Import: de factuurprijs is niet uw kostprijs

“Ik heb de opslag dertig keer nagerekend en de inkoopkostprijs geen enkele keer. Ik dacht dat die op de factuur stond”

Oleh Tkachuk brengt al acht jaar gereedschap naar Loetsk en verkoopt het in de westelijke regio's. Zijn klanten zijn bouwmarkten, een paar servicebedrijven en ploegen. Het assortiment bestaat uit drie groepen: elektrisch gereedschap, handgereedschap en verbruiksartikelen.

De zaak leek doorzichtig. Er is een leveranciersprijs, er is een opslag, er is een schapprijs. Acht jaar lang werkte Oleh volgens dat schema.

Afgelopen najaar liet de boekhouder Oleh een berekening per groep zien. Op verbruiksartikelen verdiende hij merkbaar minder dan hij dacht. Het ergste was dat de fout elke zending terugkwam.

Wat de factuur laat zien

De leveranciersfactuur is het handigste document in de hele operatie. Hij komt als eerste, hij staat in euro, en de prijs per stuk staat er al in.

Daar wordt dan ook de opslag op gerekend. Bijna elke importeur doet dat bij de start, en de eerste jaren werkt het.

Het probleem is dat de factuur de goederen in het pakhuis van de leverancier beschrijft. Bij uw schap is hij nog niet aangekomen.

Tussen die twee punten liggen vracht, invoerrecht, de douane-expediteur en tijd. Elke post heeft een prijs, en geen enkele is gelijk voor het hele assortiment.

De factuur is de prijs in een ander land. De inkoopkostprijs is de prijs in uw pakhuis.

Zolang het assortiment homogeen is, blijft het verschil tussen die twee getallen constant. U kunt het als één percentage in uw hoofd houden.

Zodra er groepen met een andere fysieke vorm in de prijslijst komen, is dat percentage niet meer één. Precies dat gebeurde bij Oleh in het derde jaar.

Toen voegde hij verbruiksartikelen toe om de klant op een volledig assortiment te houden. Voor de verkoop was dat juist, voor de administratie onzichtbaar. De opslag bleef dezelfde als op de boormachines.

Wat er echt bij komt

Oleh schreef alles uit wat er met de goederen gebeurt van fabriek tot pakhuis in Loetsk.

• De prijs op de factuur, omgerekend tegen de koers op de betaaldatum
• Zeevracht en wegvracht tot aan het pakhuis
• Invoerrecht — 10% van de douanewaarde
• Diensten van de douane-expediteur en de inklaring

De omzetbelasting staat niet in die lijst. Die wordt teruggegeven, dus die hoort niet in de kostprijs. In de kas voelt u hem wel, in de kostprijs niet.

De koers ten tijde van de zending was 46,50 ₴ per euro. Oleh nam precies die, want hij betaalde de leverancier voor verzending. De koers op de verkoopdatum verandert niets meer — het geld was al weg.

Dat is een belangrijk detail in de administratie. De kostprijs wordt vastgelegd bij de betaling, niet bij de verkoop.

Importeurs rekenen hun voorraad vaak om tegen de dagkoers. Dan komt er een mooi cijfer uit dat niets zegt over het geld dat de kas verliet.

Oleh ontliep die fout per ongeluk. Zijn boekhouder legde altijd de betaalkoers vast, want zo was afstemmen met de bank eenvoudiger.

Administratief gemak redde de nauwkeurigheid van de berekening. Dat gebeurt zelden, en erop rekenen is onverstandig.

Drie groepen goederen

De groepen verschillen niet alleen in prijs, maar ook in vorm. Juist die vorm maakt het verschil in kostprijs waar Oleh niet aan dacht.

Elektrisch gereedschap is duur en compact — een doos met een boormachine weegt weinig en kost veel. Handgereedschap is goedkoop en volumineus. Verbruiksartikelen zijn klein, goedkoop en gaan in grote partijen.

In de zending zaten 500 stuks elektrisch gereedschap, 4 000 stuks handgereedschap en 10 000 verbruiksartikelen. In geld is dat 5 487 000 ₴ volgens de factuur.

