Import: die Rechnung ist nicht der Einstandspreis

„Dreißig Mal habe ich den Aufschlag geprüft und kein einziges Mal den Einstandspreis. Ich dachte, er stehe auf der Rechnung“

Oleh Tkachuk fährt seit acht Jahren Werkzeug nach Luzk und verkauft es in den westlichen Gebieten. Die Kunden sind Baumärkte, einige Servicebetriebe und Baubrigaden. Das Sortiment besteht aus drei Gruppen: Elektrowerkzeug, Handwerkzeug und Verbrauchsmaterial.

Das Geschäft wirkte übersichtlich. Es gibt den Lieferantenpreis, den Aufschlag und den Regalpreis. Acht Jahre lang arbeitete Oleh genau nach diesem Schema.

Im vergangenen Herbst zeigte ihm die Buchhalterin eine Auswertung je Gruppe. Es stellte sich heraus, dass er am Verbrauchsmaterial deutlich weniger verdient als gedacht. Am schlimmsten war, dass sich der Fehler bei jeder Lieferung wiederholte.

Was der Inhaber auf der Rechnung sieht

Die Lieferantenrechnung ist das bequemste Dokument im ganzen Vorgang. Sie kommt zuerst, sie ist in Euro, und der Preis je Stück steht schon darin.

Genau von ihr aus wird der Aufschlag gerechnet. So macht es fast jeder Importeur am Anfang, und die ersten Jahre funktioniert es.

Das Problem ist: die Rechnung beschreibt die Ware im Lager des Lieferanten. Bis zu Ihrem Regal ist sie noch nicht gefahren.

Zwischen diesen beiden Punkten liegen Fracht, Zoll, Zollagent und Zeit. Jede dieser Positionen hat ihren Preis, und keine ist für das ganze Sortiment gleich.

Die Rechnung ist der Warenpreis im Ausland. Der Einstandspreis ist der Warenpreis in Ihrem Lager.

Solange das Sortiment einheitlich ist, bleibt die Differenz zwischen diesen beiden Zahlen konstant. Man kann sie als einen Prozentsatz im Kopf halten.

Sobald in der Preisliste physisch verschiedene Gruppen auftauchen, ist es nicht mehr ein Prozentsatz. Genau das passierte bei Oleh im dritten Jahr.

Damals nahm er Verbrauchsmaterial dazu, um den Kunden auf dem vollen Sortiment zu halten. Für den Verkauf war die Entscheidung richtig, für die Buchhaltung blieb sie unbemerkt. Der Aufschlag blieb derselbe wie bei Bohrmaschinen.

Was wirklich im Lager landet

Oleh schrieb alles auf, was mit der Ware vom Werk bis zum Lager in Luzk passiert.

• Rechnungspreis, umgerechnet zum Kurs am Zahltag
• See- und Lkw-Fracht bis zum Lager
• Zoll — 10% vom Zollwert
• Leistungen des Zollagenten und die Verzollung

Die Mehrwertsteuer steht nicht auf dieser Liste. Sie kommt zurück, deshalb gehört sie nicht in den Einstandspreis. In der Kasse ist sie spürbar, im Einstandspreis nicht.

Der Kurs zur Zeit der Lieferung lag bei 46,50 ₴ je Euro. Oleh nahm genau diesen, weil er den Lieferanten vor dem Versand bezahlte. Der Kurs am Verkaufstag ändert nichts mehr — das Geld war früher weg.

Das ist ein wichtiges Detail der Buchführung. Der Einstandspreis steht im Moment der Zahlung fest, nicht im Moment des Verkaufs.

Importeure rechnen das Lager oft zum aktuellen Kurs um. Dabei entsteht eine schöne Zahl, die nichts damit zu tun hat, wie viel Geld die Kasse verlassen hat.

Oleh entging diesem Fehler zufällig. Seine Buchhalterin hielt immer den Zahlungskurs fest, weil der Abgleich mit der Bank so einfacher war.

