Cómo superar el caos financiero y dejar de preocuparse por los baches de caja: una historia real de Bureau de Vendas

Cuando ves empresas de éxito que, en 8 o 10 años, se convierten en referentes de su mercado y empiezan a marcar sus propias reglas, cuesta creer que ellas también empezaron siendo pequeñas. Cada una ha recorrido un camino de crecimiento único y lleno de retos. Pero todas tienen algo en común: lograron ordenar su contabilidad de gestión y superar sus desafíos financieros.

De una sola persona a una empresa internacional

El “Sales Bureau” de Andrey Krupkin es un gran ejemplo de una empresa que “lo consiguió”. Hoy es una consultora internacional de éxito, pero en 2016 empezó con una sola persona y tres clientes. La experiencia, el conocimiento y la constancia de Andrey le ayudaron a hacer crecer el negocio. Sin embargo, los vacíos en la contabilidad de gestión frenaban a la empresa a la hora de escalar como debía.

Facturar mucho no siempre significa ganar mucho

La empresa crecía. Aparecieron nuevos tipos de gastos, responsables financieros, presupuestos por departamento y nuevos clientes con nuevas exigencias. Ahogarse en burocracia, que ya llamaba a la puerta, no era una opción. La empresa necesitaba una solución sencilla y eficaz para poner orden en el caos de importes y cifras.

Alrededor del tercer año de dirigir el negocio, entendí que, si quería ganar más, escalar la empresa, subir los salarios del equipo, saber cuánto estaba ganando realmente y mantener la disciplina financiera, tenía que entender las finanzas. — Andrey Krupkin, fundador de “Sales Bureau”

La solución parecía evidente: había que reunir todas las fuentes financieras en un solo sistema y organizarlas bien.

Después de conectar Finmap y añadir todas las cuentas, por fin pudieron respirar tranquilos: los saldos les daban calma y seguridad. Con esas cifras, las crisis financieras parecían preocupaciones lejanas que desaparecían en cuanto miraban el capital total de la empresa.

Pero los problemas no desaparecieron, y los desfases de caja seguían desviando los planes de la empresa.

Pensábamos que, como teníamos una facturación alta, teníamos mucho dinero. Pero entendimos que facturación no es lo mismo que beneficio. — Andrey Krupkin, fundador de “Sales Bureau”

¿Cómo ayudó Finmap a controlar el caos y los desfases de caja?

Reunir todas las fuentes financieras en un solo sistema fue solo el primer paso para ordenar las finanzas de la empresa.

El segundo paso fue gestionar los cobros y pagos, que ahora estaban completamente visibles. Con Finmap, el flujo de caja se volvió transparente y fácil de entender, lo que permitió:

• Dejar atrás por completo las hojas de cálculo manuales;
• Eliminar el caos y la incertidumbre que esas hojas generaban;
• Unificar y estandarizar la contabilidad en todos los departamentos;
• Controlar el flujo de caja en tiempo real.
  

Andrey Krupkin, fundador de “Sales Bureau”, comparte su opinión:

Si no usas Finmap, pierdes un millón de horas intentando organizar hojas de cálculo complicadas en las que ni siquiera puedes automatizar procesos. Finmap resuelve todo eso.

Con cada día, la imagen se volvía más clara, y la empresa entendió que, sin una planificación eficaz, el caos financiero no podía eliminarse por completo. La solución llegó con el Calendario de pagos de Finmap, que mostró al instante las fechas previstas de cobro a clientes y los momentos exactos en los que había que realizar los pagos.

Gracias a los cálculos automáticos del Calendario, quedó claro cuándo podía faltar dinero para pagar a proveedores o empleados.

Así, tras ajustar las condiciones y las fechas previstas de pago, los desfases de caja quedaron fuera de la lista de problemas financieros.

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Aprendizajes clave de “Sales Bureau”

La planificación inteligente y el informe de P&L por fin respondieron a la pregunta: ¿dónde estaba el beneficio que antes se perdía entre un gran volumen de transacciones? Gracias a la fecha y al periodo de cada operación, la empresa pudo identificar con claridad el dinero que realmente había ganado: no solo por año o por mes, sino incluso semana a semana.

Después de ordenar sus flujos financieros, Sales Bureau, con ayuda de informes financieros ya preparados, pudo identificar:

• Categorías de gastos que había que reducir y optimizar;
• Los servicios más demandados y rentables;
• Cómo optimizar las cuentas por cobrar;
• Qué áreas del negocio estaban creciendo más rápido;
• Áreas del negocio que necesitaban renovarse y modernizarse.

Cómo trabajan hoy Finmap y “Sales Bureau” juntos

Hoy, la empresa tiene completamente ordenada su contabilidad de gestión y ha automatizado el proceso con las herramientas de Finmap. Ahora, todos los directivos, el COO y el fundador tienen acceso transparente a la información financiera desde cualquier dispositivo.

Andrey destaca que el control financiero basado en Finmap permitió construir una estrategia de ventas más precisa: 

Si comparamos cómo llevábamos la contabilidad al inicio del negocio con cómo lo hacemos ahora, estoy seguro de que hemos reducido 50 veces el tiempo que dedicamos a las finanzas. — Andrey Krupkin, fundador de “Sales Bureau”

Puedes comprobarlo por ti mismo registrándote en Finmap. Ordena y automatiza tu contabilidad financiera, y deja de perder tiempo en burocracia.