“Ik hield verbruiksartikelen voor het meest winstgevende. Daar zit het hoogste opslagpercentage op, en ze draaien het snelst”

Beide uitspraken waren waar. De conclusie eruit bleek fout.

Snelle omloop en een hoog opslagpercentage op de factuur betekenen geen grote marge. Ze betekenen alleen dat het geld vaak beweegt.

Aantal en prijs bewegen tegen elkaar in

Van het elektrische gereedschap 500 stuks van 92 €. Van de verbruiksartikelen 10 000 stuks van 4 €.

In factuurgeld zijn de groepen vergelijkbaar. In kubieke meters niet.

Elektrisch gereedschap neemt van de drie groepen de minste ruimte in de container. Handgereedschap de meeste.

Juist die kloof bepaalt hoe de vracht neerslaat. Een container wordt per volume verkocht, niet per waarde van de inhoud.

De vervoerder vraagt niet wat er in de doos zit. Hij vraagt hoeveel dozen en van welk formaat.

Dat maakt vracht voorspelbaar om te plannen en onrechtvaardig voor goedkope groepen.

Vracht rekent in kubieke meters

De vervoerder vraagt geld voor plek in de container, niet voor de waarde van de lading. Het maakt hem niet uit of er boormachines of boortjes in zitten.

Daardoor slaat vracht veel zwaarder neer op goedkope, volumineuze posities dan op dure en compacte. De verdeelregel is simpel, de gevolgen zijn dat niet.

Per stuk kwam het zo uit: 22 ₴ op elektrisch gereedschap, 28 ₴ op handgereedschap en 14 ₴ op verbruiksartikelen.

Voor elektrisch gereedschap van 4 278 ₴ zijn tweeëntwintig hryvnia een kleinigheid. Voor verbruiksartikelen van 186 ₴ zijn veertien hryvnia een merkbaar deel.

In procenten is dat een half procent tegen zeven en een half. Vijftien keer verschil op dezelfde zending.

Oleh zag dat acht jaar niet, omdat de vracht als één rekening voor de hele container kwam. In de voorraadkaarten kwam hij helemaal niet terecht.

De rekening ging naar de periodekosten, niet naar de kostprijs van de goederen. Formeel mag dat, praktisch maakt het de blinde vlek. De kosten ziet u in totaal en niet per groep.

Vracht is onverschillig voor de waarde. Hij rekent kubieke meters.

Invoerrecht rekent naar waarde

Het invoerrecht werkt omgekeerd. Het wordt genomen als percentage van de douanewaarde, dus van de factuur samen met de vracht.

Het tarief is voor alle drie de groepen gelijk: 10%. Het verschil komt niet van het tarief, maar van de grondslag waarop het valt.

Per stuk in hryvnia is dat 430 ₴ op elektrisch gereedschap, 40 ₴ op handgereedschap en 20 ₴ op verbruiksartikelen.

Hier is alles omgedraaid. Het dure betaalt meer, het goedkope minder.

Twee krachten trekken tegengesteld, maar ze heffen elkaar niet op. De uitkomst valt toch per groep anders uit.

Twee posten worden volgens andere principes gerekend en slaan anders neer. Vracht drukt op het goedkope, invoerrecht op het dure. Daarom bestaan gelijke meerkosten niet.

430 ₴ invoerrecht en 4 278 ₴ factuur

De getallen lijken op elkaar aan het begin, maar het ene is tien keer kleiner. In gesprekken worden ze constant verward.

Inkoopkostprijs per groep

Oleh telde alle vier de posten op en kreeg de inkoopkostprijs. Die tabel werkt hij nu bij zodra de rekening van de expediteur komt.

Over de hele zending was de factuur 5 487 000 ₴. De vracht voegde 263 000 ₴ toe, het invoerrecht 575 000 ₴, de expediteur 31 000 ₴.

Vracht en expediteur lijken bescheiden naast de factuur. Het invoerrecht voegt van de drie posten het meeste toe.

Maar per groep verandert het beeld. Bij verbruiksartikelen weegt de vracht zwaarder dan het invoerrecht, bij elektrisch gereedschap net omgekeerd.

Daarom is kijken naar de totalen niet genoeg. Ze zijn waar en verklaren niets over wat elke groep verdient.