Die Bequemlichkeit der Buchführung rettete die Genauigkeit der Rechnung. Das kommt selten vor, und darauf sollte man sich nicht verlassen.

Drei Warengruppen

Die Gruppen unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch in der Physik. Genau die Physik erzeugt den Unterschied im Einstandspreis, an den Oleh nicht dachte.

Elektrowerkzeug ist teuer und kompakt — der Karton mit der Bohrmaschine wiegt wenig und kostet viel. Handwerkzeug ist billig und voluminös. Verbrauchsmaterial ist klein, billig und kommt in großen Mengen.

In der Lieferung waren 500 Stück Elektrowerkzeug, 4 000 Handwerkzeug und 10 000 Verbrauchsmaterial. In Geld sind das 5 487 000 ₴ nach Rechnung.

„Ich hielt Verbrauchsmaterial für das Rentabelste. Es hat den höchsten Aufschlag in Prozent und dreht sich am schnellsten“

Beide Aussagen waren wahr. Der Schluss daraus war falsch.

Schneller Umschlag und ein hoher Aufschlag auf die Rechnung bedeuten keine hohe Marge. Sie bedeuten nur, dass das Geld sich oft bewegt.

Menge und Preis laufen auseinander

Vom Elektrowerkzeug sind es 500 Stück zu 92 Euro. Vom Verbrauchsmaterial 10 000 Stück zu 4 Euro.

Im Rechnungsgeld sind die Gruppen vergleichbar. In Kubikmetern nicht.

Elektrowerkzeug belegt im Container von den drei Gruppen am wenigsten Platz. Handwerkzeug am meisten.

Genau diese Spanne bestimmt, wie sich der Fracht verteilt. Der Container wird nach Volumen verkauft, nicht nach dem Wert des Inhalts.

Der Spediteur fragt nicht, was im Karton ist. Er fragt, wie viele Kartons und welche Größe.

Das macht den Fracht planbar und für billige Gruppen ungerecht.

Fracht rechnet nach Volumen

Der Spediteur nimmt Geld für den Platz im Container, nicht für den Warenwert. Ihm ist gleich, was drin ist — Bohrmaschinen oder Bohrer.

Deshalb liegt der Fracht auf billigen und voluminösen Positionen viel schwerer als auf teuren und kompakten. Die Logik der Verteilung ist einfach, die Folgen nicht.

Je Stück kam es so heraus: 22 ₴ auf Elektrowerkzeug, 28 ₴ auf Handwerkzeug und 14 ₴ auf Verbrauchsmaterial.

Für Elektrowerkzeug zu 4 278 ₴ sind zweiundzwanzig Hrywnja eine Kleinigkeit. Für Verbrauchsmaterial zu 186 ₴ sind vierzehn Hrywnja ein merkbarer Anteil.

In Prozent ist das ein halbes Prozent gegen siebeneinhalb. Ein Unterschied um das Fünfzehnfache in derselben Lieferung.

Oleh sah das acht Jahre nicht, weil der Fracht als eine Rechnung für den ganzen Container kam. In die Lagerkarten kam er überhaupt nicht.

Die Rechnung lief in die Periodenkosten, nicht in den Einstandspreis der Ware. Formal ist das zulässig, praktisch entsteht genau so der blinde Fleck. Die Kosten sieht man in der Summe und nicht je Gruppe.

Dem Fracht ist gleich, was die Ware kostet. Er zählt Kubikmeter.

Zoll rechnet nach Wert

Der Zoll wirkt umgekehrt. Er wird in Prozent vom Zollwert genommen, also von der Rechnung samt Fracht.

Der Satz ist für alle drei Gruppen gleich: 10%. Der Unterschied kommt nicht vom Satz, sondern von der Basis, auf die er angewandt wird.

In Hrywnja je Stück sind das 430 ₴ auf Elektrowerkzeug, 40 ₴ auf Handwerkzeug und 20 ₴ auf Verbrauchsmaterial.

Hier ist es umgekehrt. Teures zahlt mehr, Billiges weniger.

