Імпорт: ціна в інвойсі — не собівартість

«Я тридцять разів перевіряв націнку й жодного разу — собівартість. Мені здавалося, що вона написана в інвойсі»

Олег Ткачук вісім років возить інструмент до Луцька й продає його по західних областях. Клієнти — будівельні магазини, кілька сервісів і бригади. Асортимент складається з трьох груп: електроінструмент, ручний інструмент і витратники.

Бізнес виглядав прозорим. Є ціна постачальника, є націнка, є ціна полиці. Усі вісім років Олег керувався саме цією схемою.

Минулої осені бухгалтер показала Олегу розрахунок по групах. Виявилося, що на витратниках він заробляє помітно менше, ніж вважав. Найгірше було те, що помилка повторювалася кожну поставку.

Що бачить власник в інвойсі

Інвойс постачальника — найзручніший документ у всій операції. Він приходить першим, він у євро, і в ньому вже є ціна за штуку.

Саме від нього й рахують націнку. Так роблять майже всі імпортери на старті, і перші роки це працює.

Проблема в тому, що інвойс описує товар на складі постачальника. До вашої полиці він ще не доїхав.

Між цими двома точками лежать фрахт, мито, брокер і час. Кожна з цих позицій має ціну, і жодна з них не однакова для всього асортименту.

Інвойс — це ціна товару в чужій країні. Собівартість — це ціна товару на вашому складі.

Поки асортимент однорідний, різниця між цими двома числами стала. Її можна тримати в голові одним відсотком.

Щойно в прайсі зʼявляються різні за фізикою групи, відсоток перестає бути одним. Саме це й сталося в Олега на третій рік.

Тоді він додав витратники, щоб тримати клієнта на повному асортименті. Рішення було правильним для продажів і непоміченим для обліку. Націнка лишилася тією самою, що й на дрилях.

Що лягає на склад насправді

Олег виписав усе, що відбувається з товаром від заводу до складу в Луцьку.

• Ціна в інвойсі, перерахована за курсом на дату оплати
• Морський і автомобільний фрахт до складу
• Мито — 10% від митної вартості
• Послуги брокера й розмитнення

Податок на додану вартість у цей перелік не входить. Він повертається, тому в собівартість його не кладуть. У касі він відчувається, у собівартості — ні.

Курс на час поставки був 46,50 ₴ за євро. Олег узяв саме його, бо платив постачальнику до відвантаження. Курс на дату продажу вже нічого не змінює — гроші пішли раніше.

Це важлива деталь обліку. Собівартість фіксується в момент платежу, а не в момент продажу.

Імпортери часто перераховують склад за поточним курсом. Виходить гарна цифра, яка не має стосунку до того, скільки грошей вийшло з каси.

Олег цієї помилки уникнув випадково. Його бухгалтер завжди фіксувала курс платежу, бо так було простіше звірятися з банком.

Зручність обліку врятувала точність розрахунку. Так буває рідко, і покладатися на це не варто.

Три групи товару

Групи відрізняються не лише ціною, а й фізикою. Саме фізика й створює різницю в собівартості, про яку Олег не думав.

Електроінструмент дорогий і компактний — коробка з дриллю важить мало й коштує багато. Ручний інструмент дешевий і обʼємний. Витратники дрібні, дешеві й ідуть великими партіями.

У поставці було 500 одиниць електроінструменту, 4 000 ручного й 10 000 витратників. У грошах це 5 487 000 ₴ за інвойсом.

«Я вважав витратники найприбутковішими. У них найбільший відсоток націнки, і вони найшвидше обертаються»

Обидва твердження були правдиві. Висновок із них виявився хибним.

Швидка оборотність і великий відсоток націнки до інвойсу не означають великої маржі. Вони означають лише те, що гроші часто рухаються.

Кількість і ціна рухаються в різні боки

Електроінструменту 500 штук по 92 євро. Витратників 10 000 штук по 4 євро.

У грошах інвойсу групи зіставні. У кубометрах — ні.

Електроінструмент займає в контейнері найменше місця з трьох груп. Ручний інструмент — найбільше.

Саме цей розрив і визначає, як ляже фрахт. Контейнер продається обʼємом, а не вартістю вмісту.

Перевізник не питає, що всередині коробки. Він питає, скільки коробок і якого розміру.

Це робить фрахт передбачуваним для планування й несправедливим для дешевих груп.

Фрахт рахують обʼємом

Перевізник бере гроші за місце в контейнері, а не за вартість товару. Йому байдуже, що всередині — дрилі чи свердла.

