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6 Min.
11.08.2026
Projektrentabilität in einer Agentur: So rechnen Sie richtig
Olena Smolikova
Financial expert at Finmap
Fragen Sie einen Agenturinhaber, ob das letzte große Projekt profitabel war, und fast jeder wird ohne Zögern „ja“ sagen. Aber sobald man ehrlich nachrechnet, stellt sich heraus, dass die Hälfte dieser „profitablen“ Projekte tatsächlich nur kostendeckend ist oder Verluste macht. Das Problem sind nicht die Kunden — es liegt daran, wie der Gewinn berechnet wird.
Schauen wir uns an, was wirklich in die Projektrentabilität einfließt und welche Fehler sie irreführend machen.
Warum Pi-mal-Daumen nicht funktioniert
Im Kopf rechnen wir ein Projekt einfach: Honorar minus offensichtliche Kosten. Doch in einer Agentur ist die größte Kostenposition die Zeit des Teams, und die lässt sich nicht über den Daumen peilen. Ein Projekt im Wert von 200.000 sieht profitabel aus, bis man nachrechnet, dass das Team 400 Stunden dafür investiert hat. Eine schnelle Methode, um zu prüfen, welches Projekt wirklich profitabel ist, finden Sie unter Welches Projekt ist wirklich profitabel.
Was in die Projektrentabilität einfließt
Rentabilität = alle Zahlungen für das Projekt minus alle direkten Kosten dafür. Direkte Kosten: Teamstunden in Geld, Auftragnehmer, Tools, Reisekosten. Wenn Sie eine GuV pro Kunde führen, ist das dieselbe Logik auf Projektebene — so bauen Sie eine GuV pro Kunde auf.
Vier Fehler, die ein Projekt profitabel aussehen lassen
1. Teamstunden werden nicht mitgerechnet. Der häufigste und teuerste Fehler. Ohne Stunden ist der Gewinn immer überhöht ausgewiesen.
2. Nachbesserungen und Mehraufwand werden vergessen. Das Projekt ist „abgeschlossen“, aber das Team arbeitet noch einen weiteren Monat an Korrekturen — diese Stunden gehören ebenfalls dazu.
3. Gemeinkosten werden ignoriert. Miete, Verwaltung und Management entfallen teilweise ebenfalls auf das Projekt.
4. Ein Vorschuss wird mit Gewinn verwechselt. Geld auf dem Konto ist nicht das Ergebnis des Projekts, solange das Projekt nicht abgeschlossen ist.
So rechnen Sie richtig
Legen Sie das Projekt separat an und ordnen Sie ihm jede Zahlung und jede Kostenposition zu (einschließlich Stunden und Nachbesserungen), bis es vollständig abgeschlossen ist. Erst dann berechnen Sie den Gewinn. Von Hand ist das mühsam — genau deshalb wechseln Agenturen zu einer Buchhaltung, in der das präzise berechnet wird.
Womit anfangen
Nehmen Sie ein laufendes Projekt und rechnen Sie es ehrlich durch, mit den Teamstunden. Das Ergebnis weicht oft um ein Vielfaches von der Erwartung ab. Machen Sie das Gleiche anschließend für die übrigen Projekte. In Finmap fließen Projekte, Kosten und Stunden automatisch in die Rentabilität ein — testen Sie es 7 Tage kostenlos.
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Häufig gestellte Fragen
Wie rechne ich Teamstunden in die Projektrentabilität ein?
Rechnen Sie die Stunden anhand der Stundenkosten des Mitarbeiters (dessen Gesamtkosten geteilt durch die Arbeitsstunden) in Geld um und ordnen Sie sie dem Projekt zu. Selbst eine grobe Schätzung ist besser als null.
Zählen Nachbesserungen nach der Lieferung zur Projektrentabilität?
Ja. Jede Stunde, die bis zum tatsächlichen Abschluss des Projekts investiert wird, einschließlich Nachbesserungen und Folgearbeiten, ist eine direkte Kostenposition des Projekts.
Erhöht ein Vorschuss des Kunden die Projektrentabilität?
Nein. Ein Vorschuss ist eine Verpflichtung, die Arbeit zu erledigen. Die Rentabilität wird erst sichtbar, sobald das Projekt abgeschlossen ist und alle Kosten erfasst sind.
Noch Fragen offen?
Wir beantworten sie gerne.
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