Импорт: цена в инвойсе — не себестоимость

«Я тридцать раз проверял наценку и ни разу — себестоимость. Мне казалось, что она написана в инвойсе»

Олег Ткачук восемь лет возит инструмент в Луцк и продаёт его по западным областям. Клиенты — строительные магазины, несколько сервисов и бригады. Ассортимент состоит из трёх групп: электроинструмент, ручной инструмент и расходники.

Бизнес выглядел прозрачным. Есть цена поставщика, есть наценка, есть цена полки. Все восемь лет Олег работал именно по этой схеме.

Прошлой осенью бухгалтер показала Олегу расчёт по группам. Выяснилось, что на расходниках он зарабатывает заметно меньше, чем считал. Хуже всего было то, что ошибка повторялась каждую поставку.

Что владелец видит в инвойсе

Инвойс поставщика — самый удобный документ во всей операции. Он приходит первым, он в евро, и в нём уже есть цена за штуку.

Именно от него и считают наценку. Так делают почти все импортёры на старте, и первые годы это работает.

Проблема в том, что инвойс описывает товар на складе поставщика. До вашей полки он ещё не доехал.

Между этими двумя точками лежат фрахт, пошлина, брокер и время. У каждой позиции есть своя цена, и ни одна не одинакова для всего ассортимента.

Инвойс — это цена товара в чужой стране. Себестоимость — это цена товара на вашем складе.

Пока ассортимент однородный, разница между этими двумя числами постоянна. Её можно держать в голове одним процентом.

Как только в прайсе появляются разные по физике группы, процент перестаёт быть одним. Именно это и случилось у Олега на третий год.

Тогда он добавил расходники, чтобы держать клиента на полном ассортименте. Решение было верным для продаж и незамеченным для учёта. Наценка осталась той же, что и на дрелях.

Что ложится на склад на самом деле

Олег выписал всё, что происходит с товаром от завода до склада в Луцке.

• Цена в инвойсе, пересчитанная по курсу на дату оплаты
• Морской и автомобильный фрахт до склада
• Пошлина — 10% от таможенной стоимости
• Услуги брокера и растаможка

Налог на добавленную стоимость в этот перечень не входит. Он возвращается, поэтому в себестоимость его не кладут. В кассе он чувствуется, в себестоимости — нет.

Курс на время поставки был 46,50 ₴ за евро. Олег взял именно его, потому что платил поставщику до отгрузки. Курс на дату продажи уже ничего не меняет — деньги ушли раньше.

Это важная деталь учёта. Себестоимость фиксируется в момент платежа, а не в момент продажи.

Импортёры часто пересчитывают склад по текущему курсу. Выходит красивая цифра, которая не имеет отношения к тому, сколько денег вышло из кассы.

Олег этой ошибки избежал случайно. Его бухгалтер всегда фиксировала курс платежа, потому что так было проще сверяться с банком.

Удобство учёта спасло точность расчёта. Так бывает редко, и полагаться на это не стоит.

Три группы товара

Группы отличаются не только ценой, но и физикой. Именно физика и создаёт разницу в себестоимости, о которой Олег не думал.

Электроинструмент дорогой и компактный — коробка с дрелью весит мало и стоит много. Ручной инструмент дешёвый и объёмный. Расходники мелкие, дешёвые и идут большими партиями.

В поставке было 500 единиц электроинструмента, 4 000 ручного и 10 000 расходников. В деньгах это 5 487 000 ₴ по инвойсу.

«Я считал расходники самыми прибыльными. У них самый большой процент наценки, и они быстрее всех оборачиваются»

Оба утверждения были правдой. Вывод из них оказался ошибочным.

Быстрая оборачиваемость и большой процент наценки к инвойсу не означают большой маржи. Они означают лишь то, что деньги часто двигаются.

Количество и цена идут в разные стороны

Электроинструмента 500 штук по 92 евро. Расходников 10 000 штук по 4 евро.

В деньгах инвойса группы сопоставимы. В кубометрах — нет.

Электроинструмент занимает в контейнере меньше всего места из трёх групп. Ручной инструмент — больше всего.

Именно этот разрыв и определяет, как ляжет фрахт. Контейнер продаётся объёмом, а не стоимостью содержимого.

Перевозчик не спрашивает, что внутри коробки. Он спрашивает, сколько коробок и какого размера.

Это делает фрахт предсказуемым для планирования и несправедливым для дешёвых групп.

Фрахт считают объёмом

Перевозчик берёт деньги за место в контейнере, а не за стоимость товара. Ему всё равно, что внутри — дрели или свёрла.

