Import: prețul din factură nu e costul real

„Am verificat adaosul de douăzeci și trei de ori și costul la depozit niciodată. Mi se părea că el e scris în factură”

Oleh Tkachuk aduce unelte la Luțk de opt ani și le vinde în județele din vest. Clienții sunt magazine de construcții, câteva service-uri și echipe de meseriași. Sortimentul are trei grupe: unelte electrice, unelte de mână și consumabile.

Afacerea părea transparentă. Există un preț al furnizorului, există un adaos, există prețul de pe raft. Toți cei opt ani Oleh a lucrat după această schemă.

Toamna trecută contabila i-a arătat lui Oleh un calcul pe grupe. S-a dovedit că pe consumabile câștigă vizibil mai puțin decât credea. Cel mai rău era că greșeala se repeta la fiecare livrare.

Ce arată factura

Factura furnizorului e cel mai comod document din toată operațiunea. Vine prima, e în euro și are deja prețul pe bucată.

Chiar de la ea se calculează adaosul. Așa fac aproape toți importatorii la început, și primii ani merge.

Problema e că factura descrie marfa din depozitul furnizorului. Până la raftul dumneavoastră ea încă nu a ajuns.

Între aceste două puncte stau navlul, taxa vamală, comisionarul vamal și timpul. Fiecare poziție are un preț, și niciuna nu e aceeași pentru tot sortimentul.

Factura e prețul mărfii în altă țară. Costul la depozit e prețul ei la dumneavoastră.

Cât timp sortimentul e omogen, diferența dintre aceste două numere e constantă. O puteți ține în cap ca un singur procent.

Cum apar în listă grupe diferite ca fizică, procentul încetează să fie unul. Exact asta s-a întâmplat la Oleh în al treilea an.

Atunci a adăugat consumabilele, ca să țină clientul pe sortiment complet. Decizia a fost corectă pentru vânzări și nevăzută pentru contabilitate. Adaosul a rămas același ca pe bormașini.

Ce intră de fapt în cost

Oleh a scris tot ce se întâmplă cu marfa de la fabrică până la depozitul din Luțk.

• Prețul din factură, transformat la cursul din data plății
• Navlul maritim și rutier până la depozit
• Taxa vamală — 10% din valoarea în vamă
• Serviciile comisionarului vamal și vămuirea

Taxa pe valoarea adăugată nu intră în această listă. Ea se întoarce, deci nu se pune în cost. În casă se simte, în cost nu.

Cursul din perioada livrării a fost 46,50 ₴ pentru un euro. Oleh l-a luat pe el, pentru că a plătit furnizorul înainte de expediere. Cursul din ziua vânzării nu mai schimbă nimic — banii au plecat mai devreme.

Acesta e un detaliu important de contabilitate. Costul se fixează în momentul plății, nu în momentul vânzării.

Importatorii își recalculează deseori stocul la cursul de azi. Iese o cifră frumoasă, care nu are legătură cu banii ieșiți din casă.

Oleh a ocolit această greșeală din întâmplare. Contabila lui fixa mereu cursul plății, pentru că așa era mai simplu de verificat cu banca.

Comoditatea contabilă a salvat precizia calculului. Asta se întâmplă rar și nu merită să te bazezi pe ea.

Trei grupe de produse

Grupele diferă nu doar prin preț, ci și prin fizică. Chiar fizica face diferența de cost la care Oleh nu s-a gândit.

Uneltele electrice sunt scumpe și compacte — cutia cu o bormașină cântărește puțin și costă mult. Uneltele de mână sunt ieftine și voluminoase. Consumabilele sunt mărunte, ieftine și vin în partide mari.

În livrare au fost 500 de bucăți de unelte electrice, 4 000 de mână și 10 000 de consumabile. În bani asta face 5 487 000 ₴ după factură.

„Credeam că consumabilele sunt cele mai profitabile. Au cel mai mare procent de adaos și se rotesc cel mai repede”

Ambele afirmații erau adevărate. Concluzia trasă din ele a fost greșită.