Zwei Kräfte ziehen in entgegengesetzte Richtungen, heben sich aber nicht auf. Das Ergebnis fällt trotzdem unterschiedlich aus.

Zwei Positionen rechnen nach verschiedenen Prinzipien und liegen unterschiedlich auf den Gruppen. Fracht drückt auf Billiges, Zoll auf Teures. Genau darum gibt es keinen einheitlichen Aufpreis.

430 ₴ Zoll und 4 278 ₴ Rechnung

Die Zahlen beginnen ähnlich, doch eine ist zehnmal kleiner als die andere. Im Gespräch werden sie ständig verwechselt.

Einstandspreis je Gruppe

Oleh addierte alle vier Positionen und erhielt den Einstandspreis. Diese Tabelle aktualisiert er jetzt jedes Mal, wenn die Rechnung des Zollagenten kommt.

Für die ganze Lieferung betrug die Rechnung 5 487 000 ₴. Der Fracht kam mit 263 000 ₴ dazu, der Zoll mit 575 000 ₴, der Zollagent mit 31 000 ₴.

Fracht und Zollagent wirken neben der Rechnung bescheiden. Der Zoll bringt von den drei Positionen am meisten dazu.

Doch je Gruppe gerechnet ändert sich das Bild. Beim Verbrauchsmaterial wiegt der Fracht mehr als der Zoll, beim Elektrowerkzeug umgekehrt.

Genau darum reicht der Blick auf die Gesamtsummen nicht. Sie sind richtig und erklären nichts darüber, welche Gruppe wie viel verdient.

Zusammen landete die Ware für 6 356 000 ₴ im Lager. Das sind 869 000 ₴ mehr als die Rechnungssumme, von der Oleh acht Jahre den Aufschlag rechnete. Im Jahr beträgt die Differenz 3 476 000 ₴.

Aufpreis je Gruppe verschieden

Jetzt das Wichtigste. Der Aufpreis auf die Rechnung fiel für jede Gruppe anders aus, und die Differenz zwischen ihnen war größer als jeder Lieferantenrabatt.

Elektrowerkzeug wurde um 10,7% teurer. Handwerkzeug um 18,8%. Verbrauchsmaterial um 19,4%.

Diese Prozente sah Oleh zum ersten Mal. Vorher lebte die Logistik im Kopf als eine Zahl — etwa zehn Prozent.

Zehn Prozent stimmten für genau eine Gruppe von drei. Für die beiden anderen lag der Fehler bei fast dem Doppelten, und genau diese zwei Gruppen stellten die meisten Stück in der Lieferung.

Die Spanne liegt bei fast dem Doppelten. Und sie hängt weder vom Lieferanten noch von Verhandlungen ab.

„Ich habe um zwei Prozent Rabatt auf der Rechnung gefeilscht. Und neun Prozent Differenz lagen im Container“

Sie hängt davon ab, wie viel die Ware wiegt und einnimmt im Verhältnis zu ihrem Preis. Das ist nicht zu ändern — es ist eine Eigenschaft der Ware, nicht der Vertragsbedingungen.

„Ich dachte, Logistik sei ein Prozentsatz vom Einkauf. Sie war ein Prozentsatz vom Volumen“

Billige Ware zu fahren ist teurer. Nicht in Hrywnja, sondern in Prozent.

Diese Regel gilt in jedem Import. Baustoffe, Geschirr, Haushaltschemie — überall, wo Teures und Billiges in einer Preisliste stehen.

Je breiter die Preisspanne im Sortiment, desto größer irrt ein einheitlicher Aufschlag.

Bei Oleh war die Spanne dreiundzwanzigfach: von 4 Euro bis 92 Euro je Stück. Bei so einer Spanne kann ein gleicher Aufschlag nicht richtig sein.

Der naive Aufschlag

Acht Jahre setzte Oleh einen Aufschlag von 50% auf die Rechnung. Die Regel war für alle Gruppen gleich und für die Verkäufer bequem.