Из-за этого фрахт ложится на дешёвые и объёмные позиции намного тяжелее, чем на дорогие и компактные. Логика распределения проста, а последствия — нет.

В пересчёте на штуку вышло так: 22 ₴ на электроинструмент, 28 ₴ на ручной и 14 ₴ на расходники.

Для электроинструмента по 4 278 ₴ двадцать две гривны — мелочь. Для расходников по 186 ₴ четырнадцать гривен — заметная доля.

В процентах это полпроцента против семи с половиной. Разница в пятнадцать раз на той же поставке.

Олег не видел этого восемь лет, потому что фрахт приходил одним счётом на весь контейнер. В складские карточки он не попадал вообще.

Счёт шёл в расходы периода, а не в себестоимость товара. Формально это допустимо, практически — именно это и создаёт слепую зону. Расходы видны в сумме и не видны в разрезе групп.

Фрахту всё равно, сколько стоит товар. Он считает кубометры.

Пошлину считают стоимостью

Пошлина работает наоборот. Она берётся в процентах от таможенной стоимости, то есть от инвойса вместе с фрахтом.

Ставка одинаковая для всех трёх групп: 10%. Разница возникает не из ставки, а из базы, к которой её применяют.

В гривнях на штуку это 430 ₴ на электроинструмент, 40 ₴ на ручной и 20 ₴ на расходники.

Здесь всё наоборот. Дорогое платит больше, дешёвое — меньше.

Две силы тянут в противоположные стороны, но не уравновешивают друг друга. Итог всё равно выходит разным.

Две позиции считаются по разным принципам и ложатся на группы по-разному. Фрахт давит на дешёвое, пошлина — на дорогое. Именно поэтому одинаковой надбавки не бывает.

430 ₴ пошлины и 4 278 ₴ инвойса

Числа похожи началом, но одно в десять раз меньше другого. В разговоре их путают постоянно.

Себестоимость на складе по группам

Олег сложил все четыре позиции и получил себестоимость на складе. Эту таблицу он теперь обновляет каждый раз, когда приходит счёт брокера.

По всей поставке инвойс составил 5 487 000 ₴. Фрахт добавил 263 000 ₴, пошлина 575 000 ₴, брокер 31 000 ₴.

Фрахт и брокер выглядят скромно на фоне инвойса. Пошлина добавляет больше всех из трёх позиций.

Но в пересчёте на группы картина меняется. Для расходников фрахт весит больше пошлины, для электроинструмента — наоборот.

Именно поэтому смотреть на общие суммы недостаточно. Они правдивы и ничего не объясняют о том, какая группа сколько зарабатывает.

Вместе товар лёг на склад за 6 356 000 ₴. Это на 869 000 ₴ больше суммы инвойса, от которой Олег восемь лет считал наценку. За год разница составляет 3 476 000 ₴.

Надбавка разная для групп

Теперь главное. Надбавка к инвойсу вышла разной для каждой группы, и разница между ними оказалась больше любой скидки поставщика.

Электроинструмент подорожал на 10,7%. Ручной инструмент — на 18,8%. Расходники — на 19,4%.

Эти проценты Олег увидел впервые. До того логистика жила в голове одним числом — около десяти процентов.

Десять процентов были правдой ровно для одной группы из трёх. Для двух других ошибка была почти вдвое, и именно эти две группы давали большинство штук в поставке.

Разрыв почти вдвое. И он не зависит ни от поставщика, ни от переговоров.

«Я торговался за два процента скидки в инвойсе. А девять процентов разницы лежали в контейнере»

Он зависит от того, сколько весит и занимает товар относительно своей цены. Изменить это невозможно — это свойство товара, а не условий контракта.

«Я думал, что логистика — это процент от закупки. Она оказалась процентом от объёма»

Дешёвый товар везти дороже. Не в гривнях, а в процентах.

Это правило работает в любом импорте. Стройматериалы, посуда, бытовая химия — везде, где в прайсе есть дорогое и дешёвое вместе.

Чем шире разброс цен внутри ассортимента, тем больше ошибается единая наценка.

У Олега разброс был двадцатитрёхкратный: от 4 евро до 92 евро за штуку. При таком разбросе одинаковая наценка не может быть верной.

Наивная наценка

Восемь лет Олег ставил наценку 50% к инвойсу. Правило было одинаковым для всех групп и удобным для менеджеров.

В его голове это означало маржу около трети выручки. Именно из этой трети он планировал расходы и смотрел на развитие.

