Import: la fattura non è il costo

«Ho controllato il markup trenta volte e il costo nemmeno una. Mi sembrava che fosse scritto nella fattura del fornitore»

Oleh Tkachuk da otto anni porta utensili a Lutsk e li vende nelle province occidentali. I clienti sono negozi di edilizia, qualche officina e squadre di cantiere. L'assortimento ha tre gruppi: utensili elettrici, utensili manuali e materiali di consumo.

L'attività sembrava trasparente. C'è il prezzo del fornitore, c'è il markup, c'è il prezzo di scaffale. Per tutti gli otto anni Oleh si è mosso con questo schema.

L'autunno scorso la contabile gli ha mostrato il calcolo per gruppo. È venuto fuori che sui materiali di consumo guadagnava parecchio meno di quanto credeva. La cosa peggiore era che l'errore si ripeteva a ogni spedizione.

Quello che dice la fattura

La fattura del fornitore è il documento più comodo di tutta l'operazione. Arriva prima, è in euro e porta già il prezzo al pezzo.

È da lei che si calcola il markup. Lo fanno quasi tutti gli importatori all'inizio, e i primi anni funziona.

Il problema è che la fattura descrive la merce nel magazzino del fornitore. Fino al vostro scaffale non è ancora arrivata.

Tra questi due punti stanno il nolo, il dazio, lo spedizioniere doganale e il tempo. Ogni voce ha un prezzo, e nessuna è uguale per tutto l'assortimento.

La fattura è il prezzo all'origine. Il costo è quello del vostro magazzino.

Finché l'assortimento è omogeneo, la differenza tra questi due numeri resta stabile. Si può tenere a mente come una percentuale sola.

Appena nel listino entrano gruppi di fisica diversa, la percentuale smette di essere una. È quello che è successo a Oleh al terzo anno.

Allora ha aggiunto i materiali di consumo per tenere il cliente sull'assortimento completo. La decisione è stata giusta per le vendite e in contabilità è passata inosservata. Il markup è rimasto lo stesso dei trapani.

Quello che arriva a magazzino

Oleh ha scritto tutto quello che succede alla merce dalla fabbrica al magazzino di Lutsk.

• Il prezzo in fattura, convertito al cambio del giorno di pagamento
• Il nolo marittimo e stradale fino al magazzino
• Il dazio: 10% del valore in dogana
• I servizi dello spedizioniere doganale e lo sdoganamento

L'imposta sul valore aggiunto non entra in questo elenco. Si recupera, quindi nel costo non si mette. In cassa si sente; nel costo no.

Il cambio al momento della spedizione era 46,50 ₴ per euro. Oleh ha preso quello, perché ha pagato il fornitore prima del carico. Il cambio del giorno di vendita non cambia più niente: i soldi sono usciti prima.

È un dettaglio contabile importante. Il costo si fissa nel momento del pagamento, non in quello della vendita.

Gli importatori spesso rivalutano il magazzino al cambio corrente. Viene una cifra bella che non ha rapporto con i soldi usciti di cassa.

Oleh ha evitato questo errore per caso. La sua contabile fissava sempre il cambio del pagamento, perché così era più facile quadrare con la banca.

La comodità contabile ha salvato la precisione del calcolo. Capita raramente e non conviene contarci.

Tre gruppi di merce

I gruppi non si distinguono solo per prezzo, ma anche per fisica. Ed è la fisica che crea la differenza di costo a cui Oleh non pensava.

L'utensile elettrico è caro e compatto: la scatola di un trapano pesa poco e vale molto. L'utensile manuale è economico e ingombrante. I materiali di consumo sono piccoli, economici e viaggiano in partite grandi.

Nella spedizione c'erano 500 pezzi di utensili elettrici, 4 000 di manuali e 10 000 di materiali di consumo. In soldi sono 5 487 000 ₴ di fattura.

«Consideravo i materiali di consumo la voce più redditizia. Hanno la percentuale di markup più alta e girano più in fretta»

Le due affermazioni erano vere. La conclusione che ne traeva, no.

