Mikołaj Mostovyi – przedsiębiorca z 16-letnim doświadczeniem, 3 lata prowadzi biznes w Warszawie
Zajmuje się budownictwem, sprzedażą detaliczną, świadczeniem usług
Posiada liczne doświadczenie i zwiększanie kwalifikacji w zakresie ekonomii
Lubi pomagać innym przedsiębiorcom w stawaniu się efektywnymi i w doprowadzaniu finansów do porządku.
Intelligent System, Warszawa – firma konsultingowa, należąca do Mikołaja, pomagająca przedsiębiorcom w planowaniu strategicznym, tworzeniem modeli finansowych, ustalaniem cen, marketingiem i wszystkim, co niezbędne dla biznesu i rozwoju. Dodatkowo, pomagają firmom zagranicznym w wejściu na polski rynek.
Strona: https://intelligentsystem.com.pl
Urosnąć w okresie pandemii i lockdownu? Przestać tracić tysiące euro? Oszczędzać co miesiąc około 2000€?
Wszystko to stało się możliwym dla biznesu jednego z naszych użytkowników, Mikołaja Mostovyi. Jak? Wdrożył systematyczną rachunkowość finansową razem z Finmap. A dalej zadziała się magia.
Żarcik 🙂 Żadnej magii. Tylko regularne prowadzenie rachunkowości finansowej i poświęcanie uwagi analityce, aby codziennie rozumieć sytuację w biznesie. Jak konkretnie Mikołaj wykorzystuje Finmap i jakie wyniki uzyskuje – opowiadamy w tym artykule.
Dane
Przed otworzeniem firmy konsultingowej Mikołaj zajmował się działalnością wykonczeniową. Projekt rósł, było 10 ekip plus menedżerowie, którzy prowadzili obiekty.
Każdy z nich otrzymywał różne kwoty, aby zakupić materiały i surowce. Wszystko to trzeba było jakoś rozliczać w jednym miejscu, aby rozumieć, co w ogóle dzieje się w firmie:
- ile pieniędzy wzięto od klienta;
- ile poszło na zakupy, na pensje;
- czy dany projekt się opłaca, czy nie;
- czy w ogóle wszystko zostało podliczone i uwzględnione.
Do tego, chciałoby się widzieć, jak idzie przepływ środków pieniężnych każdego dnia, kontrolować rentowność biznesu, lub natychmiast widzieć ubytki. W ten sposób w biznesie Mikołaja pojawiła się potrzeba w prowadzeniu systematycznej rachunkowości zarządczej. Zaczął więc szukać rozwiązania.
Zadanie
Czy można powierzyć taką rachunkowość księgowej? W Polsce oddzielne firmy księgowe prowadzą tylko księgowość i rachunkowość podatkową. Ale głównym minusem jest to, że podają dane za ubiegły miesiąc dopiero w kolejnym. To znaczy, że aby rozumieć, jaka jest sytuacja w biznesie, trzeba czekać na raport po 2-3 tygodnie.
„Potrzebowaliśmy narzędzia właśnie do rachunkowości zarządczej, które by pokazywało, gdzie zarabiamy, gdzie nie nadążamy, gdzie wszystko jest u nas dobrze, a gdzie źle. Na jakich obiektach i typach klientów zarabiamy, a na jakich jesteśmy w minusie”, – mówi Mikołaj.
Była jeszcze jedna opcja – zatrudnić dyrektora finansowego. Jednak w Warszawie stawka takiego specjalisty wynosi od 8000 złotych miesięcznie.
Zapadła decyzja, że należy szukać narzędzia, które może realizować rachunkowość zarządczą z mniejszymi wydatkami. Mikołaj postawił przed sobą następujące zadania:
1️⃣ Znaleźć proste rozwiązanie.
Żeby połapać się mogły nie tylko osoby z wykształceniem księgowym czy ekonomicznym, ale i project manager, brygadzista, czy kierowca, który zajmuje się wyposażeniem.
2️⃣ Prowadzić rachunkowość zarządczą w jednym miejscu.