In seinem Kopf bedeutete das eine Marge von etwa einem Drittel des Umsatzes. Aus diesem Drittel plante er die Kosten und sah auf die Entwicklung.

Die Arithmetik ist einfach: ein Aufschlag von 50% auf den Einstandspreis ergibt 33,3% Marge im Preis. So rechnet der Einzelhandel.

Die Formel ist richtig und weithin bekannt. Das Problem liegt nicht in ihr.

Doch der Aufschlag stand nicht auf dem Einstandspreis, sondern auf der Rechnung. Zwischen diesen beiden Basen lagen bei Oleh zehn bis neunzehn Prozent.

Aufschlag und Marge sind zwei Zahlen

Der Aufschlag rechnet sich vom Einstandspreis. Die Marge vom Verkaufspreis.

Sie zu verwechseln ist leicht, und der Fehler geht in der Vorstellung immer zugunsten und in der Kasse immer zulasten des Verkäufers.

Ein Aufschlag von 50% klingt wie die Hälfte. Die Marge wird dabei ein Drittel, und das nur bei richtiger Basis.

Was die echte Marge zeigt

Keine Gruppe erreichte ein Drittel. Am nächsten kam Elektrowerkzeug — 26,2%, und zwar genau weil die Logistik darin am leichtesten ist.

Verbrauchsmaterial, das Oleh für das Rentabelste hielt, kam auf 20,4%. Der hohe Umschlag erzeugte das Gefühl eines Gewinns, den es dort nicht gab.

Der Unterschied zwischen Vorstellung und Tatsache beträgt fast dreizehn Prozentpunkte.

„Am bittersten ist, dass der Fehler stabil war. Acht Jahre hintereinander in eine Richtung“

Ein stabiler Fehler ist gefährlicher als ein zufälliger. Er erzeugt keine Überraschungen und zieht darum keine Aufmerksamkeit an.

Das Geschäft lief dabei und brachte Geld. Nur weniger, als es konnte, und nicht dort, wo es schien.

Genau das macht solche Fehler langlebig. Sie brechen das Geschäft nicht, sie nagen nur über Jahre daran.

50% Aufschlag sind nicht 50% Marge

Ein Aufschlag von 50% ergibt im besten Fall ein Drittel Marge. Bei Oleh ergab er ein Fünftel.

Zwei Prozentzahlen, die gleich klingen, bedeuten völlig verschiedenes Geld.

Welcher Aufschlag wirklich nötig ist

Oleh stellte die Frage umgekehrt. Welcher Aufschlag auf die Rechnung ergibt echte 33,3% Marge im Preis?

Die Antwort fiel für jede Gruppe anders aus.

Die Rechnung ist einfach: der nötige Preis ist der Einstandspreis geteilt durch zwei Drittel. Danach bleibt der Vergleich mit der Rechnung.

• Elektrowerkzeug — 66,1%
• Handwerkzeug — 78,2%
• Verbrauchsmaterial — 79,0%

Keine dieser Zahlen ist 50%. Und keine zwei sind gleich — selbst Handwerkzeug und Verbrauchsmaterial laufen auseinander.

Ein Aufschlag für die ganze Preisliste ist eine Entscheidung ohne Rechnung.

Ein einheitlicher Aufschlag ist genau so lange bequem, wie das Sortiment einheitlich ist. Danach wird er eine Art, nicht nachzudenken.

Oleh stieg nicht mechanisch auf drei verschiedene Aufschläge um. Er ließ die Preise marktgerecht, kennt aber jetzt die Marge jeder Gruppe auf den Cent.

Das Jahr in Zahlen

Oleh fährt vier Lieferungen im Jahr. Die tatsächlichen Regalpreise liegen bei ihm über der naiven Rechnung — der Markt erlaubte mehr.

Elektrowerkzeug verkauft sich zu 6 200 ₴, Handwerkzeug zu 620 ₴, Verbrauchsmaterial zu 360 ₴.

Die Marge in Hrywnja beträgt 1 464 ₴, 178 ₴ und 138 ₴. Der Rohertrag aus der Lieferung liegt bei 2 824 000 ₴.