La rotazione rapida e una percentuale alta di markup sulla fattura non significano un margine grande. Significano solo che i soldi si muovono spesso.

La quantità e il prezzo vanno in direzioni opposte

Di utensili elettrici, 500 pezzi a 92 €. Di materiali di consumo, 10 000 pezzi a 4 €.

Nei soldi di fattura i gruppi sono confrontabili. Nei metri cubi no.

L'utensile elettrico occupa il minor spazio nel container fra i tre gruppi. L'utensile manuale il maggiore.

È questo scarto che decide come cade il nolo. Il container si vende a volume, non al valore di quello che contiene.

Il trasportatore non chiede cosa c'è dentro la scatola. Chiede quante scatole sono e di che misura.

Questo rende il nolo prevedibile per la pianificazione e ingiusto per i gruppi economici.

Il nolo conta volume

Il trasportatore prende soldi per il posto nel container, non per il valore della merce. Non gli importa cosa c'è dentro: trapani o punte.

Per questo il nolo cade molto più pesante sulle voci economiche e ingombranti che su quelle care e compatte. La logica di riparto è semplice; le conseguenze no.

Al pezzo è venuto così: 22 ₴ sugli utensili elettrici, 28 ₴ sui manuali e 14 ₴ sui materiali di consumo.

Per un utensile elettrico da 4 278 ₴ ventidue grivnie sono poca cosa. Per materiali di consumo da 186 ₴ quattordici grivnie sono una quota sensibile.

In percentuale è mezzo punto contro sette e mezzo. Quindici volte di differenza sulla stessa spedizione.

Oleh non lo ha visto per otto anni, perché il nolo arrivava in un'unica ricevuta per tutto il container. Nelle schede di magazzino non entrava mai.

Quell'importo finiva nei costi di periodo, non nel costo della merce. Formalmente è ammesso, in pratica è lì che nasce la zona cieca. La spesa si vede nel totale e non si vede per gruppo.

Al nolo non interessa il valore. Conta i metri cubi.

Il dazio conta valore

Il dazio funziona al contrario. Si prende in percentuale sul valore in dogana, cioè sulla fattura insieme al nolo.

L'aliquota è la stessa per i tre gruppi: 10%. La differenza non nasce dall'aliquota, ma dalla base a cui si applica.

In grivnie al pezzo sono 430 ₴ sugli utensili elettrici, 40 ₴ sui manuali e 20 ₴ sui materiali di consumo.

Qui tutto va al rovescio. Il caro paga più, l'economico meno.

Due forze tirano in direzioni opposte, ma non si equilibrano a vicenda. Il risultato viene diverso comunque.

Sono due voci calcolate su principi diversi e cadono sui gruppi in modo diverso. Il nolo preme sull'economico, il dazio sul caro. Per questo un sovrapprezzo uguale per tutti non esiste.

430 ₴ di dazio e 4 278 ₴ di fattura

I numeri si assomigliano all'inizio, ma uno è dieci volte minore dell'altro. Nel parlato si confondono di continuo.

Costo a magazzino per gruppo

Oleh ha sommato le quattro voci e ha ottenuto il costo a magazzino. Questa tabella ora la aggiorna ogni volta che arriva la fattura dello spedizioniere.

Su tutta la spedizione la fattura è stata 5 487 000 ₴. Il nolo ha aggiunto 263 000 ₴, il dazio 575 000 ₴, lo spedizioniere 31 000 ₴.

Il nolo e lo spedizioniere sembrano modesti accanto alla fattura. Il dazio aggiunge di più fra le tre voci.

Ma nel calcolo per gruppo il quadro cambia. Sui materiali di consumo il nolo pesa più del dazio, sugli utensili elettrici è il contrario.

Per questo guardare i totali non basta. Sono veri e non spiegano niente su quanto guadagna ogni gruppo.

