Κερδοφορία έργου σε γραφείο: πώς να την υπολογίσετε σωστά

Ρωτήστε οποιονδήποτε ιδιοκτήτη γραφείου αν το τελευταίο μεγάλο έργο του ήταν κερδοφόρο, και σχεδόν όλοι θα απαντήσουν «ναι» χωρίς δισταγμό. Όμως μόλις υπολογίσετε με ειλικρίνεια, αποδεικνύεται ότι οι μισές από αυτές τις «κερδοφόρες» εργασίες απλώς καλύπτουν τα έξοδα ή είναι ζημιογόνες. Το πρόβλημα δεν είναι οι πελάτες — είναι ο τρόπος υπολογισμού του κέρδους.

Ας δούμε αναλυτικά τι πραγματικά περιλαμβάνει η κερδοφορία ενός έργου και ποια λάθη την καθιστούν παραπλανητική.

Γιατί ο κατ' εκτίμηση υπολογισμός δεν λειτουργεί

Στο μυαλό μας, υπολογίζουμε ένα έργο απλά: η αμοιβή μείον τα προφανή έξοδα. Όμως σε ένα γραφείο το μεγαλύτερο κόστος είναι ο χρόνος της ομάδας, και αυτόν δεν μπορείτε να τον εκτιμήσετε κατ' εκτίμηση. Ένα έργο αξίας 200 χιλιάδων φαίνεται κερδοφόρο μέχρι να υπολογίσετε ότι η ομάδα αφιέρωσε 400 ώρες σε αυτό. Για έναν γρήγορο τρόπο να ελέγξετε ποιο έργο είναι πράγματι κερδοφόρο, δείτε το Ποιο έργο είναι πράγματι κερδοφόρο.

Τι περιλαμβάνει η κερδοφορία ενός έργου

Κερδοφορία = όλες οι πληρωμές για το έργο μείον όλα τα άμεσα έξοδά του. Άμεσα έξοδα: ώρες ομάδας σε χρήμα, εξωτερικοί συνεργάτες, εργαλεία, μετακινήσεις. Αν τηρείτε κατάσταση αποτελεσμάτων (P&L) ανά πελάτη, πρόκειται για την ίδια λογική σε επίπεδο έργου — πώς να φτιάξετε κατάσταση αποτελεσμάτων ανά πελάτη.

Τέσσερα λάθη που κάνουν ένα έργο να φαίνεται κερδοφόρο

1. Δεν υπολογίζονται οι ώρες της ομάδας. Το πιο συχνό και πιο δαπανηρό λάθος. Χωρίς τις ώρες, το κέρδος είναι πάντα υπερεκτιμημένο.

2. Ξεχνιούνται οι διορθώσεις και οι υπερβάσεις. Το έργο έχει «κλείσει», αλλά η ομάδα αφιερώνει άλλον έναν μήνα σε διορθώσεις — αυτές οι ώρες ανήκουν επίσης σε αυτό.

3. Αγνοούνται τα κοινά έξοδα. Το ενοίκιο, τα διοικητικά και η διαχείριση επιβαρύνουν εν μέρει και το έργο.

4. Συγχέεται η προκαταβολή με το κέρδος. Τα χρήματα στον λογαριασμό δεν αποτελούν αποτέλεσμα του έργου μέχρι να κλείσει το έργο.

Πώς να το υπολογίσετε σωστά

Δημιουργήστε το έργο ξεχωριστά και συνδέστε σε αυτό κάθε πληρωμή και κάθε έξοδο (συμπεριλαμβανομένων ωρών και διορθώσεων) μέχρι να κλείσει πλήρως. Μόνο τότε υπολογίστε το κέρδος. Είναι κουραστικό να το κάνετε με το χέρι — γι' αυτό ακριβώς τα γραφεία μεταβαίνουν σε λογιστική όπου αυτό υπολογίζεται με ακρίβεια.

Από πού να ξεκινήσετε

Πάρτε ένα τρέχον έργο και υπολογίστε το με ειλικρίνεια, με τις ώρες της ομάδας. Το αποτέλεσμα συχνά διαφέρει αρκετές φορές από το αναμενόμενο. Στη συνέχεια κάντε το ίδιο για τα υπόλοιπα. Στο Finmap, τα έργα, τα έξοδα και οι ώρες συγκεντρώνονται αυτόματα σε κερδοφορία — δοκιμάστε το δωρεάν για 7 ημέρες.