Арифметика проста: наценка 50% на себестоимость даёт 33,3% маржи в цене. Так считают в рознице.

Формула верная и широко известная. Проблема не в ней.

Но наценка стояла не на себестоимости, а на инвойсе. Между этими двумя базами у Олега лежало от десяти до девятнадцати процентов.

Наценка и маржа — не одно число

Наценку считают от себестоимости. Маржу — от цены продажи.

Перепутать их легко, и ошибка всегда в пользу продавца в воображении и во вред в кассе.

Наценка 50% звучит как половина. Маржа при этом выходит треть, и то лишь если база верная.

Что показывает реальная маржа

Ни одна группа не дала трети. Ближе всех подошёл электроинструмент — 26,2%, и именно потому, что логистика в нём самая лёгкая.

Расходники, которые Олег считал самыми прибыльными, дали 20,4%. Высокая оборачиваемость создавала ощущение прибыли, которой в них не было.

Разница между представлением и фактом — почти тринадцать процентных пунктов.

«Самое досадное, что ошибка была стабильной. Восемь лет подряд в одну сторону»

Стабильная ошибка опаснее случайной. Она не создаёт сюрпризов и поэтому не привлекает внимания.

Бизнес при этом работал и приносил деньги. Просто меньше, чем мог бы, и не там, где казалось.

Именно это и делает такие ошибки долгоживущими. Они не ломают бизнес, а лишь подтачивают его годами.

50% наценки — не 50% маржи

Наценка 50% даёт в лучшем случае треть маржи. У Олега она давала пятую часть.

Два процента, которые звучат одинаково, означают совсем разные деньги.

Какая наценка нужна на самом деле

Олег поставил вопрос наоборот. Какая наценка к инвойсу даёт настоящие 33,3% маржи в цене?

Ответ оказался разным для каждой группы.

Расчёт простой: нужная цена равна себестоимости, делённой на две трети. Дальше остаётся сравнить её с инвойсом.

• Электроинструмент — 66,1%
• Ручной инструмент — 78,2%
• Расходники — 79,0%

Ни одно из этих чисел не равно 50%. И никакие два не равны друг другу — даже ручной инструмент и расходники расходятся.

Одна наценка на весь прайс — это решение, принятое без расчёта.

Единая наценка удобна ровно до тех пор, пока ассортимент однороден. Дальше она становится способом не думать.

Олег не перешёл на три разные наценки механически. Он оставил цены рыночными, но теперь знает маржу каждой группы до копейки.

Год в числах

Олег возит четыре поставки в год. Фактические цены на полке у него выше наивного расчёта — рынок позволял больше.

Электроинструмент продаётся по 6 200 ₴, ручной по 620 ₴, расходники по 360 ₴.

Маржа в гривнях выходит 1 464 ₴, 178 ₴ и 138 ₴ соответственно. Валовая прибыль с поставки — 2 824 000 ₴.

Постоянные расходы — это склад, зарплаты и доставка по Украине. Чистая прибыль составляет 7,9% выручки.

Четыре поставки в год — это ритм, в котором живёт склад. Между ними оборотные средства лежат в товаре.

Каждая поставка — это больше шести миллионов гривен, которые выходят из кассы сразу. Возвращаются они в течение следующего квартала, и именно поэтому отсрочка платежа бьёт так больно.

Семь и девять десятых — это нормально

Для дистрибуции инструмента это обычный показатель. Проблема не в его размере, а в том, что к нему идут наугад.

Первый ход: посчитать себестоимость

Первое решение Олега было техническим и заняло один вечер.

Он добавил в складскую карточку каждой группы четвёртую строку — себестоимость на складе, а не цену инвойса.

В карточке теперь стоит четыре числа вместо одного:

• Цена в инвойсе по курсу на дату оплаты
• Фрахт на единицу — по объёму, а не по стоимости
• Пошлина — 10% от таможенной стоимости
• Брокер и растаможка на единицу

Расчёт делают один раз на поставку, когда приходит последний счёт — брокерский. До этого момента себестоимость неполная.

Работа занимает полчаса на всю партию. Дальше число живёт в карточке до следующего контейнера.

«Четыре цифры вместо одной. Восемь лет я смотрел на первую и считал, что вижу всё»

Труднее всего было не посчитать, а признать, что прежние расчёты были неполными. Цифры появились за вечер, привычка менялась дольше.

Второй ход: наценка по группам

Второе решение касалось прайса и далось труднее первого.

Единая наценка 50% ушла. Каждая группа получила свою, посчитанную от своей себестоимости.