Samen kwamen de goederen voor 6 356 000 ₴ op het schap. Dat is 869 000 ₴ meer dan de factuursom waarop Oleh acht jaar zijn opslag rekende. Per jaar is het verschil 3 476 000 ₴.

Meerkosten verschillen per groep

Nu de hoofdzaak. De meerkosten op de factuur vielen per groep anders uit, en het verschil ertussen was groter dan welke leverancierskorting ook.

Elektrisch gereedschap werd 10,7% duurder. Handgereedschap 18,8%. Verbruiksartikelen 19,4%.

Die percentages zag Oleh voor het eerst. Daarvoor leefde logistiek in zijn hoofd als één getal — rond de tien procent.

Tien procent was waar voor precies één groep van de drie. Voor de twee andere was de fout bijna het dubbele, en juist die twee gaven de meeste stuks in de zending.

Bijna een factor twee verschil. En het hangt niet af van de leverancier of van de onderhandeling.

“Ik onderhandelde over twee procent korting op de factuur. En negen procent verschil lag in de container”

Het hangt af van wat de goederen wegen en innemen ten opzichte van hun prijs. Dat valt niet te veranderen — het is een eigenschap van het product, niet van het contract.

“Ik dacht dat logistiek een percentage van de inkoop was. Het bleek een percentage van het volume”

Goedkope goederen vervoeren is duurder. Niet in hryvnia, maar in procenten.

Die regel werkt in elke import. Bouwmaterialen, serviesgoed, huishoudchemie — overal waar duur en goedkoop in één prijslijst staan.

Hoe breder de prijsspreiding in het assortiment, hoe meer één opslag ernaast zit.

Bij Oleh was de spreiding drieëntwintigvoudig: van 4 € tot 92 € per stuk. Bij zo'n spreiding kan één opslag niet juist zijn.

De naïeve opslag

Acht jaar zette Oleh een opslag van 50% op de factuur. De regel was voor alle groepen gelijk en handig voor de verkopers.

In zijn hoofd betekende dat een marge van ongeveer een derde van de omzet. Uit die derde plande hij zijn kosten en keek hij naar groei.

De rekensom is simpel: een opslag van 50% op de kostprijs geeft 33,3% marge in de prijs. Zo rekent de detailhandel.

De formule is juist en algemeen bekend. Het probleem zit niet daar.

Maar de opslag stond niet op de kostprijs, hij stond op de factuur. Tussen die twee grondslagen lag bij Oleh tien tot negentien procent.

Opslag en marge zijn niet hetzelfde getal

De opslag wordt van de kostprijs gerekend. De marge van de verkoopprijs.

Ze verwisselen is makkelijk. In het hoofd valt de fout altijd uit in het voordeel van de verkoper. In de kas tegen hem.

Een opslag van 50% klinkt als de helft. De marge komt dan uit op een derde, en dan nog alleen bij de juiste grondslag.

Wat de echte marge toont

Geen enkele groep gaf een derde. Het dichtst kwam elektrisch gereedschap — 26,2%, juist omdat de logistiek daar het lichtst is.

Verbruiksartikelen, die Oleh voor het winstgevendste hield, gaven 20,4%. De hoge omloop gaf een gevoel van winst dat er niet zat.

Het verschil tussen beeld en feit is bijna dertien procentpunten.

“Het pijnlijkste is dat de fout stabiel was. Acht jaar achter elkaar dezelfde kant op”

Een stabiele fout is gevaarlijker dan een toevallige. Hij levert geen verrassingen op en trekt daarom geen aandacht.

De zaak liep ondertussen gewoon en bracht geld op. Alleen minder dan mogelijk, en niet waar het leek.

Juist dat maakt zulke fouten langlevend. Ze breken een zaak niet, ze ondergraven hem jarenlang.

50% opslag is geen 50% marge

Een opslag van 50% geeft in het beste geval een derde marge. Bij Oleh gaf hij een vijfde.

Twee percentages die gelijk klinken, betekenen heel ander geld.

Welke opslag echt nodig is

Oleh zette de vraag om. Welke opslag op de factuur geeft echte 33,3% marge in de prijs?

Het antwoord bleek per groep anders.

