Import: cena na fakturze to nie koszt

„Trzydzieści razy sprawdzałem narzut i ani razu koszt na magazynie. Wydawało mi się, że jest wypisany na fakturze”

Oleh Tkachuk od ośmiu lat wozi narzędzia do Łucka i sprzedaje je w zachodnich obwodach. Klienci to sklepy budowlane, kilka serwisów i brygady. Asortyment składa się z trzech grup: elektronarzędzia, narzędzia ręczne i materiały eksploatacyjne.

Biznes wyglądał przejrzyście. Jest cena dostawcy, jest narzut, jest cena na półce. Przez osiem lat Oleh pracował dokładnie według tego schematu.

Poprzedniej jesieni księgowa pokazała Olehowi wyliczenie po grupach. Okazało się, że na materiałach eksploatacyjnych zarabia wyraźnie mniej, niż sądził. Najgorsze było to, że błąd powtarzał się przy każdej dostawie.

Co właściciel widzi na fakturze

Faktura dostawcy to najwygodniejszy dokument w całej operacji. Przychodzi pierwsza, jest w euro, i jest w niej już cena za sztukę.

Właśnie od niej liczy się narzut. Tak robi niemal każdy importer na starcie i pierwsze lata to działa.

Problem w tym, że faktura opisuje towar na magazynie dostawcy. Do twojej półki jeszcze nie dojechał.

Między tymi dwoma punktami leżą fracht, cło, agencja celna i czas. Każda z tych pozycji ma swoją cenę i żadna nie jest jednakowa dla całego asortymentu.

Faktura to cena towaru w obcym kraju. Koszt na magazynie to cena towaru u ciebie.

Dopóki asortyment jest jednorodny, różnica między tymi dwiema liczbami jest stała. Da się ją trzymać w głowie jednym procentem.

Gdy w cenniku pojawiają się grupy różne fizycznie, procent przestaje być jeden. Właśnie to stało się u Oleha w trzecim roku.

Wtedy dodał materiały eksploatacyjne, żeby trzymać klienta na pełnym asortymencie. Decyzja była słuszna dla sprzedaży i niezauważona dla księgowości. Narzut został ten sam co na wiertarkach.

Co naprawdę ląduje na magazynie

Oleh wypisał wszystko, co dzieje się z towarem od fabryki do magazynu w Łucku.

• Cena na fakturze, przeliczona po kursie z dnia zapłaty
• Fracht morski i samochodowy do magazynu
• Cło — 10% od wartości celnej
• Usługi agencji celnej i odprawa celna

Podatek VAT w tym spisie nie figuruje. Wraca, więc do kosztu się go nie wkłada. W kasie jest wyczuwalny, w koszcie nie.

Kurs w czasie dostawy wynosił 46,50 ₴ za euro. Oleh wziął właśnie ten, bo płacił dostawcy przed załadunkiem. Kurs z dnia sprzedaży już niczego nie zmienia — pieniądze wyszły wcześniej.

To ważny szczegół księgowy. Koszt utrwala się w momencie płatności, a nie w momencie sprzedaży.

Importerzy często przeliczają magazyn po kursie bieżącym. Wychodzi ładna liczba, która nie ma związku z tym, ile pieniędzy wyszło z kasy.

Oleh uniknął tego błędu przypadkiem. Jego księgowa zawsze zapisywała kurs płatności, bo tak łatwiej było uzgadniać się z bankiem.

Wygoda księgowania uratowała dokładność wyliczenia. Tak bywa rzadko i nie warto na to liczyć.

Trzy grupy towaru

Grupy różnią się nie tylko ceną, ale i fizyką. Właśnie fizyka tworzy różnicę w koszcie, o której Oleh nie myślał.

Elektronarzędzia są drogie i kompaktowe — karton z wiertarką waży mało, a kosztuje dużo. Narzędzia ręczne są tanie i objętościowe. Materiały eksploatacyjne są drobne, tanie i idą dużymi partiami.

W dostawie było 500 sztuk elektronarzędzi, 4 000 narzędzi ręcznych i 10 000 materiałów eksploatacyjnych. W pieniądzach to 5 487 000 ₴ według faktury.

„Uważałem materiały eksploatacyjne za najbardziej dochodowe. Mają największy procent narzutu i najszybciej się obracają”

Oba twierdzenia były prawdziwe. Wniosek z nich okazał się błędny.

