Від Excel до повного контролю: фінансова трансформація KLEI

Креативний продукт, лояльні клієнти й команда, яка горить справою, — цього достатньо, щоб надихати. Але недостатньо, щоб масштабуватися.

Без системного управління фінансами неможливо ухвалювати зважені рішення: куди інвестувати, що розвивати, а від чого відмовитися.

KLEI друкували стікери для великих клієнтів, продавали за кордон, отримували чудові відгуки — робили все, окрім одного: не розуміли, де бізнес справді заробляє, а де втрачає гроші.

Коли залишок на рахунку наблизився до нуля, а замовлень ставало дедалі більше, постало питання: ми справді прибуткові — чи просто дуже зайняті?

KLEI: бізнес із сенсом і фокусом на зростання

KLEI — український бренд міцних стікерів, заснований у 2017 році. Замість масового виробництва компанія зробила ставку на якість і цінність. Починали з компактної команди з 10 людей і атмосфери сімейного бізнесу.

Завдяки креативному та практичному підходу засновника Микити Аніканова бізнес швидко набрав обертів. Серед клієнтів з’явилися Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia та інші.

Коли фінанси стають вузьким місцем

На перший погляд у KLEI все було чудово: стабільні замовлення, міжнародні клієнти, якісний продукт. Люди в Канаді робили замовлення й були готові чекати доставку тижнями — без додаткового маркетингу.

Але у 2021 році зростання вперлося в невидиму стелю. Микита зрозумів: проблема у фінансах. Не було чіткого розуміння, скільки прибутку бізнес заробляє насправді. Одні періоди були прибутковими, інші закінчувалися в мінус. І пояснити чому було складно.

Причини:

• Касові розриви через різні способи оплати.
• Непрозорі витрати через велику різноманітність замовлень.
• Відсутність єдиної системи, яка показувала б, де губляться гроші.

На той момент KLEI виконували дуже широкий спектр замовлень — від 1 до 10 000 стікерів, фігурні стікери, набори та корпоративні замовлення.

Але не було аналізу, який показував би, що приносить прибуток, а що тягне бізнес донизу. Щоб нарешті навести лад у фінансах, Микита вирішив впровадити Finmap.

Я хочу побудувати міцну компанію, яка не розвалиться під час першої ж кризи. На це потрібен час. А фінанси завжди були моїм слабким місцем — мені справді було з ними важко. — Микита Аніканов, засновник KLEI

Від таблиць до системи: що змінилося з Finmap

Влітку 2021 року Микита почав тестувати Finmap. На початку осені, з новим бізнес-сезоном, компанія повністю впровадила інструмент: централізувала управління фінансами й відмовилася від таблиць.

Інструменти та рішення, які дали результат із самого початку:

• Зібрали всі дані в одному місці

До Finmap управління було розрізненим: окремі рахунки, таблиці, нотатки й частина інформації в чиїйсь голові. Це постійно створювало стрес: чи зійдуться цифри? Чи вистачить грошей? Чи нічого не забули?

Раніше я два дні був спокійний, а два тижні нервував. Тепер навпаки: я спокійний постійно. — Микита Аніканов, засновник KLEI

• Почали контролювати дебіторську заборгованість

KLEI раніше працювали без передоплати — щоб швидше запускати замовлення й не втрачати продажі. Затримки оплат від клієнтів здавалися винятками, але саме вони створювали касові розриви.

Гроші мали надійти, але затримувалися — і це гальмувало все. Завдяки звітам з дебіторської заборгованості та Платіжному календарю компанія побачила це слабке місце й почала діяти.

Коли я почав вести фінансовий облік, то побачив у Finmap, що в нас справді є прострочені платежі. Тож ми вирішили: відтепер працюємо тільки за передоплатою. — Микита Аніканов, засновник KLEI

• Отримали повний контроль залишків і руху грошей

Finmap дав змогу бачити фінансову ситуацію в реальному часі: поточний баланс, майбутні платежі, що буде завтра. Зникла постійна тривога через спроби «відчути» грошовий потік. Тепер є цифри, графіки й дати.

Я відкриваю Finmap, дивлюся баланс і майбутні витрати, бачу, що ми в плюсі, — і йду далі. Раніше треба було відкривати три рахунки, таблиці, нотатки — і все одно залишалося відчуття невпевненості. — Микита Аніканов, засновник KLEI

• Категоризували замовлення

Для глибшого аналізу у Finmap створили категорії: окремі стікери та набори. Це дозволило бачити прибутковість кожного типу продукту — а не лише загальну картину. У результаті стало зрозуміло, що варто масштабувати, а що потрібно переглянути.

