Import: a számlaár nem az önköltség

„A markupot harminc alkalommal ellenőriztem, az önköltséget egyszer sem. Azt hittem, hogy az a számlán áll”

Oleh Tkachuk nyolc éve hoz szerszámot Luckba, és a nyugati megyékben adja el. A vevői építőanyag-boltok, néhány szerviz és brigádok. A kínálat három csoportból áll: elektromos szerszám, kéziszerszám és fogyóeszközök.

Az üzlet átláthatónak látszott. Van szállítói ár, van markup, van polci ár. Mind a nyolc évben Oleh ezt a sémát követte.

Múlt ősszel a könyvelő megmutatta Olehnak a csoportok szerinti számítást. Kiderült, hogy a fogyóeszközökön érezhetően kevesebbet keres, mint gondolta. A legrosszabb az volt, hogy a hiba minden szállítmánynál megismétlődött.

Amit a számla mutat

A szállítói számla a legkényelmesebb irat az egész műveletben. Elsőként jön, euróban van, és már benne áll a darabár.

Éppen ettől számolják a markupot. Így tesz szinte minden importőr az induláskor, és az első években ez működik.

A gond az, hogy a számla a szállító raktárában lévő árut írja le. A maguk polcáig még nem jutott el.

E két pont között ott áll a fuvardíj, a vám, a vámügynök és az idő. Minden tételnek van ára, és egyik sem egyforma az egész kínálatra.

A számla az áru ára egy másik országban. A raktári önköltség a maguk raktárában.

Amíg a kínálat egynemű, a két szám közti különbség állandó. Egyetlen százalékként lehet fejben tartani.

Amint fizikailag eltérő csoportok kerülnek az árlistába, a százalék már nem egy. Pontosan ez történt Olehnál a harmadik évben.

Akkor vette fel a fogyóeszközöket, hogy a vevőt teljes kínálaton tartsa. A döntés az eladás szempontjából helyes volt, a könyvelés számára láthatatlan. A markup ugyanaz maradt, mint a fúrógépeken.

Ami valóban az önköltségbe kerül

Oleh kiírta mindazt, ami az áruval a gyártól a lucki raktárig történik.

• A számlán szereplő ár, a fizetés napi árfolyamán átszámítva
• Tengeri és közúti fuvardíj a raktárig
• Vám — a vámérték 10%-a
• A vámügynök munkája és a vámkezelés

Az általános forgalmi adó nincs ebben a felsorolásban. Visszajár, ezért nem teszik az önköltségbe. A kasszában érezni, az önköltségben nem.

Az árfolyam a szállítás idején 46,50 ₴ volt egy euróért. Oleh éppen ezt vette, mert a feladás előtt fizetett a szállítónak. Az eladás napi árfolyama már nem változtat semmit — a pénz korábban elment.

Ez fontos könyvelési részlet. Az önköltség a fizetés pillanatában rögzül, nem az eladáskor.

Az importőrök gyakran a napi árfolyamon számolják át a készletet. Szép szám jön ki, amelynek nincs köze a kasszából kiment pénzhez.

Oleh ezt a hibát véletlenül kerülte el. A könyvelője mindig a fizetés árfolyamát rögzítette, mert így volt egyszerűbb egyeztetni a bankkal.

A könyvelési kényelem megmentette a számítás pontosságát. Ez ritkán fordul elő, és nem érdemes rá építeni.

Három árucsoport

A csoportok nemcsak árban térnek el, hanem fizikában is. Éppen a fizika hozza létre azt az önköltségbeli különbséget, amire Oleh nem gondolt.

Az elektromos szerszám drága és kicsi — a fúrógépes doboz keveset nyom és sokba kerül. A kéziszerszám olcsó és terjedelmes. A fogyóeszközök apróak, olcsók és nagy tételben jönnek.

A szállítmányban 500 darab elektromos szerszám, 4 000 kézi és 10 000 fogyóeszköz volt. Pénzben ez 5 487 000 ₴ a számla szerint.

„A fogyóeszközöket tartottam a legjövedelmezőbbnek. Azokon a legnagyobb a markup, és azok forognak a leggyorsabban”

Mindkét állítás igaz volt. A belőlük levont következtetés hibásnak bizonyult.

