Projectrentabiliteit bij een bureau: hoe je het goed berekent

Vraag een willekeurige bureau-eigenaar of het laatste grote project winst heeft opgeleverd, en bijna iedereen zegt zonder aarzelen "ja". Maar zodra je eerlijk rekent, blijkt de helft van die "winstgevende" projecten eigenlijk quitte te draaien of verlies te maken. Het probleem zit niet bij de klanten — het zit in hoe de winst wordt berekend.

Laten we op een rij zetten wat er echt meetelt voor projectrentabiliteit en welke fouten het beeld vertekenen.

Waarom schatten op het oog niet werkt

In ons hoofd rekenen we een project simpel: het honorarium min de voor de hand liggende kosten. Maar bij een bureau is de grootste kostenpost de tijd van het team, en die kun je niet op het oog schatten. Een project van 200 duizend lijkt winstgevend, tot je telt dat het team er 400 uur aan besteedde. Voor een snelle manier om te checken welk project echt winstgevend is, zie Welk project is echt winstgevend.

Wat meetelt voor projectrentabiliteit

Rentabiliteit = alle betalingen voor het project min alle directe kosten die eraan verbonden zijn. Directe kosten: teamuren omgerekend naar geld, freelancers, tools, reiskosten. Als je een resultatenrekening per klant bijhoudt, is dit dezelfde logica op projectniveau — hoe je een resultatenrekening per klant opbouwt.

Vier fouten die een project winstgevend laten lijken

1. Teamuren niet meetellen. De meest voorkomende en duurste fout. Zonder uren is de winst altijd te hoog ingeschat.

2. Revisies en overschrijdingen vergeten. Het project is "afgerond", maar het team besteedt er nog een maand aan correcties — die uren horen er ook bij.

3. Gedeelde kosten negeren. Huur, administratie en management drukken deels ook op het project.

4. Een voorschot verwarren met winst. Geld op de rekening is pas het resultaat van het project zodra het project is afgesloten.

Hoe je het goed berekent

Zet het project apart op en koppel er elke betaling en elke kostenpost aan (inclusief uren en revisies) tot het volledig is afgesloten. Bereken pas dan de winst. Met de hand is dat bewerkelijk — precies daarom stappen bureaus over op een boekhouding waarin dit nauwkeurig wordt berekend.

Waar te beginnen

Neem één lopend project en bereken het eerlijk, inclusief teamuren. Het resultaat wijkt vaak meerdere keren af van wat je verwachtte. Doe daarna hetzelfde voor de rest. In Finmap tellen projecten, kosten en uren automatisch op tot rentabiliteit — probeer het 7 dagen gratis.