In tutto la merce è arrivata a magazzino a 6 356 000 ₴. Sono 869 000 ₴ più della somma di fattura, da cui Oleh calcolava il markup per otto anni. In un anno la differenza fa 3 476 000 ₴.

Il sovrapprezzo non è uguale

Ora il punto. Il sovrapprezzo sulla fattura è venuto diverso per ogni gruppo, e la differenza tra loro si è rivelata maggiore di qualsiasi sconto del fornitore.

L'utensile elettrico è salito del 10,7%. Quello manuale del 18,8%. I materiali di consumo del 19,4%.

Queste percentuali Oleh le ha viste per la prima volta. Prima la logistica viveva nella sua testa come un numero solo: circa dieci per cento.

Il dieci per cento era vero esattamente per un gruppo su tre. Per gli altri due l'errore era quasi del doppio, ed erano proprio quei due a dare la maggior parte dei pezzi della spedizione.

Lo scarto è quasi del doppio. E non dipende né dal fornitore né dalla trattativa.

«Trattavo per due punti di sconto in fattura. E nove punti di differenza stavano dentro il container»

Dipende da quanto pesa e occupa la merce rispetto al suo prezzo. Cambiarlo è impossibile: è una proprietà del prodotto, non delle condizioni di contratto.

«Pensavo che la logistica fosse una percentuale dell'acquisto. Si è rivelata una percentuale del volume»

La merce economica costa più da portare. In percentuale, non in grivnie.

Questa regola vale in qualsiasi import. Materiali edili, casalinghi, detergenza: dove nel listino convivono il caro e l'economico.

Più larga è la forbice dei prezzi dentro l'assortimento, più sbaglia un markup unico.

In Oleh la forbice era di ventitré volte: da 4 € a 92 € al pezzo. Con una forbice così un markup uguale non può essere giusto.

Il markup ingenuo

Per otto anni Oleh ha messo un markup del 50% sulla fattura. La regola era uguale per tutti i gruppi e comoda per i commerciali.

Nella sua testa questo voleva dire un margine di circa un terzo del fatturato. Da quel terzo pianificava le spese e guardava alla crescita.

L'aritmetica è semplice: un markup del 50% sul costo dà il 33,3% di margine nel prezzo. Così si calcola nel retail.

La formula è corretta e molto nota. Il problema non è lei.

Ma il markup stava non sul costo, bensì sulla fattura. Tra queste due basi Oleh aveva da dieci a diciannove punti.

markup e margine non sono lo stesso numero

Il markup si calcola dal costo. Il margine, dal prezzo di vendita.

Confonderli è facile, e l'errore va sempre a favore del venditore nell'immaginazione e a suo danno in cassa.

Un markup del 50% suona come metà. Il margine però viene un terzo, e solo se la base è giusta.

Il margine reale

Nessun gruppo ha dato un terzo. Più vicino è arrivato l'utensile elettrico, con 26,2%, e proprio perché ha la logistica più leggera.

I materiali di consumo, che Oleh considerava i più redditizi, hanno dato 20,4%. L'alta rotazione creava una sensazione di utile che lì non c'era.

La differenza tra l'idea e il fatto è di quasi tredici punti percentuali.

«La cosa più amara è che l'errore era stabile. Otto anni di fila nella stessa direzione»

Un errore stabile è più pericoloso di uno casuale. Non crea sorprese e per questo non attira attenzione.

L'attività intanto funzionava e portava soldi. Solo meno di quanto poteva, e non dove sembrava.

È questo che rende questi errori longevi. Non rompono l'attività, la logorano soltanto per anni.

50% di markup non è 50% di margine

Un markup del 50% dà nel migliore dei casi un terzo di margine. In Oleh ne dava un quinto.

Due percentuali che suonano uguali significano soldi del tutto diversi.

Il markup che serve davvero

Oleh ha girato la domanda. Quale markup sulla fattura dà un vero 33,3% di margine nel prezzo?

La risposta è venuta diversa per ogni gruppo.