De rekensom is simpel: de benodigde prijs is de kostprijs gedeeld door twee derde. Daarna vergelijkt u hem met de factuur.

• Elektrisch gereedschap — 66,1%
• Handgereedschap — 78,2%
• Verbruiksartikelen — 79,0%

Geen van deze getallen is gelijk aan 50%. En geen twee zijn aan elkaar gelijk — zelfs handgereedschap en verbruiksartikelen lopen uiteen.

Eén opslag op de hele prijslijst is een besluit zonder berekening.

Eén opslag is handig zolang het assortiment homogeen is. Daarna wordt het een manier om niet te denken.

Oleh stapte niet mechanisch over op drie opslagen. Hij liet de prijzen marktconform, maar kent nu de marge van elke groep tot op de cent.

Het jaar in cijfers

Oleh haalt vier zendingen per jaar. Zijn echte schapprijzen liggen hoger dan de naïeve rekensom — de markt stond meer toe.

Elektrisch gereedschap gaat voor 6 200 ₴, handgereedschap voor 620 ₴, verbruiksartikelen voor 360 ₴.

De marge in hryvnia is 1 464 ₴, 178 ₴ en 138 ₴. De brutowinst per zending is 2 824 000 ₴.

Vaste kosten zijn het pakhuis, de salarissen en de bezorging door Oekraïne. De nettowinst is 7,9% van de omzet.

Vier zendingen per jaar is het ritme waarin het pakhuis leeft. Tussen de zendingen ligt het werkkapitaal in goederen.

Elke zending is ruim zes miljoen hryvnia die direct uit de kas gaat. Dat geld komt in het volgende kwartaal terug, en juist daarom doet een betalingstermijn zo'n pijn.

Zeven komma negen is normaal

Voor gereedschapsdistributie is dat een gewoon cijfer. Het probleem is niet de hoogte, maar dat men er blind naartoe loopt.

Eerste zet: inkoopkostprijs rekenen

Het eerste besluit van Oleh was technisch en kostte één avond.

Hij voegde aan de voorraadkaart van elke groep een vierde regel toe — de inkoopkostprijs, niet de factuurprijs.

Op de kaart staan nu vier getallen in plaats van één:

• De factuurprijs tegen de koers op de betaaldatum
• Vracht per stuk — naar volume, niet naar waarde
• Invoerrecht — 10% van de douanewaarde
• Douane-expediteur en inklaring per stuk

De berekening gebeurt één keer per zending, als de laatste rekening komt — die van de expediteur. Tot dat moment is de kostprijs onvolledig.

Het werk kost een half uur voor de hele partij. Daarna leeft het getal in de kaart tot de volgende container.

“Vier cijfers in plaats van één. Acht jaar keek ik naar het eerste en dacht dat ik alles zag”

Het zwaarste was niet het rekenen, maar toegeven dat de eerdere berekeningen onvolledig waren. De cijfers kwamen in één avond, de gewoonte veranderde langzamer.

Tweede zet: opslag per groep

Het tweede besluit ging over de prijslijst en kostte meer moeite.

De enkele opslag van 50% ging eruit. Elke groep kreeg een eigen, gerekend van zijn eigen kostprijs.

De schapprijzen veranderden bijna niet — ze lagen toch al hoger dan de naïeve rekensom. Wat veranderde was de grondslag waarop ze worden vastgesteld.

De grootste verandering lag elders. Oleh stopte met korting geven op gevoel.

Korting rekent u van de marge, niet van de prijs

Tien procent korting op verbruiksartikelen eet de helft van de marge in die groep op.

Dat ziet u alleen als u de korting van de inkoopkostprijs rekent. Vanaf de factuurprijs lijkt hij pijnloos.

De verkopers gaven zulke kortingen elke week. Ze deden geen schade zolang niemand rekende waarvan ze worden afgetrokken.

Nu staat bij elke verkoper een kortingsgrens per groep in de prijslijst. Daaronder is de instemming van Oleh nodig.

Dezelfde tien procent op elektrisch gereedschap laat het grootste deel staan. Die twee besluiten mag u niet gelijk nemen.

Derde zet: betalingstermijn

De grootste klant vroeg een betalingstermijn van 30 dagen in plaats van vooruitbetaling. Het argument was bekend: alle concurrenten doen het zo.