Через це фрахт лягає на дешеві й обʼємні позиції набагато важче, ніж на дорогі й компактні. Логіка розподілу проста, а наслідки — ні.

У перерахунку на штуку вийшло так: 22 ₴ на електроінструмент, 28 ₴ на ручний і 14 ₴ на витратники.

Для електроінструменту по 4 278 ₴ двадцять дві гривні — дрібниця. Для витратників по 186 ₴ чотирнадцять гривень — відчутна частка.

У відсотках це пів відсотка проти семи з половиною. Різниця в п'ятнадцять разів на тій самій поставці.

Олег не бачив цього вісім років, бо фрахт приходив одним рахунком на весь контейнер. У складські картки він не потрапляв узагалі.

Рахунок ішов у витрати періоду, а не в собівартість товару. Формально це припустимо, практично — це й створює сліпу зону. Витрати видно в сумі й не видно в розрізі груп.

Фрахт байдужий до вартості товару. Він рахує кубометри.

Мито рахують вартістю

Мито працює протилежно. Воно береться у відсотках від митної вартості, тобто від інвойсу разом із фрахтом.

Ставка однакова для всіх трьох груп: 10%. Різниця виникає не зі ставки, а з бази, до якої її застосовують.

У гривнях на штуку це 430 ₴ на електроінструмент, 40 ₴ на ручний і 20 ₴ на витратники.

Тут усе навпаки. Дороге платить більше, дешеве — менше.

Дві сили тягнуть у протилежні боки, але не врівноважують одна одну. Підсумок однаково виходить різним.

Дві позиції рахуються за різними принципами й лягають на групи по-різному. Фрахт тисне на дешеве, мито — на дороге. Саме тому однакової надбавки не буває.

430 ₴ мита і 4 278 ₴ інвойсу

Числа схожі початком, але одне в десять разів менше за друге. У розмові їх плутають постійно.

Landed cost по групах

Олег склав усі чотири позиції й отримав собівартість на складі. Цю таблицю він тепер оновлює щоразу, коли приходить рахунок брокера.

По всій поставці інвойс склав 5 487 000 ₴. Фрахт додав 263 000 ₴, мито 575 000 ₴, брокер 31 000 ₴.

Фрахт і брокер виглядають скромно на тлі інвойсу. Мито додає найбільше з трьох позицій.

Але в перерахунку на групи картина змінюється. Для витратників фрахт важить більше за мито, для електроінструменту — навпаки.

Саме тому дивитися на загальні суми недостатньо. Вони правдиві й нічого не пояснюють про те, яка група скільки заробляє.

Разом товар ліг на склад за 6 356 000 ₴. Це на 869 000 ₴ більше за суму інвойсу, з якої Олег вісім років рахував націнку. За рік різниця складає 3 476 000 ₴.

Надбавка різна для груп

Тепер головне. Надбавка до інвойсу вийшла різною для кожної групи, і різниця між ними виявилася більшою, ніж будь-яка знижка постачальника.

Електроінструмент подорожчав на 10,7%. Ручний інструмент — на 18,8%. Витратники — на 19,4%.

Ці відсотки Олег побачив уперше. До того логістика жила в голові одним числом — близько десяти відсотків.

Десять відсотків були правдою рівно для однієї групи з трьох. Для двох інших помилка становила майже вдвічі, і саме ці дві групи давали більшість штук у поставці.

Розрив майже вдвічі. І він не залежить ні від постачальника, ні від перемовин.

«Я торгувався за два відсотки знижки в інвойсі. А девʼять відсотків різниці лежали в контейнері»

Він залежить від того, скільки важить і займає товар відносно своєї ціни. Змінити це неможливо — це властивість товару, а не умов контракту.

«Я думав, що логістика — це відсоток від закупівлі. Вона виявилася відсотком від обʼєму»

Дешевий товар везти дорожче. Не в гривнях, а у відсотках.

Це правило працює в будь-якому імпорті. Будматеріали, посуд, побутова хімія — скрізь, де в прайсі є дороге й дешеве разом.

Чим ширший розкид цін усередині асортименту, тим більше помиляється єдина націнка.

В Олега розкид був двадцятитриразовий: від 4 євро до 92 євро за штуку. При такому розкиді однакова націнка не може бути правильною.

Наївна націнка

Вісім років Олег ставив націнку 50% до інвойсу. Правило було однакове для всіх груп і зручне для менеджерів.

У його голові це означало маржу близько третини виручки. Саме з цієї третини він планував витрати й дивився на розвиток.

Арифметика проста: націнка 50% на собівартість дає 33,3% маржі в ціні. Так рахують у роздрібі.