Przedtem Mikołaj sprawdzał niektóre pokrewne serwisy. Jednak oferowały one rozwiązanie tylko jakiegoś jednego problemu. Na przykład, sporządzanie kosztorysów, raportowanie wpływów i wydatków, prowadzenie rachunku zysków i strat (raport P&L). A w Excelu trzeba było poświęcić zbyt dużo czasu na rachunkowość. Nie było wystarczająco możliwości na rozwiązanie wszystkich problemów.
3️⃣ Obowiązkowo, aby serwis posiadał kalendarz płatności
Mikołaj chciał planować finanse na miesiąc do przodu, a nawet dalej, oraz przewidywać luki gotówkowe i móc ich unikać.
4️⃣ Wybrać wielojęzyczne rozwiązanie
W zespole pracują ludzie z Ukrainy, Mołdawii, Białorusi, Gruzji, Polski. A zatem polskie serwisy nie nadawały się również dlatego, że nie wszyscy pracownicy mówią po polsku. Dlatego potrzebne było takie narzędzie, w którym można będzie wybrać język.
Rozwiązanie od Finmap
W poszukiwaniu odpowiedniej opcji, Mikołaj natknął się na stronę Finmap i zarejestrował się, aby spróbować.
Pierwszy krok
Na początku Mikołaj, jako certyfikowany finansista, zajrzał do swojego modelu finansowego. Uporządkował strukturę wpływów i wydatków. Usystematyzował informację, gdzie, u kogo, i jakie pieniądze firmowe się znajdują. Na przykład, na jakich kontach, kartach kredytowych, czy w gotówce u któregoś pracownika. Następnie przeniósł całą informację do Finmap.
Nadał dostępy project-managerom, ekipom i kierowcy, który dokonuje zakupów. Finmap posiada możliwość ograniczania dostępu i wyboru, które informacje pracownik może dodawać, które – tylko przeglądać, a które będą miały całkowicie wyłączoną widoczność.
Po czym wszystkie operacje zaczęli dodawać poprzez 3 proste guziki: Wpływ, Wydatek i Przelew. Systematyczna rachunkowość wystartowała.
Przestali tracić pieniądze
Wcześniej w firmie budowniczej Mikołaja często się zdarzało, że pracownicy gubili paragony po zakupie materiałów lub surowców. W rezultacie, klienci nie kompensowali tych strat i firma sama je ponosiła. W ten sposób tracono tysiące euro.
„We wrześniu była sytuacja, kiedy pracownik zgubił fakturę na 4500 złotych, po prostu zapomniał o niej. Kiedy dawaliśmy dokumenty księgowej na wzajemne rozliczenie, okazało się, że faktury brak. Co za tym idzie, nie wliczylibyśmy tych 4500 złotych klientom i stracilibyśmy pieniądze. Dobrze, że wpisywał wszystko w Finmap”.
Widząc w raporcie, że taki wydatek miał miejsce, można było po prostu zwrócić się do sklepu i przywrócić paragon, aby przedstawić go klientowi. Mikołaj zauważa, że już na samej tej sytuacji straciłby więcej, niż kwota subskrybcji Finmap.
Ważne raporty
Ponieważ jednym z zadań Mikołaja była codzienna kontrola ruchów i przepływów środków pieniężnych, regularnie analizuje on raport „Pieniądze/Cash flow*”.
*Raport „Pieniądze” w Finmap pokazuje ruchy środków pieniężnych i pozwala widzieć, jakie kwoty wpływają, a jakie są wydawane przez firmę.
Również bardzo przydatny okazał się Kalendarz płatności*. Dzięki niemu ryzyko luki gotówkowej jest widoczne zawczasu, co daje czas na naprawienie sytuacji. No i ogólnie bardzo wygodne jest planowanie transakcji z wyprzedzeniem. To pomaga w planowaniu budżetu na nadchodzący miesiąc i dalej, aby prognozować przyszłość biznesu.