Раніше ми бачили тільки загальну суму: гроші прийшли — отже, все ніби добре. Але коли почали розділяти за типами замовлень, побачили, що не все однаково прибуткове. — Микита Аніканов, засновник KLEI

• Прокачали фінансову грамотність

Фінанси завжди були слабким місцем Микити — ця тема викликала напруження. Тому паралельно з Finmap він пройшов курс «Гроші бізнесу». Це допомогло йому делегувати фінансове управління й краще зрозуміти, як працює фінансова система.

Раніше я постійно думав: чи вийде? Чи зійдуться цифри? Тепер я розумію, звідки беруться ці питання, — і знаю, як на них відповідати. — Микита Аніканов, засновник KLEI

Поєднання автоматизації та особистої залученості дало найважливіше: впевненість. Микита більше не покладається на інтуїцію — він ухвалює рішення на основі звітів і реальних даних.

Це змінило не лише фінанси, а й сам підхід до управління бізнесом.
‍

Спробуйте Finmap
безкоштовно!

7 днів фінансового контролю

Без прив’язки картки

Фінансова система як фундамент для зростання

Після налаштування Finmap і делегування контролю інструмент став стабільною опорою. Усі ключові дані — в одному місці, структуровані й доступні будь-коли.

Це звільнило час для найважливішого: зростання, стратегічного планування та розширення.

У 2025 році KLEI вийшли на новий рівень масштабу:

• Залучили інвестиції.
• Почали будувати власну фабрику.
• Збільшили кількість банківських рахунків.
• Запустили нову фінансову структуру, що відповідає новому етапу зростання.

Таке зростання стало можливим саме тому, що робочий управлінський фундамент уже був створений — не довелося починати з нуля.

Коли знаєш свої цифри, розумієш, куди рухаєшся

Наступний крок: завершити фабрику, стабілізувати процеси й підготуватися до виходу на нові ринки. Finmap залишається центральним інструментом — дає структуру, контроль і основу для кожного нового етапу.

Зрештою Микита формулює одну просту й практичну пораду:

Виділяйте час на фінанси щотижня. Навіть 30 хвилин на перегляд цифр цінніші за здогадки. Власник має розуміти, що означає кожна цифра, — і ухвалювати рішення на основі фактів.

Що варто взяти з історії KLEI для свого бізнесу

Історія KLEI може бути вам знайомою: перевірений продукт, лояльні клієнти, але всередині — непрозорі витрати, касові розриви й відчуття, що щось не сходиться.

Але вони вчасно зупинилися, подивилися на фінанси й побачили реальність. Це дало їм фундамент для зростання, залучення інвестицій і впевненості.

Якщо ви читаєте це, ви вже на шляху до фінансової ясності.

Кілька уроків від KLEI — щоб вам не довелося шукати шлях навпомацки:

• Немає системи = немає контролю.
• Прибуток «на відчуттях» = ризик касового розриву.
• Порядок у фінансах = не Excel, а автоматизація, звичка й правильний інструмент.

Зробіть як KLEI: не чекайте кризи, щоб навести лад.

Спробуйте Finmap і побачте, як змінюється ваш бізнес, коли у фінансах з’являється ясність.

Поширені запитання

1. Чому компанія зі стабільними замовленнями мала фінансові проблеми?
Бо замовлення ≠ прибуток. У KLEI не було системи, яка показувала б, що насправді заробляє гроші, а що просто заморожує капітал. Це створювало касові розриви й приховані витрати.

2. Яка дія дає швидкий результат у фінансах у будь-якій сфері?
Зібрати всі рахунки, доходи й витрати в одній системі — і перевіряти її щодня. Це зменшує хаос, дає ясність і не дозволяє нічого забути. Для KLEI це стало переломним моментом. І це працює для будь-якого бізнесу.

3. Чи підходить Finmap для малого бізнесу або креативних проєктів?
Так. KLEI — малий бізнес із креативним продуктом. Саме тому раніше вони більше покладалися на інтуїцію. Finmap дозволяє залишатися креативними — і водночас чітко бачити свої гроші.

4. А якщо я взагалі не розуміюся на фінансах?
Микита теж не був експертом — і говорить про це відкрито. Він делегував щоденну роботу, пройшов базовий курс і навчився читати звіти. Finmap створений для власників, які хочуть ясності без занурення в щоденну рутину.

5. Які результати отримали KLEI після впорядкування фінансів?
Вони залучили інвестиції, запустили власне виробництво, створили нову фінансову структуру й підвищили рівень управління. Усе — на основі даних, а не здогадок.