Rotația rapidă și un procent mare de adaos la factură nu înseamnă marjă mare. Înseamnă doar că banii se mișcă des.

Cantitatea și prețul merg în direcții diferite

Unelte electrice 500 de bucăți la 92 €. Consumabile 10 000 de bucăți la 4 €.

În banii din factură grupele sunt comparabile. În metri cubi nu.

Uneltele electrice ocupă în container cel mai puțin loc din cele trei grupe. Uneltele de mână — cel mai mult.

Chiar această ruptură decide cum se așază navlul. Containerul se vinde pe volum, nu pe valoarea conținutului.

Transportatorul nu întreabă ce e în cutie. Întreabă câte cutii sunt și de ce mărime.

Asta face navlul previzibil pentru planificare și nedrept pentru grupele ieftine.

Navlul se calculează pe volum

Transportatorul ia bani pentru locul din container, nu pentru valoarea mărfii. Lui nu îi pasă ce e înăuntru — bormașini sau burghie.

De aceea navlul apasă mult mai greu pe pozițiile ieftine și voluminoase decât pe cele scumpe și compacte. Logica repartizării e simplă, consecințele nu.

Pe bucată a ieșit așa: 22 ₴ pe uneltele electrice, 28 ₴ pe cele de mână și 14 ₴ pe consumabile.

Pentru o unealtă electrică de 4 278 ₴, douăzeci și doi de grivne sunt un nimic. Pentru un consumabil de 186 ₴, paisprezece grivne sunt o parte simțită.

În procente asta e o jumătate de procent față de șapte și jumătate. De cincisprezece ori diferență la aceeași livrare.

Oleh nu a văzut asta opt ani, pentru că navlul venea pe o singură factură pentru tot containerul. În fișele de depozit nu ajungea deloc.

Factura mergea în cheltuielile perioadei, nu în costul mărfii. Formal e permis, practic asta creează zona oarbă. Cheltuielile se văd în total și nu se văd pe grupe.

Navlului nu îi pasă de valoarea mărfii. El numără metri cubi.

Taxa vamală se calculează pe valoare

Taxa vamală lucrează invers. Se ia în procente din valoarea în vamă, adică din factură împreună cu navlul.

Cota e aceeași pentru toate trei grupele: 10%. Diferența nu vine din cotă, ci din baza pe care se aplică.

În grivne pe bucată asta face 430 ₴ pe uneltele electrice, 40 ₴ pe cele de mână și 20 ₴ pe consumabile.

Aici totul e pe dos. Marfa scumpă plătește mai mult, cea ieftină mai puțin.

Două forțe trag în direcții opuse, dar nu se echilibrează. Rezultatul iese oricum diferit.

Două poziții se calculează după principii diferite și se așază diferit pe grupe. Navlul apasă pe ieftin, taxa vamală pe scump. De aceea un supracost egal nu există.

430 ₴ taxă vamală și 4 278 ₴ factură

Numerele seamănă la început, dar unul e de zece ori mai mic. În discuții se confundă permanent.

Costul la depozit pe grupe

Oleh a adunat toate patru pozițiile și a obținut costul la depozit. Tabelul acesta îl actualizează acum de fiecare dată când vine factura comisionarului.

Pe toată livrarea factura a fost 5 487 000 ₴. Navlul a adăugat 263 000 ₴, taxa vamală 575 000 ₴, comisionarul 31 000 ₴.

Navlul și comisionarul par modești lângă factură. Taxa vamală adaugă cel mai mult din cele trei poziții.

Dar pe grupe tabloul se schimbă. La consumabile navlul cântărește mai mult decât taxa, la uneltele electrice invers.

De aceea privirea pe sumele totale nu e de ajuns. Ele sunt adevărate și nu explică nimic despre cât câștigă fiecare grupă.