A gyors forgás és a számlára tett nagy markup nem jelent nagy árrést. Csak azt jelenti, hogy a pénz sűrűn mozog.

A darabszám és az ár ellentétes irányba mozog

Elektromos szerszámból 500 darab 92 €-ért. Fogyóeszközből 10 000 darab 4 €-ért.

A számla pénzében a csoportok összevethetők. Köbméterben nem.

Az elektromos szerszám foglalja a legkevesebb helyet a konténerben a három közül. A kéziszerszám a legtöbbet.

Éppen ez a szakadék dönti el, hogyan terül szét a fuvardíj. A konténert térfogatra adják el, nem a tartalom értékére.

A fuvarozó nem kérdezi, mi van a dobozban. Azt kérdezi, hány doboz van és milyen méretű.

Ez a fuvardíjat tervezhetővé teszi és igazságtalanná az olcsó csoportok felé.

A fuvardíj térfogatot számol

A fuvarozó a konténerben lévő helyért kér pénzt, nem az áru értékéért. Neki mindegy, mi van benne — fúrógép vagy fúrószár.

Ezért a fuvardíj sokkal nehezebben terül rá az olcsó és terjedelmes tételekre, mint a drágákra és kicsikre. A felosztás logikája egyszerű, a következményei nem.

Darabra átszámítva így jött ki: 22 ₴ az elektromos szerszámra, 28 ₴ a kézire és 14 ₴ a fogyóeszközökre.

Egy 4 278 ₴-os elektromos szerszámnál a huszonkét hrivnya semmiség. Egy 186 ₴-os fogyóeszköznél a tizennégy hrivnya érezhető rész.

Százalékban ez fél százalék a hét és féllel szemben. Tizenötszörös eltérés ugyanazon a szállítmányon.

Oleh ezt nyolc évig nem látta, mert a fuvardíj egyetlen számlán jött az egész konténerre. A raktári kartonokba egyáltalán nem jutott be.

A számla a periódus költségeibe ment, nem az áru önköltségébe. Formálisan ez megengedett, a gyakorlatban éppen ez teremti a vakfoltot. A költség összegben látszik, csoportonként nem.

A fuvardíjat nem érdekli az áru értéke. Köbmétert számol.

A vám értéket számol

A vám fordítva működik. A vámérték százalékában veszik, vagyis a számlából a fuvardíjjal együtt.

A kulcs mindhárom csoportra ugyanaz: 10%. A különbség nem a kulcsból jön, hanem az alapból, amire ráteszik.

Hrivnyában darabra ez 430 ₴ az elektromos szerszámra, 40 ₴ a kézire és 20 ₴ a fogyóeszközökre.

Itt minden fordítva van. A drága többet fizet, az olcsó kevesebbet.

Két erő ellentétes irányba húz, de nem egyenlítik ki egymást. Az eredmény mégis más lesz csoportonként.

Két tétel más elv szerint számol, és máshogy terül a csoportokra. A fuvardíj az olcsóra nyom, a vám a drágára. Éppen ezért nincs egyforma többletköltség.

430 ₴ vám és 4 278 ₴ számla

A számok kezdetre hasonlítanak, de az egyik tízszer kisebb a másiknál. Beszélgetésben folyton összekeverik őket.

Raktári önköltség csoportonként

Oleh összeadta mind a négy tételt, és megkapta a raktári önköltséget. Ezt a táblát most mindig frissíti, amikor megjön a vámügynök számlája.

Az egész szállítmányra a számla 5 487 000 ₴ volt. A fuvardíj 263 000 ₴-t tett rá, a vám 575 000 ₴-t, a vámügynök 31 000 ₴-t.

A fuvardíj és a vámügynök szerénynek látszik a számla mellett. A vám adja a legtöbbet a három tétel közül.

Csoportokra átszámítva viszont megváltozik a kép. A fogyóeszközöknél a fuvardíj többet nyom a vámnál, az elektromos szerszámnál fordítva.

Éppen ezért nem elég a végösszegeket nézni. Igazak, és semmit nem mondanak arról, melyik csoport mennyit keres.

Együtt az áru 6 356 000 ₴-ért került a raktárba. Ez 869 000 ₴-val több a számla összegénél, amelyből Oleh nyolc évig számolta a markupot. Egy évre a különbség 3 476 000 ₴.