Il calcolo è semplice: il prezzo che serve è il costo diviso per due terzi. Poi resta solo confrontarlo con la fattura.

• Utensili elettrici: 66,1%
• Utensili manuali: 78,2%
• Materiali di consumo: 79,0%

Nessuno di questi numeri è 50%. E nessuna coppia coincide: perfino utensili manuali e materiali di consumo si separano.

Un markup per tutto il listino è una decisione senza calcolo.

Un markup unico è comodo esattamente finché l'assortimento è omogeneo. Dopo diventa un modo per non pensare.

Oleh non è passato a tre markup diversi in modo meccanico. Ha lasciato i prezzi di mercato, ma ora conosce il margine di ogni gruppo al centesimo.

L'anno in cifre

Oleh porta quattro spedizioni all'anno. I prezzi reali di scaffale sono più alti del calcolo ingenuo: il mercato permetteva di più.

L'utensile elettrico si vende a 6 200 ₴, quello manuale a 620 ₴, i materiali di consumo a 360 ₴.

Il margine in grivnie viene 1 464 ₴, 178 ₴ e 138 ₴ rispettivamente. L'utile lordo della spedizione è 2 824 000 ₴.

I costi fissi sono il magazzino, gli stipendi e la consegna in Ucraina. L'utile netto fa il 7,9% del fatturato.

Quattro spedizioni all'anno sono il ritmo in cui vive il magazzino. Tra una e l'altra il circolante sta dentro la merce.

Ogni spedizione sono più di sei milioni di grivnie che escono di cassa in una volta. Rientrano nel trimestre successivo, ed è per questo che la dilazione di pagamento colpisce così duro.

Sette e nove decimi è normale

Per la distribuzione di utensili è un indicatore ordinario. Il problema non è la sua misura, ma che ci si arriva alla cieca.

Primo passo: calcolare il costo

La prima decisione di Oleh è stata tecnica e gli è costata una serata.

Ha aggiunto alla scheda di magazzino di ogni gruppo una quarta riga: il costo a magazzino, non il prezzo di fattura.

Nella scheda ora stanno quattro numeri al posto di uno:

• Il prezzo in fattura al cambio del giorno di pagamento
• Il nolo al pezzo, per volume e non per valore
• Il dazio: 10% del valore in dogana
• Lo spedizioniere doganale e lo sdoganamento, al pezzo

Il calcolo si fa una volta per spedizione, quando arriva l'ultima ricevuta: quella dello spedizioniere. Fino a quel momento il costo è incompleto.

Il lavoro prende mezz'ora su tutta la partita. Poi il numero vive nella scheda fino al container successivo.

«Quattro cifre al posto di una. Otto anni a guardare la prima e a credere di vedere tutto»

La parte difficile non è stata calcolare, ma ammettere che i calcoli precedenti erano incompleti. Le cifre sono arrivate in una serata, l'abitudine è cambiata più lentamente.

Secondo passo: markup per gruppo

La seconda decisione riguardava il listino ed è costata più della prima.

Il markup unico del 50% è andato via. Ogni gruppo ha avuto il suo, calcolato dal proprio costo.

I prezzi di scaffale sono cambiati appena: erano già sopra il calcolo ingenuo. È cambiata la base su cui vengono approvati.

Il cambiamento principale è stato un altro. Oleh ha smesso di dare sconti a occhio.

Lo sconto si conta dal margine, non dal prezzo

Un dieci per cento di sconto sui materiali di consumo mangia metà del margine di quel gruppo.

Si vede solo quando lo sconto si calcola dal costo a magazzino. Dal prezzo di fattura sembra indolore.

I commerciali davano sconti così ogni settimana. Non facevano male finché nessuno calcolava da cosa venissero sottratti.

Ora ogni commerciale ha nel listino un limite di sconto per gruppo. Sotto quel limite serve il consenso di Oleh.

Lo stesso dieci per cento sugli utensili elettrici lascia la parte maggiore. Sono due decisioni che non si possono prendere allo stesso modo.

