Importação: a fatura não é o seu custo

“Eu conferi o markup trinta vezes e o custo nenhuma. Achava que ele estava escrito na fatura”

Oleh Tkachuk traz ferramentas para Lutsk há oito anos e as vende pelas regiões do oeste. Os clientes são lojas de material de construção, algumas assistências técnicas e equipes de obra. O mix se divide em três grupos: ferramentas elétricas, ferramentas manuais e consumíveis.

O negócio parecia transparente. Há o preço do fornecedor, há o markup, há o preço de prateleira. Por oito anos Oleh trabalhou exatamente com esse esquema.

No fim do ano passado a contadora mostrou a ele um cálculo por grupo. Nos consumíveis ele ganhava bem menos do que imaginava. O pior era que o erro se repetia em cada remessa.

O que a fatura mostra

A fatura do fornecedor é o documento mais cômodo de toda a operação. Chega primeiro, vem em euro e já traz o preço por unidade.

É dela que o markup é calculado. Quase todo importador começa assim, e nos primeiros anos isso funciona.

O problema é que a fatura descreve a mercadoria no armazém do fornecedor. Até a sua prateleira ela ainda não chegou.

Entre esses dois pontos estão o frete, o imposto de importação, o despachante e o tempo. Cada uma dessas linhas tem um preço, e nenhuma é igual para o mix inteiro.

A fatura é o preço da mercadoria em outro país. O custo posto no estoque é o preço dela no seu armazém.

Enquanto o mix é homogêneo, a diferença entre esses dois números é estável. Dá para guardá-la na cabeça como um único percentual.

Assim que a tabela de preços passa a ter grupos de física diferente, o percentual deixa de ser um só. Foi isso que aconteceu com Oleh no terceiro ano.

Foi quando ele acrescentou os consumíveis, para manter o cliente no mix completo. A decisão foi certa para as vendas e invisível para a contabilidade. O markup continuou o mesmo das furadeiras.

O que chega ao estoque

Oleh escreveu tudo o que acontece com a mercadoria da fábrica até o armazém em Lutsk.

• O preço da fatura, convertido pela cotação da data do pagamento
• Frete marítimo e rodoviário até o armazém
• Imposto de importação — 10% do valor aduaneiro
• Serviços do despachante aduaneiro e desembaraço

O imposto sobre valor agregado não entra nessa lista. Ele é recuperável, por isso não vai para o custo. No caixa ele se sente; no custo, não.

A cotação na época da remessa era de 46,50 ₴ por euro. Oleh usou exatamente essa, porque pagou o fornecedor antes do embarque. A cotação da data da venda já não muda nada — o dinheiro saiu antes.

Esse é um detalhe contábil importante. O custo se fixa no momento do pagamento, não no momento da venda.

Importadores costumam reavaliar o estoque pela cotação do dia. Sai um número bonito, que não tem relação com o dinheiro que saiu do caixa.

Oleh escapou desse erro por acaso. A contadora sempre registrava a cotação do pagamento, porque assim era mais simples conferir com o banco.

A comodidade contábil salvou a precisão do cálculo. Isso acontece raramente, e não vale contar com isso.

Três grupos de produto

Os grupos diferem não só no preço, mas na física. É a física que cria a diferença de custo que Oleh nunca considerou.

A ferramenta elétrica é cara e compacta — a caixa de uma furadeira pesa pouco e custa muito. A ferramenta manual é barata e volumosa. Os consumíveis são pequenos, baratos e vêm em lotes grandes.

A remessa tinha 500 unidades de ferramenta elétrica, 4 000 de manual e 10 000 de consumíveis. Em dinheiro são 5 487 000 ₴ pela fatura.

“Eu tinha os consumíveis como o grupo mais rentável. Têm o maior percentual de markup e giram mais rápido”

As duas afirmações eram verdadeiras. A conclusão tirada delas estava errada.

Giro rápido e percentual alto de markup sobre a fatura não significam margem alta. Significam apenas que o dinheiro se move com frequência.

Quantidade e preço andam em sentidos opostos

Ferramenta elétrica: 500 unidades a 92 €. Consumíveis: 10 000 unidades a 4 €.

Em dinheiro de fatura os grupos são comparáveis. Em metros cúbicos, não.

A ferramenta elétrica ocupa o menor espaço no contêiner entre os três grupos. A manual ocupa o maior.

É essa distância que define como o frete vai cair. O contêiner é vendido por volume, não pelo valor do conteúdo.

O transportador não pergunta o que há dentro da caixa. Pergunta quantas caixas e de que tamanho.

Isso torna o frete previsível para o planejamento e injusto com os grupos baratos.

O frete cobra volume

O transportador cobra pelo espaço no contêiner, não pelo valor da mercadoria. Para ele dá no mesmo o que está dentro — furadeiras ou brocas.