Szybka rotacja i duży procent narzutu do faktury nie znaczą dużej marży. Znaczą tylko tyle, że pieniądze często się ruszają.

Ilość i cena idą w różne strony

Elektronarzędzi jest 500 sztuk po 92 euro. Materiałów eksploatacyjnych 10 000 sztuk po 4 euro.

W pieniądzach faktury grupy są porównywalne. W metrach sześciennych nie.

Elektronarzędzia zajmują w kontenerze najmniej miejsca z trzech grup. Narzędzia ręczne najwięcej.

Właśnie ta rozpiętość decyduje, jak rozłoży się fracht. Kontener sprzedaje się objętością, a nie wartością zawartości.

Przewoźnik nie pyta, co jest w kartonie. Pyta, ile kartonów i jakiego rozmiaru.

To czyni fracht przewidywalnym dla planowania i niesprawiedliwym dla tanich grup.

Fracht liczy się objętością

Przewoźnik bierze pieniądze za miejsce w kontenerze, a nie za wartość towaru. Jest mu obojętne, co w środku — wiertarki czy wiertła.

Dlatego fracht kładzie się na tanie i objętościowe pozycje znacznie ciężej niż na drogie i kompaktowe. Logika podziału jest prosta, a skutki nie.

W przeliczeniu na sztukę wyszło tak: 22 ₴ na elektronarzędzia, 28 ₴ na ręczne i 14 ₴ na materiały eksploatacyjne.

Dla elektronarzędzi po 4 278 ₴ dwadzieścia dwie hrywny to drobiazg. Dla materiałów eksploatacyjnych po 186 ₴ czternaście hrywien to odczuwalna część.

W procentach to pół procent przeciw siedmiu i pół. Różnica piętnaście razy na tej samej dostawie.

Oleh nie widział tego osiem lat, bo fracht przychodził jednym rachunkiem na cały kontener. Do kart magazynowych nie trafiał wcale.

Rachunek szedł w koszty okresu, a nie w koszt towaru. Formalnie to dopuszczalne, praktycznie właśnie to tworzy martwe pole. Koszty widać w sumie i nie widać w podziale na grupy.

Frachtowi jest obojętne, ile kosztuje towar. On liczy metry sześcienne.

Cło liczy się wartością

Cło działa odwrotnie. Bierze się w procentach od wartości celnej, czyli od faktury razem z frachtem.

Stawka jest jednakowa dla wszystkich trzech grup: 10%. Różnica bierze się nie ze stawki, a z bazy, do której się ją stosuje.

W hrywnach na sztukę to 430 ₴ na elektronarzędzia, 40 ₴ na ręczne i 20 ₴ na materiały eksploatacyjne.

Tu jest na odwrót. Drogie płaci więcej, tanie mniej.

Dwie siły ciągną w przeciwne strony, ale nie równoważą się nawzajem. Wynik i tak wychodzi różny.

Dwie pozycje liczą się według różnych zasad i kładą się na grupy inaczej. Fracht naciska na tanie, cło na drogie. Właśnie dlatego jednakowej nadwyżki nie ma.

430 ₴ cła i 4 278 ₴ faktury

Liczby są podobne na początku, ale jedna jest dziesięć razy mniejsza od drugiej. W rozmowie myli się je bez przerwy.

Koszt na magazynie po grupach

Oleh zsumował wszystkie cztery pozycje i dostał koszt na magazynie. Tę tabelę aktualizuje teraz za każdym razem, gdy przychodzi rachunek agencji celnej.

Na całej dostawie faktura wyniosła 5 487 000 ₴. Fracht dodał 263 000 ₴, cło 575 000 ₴, agencja celna 31 000 ₴.

Fracht i agencja celna wyglądają skromnie na tle faktury. Cło dodaje najwięcej z trzech pozycji.

Ale w przeliczeniu na grupy obraz się zmienia. Dla materiałów eksploatacyjnych fracht waży więcej niż cło, dla elektronarzędzi odwrotnie.

Właśnie dlatego patrzenie na sumy ogólne nie wystarcza. Są prawdziwe i nic nie wyjaśniają o tym, która grupa ile zarabia.

Razem towar wylądował na magazynie za 6 356 000 ₴. To o 869 000 ₴ więcej niż suma faktury, od której Oleh osiem lat liczył narzut. W ciągu roku różnica wynosi 3 476 000 ₴.