Împreună marfa a ajuns în depozit cu 6 356 000 ₴. E cu 869 000 ₴ mai mult decât suma facturii din care Oleh a calculat adaosul opt ani. Pe an diferența face 3 476 000 ₴.

Supracostul diferă pe grupe

Acum esențialul. Supracostul peste factură a ieșit diferit la fiecare grupă, iar distanța dintre ele s-a dovedit mai mare decât orice discount de la furnizor.

Uneltele electrice s-au scumpit cu 10,7%. Cele de mână — cu 18,8%. Consumabilele — cu 19,4%.

Aceste procente Oleh le-a văzut prima dată. Până atunci logistica trăia în capul lui ca un singur număr — în jur de zece procente.

Zece procente erau adevărul exact pentru o grupă din trei. Pentru celelalte două greșeala era aproape dublă, și chiar aceste două dădeau majoritatea bucăților din livrare.

Ruptura e aproape dublă. Și ea nu depinde nici de furnizor, nici de negocieri.

„Negociam pentru două procente de discount în factură. Iar nouă procente de diferență stăteau în container”

Depinde de cât cântărește și cât ocupă marfa față de prețul ei. Asta nu se poate schimba — e o proprietate a produsului, nu a contractului.

„Credeam că logistica e un procent din achiziție. S-a dovedit un procent din volum”

Marfa ieftină se transportă mai scump. Nu în grivne, ci în procente.

Regula funcționează în orice import. Materiale de construcții, veselă, chimie de uz casnic — oriunde în listă stau împreună scump și ieftin.

Cu cât e mai larg ecartul de prețuri din sortiment, cu atât greșește mai mult un adaos unic.

La Oleh ecartul era de treizeci de ori: de la 4 € până la 92 € pe bucată. Cu un astfel de ecart, un adaos egal nu poate fi corect.

Adaosul naiv

Opt ani Oleh a pus un adaos de 50% la factură. Regula era aceeași pentru toate grupele și comodă pentru manageri.

În capul lui asta însemna o marjă de aproximativ o treime din încasări. Din această treime își planifica cheltuielile și privea dezvoltarea.

Aritmetica e simplă: un adaos de 50% la cost dă 33,3% marjă în preț. Așa se calculează în retail.

Formula e corectă și larg cunoscută. Problema nu e la ea.

Dar adaosul nu sta pe cost, sta pe factură. Între aceste două baze, la Oleh erau între zece și nouăsprezece procente.

Adaosul și marja nu sunt același număr

Adaosul se calculează din cost. Marja — din prețul de vânzare.

Se confundă ușor, și greșeala e mereu în favoarea vânzătorului în imaginație. În casă e în defavoarea lui.

Un adaos de 50% sună ca jumătate. Marja iese o treime, și asta doar dacă baza e corectă.

Ce arată marja reală

Nicio grupă nu a dat o treime. Cel mai aproape a ajuns uneltele electrice — 26,2%, chiar pentru că logistica din ele e cea mai ușoară.

Consumabilele, pe care Oleh le credea cele mai profitabile, au dat 20,4%. Rotația mare crea senzația unui profit care nu era în ele.

Diferența dintre părere și fapt e de aproape treisprezece puncte procentuale.

„Cel mai neplăcut e că greșeala era stabilă. Opt ani la rând în aceeași direcție”

O greșeală stabilă e mai periculoasă decât una întâmplătoare. Ea nu face surprize și de aceea nu atrage atenția.

Afacerea mergea între timp și aducea bani. Doar mai puțini decât ar fi putut, și nu de unde părea.

Chiar asta face astfel de greșeli de lungă durată. Ele nu rup afacerea, doar o sapă ani de zile.

50% adaos nu e 50% marjă

Un adaos de 50% dă în cel mai bun caz o treime de marjă. La Oleh dădea o cincime.

Două procente care sună la fel înseamnă bani cu totul diferiți.

Ce adaos trebuie de fapt

Oleh a pus întrebarea invers. Ce adaos la factură dă o marjă reală de 33,3% în preț?