Die festen Kosten sind Lager, Löhne und die Zustellung in der Ukraine. Der Nettogewinn beträgt 7,9% vom Umsatz.

Vier Lieferungen im Jahr sind der Rhythmus, in dem das Lager lebt. Dazwischen liegt das Umlaufkapital in der Ware.

Jede Lieferung sind über sechs Millionen Hrywnja, die sofort die Kasse verlassen. Zurück kommen sie im Lauf des nächsten Quartals, und genau darum trifft ein Zahlungsziel so hart.

Sieben Komma neun ist normal

Für den Werkzeughandel ist das eine übliche Kennzahl. Das Problem liegt nicht in ihrer Höhe, sondern darin, dass man blind darauf zugeht.

Erster Schritt: Einstandspreis rechnen

Die erste Entscheidung von Oleh war technisch und dauerte einen Abend.

Er fügte der Lagerkarte jeder Gruppe eine vierte Zeile hinzu — den Einstandspreis, nicht den Rechnungspreis.

In der Karte stehen jetzt vier Zahlen statt einer:

• Rechnungspreis zum Kurs am Zahltag
• Fracht je Einheit — nach Volumen, nicht nach Wert
• Zoll — 10% vom Zollwert
• Zollagent und Verzollung je Einheit

Gerechnet wird einmal je Lieferung, wenn die letzte Rechnung kommt — die des Zollagenten. Bis dahin ist der Einstandspreis unvollständig.

Die Arbeit dauert eine halbe Stunde für die ganze Partie. Danach lebt die Zahl in der Karte bis zum nächsten Container.

„Vier Zahlen statt einer. Acht Jahre habe ich auf die erste geschaut und geglaubt, ich sehe alles“

Am schwersten war nicht das Rechnen, sondern das Eingestehen, dass die früheren Rechnungen unvollständig waren. Die Zahlen kamen an einem Abend, die Gewohnheit brauchte länger.

Zweiter Schritt: Aufschlag je Gruppe

Die zweite Entscheidung betraf die Preisliste und fiel schwerer als die erste.

Der einheitliche Aufschlag von 50% ging. Jede Gruppe erhielt ihren eigenen, gerechnet von ihrem Einstandspreis.

Die Regalpreise änderten sich kaum — sie lagen ohnehin über der naiven Rechnung. Geändert hat sich die Grundlage, auf der sie bestätigt werden.

Die Hauptänderung lag anderswo. Oleh gab keine Rabatte mehr aufs Gefühl.

Rabatt rechnet sich von der Marge

Zehn Prozent Rabatt auf Verbrauchsmaterial fressen die Hälfte der Marge in dieser Gruppe.

Das sieht man nur, wenn der Rabatt vom Einstandspreis gerechnet wird. Vom Rechnungspreis aus wirkt er schmerzlos.

Die Verkäufer gaben solche Rabatte jede Woche. Sie schadeten nicht, solange niemand rechnete, wovon genau sie abgezogen werden.

Jetzt steht in der Preisliste jedes Verkäufers eine Rabattgrenze je Gruppe. Darunter braucht es das Einverständnis von Oleh.

Dieselben zehn Prozent lassen beim Elektrowerkzeug den größeren Teil übrig. Diese zwei Entscheidungen darf man nicht gleich treffen.

Dritter Schritt: Zahlungsziel

Der größte Kunde bat um ein Zahlungsziel von 30 Tagen statt Vorkasse. Das Argument war das gewohnte: alle Wettbewerber arbeiten so.

Früher hätte Oleh sofort geantwortet — entweder „ja“ aus Angst, den Kunden zu verlieren, oder „nein“ aus Vorsicht. Jetzt rechnete er.

Ein Monatsumsatz bei einem Jahresumsatz von 36 720 000 ₴ sind 3 060 000 ₴.

Die Zahl ist einfach, aber Oleh hatte sie nie gerechnet. Das Zahlungsziel bewertete er immer als Frage des Vertrauens, nicht des Geldes.