Nadwyżka różna dla grup

Teraz najważniejsze. Nadwyżka nad fakturą wyszła różna dla każdej grupy, a różnica między nimi okazała się większa od każdego rabatu dostawcy.

Elektronarzędzia podrożały o 10,7%. Narzędzia ręczne o 18,8%. Materiały eksploatacyjne o 19,4%.

Te procenty Oleh zobaczył pierwszy raz. Wcześniej logistyka żyła w głowie jedną liczbą — około dziesięciu procent.

Dziesięć procent było prawdą dokładnie dla jednej grupy z trzech. Dla dwóch pozostałych błąd był prawie dwukrotny, a właśnie te dwie grupy dawały większość sztuk w dostawie.

Rozpiętość prawie dwukrotna. I nie zależy ani od dostawcy, ani od negocjacji.

„Targowałem się o dwa procent rabatu na fakturze. A dziewięć procent różnicy leżało w kontenerze”

Zależy od tego, ile towar waży i zajmuje w stosunku do swojej ceny. Zmienić tego nie można — to właściwość towaru, a nie warunków kontraktu.

„Myślałem, że logistyka to procent od zakupu. Okazała się procentem od objętości”

Tani towar wozi się drożej. Nie w hrywnach, a w procentach.

Ta zasada działa w każdym imporcie. Materiały budowlane, naczynia, chemia domowa — wszędzie, gdzie w cenniku jest drogie i tanie razem.

Im szerszy rozrzut cen wewnątrz asortymentu, tym bardziej myli się jednolity narzut.

U Oleha rozrzut był dwudziestotrzykrotny: od 4 euro do 92 euro za sztukę. Przy takim rozrzucie jednakowy narzut nie może być prawidłowy.

Naiwny narzut

Osiem lat Oleh stawiał narzut 50% do faktury. Zasada była jednakowa dla wszystkich grup i wygodna dla handlowców.

W jego głowie znaczyło to marżę około jednej trzeciej przychodu. Właśnie z tej trzeciej planował koszty i patrzył na rozwój.

Arytmetyka jest prosta: narzut 50% na koszt daje 33,3% marży w cenie. Tak liczy się w handlu detalicznym.

Formuła jest poprawna i szeroko znana. Problem nie w niej.

Ale narzut stał nie na koszcie, a na fakturze. Między tymi dwiema bazami u Oleha leżało od dziesięciu do dziewiętnastu procent.

Narzut i marża to nie ta sama liczba

Narzut liczy się od kosztu. Marża od ceny sprzedaży.

Pomylić je łatwo, a błąd zawsze jest na korzyść sprzedawcy w wyobraźni i na szkodę w kasie.

Narzut 50% brzmi jak połowa. Marża wychodzi przy tym jedna trzecia, i to tylko gdy baza jest prawidłowa.

Co pokazuje realna marża

Żadna grupa nie dała jednej trzeciej. Najbliżej podeszły elektronarzędzia — 26,2%, i właśnie dlatego, że logistyka w nich jest najlżejsza.

Materiały eksploatacyjne, które Oleh uważał za najbardziej dochodowe, dały 20,4%. Wysoka rotacja tworzyła wrażenie zysku, którego w nich nie było.

Różnica między wyobrażeniem a faktem to prawie trzynaście punktów procentowych.

„Najbardziej przykre, że błąd był stabilny. Osiem lat z rzędu w jedną stronę”

Stabilny błąd jest groźniejszy od losowego. Nie tworzy niespodzianek i dlatego nie przyciąga uwagi.

Biznes przy tym działał i przynosił pieniądze. Po prostu mniej, niż mógł, i nie tam, gdzie się wydawało.

Właśnie to czyni takie błędy długowiecznymi. Nie łamią biznesu, a tylko nadgryzają go latami.

50% narzutu to nie 50% marży

Narzut 50% daje w najlepszym razie jedną trzecią marży. U Oleha dawał jedną piątą.

Dwa procenty, które brzmią jednakowo, znaczą całkiem różne pieniądze.

Jaki narzut jest naprawdę potrzebny

Oleh postawił pytanie odwrotnie. Jaki narzut do faktury daje prawdziwe 33,3% marży w cenie?

Odpowiedź okazała się różna dla każdej grupy.

Wyliczenie jest proste: potrzebna cena równa się kosztowi podzielonemu na dwie trzecie. Dalej zostaje porównać ją z fakturą.