Формула правильна й широко відома. Проблема не в ній.

Але націнка стояла не на собівартості, а на інвойсі. Між цими двома базами в Олега лежало від десяти до девʼятнадцяти відсотків.

Націнка й маржа — не одне число

Націнка рахується від собівартості. Маржа — від ціни продажу.

Переплутати їх легко, і помилка завжди на користь продавця в уяві й на шкоду в касі.

Націнка 50% звучить як половина. Маржа при цьому виходить третина, і то лише якщо база правильна.

Що показує реальна маржа

Жодна група не дала третини. Найближче підійшов електроінструмент — 26,2%, і саме тому що логістика в ньому найлегша.

Витратники, які Олег вважав найприбутковішими, дали 20,4%. Висока оборотність створювала відчуття прибутку, якого в них не було.

Різниця між уявленням і фактом — майже тринадцять відсоткових пунктів.

«Найприкріше, що помилка була стабільна. Вісім років поспіль в один бік»

Стабільна помилка небезпечніша за випадкову. Вона не створює сюрпризів і тому не привертає уваги.

Бізнес при цьому працював і приносив гроші. Просто менше, ніж міг би, і не там, де здавалося.

Саме це й робить такі помилки довгоживучими. Вони не ламають бізнес, а лише підточують його роками.

50% націнки — не 50% маржі

Націнка 50% дає в найкращому разі третину маржі. У Олега вона давала пʼяту частину.

Два відсотки, які звучать однаково, означають зовсім різні гроші.

Яка націнка потрібна насправді

Олег поставив питання навпаки. Яка націнка до інвойсу дає справжні 33,3% маржі в ціні?

Відповідь виявилася різною для кожної групи.

Розрахунок простий: потрібна ціна дорівнює собівартості, поділеній на дві третини. Далі лишається порівняти її з інвойсом.

• Електроінструмент — 66,1%
• Ручний інструмент — 78,2%
• Витратники — 79,0%

Жодне з цих чисел не дорівнює 50%. І жодні два не дорівнюють одне одному — навіть ручний інструмент і витратники розходяться.

Одна націнка на весь прайс — це рішення, ухвалене без розрахунку.

Єдина націнка зручна рівно доти, доки асортимент однорідний. Далі вона стає способом не думати.

Олег не перейшов на три різні націнки механічно. Він лишив ціни ринковими, але тепер знає маржу кожної групи до копійки.

Рік у числах

Олег возить чотири поставки на рік. Фактичні ціни на полиці в нього вищі за наївний розрахунок — ринок дозволяв більше.

Електроінструмент продається по 6 200 ₴, ручний по 620 ₴, витратники по 360 ₴.

Маржа в гривнях виходить 1 464 ₴, 178 ₴ і 138 ₴ відповідно. Валовий прибуток з поставки — 2 824 000 ₴.

Постійні витрати — це склад, зарплати й доставка по Україні. Чистий прибуток складає 7,9% виручки.

Чотири поставки на рік — це ритм, у якому живе склад. Між ними оборотні кошти лежать у товарі.

Кожна поставка — це понад шість мільйонів гривень, які виходять із каси одразу. Повертаються вони протягом наступного кварталу, і саме тому відстрочка б'є так боляче.

Сім і девʼять десятих — це нормально

Для дистрибуції інструменту це звичайний показник. Проблема не в його розмірі, а в тому, що до нього йдуть наосліп.

Перший хід: порахувати landed

Перше рішення Олега було технічним і зайняло один вечір.

Він додав до складської картки кожної групи четвертий рядок — собівартість на складі, а не ціну інвойсу.

У картці тепер стоїть чотири числа замість одного:

• Ціна в інвойсі за курсом на дату оплати
• Фрахт на одиницю — за обʼємом, а не за вартістю
• Мито — 10% від митної вартості
• Брокер і розмитнення на одиницю

Розрахунок роблять один раз на поставку, коли приходить останній рахунок — брокерський. До того моменту собівартість неповна.

Робота займає півгодини на всю партію. Далі число живе в картці до наступного контейнера.

«Чотири цифри замість однієї. Вісім років я дивився на першу й вважав, що бачу все»

Найважче було не порахувати, а визнати, що попередні розрахунки були неповні. Цифри з'явилися за вечір, звичка мінялася довше.

Другий хід: націнка по групах

Друге рішення стосувалося прайсу й далося важче за перше.

Єдина націнка 50% пішла. Кожна група отримала власну, пораховану від своєї собівартості.