Цены на полке почти не изменились — они и так были выше наивного расчёта. Изменилось основание, на котором их утверждают.

Главное изменение было в другом. Олег перестал давать скидки наугад.

Скидку считают от маржи, а не от цены

Десять процентов скидки на расходники съедают половину маржи в этой группе.

Это видно лишь тогда, когда скидку считают от себестоимости на складе. От цены инвойса она выглядит безболезненной.

Менеджеры давали такие скидки каждую неделю. Они не вредили, пока никто не считал, из чего именно их вычитают.

Теперь у каждого менеджера в прайсе стоит предел скидки по группам. Ниже него нужно согласие Олега.

Те же десять процентов на электроинструменте оставляют большую часть. Эти два решения нельзя принимать одинаково.

Третий ход: отсрочка платежа

Крупнейший клиент попросил отсрочку платежа 30 дней вместо предоплаты. Аргумент был привычный: все конкуренты так работают.

Раньше Олег ответил бы сразу — или «да» из страха потерять клиента, или «нет» из осторожности. Теперь он посчитал.

Месяц оборота при годовой выручке 36 720 000 ₴ — это 3 060 000 ₴.

Число простое, но Олег никогда его не считал. Отсрочку он всегда оценивал как вопрос доверия, а не денег.

Столько денег заморозится в дебиторке, если перевести на отсрочку весь оборот. Эти деньги не исчезают, но и не работают.

Годовая чистая прибыль при этом составляет 2 896 000 ₴.

Два числа встали рядом впервые. Одно — то, что бизнес зарабатывает за год. Второе — то, что пришлось бы заморозить.

После этого разговор с клиентом изменился. Вместо «да» или «нет» появился вопрос о части оборота и сроке.

«Отсрочка стоила бы больше, чем я зарабатываю за год. Я не отказал — я посчитал, сколько могу дать»

Отсрочка платежа — это не уступка в переговорах. Это кредит, который вы выдаёте из своих оборотных.

Разница в 164 000 ₴

Замороженная сумма превышает годовую прибыль на 164 000 ₴.

Олег дал отсрочку одному клиенту на часть оборота. Решение осталось за ним, но теперь у него есть цена в гривнях.

Что делать в понедельник

Олег свёл всё к трём действиям.

• Посчитать себестоимость на складе для каждой группы, а не для поставки в целом
• Проверить, какую надбавку к инвойсу даёт логистика в каждой группе
• Перед каждой скидкой и отсрочкой спрашивать, сколько она стоит в гривнях

Ни одно действие не требует ни новой системы, ни нового поставщика, ни смены ассортимента.

Все три меняют то, с чем владелец заходит в переговоры.

Первые два действия делаются раз на поставку. Третье — каждый раз, когда клиент просит об уступке.

Сам Олег формулирует это коротко: он не стал жёстче в переговорах, он стал конкретнее.

Цена, которую вы не посчитали, всегда посчитана кем-то другим.

Деньги не исчезают — вы их просто не видите

В бизнесе Олега не изменилось почти ничего. Тот же поставщик, тот же контейнер, те же клиенты и та же полка.

Изменилась одна цифра в складской карточке. Вместо цены инвойса там теперь стоит себестоимость на складе.

Через эту цифру иначе выглядят скидки, отсрочки и каждая следующая поставка.

Ассортимент остался тем же. Изменилось то, по каким правилам к нему ставят цену.

Олег не стал возить меньше расходников. Он перестал считать их самой прибыльной группой.

Расходники держат клиента и закрывают ассортимент. Это их работа, и она тоже имеет ценность — просто не ту, которую Олег ей приписывал.

Товар дорожает в дороге. Счёт за дорогу приходит молча.

Как увидеть это в своём импорте

Всё, что описано выше, держится на одной строке: не поставка одной суммой, а каждая группа отдельно — с фрахтом по объёму, пошлиной по стоимости и себестоимостью на складе. Пока наценка ставится на цену инвойса, не видно ни того, что логистика добавляет от 10,7% до 19,4%, ни того, что отсрочка на месяц морозит 3 060 000 ₴. Когда те же данные собираются автоматически, видно, сколько на самом деле зарабатывает каждая группа, — именно для этого владельцы малого и среднего бизнеса используют Finmap: чтобы видеть финансовую картину, а не догадываться о ней.

Читайте также

• Опт с отсрочкой: прибыль на бумаге, денег нет
• Магазин стройматериалов: тонкая маржа, отсрочки и замороженный склад

Основа темы: Управленческий учёт: что это и зачем владельцу