Rentowność projektu w agencji: jak liczyć ją poprawnie

Zapytaj dowolnego właściciela agencji, czy jego ostatni duży projekt przyniósł zysk, a prawie każdy odpowie „tak” bez wahania. Ale gdy policzysz to uczciwie, okazuje się, że połowa tych „rentownych” projektów w rzeczywistości wychodzi na zero albo generuje stratę. Problem nie leży w klientach — leży w sposobie liczenia zysku.

Sprawdźmy, co naprawdę składa się na rentowność projektu i jakie błędy sprawiają, że wynik jest mylący.

Dlaczego liczenie „na oko” nie działa

W głowie liczymy projekt prosto: wynagrodzenie minus oczywiste koszty. Ale w agencji największym kosztem jest czas zespołu, a tego „na oko” nie ocenisz. Projekt wart 200 tysięcy wygląda na dochodowy, dopóki nie policzysz 400 godzin, jakie zespół na niego poświęcił. Szybki sposób na sprawdzenie, który projekt jest naprawdę rentowny, znajdziesz tutaj: Który projekt jest naprawdę rentowny.

Co wchodzi w skład rentowności projektu

Rentowność = wszystkie wpłaty za projekt minus wszystkie bezpośrednie koszty z nim związane. Koszty bezpośrednie to: godziny zespołu przeliczone na pieniądze, podwykonawcy, narzędzia, podróże. Jeśli prowadzisz rachunek zysków i strat dla każdego klienta, to ta sama logika, tylko na poziomie projektu — jak zbudować rachunek zysków i strat dla klienta.

Cztery błędy, przez które projekt wygląda na dochodowy

1. Nie liczenie godzin zespołu. Najczęstszy i najkosztowniejszy błąd. Bez godzin zysk zawsze wychodzi zawyżony.

2. Zapominanie o poprawkach i przekroczeniach terminów. Projekt jest „zamknięty”, ale zespół spędza kolejny miesiąc na poprawkach — te godziny też należą do projektu.

3. Ignorowanie kosztów wspólnych. Czynsz, administracja i zarządzanie też częściowo obciążają projekt.

4. Mylenie zaliczki z zyskiem. Pieniądze na koncie nie są wynikiem projektu, dopóki projekt nie zostanie zamknięty.

Jak liczyć to poprawnie

Wydziel projekt osobno i przypisuj do niego każdą wpłatę oraz każdy koszt (łącznie z godzinami i poprawkami) aż do jego pełnego zamknięcia. Dopiero wtedy policz zysk. Ręcznie jest to żmudne — dlatego właśnie agencje przechodzą na system księgowy, w którym liczy się to precyzyjnie.

Od czego zacząć

Weź jeden bieżący projekt i policz go uczciwie, uwzględniając godziny zespołu. Wynik często różni się kilkukrotnie od tego, czego się spodziewałeś. Potem zrób to samo z pozostałymi. W Finmap projekty, koszty i godziny automatycznie składają się na rentowność — wypróbuj za darmo przez 7 dni.