Por isso o frete cai muito mais pesado sobre as linhas baratas e volumosas do que sobre as caras e compactas. A lógica do rateio é simples; as consequências, não.

Por unidade ficou assim: 22 ₴ na ferramenta elétrica, 28 ₴ na manual e 14 ₴ nos consumíveis.

Para uma ferramenta elétrica de 4 278 ₴, vinte e dois hryvnias são troco. Para um consumível de 186 ₴, quatorze hryvnias são uma parcela sensível.

Em percentual isso é meio por cento contra sete e meio. Uma diferença de quinze vezes na mesma remessa.

Oleh não viu isso por oito anos, porque o frete vinha em uma única fatura pelo contêiner todo. Nas fichas de estoque ele não entrava de jeito nenhum.

A fatura ia para as despesas do período, não para o custo da mercadoria. Formalmente é admissível; na prática, é o que cria o ponto cego. O gasto se vê no total e não se vê por grupo.

O frete é indiferente ao valor da mercadoria. Ele conta metros cúbicos.

O imposto cobra valor

O imposto de importação funciona ao contrário. Ele é cobrado em percentual do valor aduaneiro, isto é, da fatura junto com o frete.

A alíquota é igual para os três grupos: 10%. A diferença não vem da alíquota, e sim da base sobre a qual ela é aplicada.

Em hryvnias por unidade são 430 ₴ na ferramenta elétrica, 40 ₴ na manual e 20 ₴ nos consumíveis.

Aqui tudo se inverte. O caro paga mais, o barato paga menos.

Duas forças puxam para lados opostos e mesmo assim não se equilibram. O resultado sai diferente de qualquer forma.

Duas linhas são calculadas por princípios diferentes e caem nos grupos de modo diferente. O frete pressiona o barato, o imposto pressiona o caro. É por isso que um acréscimo igual não existe.

430 ₴ de imposto, 4 278 ₴ de fatura

Os números começam parecidos, mas um é dez vezes menor que o outro. Na conversa eles são confundidos sem parar.

Custo posto no estoque por grupo

Oleh somou as quatro linhas e chegou ao custo posto no estoque. Essa tabela ele agora atualiza sempre que chega a fatura do despachante.

Na remessa inteira a fatura somou 5 487 000 ₴. O frete acrescentou 263 000 ₴, o imposto 575 000 ₴, o despachante 31 000 ₴.

Frete e despachante parecem modestos diante da fatura. O imposto é o que mais acrescenta das três linhas.

Mas no rateio por grupo o quadro muda. Para os consumíveis o frete pesa mais que o imposto; para a ferramenta elétrica, o contrário.

É por isso que olhar só os totais não basta. Eles são verdadeiros e não explicam nada sobre quanto cada grupo ganha.

No conjunto a mercadoria entrou no estoque por 6 356 000 ₴. São 869 000 ₴ mais do que a soma da fatura, da qual Oleh calculou o markup por oito anos. No ano a diferença chega a 3 476 000 ₴.

O acréscimo muda por grupo

Agora o principal. O acréscimo sobre a fatura saiu diferente para cada grupo, e a distância entre eles acabou maior que qualquer desconto de fornecedor.

A ferramenta elétrica encareceu 10,7%. A manual, 18,8%. Os consumíveis, 19,4%.

Oleh viu esses percentuais pela primeira vez. Até então a logística vivia na cabeça dele como um número só — cerca de dez por cento.

Dez por cento era verdade para exatamente um grupo de três. Para os outros dois o erro era de quase o dobro, e eram justamente esses dois que davam a maioria das unidades da remessa.

Quase o dobro de distância. E ela não depende do fornecedor nem da negociação.

“Eu negociava dois por cento de desconto na fatura. E nove por cento de diferença estavam dentro do contêiner”

Ela depende de quanto a mercadoria pesa e ocupa em relação ao próprio preço. Mudar isso é impossível — é uma propriedade do produto, não das condições do contrato.

“Eu pensava que logística era um percentual da compra. Acabou sendo um percentual do volume”

Mercadoria barata custa mais para trazer. Não em hryvnias, e sim em percentual.

Essa regra vale em qualquer importação. Material de construção, utensílios, produtos de limpeza — em todo lugar onde a tabela tem caro e barato juntos.

Quanto maior a amplitude de preços dentro do mix, mais um markup único erra.

Em Oleh a amplitude era de vinte e três vezes: de 4 € a 92 € por unidade. Com uma amplitude assim, um markup igual não pode estar certo.

O markup ingênuo

Por oito anos Oleh aplicou markup de 50% sobre a fatura. A regra era igual para todos os grupos e cômoda para os vendedores.