So viel Geld friert in den Forderungen ein, wenn der ganze Umsatz auf Zahlungsziel umgestellt wird. Dieses Geld verschwindet nicht, arbeitet aber auch nicht.

Der Jahresnettogewinn beträgt dabei 2 896 000 ₴.

Zwei Zahlen standen zum ersten Mal nebeneinander. Die eine ist, was das Geschäft im Jahr verdient. Die andere ist, was einzufrieren wäre.

Danach änderte sich das Gespräch mit dem Kunden. Statt „ja“ oder „nein“ kam eine Frage nach dem Anteil am Umsatz und der Frist.

„Das Zahlungsziel hätte mehr gekostet, als ich im Jahr verdiene. Ich habe nicht abgelehnt — ich habe gerechnet, wie viel ich geben kann“

Ein Zahlungsziel ist kein Zugeständnis in Verhandlungen. Es ist ein Kredit aus Ihrem eigenen Umlaufkapital.

Die Differenz von 164 000 ₴

Die eingefrorene Summe übersteigt den Jahresgewinn um 164 000 ₴.

Oleh gab einem Kunden ein Zahlungsziel für einen Teil des Umsatzes. Die Entscheidung blieb bei ihm, hat jetzt aber einen Preis in Hrywnja.

Was am Montag zu tun ist

Oleh brachte alles auf drei Handlungen.

• Den Einstandspreis je Gruppe rechnen, nicht für die Lieferung insgesamt
• Prüfen, welchen Aufpreis auf die Rechnung die Logistik in jeder Gruppe erzeugt
• Vor jedem Rabatt und jedem Zahlungsziel fragen, was es in Hrywnja kostet

Keine dieser Handlungen braucht ein neues System, einen neuen Lieferanten oder ein anderes Sortiment.

Alle drei ändern, womit der Inhaber in Verhandlungen geht.

Die ersten zwei Handlungen macht man einmal je Lieferung. Die dritte jedes Mal, wenn ein Kunde um ein Zugeständnis bittet.

Oleh selbst fasst es kurz: er wurde in Verhandlungen nicht härter, sondern konkreter.

Der Preis, den Sie nicht gerechnet haben, ist immer von jemand anderem gerechnet.

Das Geld verschwindet nicht — Sie sehen es nur nicht

Im Geschäft von Oleh hat sich fast nichts geändert. Derselbe Lieferant, derselbe Container, dieselben Kunden und dasselbe Regal.

Geändert hat sich eine Zahl in der Lagerkarte. Statt des Rechnungspreises steht dort jetzt der Einstandspreis.

Durch diese Zahl sehen Rabatte, Zahlungsziele und jede nächste Lieferung anders aus.

Das Sortiment blieb dasselbe. Geändert haben sich die Regeln, nach denen sein Preis gesetzt wird.

Oleh fährt nicht weniger Verbrauchsmaterial. Er hält es nur nicht mehr für die rentabelste Gruppe.

Verbrauchsmaterial hält den Kunden und schließt das Sortiment. Das ist seine Aufgabe, und auch die hat einen Wert — nur nicht den, den Oleh ihr zuschrieb.

Ware wird auf dem Weg teurer. Die Rechnung für den Weg kommt lautlos.

Wie Sie das in Ihrem eigenen Import sehen

Alles oben Beschriebene ruht auf einer einzigen Zeile: nicht die Lieferung als eine Summe, sondern jede Gruppe für sich — mit Fracht nach Volumen, Zoll nach Wert und dem Einstandspreis im Lager. Solange der Aufschlag auf dem Rechnungspreis sitzt, sieht man weder, dass die Logistik zwischen 10,7% und 19,4% hinzufügt, noch dass ein Monat Zahlungsziel 3 060 000 ₴ einfriert. Wenn dieselben Daten automatisch zusammenlaufen, wird sichtbar, was jede Gruppe wirklich verdient — genau dafür nutzen Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen Finmap: um das Finanzbild zu sehen, statt darüber zu rätseln.

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