• Elektronarzędzia — 66,1%
• Narzędzia ręczne — 78,2%
• Materiały eksploatacyjne — 79,0%

Żadna z tych liczb nie równa się 50%. I żadne dwie nie równają się sobie — nawet narzędzia ręczne i materiały eksploatacyjne się rozchodzą.

Jeden narzut na cały cennik to decyzja podjęta bez wyliczenia.

Jednolity narzut jest wygodny dokładnie dopóty, dopóki asortyment jest jednorodny. Dalej staje się sposobem, żeby nie myśleć.

Oleh nie przeszedł na trzy różne narzuty mechanicznie. Zostawił ceny rynkowe, ale teraz zna marżę każdej grupy do grosza.

Rok w liczbach

Oleh wozi cztery dostawy w roku. Faktyczne ceny na półce ma wyższe niż naiwne wyliczenie — rynek pozwalał na więcej.

Elektronarzędzia sprzedają się po 6 200 ₴, ręczne po 620 ₴, materiały eksploatacyjne po 360 ₴.

Marża w hrywnach wychodzi 1 464 ₴, 178 ₴ i 138 ₴ odpowiednio. Zysk brutto z dostawy to 2 824 000 ₴.

Koszty stałe to magazyn, wynagrodzenia i dostawa po Ukrainie. Zysk netto wynosi 7,9% przychodu.

Cztery dostawy w roku to rytm, w którym żyje magazyn. Między nimi środki obrotowe leżą w towarze.

Każda dostawa to ponad sześć milionów hrywien, które wychodzą z kasy od razu. Wracają w ciągu następnego kwartału i właśnie dlatego odroczony termin płatności bije tak boleśnie.

Siedem i dziewięć dziesiątych to norma

Dla dystrybucji narzędzi to zwykły wskaźnik. Problem nie w jego wielkości, a w tym, że idzie się do niego po omacku.

Pierwszy ruch: policzyć koszt

Pierwsza decyzja Oleha była techniczna i zajęła jeden wieczór.

Dodał do karty magazynowej każdej grupy czwarty wiersz — koszt na magazynie, a nie cenę faktury.

W karcie stoją teraz cztery liczby zamiast jednej:

• Cena na fakturze po kursie z dnia zapłaty
• Fracht na jednostkę — według objętości, a nie wartości
• Cło — 10% od wartości celnej
• Agencja celna i odprawa celna na jednostkę

Wyliczenie robi się raz na dostawę, gdy przychodzi ostatni rachunek — od agencji celnej. Do tego momentu koszt jest niepełny.

Praca zajmuje pół godziny na całą partię. Dalej liczba żyje w karcie do następnego kontenera.

„Cztery liczby zamiast jednej. Osiem lat patrzyłem na pierwszą i uważałem, że widzę wszystko”

Najtrudniej było nie policzyć, a przyznać, że poprzednie wyliczenia były niepełne. Liczby pojawiły się w ciągu wieczoru, nawyk zmieniał się dłużej.

Drugi ruch: narzut po grupach

Druga decyzja dotyczyła cennika i była trudniejsza od pierwszej.

Jednolity narzut 50% odszedł. Każda grupa dostała własny, policzony od swojego kosztu.

Ceny na półce prawie się nie zmieniły — i tak były wyższe od naiwnego wyliczenia. Zmieniła się podstawa, na której się je zatwierdza.

Główna zmiana była w czym innym. Oleh przestał dawać rabaty na oko.

Rabat liczy się od marży, a nie od ceny

Dziesięć procent rabatu na materiały eksploatacyjne zjada połowę marży w tej grupie.

Widać to tylko wtedy, gdy rabat liczy się od kosztu na magazynie. Od ceny faktury wygląda bezboleśnie.

Handlowcy dawali takie rabaty co tydzień. Nie szkodziły, dopóki nikt nie liczył, od czego dokładnie się je odejmuje.

Teraz każdy handlowiec ma w cenniku granicę rabatu po grupach. Poniżej niej potrzebna jest zgoda Oleha.

Te same dziesięć procent na elektronarzędziach zostawia większą część. Tych dwóch decyzji nie można podejmować jednakowo.

Trzeci ruch: odroczony termin

Największy klient poprosił o odroczony termin płatności 30 dni zamiast przedpłaty. Argument był znajomy: wszyscy konkurenci tak pracują.