Terzo passo: la dilazione

Il cliente più grande ha chiesto una dilazione di pagamento di 30 giorni invece dell'anticipo. L'argomento era il solito: tutti i concorrenti lavorano così.

Prima Oleh avrebbe risposto subito: „sì“ per paura di perdere il cliente, oppure „no“ per prudenza. Questa volta ha calcolato.

Un mese di giro, con un fatturato annuo di 36 720 000 ₴, fa 3 060 000 ₴.

Il numero è semplice, ma Oleh non lo aveva mai calcolato. La dilazione l'aveva sempre valutata come questione di fiducia, non di soldi.

Tanti soldi si congelano nei crediti, se si porta in dilazione tutto il giro. Questi soldi non scompaiono, ma non lavorano nemmeno.

L'utile netto annuo intanto fa 2 896 000 ₴.

I due numeri sono stati messi vicini per la prima volta. Uno è quello che l'attività guadagna in un anno. L'altro, quello che bisognerebbe congelare.

Dopo di che il discorso con il cliente è cambiato. Al posto di „sì“ o „no“ è arrivata una domanda sulla quota di giro e sul termine.

«La dilazione sarebbe costata più di quanto guadagno in un anno. Non ho detto no: ho calcolato quanto posso dare»

La dilazione non è una concessione in trattativa. È un credito dal vostro circolante.

Una differenza di 164 000 ₴

La somma congelata supera l'utile annuo di 164 000 ₴.

Oleh ha dato la dilazione a un cliente su una parte del giro. La decisione è rimasta sua, ma ora ha un prezzo in grivnie.

Cosa fare lunedì

Oleh ha ridotto tutto a tre azioni.

• Calcolare il costo a magazzino per ogni gruppo, non per la spedizione intera
• Verificare quale sovrapprezzo sulla fattura porta la logistica in ogni gruppo
• Prima di ogni sconto e ogni dilazione chiedere quanto costa in grivnie

Nessuna azione richiede un sistema nuovo, né un fornitore nuovo, né un cambio di assortimento.

Tutte e tre cambiano quello con cui il titolare entra in trattativa.

Le prime due si fanno una volta per spedizione. La terza, ogni volta che il cliente chiede una concessione.

Oleh stesso lo dice corto: non è diventato più duro in trattativa, è diventato più concreto.

Il prezzo che non calcolate lo calcola qualcun altro.

I soldi non spariscono — semplicemente non li vedete

Nell'attività di Oleh non è cambiato quasi niente. Lo stesso fornitore, lo stesso container, gli stessi clienti e lo stesso scaffale.

È cambiata una cifra nella scheda di magazzino. Al posto del prezzo di fattura ora c'è il costo a magazzino.

Attraverso quella cifra sembrano diversi gli sconti, le dilazioni e ogni spedizione successiva.

L'assortimento è rimasto lo stesso. È cambiata la regola con cui gli si mette il prezzo.

Oleh non ha iniziato a portare meno materiali di consumo. Ha smesso di considerarli il gruppo più redditizio.

I materiali di consumo tengono il cliente e chiudono l'assortimento. È il loro lavoro, e ha anche un valore, solo non quello che Oleh gli attribuiva.

La merce rincara per strada. Il conto della strada arriva in silenzio.

Come vedere questo nel vostro import

Tutto quello descritto sopra sta su una sola riga: non la spedizione come una somma, ma ogni gruppo a parte — con il nolo a volume, il dazio a valore e il costo a magazzino. Finché il markup sta sul prezzo di fattura, non si vede né che la logistica aggiunge dal 10,7% al 19,4%, né che un mese di dilazione congela 3 060 000 ₴. Quando gli stessi dati si raccolgono automaticamente, si vede quanto guadagna davvero ogni gruppo — ed è proprio per questo che i titolari di piccole e medie imprese usano Finmap: per vedere il quadro finanziario invece di indovinarlo.

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Base del tema: Contabilità gestionale spiegata: cos'è e perché serve al titolare