*W Kalendarzu płatności Finmap można zobaczyć saldo i ruchy środków pieniężnych za dowolną datę. W tym również transakcje zaplanowane na przyszłość. Jeśli dodajemy nadchodzące wpływy lub wydatki, Kalendarz płatności pokaże, czy wystarczy pieniędzy i czy istnieje ryzyko luki gotówkowej.
Wypadki losowe
Nie obeszło się bez niespodziewanych sytuacji. Ktoś z ludzi, mających dostęp na poziomie właściciela*, niechcący usunął profil firmy w Finmap. Zdawać by się mogło, olbrzymi kawał danych przepadł. Mikołaj szybko skontaktował się z działem obsługi i naszym menedżerom udało się wyciągnąć archiwum z danymi z chmury. Wszystko było tam zapisane, oprócz operacji za ostatnie 2-3 dni przed usunięciem. Wprowadzono je ponownie i ewidencja została przywrócona.
*Nikt z zespołu Finmap nie ma dostępu do danych naszych użytkowników. Dlatego wykluczamy ryzyko, że ktoś z menedżerów będzie mógł usunąć firmę albo jakieś dane.
Co w rezultacie
✅ Ustawiono systematyczną rachunkowość finansową w kilku firmach.
✅ Od teraz łatwo jest prowadzić ewidencję obrotu środków pieniężnych. Dzięki prostocie Finmap, Mikołaj spokojnie zlecił te zadanie menedżerom projektów i kierowcy, który zajmuje się dokonywaniem zakupów i dostawą towarów. Pracownicy samodzielnie wprowadzają wszystkie operacje i w ten sposób oszczędzają masę czasu właścicielowi i kierownikom.
✅ Kalendarz płatności pomaga w unikaniu luk gotówkowych. Serwis przypomina o prawdopodobieństwie braku pieniędzy Mikołaj może zawczasu zaplanować, skąd pozyskać dodatkowe środki.
„Kalendarz płatności pomagał nam w planowaniu wpływów i wydatków, aby rozumieć, czy nie mamy luki gotówkowej, lub gdzie może ona wystąpić. Mieliśmy czas na reakcję i uniknięcie takiej sytuacji”
✅ Oprócz tego, dzięki kalendarzowi płatności, właściciel zawsze wie, komu, kiedy i ile powinien się spłacić jego biznes, a kto i ile powinien spłacić się jemu. Pomaga to w planowaniu budżetu na miesiąc do przodu i dalej.
✅ Biznes Mikołaja od teraz nie traci pieniędzy. Nawet jeśli po zakupie materiałów dla obiektu klientu zagubi się paragon, kwota wydatku już będzie wprowadzona do Finmap. A to oznacza, że nie zapomni się o niej i łatwo będzie można ją potwierdzić klientowi, po prostu przywracając paragon.
Oprócz tego, taka systematyczna rachunkowość podoba się klientom. Widzą, jakie kwoty są wydawane na ich projekt i gdzie dokładnie je przeznaczono. To dodaje pewności i zaufania do firmy.
✅ Biznes oszczędza pieniądze na usługach dyrektora finansowego.
„Na tym poziomie, na jakim pracujemy, już dawno powinniśmy zatrudnić osobę, która będzie prowadzić finanse. Ale z Finmap nie mamy na razie takiej potrzeby”, – mówi Mikołaj.
✅ Jedna z firm Mikołaja, w której wdrożono Finmap w celu prowadzenia rachunkowości finansowej, wyrosła na 400% w ciągu roku. A w zeszłym roku, nawet bez względu na pandemię, był wzrost ~150%.
„Między innymi jest to również zasługa Finmap, ponieważ nawet w trudnych chwilach rozumieliśmy, jakimi środkami dysponujemy, na co możemy liczyć, co możemy kupić i tak dalej”.
P.S.
– Dlaczego podjął Pan decyzję o wdrożeniu Finmap do swojego biznesu?
– Dlatego, że jest superowy:)
Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem:
A dowiedzieć się więcej o usługach firmy konsultingowej Intelligent System można pod linkiem: https://intelligentsystem.com.pl