Răspunsul s-a dovedit diferit pentru fiecare grupă.

Calculul e simplu: prețul necesar e costul împărțit la două treimi. Apoi rămâne doar să îl compari cu factura.

• Unelte electrice — 66,1%
• Unelte de mână — 78,2%
• Consumabile — 79,0%

Niciunul din aceste numere nu e egal cu 50%. Și nici două nu sunt egale între ele — chiar uneltele de mână și consumabilele se despart.

Un adaos unic pe toată lista e o decizie luată fără calcul.

Adaosul unic e comod exact cât sortimentul e omogen. Apoi devine un mod de a nu gândi.

Oleh nu a trecut mecanic la trei adaosuri. A lăsat prețurile la nivelul pieței, dar acum știe marja fiecărei grupe la ban.

Anul în cifre

Oleh aduce patru livrări pe an. Prețurile lui reale de pe raft sunt mai mari decât calculul naiv — piața permitea mai mult.

Uneltele electrice se vând la 6 200 ₴, cele de mână la 620 ₴, consumabilele la 360 ₴.

Marja în grivne iese 1 464 ₴, 178 ₴ și 138 ₴. Profitul brut pe livrare e 2 824 000 ₴.

Cheltuielile fixe sunt depozitul, salariile și livrarea în Ucraina. Profitul net face 7,9% din încasări.

Patru livrări pe an e ritmul în care trăiește depozitul. Între ele capitalul de lucru stă în marfă.

Fiecare livrare e peste șase milioane de grivne care ies din casă dintr-o dată. Ei se întorc în trimestrul următor, și chiar de asta termenul de plată lovește atât de tare.

Șapte virgulă nouă e normal

Pentru distribuția de unelte acesta e un indicator obișnuit. Problema nu e mărimea lui, ci faptul că spre el se merge orbește.

Prima mutare: costul la depozit

Prima decizie a lui Oleh a fost tehnică și a luat o seară.

A adăugat în fișa de depozit a fiecărei grupe un al patrulea rând — costul la depozit, nu prețul din factură.

În fișă stau acum patru numere în loc de unul:

• Prețul din factură la cursul din data plății
• Navlul pe unitate — pe volum, nu pe valoare
• Taxa vamală — 10% din valoarea în vamă
• Comisionarul vamal și vămuirea pe unitate

Calculul se face o dată pe livrare, când vine ultima factură — cea a comisionarului. Până atunci costul e incomplet.

Munca ia o jumătate de oră pentru toată partida. Apoi numărul trăiește în fișă până la containerul următor.

„Patru cifre în loc de una. Opt ani m-am uitat la prima și credeam că văd tot”

Cel mai greu nu a fost să calculeze, ci să recunoască faptul că socotelile de dinainte erau incomplete. Cifrele au apărut într-o seară, obiceiul s-a schimbat mai încet.

A doua mutare: adaos pe grupe

A doua decizie privea lista de prețuri și a venit mai greu decât prima.

Adaosul unic de 50% a plecat. Fiecare grupă a primit unul propriu, calculat din costul său.

Prețurile de pe raft aproape nu s-au schimbat — erau oricum mai mari decât calculul naiv. S-a schimbat baza pe care se aprobă.

Schimbarea principală a fost în altă parte. Oleh a încetat să dea discounturi la noroc.

Discountul se calculează din marjă, nu din preț

Zece procente de discount pe consumabile mănâncă jumătate din marja grupei.

Asta se vede doar când discountul e calculat din costul la depozit. De la prețul din factură el pare fără durere.

Managerii dădeau astfel de discounturi săptămânal. Nu făceau rău cât nimeni nu calcula din ce anume se scad.

Acum fiecare manager are în listă o limită de discount pe grupe. Sub ea e nevoie de acordul lui Oleh.

Aceleași zece procente pe uneltele electrice lasă partea cea mai mare. Aceste două decizii nu se pot lua la fel.