Ціни на полиці майже не змінилися — вони й так були вищі за наївний розрахунок. Змінилася підстава, на якій їх затверджують.

Головна зміна була в іншому. Олег перестав давати знижки навмання.

Знижка рахується від маржі, а не від ціни

Десять відсотків знижки на витратники зʼїдають половину маржі в цій групі.

Це видно лише тоді, коли знижку рахують від собівартості на складі. Від ціни інвойсу вона виглядає безболісною.

Менеджери давали такі знижки щотижня. Вони не шкодили, поки ніхто не рахував, із чого саме їх віднімають.

Тепер у кожного менеджера в прайсі стоїть межа знижки по групах. Нижче за неї потрібна згода Олега.

Ті самі десять відсотків на електроінструменті залишають більшу частину. Ці два рішення не можна ухвалювати однаково.

Третій хід: відстрочка

Найбільший клієнт попросив відстрочку 30 днів замість передоплати. Аргумент був звичний: усі конкуренти так працюють.

Раніше Олег відповів би одразу — або «так» зі страху втратити клієнта, або «ні» з обережності. Тепер він порахував.

Місяць обороту при річній виручці 36 720 000 ₴ — це 3 060 000 ₴.

Число просте, але Олег ніколи його не рахував. Відстрочку він завжди оцінював як питання довіри, а не грошей.

Стільки грошей заморозиться в дебіторці, якщо перевести на відстрочку весь оборот. Ці гроші не зникають, але й не працюють.

Річний чистий прибуток при цьому складає 2 896 000 ₴.

Два числа стали поруч уперше. Одне — те, що бізнес заробляє за рік. Друге — те, що довелося б заморозити.

Після цього розмова з клієнтом змінилася. Замість «так» або «ні» зʼявилося питання про частину обороту й строк.

«Відстрочка коштувала б більше, ніж я заробляю за рік. Я не відмовив — я порахував, скільки можу дати»

Відстрочка — це не поступка в перемовинах. Це кредит, який ви видаєте зі своїх обігових.

Різниця в 164 000 ₴

Заморожена сума перевищує річний прибуток на 164 000 ₴.

Олег дав відстрочку одному клієнту на частину обороту. Рішення лишилося за ним, але тепер воно має ціну в гривнях.

Що робити в понеділок

Олег звів усе до трьох дій.

• Порахувати собівартість на складі для кожної групи, а не для поставки загалом
• Перевірити, яку надбавку до інвойсу дає логістика в кожній групі
• Перед кожною знижкою й відстрочкою питати, скільки вона коштує в гривнях

Жодна дія не вимагає ні нової системи, ні нового постачальника, ні зміни асортименту.

Усі три змінюють те, з чим власник заходить у перемовини.

Перші дві дії робляться раз на поставку. Третя — щоразу, коли клієнт просить про поступку.

Сам Олег формулює це коротко: він не став жорсткішим у перемовинах, він став конкретнішим.

Ціна, яку ви не порахували, завжди порахована кимось іншим.

Гроші не зникають — ви їх просто не бачите

У бізнесі Олега не змінилося майже нічого. Той самий постачальник, той самий контейнер, ті самі клієнти й та сама полиця.

Змінилася одна цифра в складській картці. Замість ціни інвойсу там тепер стоїть собівартість на складі.

Через цю цифру по-іншому виглядають знижки, відстрочки й кожна наступна поставка.

Асортимент лишився тим самим. Змінилося те, за якими правилами до нього ставлять ціну.

Олег не став возити менше витратників. Він перестав вважати їх найприбутковішою групою.

Витратники тримають клієнта й закривають асортимент. Це їхня робота, і вона теж має цінність — просто не ту, яку Олег їй приписував.

Товар дорожчає дорогою. Рахунок за дорогу приходить мовчки.

Як побачити це у своєму імпорті

Усе, що описано вище, тримається на одному рядку: не поставка однією сумою, а кожна група окремо — з фрахтом за обʼємом, митом за вартістю і собівартістю на складі. Поки націнка ставиться на ціну інвойсу, не видно ні того, що логістика додає від 10,7% до 19,4%, ні того, що відстрочка на місяць морозить 3 060 000 ₴. Коли ті самі дані збираються автоматично, видно, скільки насправді заробляє кожна група, — саме для цього власники малого й середнього бізнесу використовують Finmap: щоб бачити фінансову картинку, а не здогадуватися про неї.

Читайте також

• Опт із відстрочкою: прибуток на папері, грошей немає
• Магазин будматеріалів: тонка маржа, відстрочки й заморожений склад

Основа теми: Управлінський облік: що це і навіщо власнику