Na cabeça dele isso significava margem de cerca de um terço da receita. Era desse terço que ele planejava as despesas e olhava o crescimento.

A aritmética é simples: markup de 50% sobre o custo dá 33,3% de margem no preço. É assim que o varejo calcula.

A fórmula está correta e é amplamente conhecida. O problema não está nela.

Mas o markup estava na fatura, não no custo. Entre essas duas bases Oleh tinha de dez a dezenove por cento.

Markup e margem não são o mesmo número

O markup se calcula sobre o custo. A margem, sobre o preço de venda.

Confundir os dois é fácil, e o erro é sempre a favor do vendedor na imaginação e contra ele no caixa.

Markup de 50% soa como metade. A margem sai um terço, e só se a base estiver certa.

O que a margem real mostra

Nenhum grupo chegou a um terço. O mais perto ficou a ferramenta elétrica — 26,2%, e justamente porque a logística nela é a mais leve.

Os consumíveis, que Oleh tinha como os mais rentáveis, deram 20,4%. O giro alto criava a sensação de lucro que eles não tinham.

A diferença entre a impressão e o fato é de quase treze pontos percentuais.

“O mais amargo é que o erro era estável. Oito anos seguidos, sempre para o mesmo lado”

Um erro estável é mais perigoso que um erro aleatório. Ele não produz surpresas e por isso não chama atenção.

O negócio funcionava e dava dinheiro nesse tempo todo. Só menos do que poderia, e não onde parecia.

É isso que torna erros assim tão longevos. Eles não quebram o negócio, apenas o desgastam por anos.

50% de markup não é 50% de margem

Markup de 50% dá, no melhor dos casos, um terço de margem. Em Oleh ele dava um quinto.

Dois percentuais que soam iguais significam dinheiro completamente diferente.

O markup realmente necessário

Oleh inverteu a pergunta. Qual markup sobre a fatura dá os verdadeiros 33,3% de margem no preço?

A resposta saiu diferente para cada grupo.

O cálculo é simples: o preço necessário é o custo dividido por dois terços. Depois só resta compará-lo com a fatura.

• Ferramenta elétrica — 66,1%
• Ferramenta manual — 78,2%
• Consumíveis — 79,0%

Nenhum desses números é igual a 50%. E nenhum par deles é igual entre si — até a ferramenta manual e os consumíveis se afastam.

Um markup para a tabela inteira é uma decisão tomada sem cálculo.

Um markup único é cômodo exatamente enquanto o mix é homogêneo. Depois disso, passa a ser um jeito de não pensar.

Oleh não migrou para três markups diferentes de forma mecânica. Ele manteve os preços de mercado, mas agora conhece a margem de cada grupo até o último centavo.

O ano em números

Oleh traz quatro remessas por ano. Os preços reais de prateleira dele são maiores que o cálculo ingênuo — o mercado permitia mais.

A ferramenta elétrica sai a 6 200 ₴, a manual a 620 ₴, os consumíveis a 360 ₴.

A margem em hryvnias fica em 1 464 ₴, 178 ₴ e 138 ₴ respectivamente. O lucro bruto por remessa é de 2 824 000 ₴.

As despesas fixas são o armazém, os salários e a entrega pela Ucrânia. O lucro líquido fica em 7,9% da receita.

Quatro remessas por ano é o ritmo em que o armazém vive. Entre elas o capital de giro fica parado em mercadoria.

Cada remessa são mais de seis milhões de hryvnias que saem do caixa de uma vez. Voltam ao longo do trimestre seguinte, e é por isso que o prazo de pagamento dói tanto.

Sete e nove décimos é normal

Para a distribuição de ferramentas é um resultado comum. O problema não é o tamanho dele, mas o fato de se chegar até ele às cegas.

Primeiro passo: calcular o custo

A primeira decisão de Oleh foi técnica e levou uma noite.

Ele acrescentou à ficha de estoque de cada grupo uma quarta linha — o custo posto no estoque, não o preço da fatura.

Na ficha agora há quatro números em vez de um:

• O preço da fatura pela cotação da data do pagamento
• Frete por unidade — por volume, não por valor
• Imposto de importação — 10% do valor aduaneiro
• Despachante e desembaraço por unidade

O cálculo é feito uma vez por remessa, quando chega a última fatura — a do despachante. Até esse momento o custo está incompleto.

O trabalho leva meia hora para o lote inteiro. Depois o número vive na ficha até o próximo contêiner.

“Quatro números em vez de um. Por oito anos eu olhava o primeiro e achava que via tudo”

O mais difícil não foi calcular, e sim admitir que os cálculos anteriores estavam incompletos. Os números apareceram em uma noite; o hábito mudou mais devagar.

Segundo passo: markup por grupo

A segunda decisão era sobre a tabela de preços e custou mais que a primeira.

