
• Поставте ціну години поста поруч із тарифом. Два числа в одному рядку знаходять недооцінений договір за десять хвилин.
• Виділіть понаднормові окремим рядком по кожному посту. 552 години за 183 ₴ — це 101 016 ₴, у 2,37 раза більше за прибуток компанії.
• Порахуйте надбавку за понаднормовість окремо від самих годин. 33 672 ₴ проти 67 344 ₴ звичайної ціни — саме надбавка, а не години, з'їдає 79,1% заробітку.
• Рознесіть постійні витрати по годинах. 165 600 ₴ на 8 280 годин — це 20 ₴, і без цих 20 ₴ пост завжди виглядатиме прибутковішим, ніж він є.
• Порівнюйте пости за прибутком на годину, а не за тарифом. 3,93 ₴ і 9,49 ₴ — та сама компанія, і більший чек стоїть на гіршій цифрі.
• Перш ніж піднімати тариф, порахуйте підмінну групу. Чотири резервні охоронці за 81 984 ₴ дали 19 032 ₴ економії — більше, ніж будь-які переговори того місяця.

Гроші не зникають — ви їх просто не бачите

Про охорону думають, що тут усе вирішують дві речі: надійні люди й тариф, який не продешевив. Без них справді не почнеш. Але заробіток вирішує третя — скільком нормам робочого часу дорівнює ваше зобов'язання тримати пост закритим, і за якою ціною ви докуповуєте різницю.

Сама собою ця діра не заростає й у підсумковому рядку не проявиться: рядок підбиває місяць, а помилка прописана в кожному договорі окремо. Зате щойно година поста отримує ціну, стає видно головне: 3,40% рентабельності не належать ні цілодобовим постам, ні денним. Це середнє між постом, який заробляє 9,49 ₴ за годину, і постом, який за вдвічі більший тариф заробляє 3,93 ₴.

Як побачити це у своїй компанії

Усе, що описано вище, тримається на одній таблиці: кожен пост — рядок, де поруч стоять години поста, години норми й те, чим закрита різниця. Поки зарплата зводиться одним фондом, не видно ні коефіцієнта покриття, ні того, що понаднормові більші за прибуток. Коли ті самі дані збираються автоматично, видно, який пост платить за себе, а який ні, — саме для цього власники малого й середнього бізнесу використовують Finmap: щоб бачити фінансову картинку, а не збирати її заднім числом.

Читайте також

• Собівартість людино-години в клінінгу: куди зникає маржа
• Бухаутсорс: 468 годин, за які ніхто не платить

Основа теми: Управлінський облік: що це і навіщо власнику