Eerder had Oleh direct geantwoord — of “ja” uit angst de klant te verliezen, of “nee” uit voorzichtigheid. Nu rekende hij.

Een maand omzet bij een jaaromzet van 36 720 000 ₴ is 3 060 000 ₴.

Het getal is simpel, maar Oleh had het nooit gerekend. Een betalingstermijn zag hij altijd als een kwestie van vertrouwen, niet van geld.

Zoveel geld bevriest in debiteuren als u de hele omzet op termijn zet. Dat geld verdwijnt niet, maar het werkt ook niet.

De jaarlijkse nettowinst is daarbij 2 896 000 ₴.

De twee getallen stonden voor het eerst naast elkaar. Het ene is wat de zaak per jaar verdient. Het andere is wat bevroren zou worden.

Daarna veranderde het gesprek met de klant. In plaats van “ja” of “nee” kwam een vraag over een deel van de omzet en over de termijn.

“Een betalingstermijn zou meer kosten dan ik per jaar verdien. Ik heb niet geweigerd — ik heb gerekend hoeveel ik kan geven”

Een betalingstermijn is geen concessie. Het is krediet uit uw eigen werkkapitaal.

Een verschil van 164 000 ₴

Het bevroren bedrag overtreft de jaarwinst met 164 000 ₴.

Oleh gaf één klant een termijn op een deel van de omzet. Het besluit bleef aan hem, maar nu heeft het een prijs in hryvnia.

Wat te doen op maandag

Oleh bracht alles terug tot drie handelingen.

• Reken de inkoopkostprijs per groep, niet voor de zending als geheel
• Kijk welke meerkosten de logistiek in elke groep op de factuur legt
• Vraag bij elke korting en elke termijn wat die in hryvnia kost

Geen van de drie vraagt een nieuw systeem, een nieuwe leverancier of een ander assortiment.

Alle drie veranderen waarmee de eigenaar de onderhandeling ingaat.

De eerste twee doet u één keer per zending. De derde elke keer dat een klant om een concessie vraagt.

Oleh zegt het zelf kort: hij is niet harder geworden in onderhandelingen, hij is concreter geworden.

De prijs die u niet rekende, is altijd door iemand anders gerekend.

Geld verdwijnt niet — u ziet het alleen niet

In de zaak van Oleh veranderde bijna niets. Dezelfde leverancier, dezelfde container, dezelfde klanten en hetzelfde schap.

Eén cijfer in de voorraadkaart veranderde. In plaats van de factuurprijs staat er nu de inkoopkostprijs.

Door dat cijfer zien kortingen, betalingstermijnen en elke volgende zending er anders uit.

Het assortiment bleef hetzelfde. Wat veranderde zijn de regels waarmee de prijs erop komt.

Oleh gaat niet minder verbruiksartikelen vervoeren. Hij houdt ze alleen niet meer voor de winstgevendste groep.

Verbruiksartikelen houden de klant vast en sluiten het assortiment. Dat is hun werk, en ook dat heeft waarde — alleen niet die Oleh eraan toeschreef.

Goederen worden duurder onderweg. De rekening voor die weg komt zonder woorden.

Hoe u dit in uw eigen import ziet

Alles wat hierboven staat rust op één regel: niet de zending als één som, maar elke groep apart — met vracht naar volume, invoerrecht naar waarde en de inkoopkostprijs in het pakhuis. Zolang de opslag op de factuurprijs staat, ziet u niet dat de logistiek 10,7% tot 19,4% toevoegt, en niet dat een maand betalingstermijn 3 060 000 ₴ bevriest. Wanneer dezelfde gegevens automatisch worden verzameld, is te zien wat elke groep echt verdient — en precies daarvoor gebruiken eigenaren van kleine en middelgrote bedrijven Finmap: om het financiële beeld te zien in plaats van ernaar te gissen.

Lees ook

• Groothandel met uitstel: winst op papier, geen geld
• Bouwmaterialenwinkel: Krappe Marges, Leverancierstermijnen, Vastzittende Voorraad

Basis van het onderwerp: Managementboekhouding uitgelegd: wat het is en waarom eigenaren het nodig hebben