O markup único de 50% caiu. Cada grupo recebeu o seu, calculado sobre o próprio custo.

Os preços de prateleira quase não mudaram — já estavam acima do cálculo ingênuo. Mudou a base sobre a qual eles são aprovados.

A mudança principal foi outra. Oleh parou de dar desconto no escuro.

O desconto sai da margem, não do preço

Dez por cento de desconto nos consumíveis comem metade da margem desse grupo.

Isso só se vê quando o desconto é calculado sobre o custo posto no estoque. Sobre o preço da fatura ele parece indolor.

Os vendedores davam descontos assim toda semana. Não faziam mal enquanto ninguém calculava de onde exatamente eles eram subtraídos.

Agora cada vendedor tem na tabela um limite de desconto por grupo. Abaixo dele é preciso o aval de Oleh.

Os mesmos dez por cento na ferramenta elétrica deixam a maior parte de pé. Essas duas decisões não podem ser tomadas do mesmo jeito.

Terceiro passo: prazo de pagamento

O maior cliente pediu prazo de pagamento de 30 dias em vez de pré-pagamento. O argumento era o de sempre: todos os concorrentes trabalham assim.

Antes Oleh responderia na hora — ou “sim” por medo de perder o cliente, ou “não” por cautela. Desta vez ele calculou.

Um mês de giro sobre uma receita anual de 36 720 000 ₴ são 3 060 000 ₴.

O número é simples, mas Oleh nunca o havia calculado. O prazo ele sempre avaliou como questão de confiança, não de dinheiro.

É esse dinheiro que congela em contas a receber se o giro inteiro passar para prazo. Ele não desaparece, mas também não trabalha.

O lucro líquido anual, por sua vez, é de 2 896 000 ₴.

Os dois números ficaram lado a lado pela primeira vez. Um é o que o negócio ganha no ano. O outro é o que teria de ser congelado.

Depois disso a conversa com o cliente mudou. Em vez de “sim” ou “não”, surgiu uma pergunta sobre parte do giro e prazo.

“O prazo custaria mais do que eu ganho em um ano. Eu não recusei — eu calculei quanto posso dar”

O prazo de pagamento não é uma concessão de negociação. É um crédito que você concede do seu capital de giro.

A diferença de 164 000 ₴

A soma congelada supera o lucro anual em 164 000 ₴.

Oleh deu prazo a um cliente sobre parte do giro. A decisão continuou sendo dele, mas agora tem preço em hryvnias.

O que fazer na segunda-feira

Oleh reduziu tudo a três ações.

• Calcular o custo posto no estoque para cada grupo, e não para a remessa no total
• Verificar qual acréscimo sobre a fatura a logística dá em cada grupo
• Antes de cada desconto e de cada prazo, perguntar quanto ele custa em hryvnias

Nenhuma dessas ações exige sistema novo, fornecedor novo nem mudança de mix.

As três mudam aquilo com que o dono entra em uma negociação.

As duas primeiras são feitas uma vez por remessa. A terceira, toda vez que o cliente pede uma concessão.

O próprio Oleh resume curto: ele não ficou mais duro na negociação, ficou mais concreto.

O preço que você não calculou já foi calculado por outra pessoa.

O dinheiro não desaparece — você só não o vê

No negócio de Oleh quase nada mudou. O mesmo fornecedor, o mesmo contêiner, os mesmos clientes e a mesma prateleira.

Mudou um número na ficha de estoque. Em vez do preço da fatura, agora está lá o custo posto no estoque.

Por causa desse número, descontos, prazos e cada remessa seguinte ficam com outra cara.

O mix continuou o mesmo. Mudaram as regras pelas quais ele recebe preço.

Oleh não passou a trazer menos consumíveis. Ele parou de tratá-los como o grupo mais rentável.

Os consumíveis seguram o cliente e fecham o mix. Esse é o trabalho deles, e ele também tem valor — só não o valor que Oleh lhe atribuía.

A mercadoria encarece no caminho. A conta do caminho chega em silêncio.

Como ver isso na sua própria importação

Tudo o que está descrito acima se sustenta em uma linha: não a remessa com uma soma só, mas cada grupo separadamente — com frete por volume, imposto por valor e o custo com que a mercadoria chega à sua prateleira. Enquanto o markup fica sobre o preço da fatura, não se vê nem que a logística acrescenta de 10,7% a 19,4%, nem que um mês de prazo de pagamento congela 3 060 000 ₴. Quando os mesmos dados são coletados automaticamente, fica visível quanto cada grupo realmente ganha — é exatamente para isso que donos de pequenas e médias empresas usam o Finmap: para ver o quadro financeiro em vez de adivinhá-lo.

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Base do tema: Contabilidade gerencial: o que é e por que todo empresário precisa dela