Rentabilitatea proiectului într-o agenție: cum să o calculezi corect

Întreabă orice proprietar de agenție dacă ultimul lui proiect mare a fost profitabil, și aproape toți vor spune „da” fără să stea pe gânduri. Dar de îndată ce calculezi onest, jumătate din aceste proiecte „profitabile” se dovedesc a fi pe zero sau chiar pe pierdere. Problema nu sunt clienții — ci modul în care se calculează profitul.

Să vedem ce intră cu adevărat în rentabilitatea unui proiect și ce greșeli o fac înșelătoare.

De ce estimarea „din ochi” nu funcționează

În minte, calculăm un proiect simplu: onorariul minus costurile evidente. Dar într-o agenție cel mai mare cost este timpul echipei, iar acesta nu poate fi estimat din ochi. Un proiect de 200 de mii pare profitabil până calculezi cele 400 de ore pe care echipa le-a petrecut pe el. Pentru un mod rapid de a verifica ce proiect este cu adevărat profitabil, vezi Ce proiect este cu adevărat profitabil.

Ce intră în rentabilitatea proiectului

Rentabilitate = toate plățile pentru proiect minus toate costurile directe aferente. Costuri directe: orele echipei transformate în bani, colaboratori externi, unelte, deplasări. Dacă ții un cont de profit și pierdere pe fiecare client, este aceeași logică, dar la nivel de proiect — cum construiești un cont de profit și pierdere pe client.

Patru greșeli care fac un proiect să pară profitabil

1. Nu se contorizează orele echipei. Cea mai frecventă și mai costisitoare greșeală. Fără ore, profitul este mereu supraestimat.

2. Se uită revizuirile și depășirile. Proiectul este „închis”, dar echipa mai petrece încă o lună cu corecturi — și acele ore îi aparțin.

3. Se ignoră costurile comune. Chiria, administrația și managementul cad și ele parțial pe proiect.

4. Se confundă un avans cu profitul. Banii din cont nu sunt rezultatul proiectului până când proiectul nu este închis.

Cum să calculezi corect

Configurează proiectul separat și leagă de el fiecare plată și fiecare cost (inclusiv orele și revizuirile) până când este complet închis. Abia atunci calculează profitul. E plictisitor să o faci manual — și tocmai de aceea agențiile trec la o contabilitate unde acest lucru se calculează precis.

De unde să începi

Ia un proiect actual și calculează-l onest, cu orele echipei incluse. Rezultatul este adesea de câteva ori diferit față de ce te așteptai. Apoi fă la fel pentru restul. În Finmap, proiectele, costurile și orele se adună automat în rentabilitate — încearcă gratuit 7 zile.