A többletköltség csoportonként más

Most a lényeg. A számlára jutó többletköltség csoportonként másnak jött ki, és a köztük lévő eltérés nagyobbnak bizonyult minden szállítói kedvezménynél.

Az elektromos szerszám 10,7%-kal drágult. A kéziszerszám 18,8%-kal. A fogyóeszközök 19,4%-kal.

Ezeket a százalékokat Oleh először látta. Addig a logisztika egyetlen számként élt a fejében — tíz százalék körül.

A tíz százalék pontosan egy csoportra volt igaz a háromból. A másik kettőnél a hiba majdnem kétszeres volt, és éppen ez a kettő adta a szállítmány darabjainak többségét.

A szakadék majdnem kétszeres. És nem függ sem a szállítótól, sem a tárgyalástól.

„Két százalék kedvezményért alkudtam a számlán. Kilenc százalék különbség pedig a konténerben feküdt”

Attól függ, mennyit nyom és mennyi helyet foglal az áru a saját árához képest. Ezt nem lehet megváltoztatni — ez az áru tulajdonsága, nem a szerződés feltétele.

„Azt hittem, a logisztika a beszerzés egy százaléka. Kiderült, hogy a térfogat százaléka”

Az olcsó árut drágább szállítani. Nem hrivnyában, hanem százalékban.

Ez a szabály minden importban működik. Építőanyag, edény, háztartási vegyiáru — mindenhol, ahol drága és olcsó együtt áll az árlistában.

Minél szélesebb az árak szórása a kínálaton belül, annál nagyobbat téved az egyetlen markup.

Olehnál a szórás huszonháromszoros volt: 4 €-tól 92 €-ig darabonként. Ilyen szórásnál egyforma markup nem lehet helyes.

A naiv markup

Nyolc évig Oleh 50%-os markupot tett a számlára. A szabály minden csoportra egy volt, és kényelmes a menedzsereknek.

A fejében ez a bevétel körülbelül egyharmadát jelentette árrésként. Éppen ebből az egyharmadból tervezte a költségeket és nézte a fejlesztést.

Az aritmetika egyszerű: 50%-os markup az önköltségre 33,3% árrést ad az árban. Így számolnak a kiskereskedelemben.

A formula helyes és széles körben ismert. A gond nem vele van.

De a markup nem az önköltségen állt, hanem a számlán. E két alap között Olehnál tíz és tizenkilenc százalék között volt az eltérés.

A markup és az árrés nem egy szám

A markupot az önköltségtől számolják. Az árrést az eladási ártól.

Összekeverni könnyű, és a hiba a képzeletben mindig az eladó javára esik. A kasszában a kárára.

Az 50%-os markup úgy hangzik, mint a fele. Az árrés közben egyharmad lesz, és az is csak helyes alapnál.

Amit a valódi árrés mutat

Egyetlen csoport sem adott egyharmadot. A legközelebb az elektromos szerszám jutott — 26,2%, éppen azért, mert abban a legkönnyebb a logisztika.

A fogyóeszközök, amelyeket Oleh a legjövedelmezőbbnek tartott, 20,4%-ot adtak. A magas forgás nyereség érzetét teremtette, ami nem volt bennük.

A képzelet és a tény közti eltérés majdnem tizenhárom százalékpont.

„A legkellemetlenebb, hogy a hiba állandó volt. Nyolc éven át egy irányba”

Az állandó hiba veszélyesebb a véletlennél. Nem hoz meglepetést, és ezért nem is vonja magára a figyelmet.

Az üzlet közben működött és hozott pénzt. Csak kevesebbet, mint hozhatott volna, és nem ott, ahol látszott.

Éppen ez teszi ezeket a hibákat hosszú életűvé. Nem törik össze az üzletet, csak évekig alámossák.

50% markup nem 50% árrés

Az 50%-os markup a legjobb esetben egyharmad árrést ad. Olehnál egyötödöt adott.

Két százalék, amely egyformán hangzik, teljesen más pénzt jelent.

Milyen markup kell valójában

Oleh fordítva tette fel a kérdést. Milyen markup a számlára ad valódi 33,3% árrést az árban?

A válasz csoportonként másnak bizonyult.