Wcześniej Oleh odpowiedziałby od razu — albo „tak” ze strachu przed utratą klienta, albo „nie” z ostrożności. Teraz policzył.

Miesiąc obrotu przy rocznym przychodzie 36 720 000 ₴ to 3 060 000 ₴.

Liczba jest prosta, ale Oleh nigdy jej nie liczył. Odroczenie zawsze oceniał jako kwestię zaufania, a nie pieniędzy.

Tyle pieniędzy zamrozi się w należnościach, jeśli przenieść na odroczony termin cały obrót. Te pieniądze nie znikają, ale i nie pracują.

Roczny zysk netto wynosi przy tym 2 896 000 ₴.

Dwie liczby stanęły obok siebie pierwszy raz. Jedna to, co biznes zarabia w roku. Druga to, co trzeba by zamrozić.

Po tym rozmowa z klientem się zmieniła. Zamiast „tak” albo „nie” pojawiło się pytanie o część obrotu i termin.

„Odroczenie kosztowałoby więcej, niż zarabiam w roku. Nie odmówiłem — policzyłem, ile mogę dać”

Odroczony termin płatności to nie ustępstwo w negocjacjach. To kredyt, który wydajesz z własnych środków obrotowych.

Różnica 164 000 ₴

Zamrożona suma przewyższa roczny zysk o 164 000 ₴.

Oleh dał odroczenie jednemu klientowi na część obrotu. Decyzja została przy nim, ale teraz ma cenę w hrywnach.

Co zrobić w poniedziałek

Oleh zebrał wszystko do trzech działań.

• Policzyć koszt na magazynie dla każdej grupy, a nie dla dostawy ogółem
• Sprawdzić, jaką nadwyżkę nad fakturą daje logistyka w każdej grupie
• Przed każdym rabatem i odroczeniem pytać, ile to kosztuje w hrywnach

Żadne działanie nie wymaga ani nowego systemu, ani nowego dostawcy, ani zmiany asortymentu.

Wszystkie trzy zmieniają to, z czym właściciel wchodzi w negocjacje.

Pierwsze dwa działania robi się raz na dostawę. Trzecie za każdym razem, gdy klient prosi o ustępstwo.

Sam Oleh ujmuje to krótko: nie stał się twardszy w negocjacjach, stał się konkretniejszy.

Cena, której nie policzyłeś, zawsze jest policzona przez kogoś innego.

Pieniądze nie znikają — ty ich po prostu nie widzisz

W biznesie Oleha nie zmieniło się prawie nic. Ten sam dostawca, ten sam kontener, ci sami klienci i ta sama półka.

Zmieniła się jedna liczba w karcie magazynowej. Zamiast ceny faktury stoi tam teraz koszt na magazynie.

Przez tę liczbę inaczej wyglądają rabaty, odroczenia i każda następna dostawa.

Asortyment został ten sam. Zmieniło się to, według jakich zasad stawia się na niego cenę.

Oleh nie zaczął wozić mniej materiałów eksploatacyjnych. Przestał uważać je za najbardziej dochodową grupę.

Materiały eksploatacyjne trzymają klienta i zamykają asortyment. To ich praca i ona też ma wartość — po prostu nie taką, jaką Oleh jej przypisywał.

Towar drożeje w drodze. Rachunek za drogę przychodzi w milczeniu.

Jak zobaczyć to w swoim imporcie

Wszystko, co opisano powyżej, trzyma się na jednym wierszu: nie dostawa jedną sumą, a każda grupa osobno — z frachtem według objętości, cłem według wartości i kosztem na magazynie. Dopóki narzut stoi na cenie faktury, nie widać ani tego, że logistyka dodaje od 10,7% do 19,4%, ani tego, że miesięczne odroczenie mrozi 3 060 000 ₴. Kiedy te same dane zbierają się automatycznie, widać, ile naprawdę zarabia każda grupa — właśnie do tego właściciele małych i średnich firm używają Finmap: żeby widzieć obraz finansowy, a nie domyślać się go.

Przeczytaj także

• Hurt z odroczeniem: zysk na papierze, pieniędzy brak
• Sklep z materiałami budowlanymi: cienka marża, terminy dostawców, zamrożony towar

Podstawa tematu: Rachunkowość zarządcza wyjaśniona: czym jest i po co właścicielowi firmy