A treia mutare: termenul de plată

Cel mai mare client a cerut un termen de plată de 30 de zile în loc de avans. Argumentul era cunoscut: toți concurenții lucrează așa.

Înainte Oleh ar fi răspuns imediat — ori „da” de frica pierderii clientului, ori „nu” din prudență. Acum a calculat.

O lună de rulaj la încasări anuale de 36 720 000 ₴ face 3 060 000 ₴.

Numărul e simplu, dar Oleh nu l-a calculat niciodată. Termenul de plată îl socotea mereu o chestiune de încredere, nu de bani.

Atâția bani se blochează în creanțe dacă tot rulajul trece pe termen. Acești bani nu dispar, dar nici nu lucrează.

Profitul net anual este în același timp 2 896 000 ₴.

Cele două numere au stat prima dată alături. Unul e ceea ce câștigă afacerea într-un an. Al doilea e ceea ce ar trebui blocat.

După asta discuția cu clientul s-a schimbat. În locul lui „da” sau „nu” a apărut o întrebare despre o parte din rulaj și despre termen.

„Termenul de plată m-ar costa mai mult decât câștig într-un an. Nu am refuzat — am calculat cât pot da”

Termenul de plată nu e o concesie la masă. E un credit din capitalul dumneavoastră.

Diferența de 164 000 ₴

Suma blocată depășește profitul anual cu 164 000 ₴.

Oleh a dat termen unui singur client, pe o parte din rulaj. Decizia a rămas la el, dar acum ea are un preț în grivne.

Ce faceți luni

Oleh a redus totul la trei acțiuni.

• Calculați costul la depozit pentru fiecare grupă, nu pentru livrare în ansamblu
• Verificați ce supracost adaugă logistica peste factură în fiecare grupă
• Înainte de fiecare discount și termen întrebați cât costă el în grivne

Nicio acțiune nu cere nici sistem nou, nici furnizor nou, nici schimbarea sortimentului.

Toate trei schimbă ceea ce proprietarul duce cu el la negocieri.

Primele două acțiuni se fac o dată pe livrare. A treia — de fiecare dată când clientul cere o concesie.

Oleh însuși o spune scurt: nu a devenit mai dur la negocieri, a devenit mai concret.

Prețul pe care nu l-ați calculat e mereu calculat de altcineva.

Banii nu dispar — doar că nu îi vedeți

În afacerea lui Oleh nu s-a schimbat aproape nimic. Același furnizor, același container, aceiași clienți și același raft.

S-a schimbat o cifră din fișa de depozit. În locul prețului din factură stă acum costul la depozit.

Prin această cifră arată altfel discounturile, termenele și fiecare livrare următoare.

Sortimentul a rămas același. S-au schimbat regulile după care i se pune prețul.

Oleh nu a început să aducă mai puține consumabile. A încetat să le creadă grupa cea mai profitabilă.

Consumabilele țin clientul și închid sortimentul. Asta e treaba lor și are și ea valoare — doar nu cea pe care Oleh i-o atribuia.

Marfa se scumpește pe drum. Factura pentru drum vine în liniște.

Cum vedeți asta în propriul import

Tot ce e descris mai sus se ține de un singur rând: nu livrarea cu o sumă unică, ci fiecare grupă separat — cu navlu pe volum, taxă vamală pe valoare și cost la depozit. Cât timp adaosul stă pe prețul din factură, nu se vede nici că logistica adaugă între 10,7% și 19,4%, nici că un termen de o lună blochează 3 060 000 ₴. Când aceleași date se adună automat, se vede cât câștigă de fapt fiecare grupă — exact pentru asta folosesc proprietarii de firme mici și mijlocii Finmap: ca să vadă tabloul financiar, nu să îl ghicească.

Citiți și

• Ridicata cu amânare: profit pe hârtie, bani deloc
• Magazin de Materiale de Construcții: Marje Mici, Termene de la Furnizori, Stoc Blocat

Baza temei: Contabilitate de gestiune explicată: ce este și de ce au nevoie de ea proprietarii