A számítás egyszerű: a szükséges ár az önköltség kétharmaddal elosztva. Utána már csak össze kell vetni a számlával.

• Elektromos szerszám — 66,1%
• Kéziszerszám — 78,2%
• Fogyóeszközök — 79,0%

Ezek közül egy szám sem egyenlő 50%-kal. És kettő sem egyenlő egymással — még a kéziszerszám és a fogyóeszközök is eltérnek.

Egy markup az egész árlistára számítás nélküli döntés.

Az egyetlen markup pontosan addig kényelmes, amíg a kínálat egynemű. Utána a nem gondolkodás módja lesz.

Oleh nem gépiesen állt át három markupra. Az árakat piacin hagyta, de most fillérre tudja minden csoport árrését.

Az év számokban

Oleh négy szállítmányt hoz évente. A tényleges polci árai magasabbak a naiv számításnál — a piac többet engedett.

Az elektromos szerszám 6 200 ₴-ért megy, a kézi 620 ₴-ért, a fogyóeszköz 360 ₴-ért.

Az árrés hrivnyában 1 464 ₴, 178 ₴ és 138 ₴. A bruttó nyereség egy szállítmányból 2 824 000 ₴.

Az állandó költség a raktár, a bérek és az ukrajnai kiszállítás. A nettó nyereség a bevétel 7,9%-a.

Négy szállítmány évente az a ritmus, amelyben a raktár él. Köztük a forgótőke az áruban áll.

Minden szállítmány több mint hatmillió hrivnya, amely egyszerre megy ki a kasszából. A következő negyedév során térül meg, és éppen ezért üt olyan fájdalmasan a fizetési határidő.

Hét egész kilenc tized rendben van

A szerszám-nagykereskedésben ez szokásos mutató. A gond nem a méretével van, hanem azzal, hogy vakon mennek felé.

Első lépés: önköltséget számolni

Oleh első döntése műszaki volt, és egy estét vett el.

Minden csoport raktári kartonjába felvett egy negyedik sort — a raktári önköltséget, nem a számlaárat.

A kartonban most négy szám áll egy helyett:

• A számlaár a fizetés napi árfolyamán
• Fuvardíj egységre — térfogat szerint, nem érték szerint
• Vám — a vámérték 10%-a
• Vámügynök és vámkezelés egységre

A számítást szállítmányonként egyszer végzik, amikor megjön az utolsó számla — a vámügynöké. Addig az önköltség hiányos.

A munka félóra az egész tételre. Utána a szám a kartonban él a következő konténerig.

„Négy szám egy helyett. Nyolc évig az elsőt néztem, és azt hittem, mindent látok”

A legnehezebb nem a számolás volt, hanem belátni, hogy a korábbi számítások hiányosak voltak. A számok egy este alatt megjöttek, a szokás lassabban változott.

Második lépés: markup csoportonként

A második döntés az árlistát érintette, és nehezebben ment az elsőnél.

Az egyetlen 50%-os markup elment. Minden csoport sajátot kapott, a saját önköltségétől számolva.

A polci árak alig változtak — eddig is magasabbak voltak a naiv számításnál. Az alap változott, amelyen jóváhagyják őket.

A fő változás máshol volt. Oleh felhagyott a találomra adott kedvezményekkel.

A kedvezményt az árrésből kell számolni

Tíz százalék kedvezmény a fogyóeszközökön elviszi a csoport árrésének felét.

Ez csak akkor látszik, ha a kedvezményt a raktári önköltségtől számolják. A számlaártól fájdalommentesnek tűnik.

A menedzserek hetente adtak ilyen kedvezményeket. Nem tettek kárt, amíg senki nem számolta, miből vonják le őket.

Most minden menedzser árlistájában ott áll a csoportonkénti kedvezményhatár. Az alatt Oleh jóváhagyása kell.

Ugyanaz a tíz százalék az elektromos szerszámon a nagyobb részt meghagyja. Ezt a két döntést nem lehet egyformán meghozni.

Harmadik lépés: fizetési határidő

A legnagyobb vevő 30 napos fizetési határidőt kért előre fizetés helyett. Az érv a megszokott volt: minden versenytárs így dolgozik.

Korábban Oleh azonnal válaszolt volna — vagy „igen”-t a vevő elvesztésének félelmében, vagy „nem”-et óvatosságból. Most számolt.

Egy hónap forgalom 36 720 000 ₴ éves bevételnél 3 060 000 ₴.

A szám egyszerű, de Oleh soha nem számolta ki. A határidőt mindig bizalmi, nem pénzügyi kérdésnek tartotta.

Ennyi pénz fagy be a kintlévőségben, ha az egész forgalom határidőre megy. Ez a pénz nem tűnik el, de nem is dolgozik.

Az éves nettó nyereség közben 2 896 000 ₴.

A két szám először került egymás mellé. Az egyik az, amit az üzlet egy év alatt keres. A másik az, amit be kellene fagyasztani.

Ezután a vevővel folytatott beszélgetés megváltozott. Az „igen” vagy „nem” helyére kérdés került a forgalom egy részéről és a futamidőről.

„A fizetési határidő többe kerülne, mint amennyit egy év alatt keresek. Nem tagadtam meg — kiszámoltam, mennyit adhatok”

A fizetési határidő nem tárgyalási engedmény. Hitel a saját forgótőkéjéből.

A 164 000 ₴ különbség

A befagyott összeg 164 000 ₴-val meghaladja az éves nyereséget.

Oleh egy vevőnek adott határidőt, a forgalom egy részére. A döntés az övé maradt, de most már ára van hrivnyában.

Mit tegyen hétfőn

Oleh három lépésre vezette vissza az egészet.

• Számolja ki a raktári önköltséget minden csoportra, ne a szállítmányra összesen
• Nézze meg, mennyi többletköltséget tesz a számlára a logisztika minden csoportban
• Minden kedvezmény és határidő előtt kérdezze meg, mennyibe kerül hrivnyában

Egyik lépés sem kér sem új rendszert, sem új szállítót, sem a kínálat átalakítását.

Mindhárom azt változtatja meg, amivel a tulajdonos a tárgyalásra bemegy.

Az első két lépés szállítmányonként egyszer történik. A harmadik mindig, amikor a vevő engedményt kér.

Oleh maga röviden fogalmazza meg: nem lett keményebb a tárgyalásokon, hanem konkrétabb.

Az árat, amelyet nem számolt ki, mindig kiszámolja valaki más.

A pénz nem tűnik el — csak nem látja

Oleh üzletében szinte semmi nem változott. Ugyanaz a szállító, ugyanaz a konténer, ugyanazok a vevők és ugyanaz a polc.

Egy szám változott a raktári kartonban. A számlaár helyén most a raktári önköltség áll.

Ezen a számon keresztül máshogy látszik a kedvezmény, a határidő és minden következő szállítmány.

A kínálat ugyanaz maradt. A szabályok változtak, amelyek szerint árat tesznek rá.

Oleh nem kezdett kevesebb fogyóeszközt hozni. Csak felhagyott azzal, hogy a legjövedelmezőbb csoportnak tartsa őket.

A fogyóeszközök tartják a vevőt és lezárják a kínálatot. Ez a munkájuk, és ennek is van értéke — csak nem az, amit Oleh tulajdonított neki.

Az áru úton drágul. Az útért szóló számla csendben jön.

Hogyan látja ezt a saját importjában

Minden, ami fentebb áll, egyetlen soron tartja magát: nem a szállítmány egy összegben, hanem minden csoport külön — térfogat szerinti fuvardíjjal, érték szerinti vámmal és raktári önköltséggel. Amíg a markup a számlaáron áll, nem látszik sem az, hogy a logisztika 10,7% és 19,4% között tesz rá, sem az, hogy egy hónap fizetési határidő 3 060 000 ₴-t befagyaszt. Amikor ugyanezek az adatok automatikusan állnak össze, látszik, melyik csoport mennyit keres valójában — pontosan ezért használják a kis- és középvállalkozások tulajdonosai a Finmap rendszert: hogy lássák a pénzügyi képet, ne pedig találgassanak.

Olvassa el azt is

• Nagykereskedés halasztással: nyereség papíron, pénz nincs
• Építőanyag-bolt: vékony árrés, szállítói fizetési határidők, befagyott készlet

A téma alapja: A vezetői számvitel elmagyarázva: mi ez, és miért van rá szüksége a tulajdonosnak