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17 min
10.11.2026
Reparto de agua: el dispensador en otra oficina
Sergiy Shuldik
Experto financiero en Finmap
«Seis años pensando que tenía un negocio de agua. Resulta que tenía un negocio de dispensadores, y no lo veía porque el dispensador lo doy gratis. Gratis para el cliente, no para mí»
Yaroslav Marchuk tiene un reparto de agua en Mukáchevo. Garrafas de diecinueve litros a oficinas, dispensador incluido, tres furgonetas en ruta. Nueve años en esto, los seis últimos por cuenta propia. Cuatrocientos ochenta clientes, facturación en alza, ninguna deuda. Y un beneficio que en realidad no existe.
Cuatrocientos ochenta dispensadores en oficinas ajenas
Un dispensador de agua cuesta 6 200 ₴ y está en casa del cliente gratis. Así funciona todo el sector: el equipo se da para poder vender agua.
Ahora mismo hay 480 dispensadores colocados en clientes. Otros 60 están en el almacén y en reparación, así que el parque entero son 540 máquinas.
El dispensador se regala porque lo que se vende es agua
La lógica es sencilla y además es correcta. El cliente no quiere comprar un dispensador por seis mil para luego comprarle el agua a quien se lo vendió. Quiere agua con reparto, y el dispensador para él es una condición, no una compra.
- precio de compra de un dispensador: 6 200 ₴
- valor de todo el parque: 3 348 000 ₴
- mantenimiento de un dispensador: 740 ₴ al año
- el cliente no paga nada por el dispensador
El parque vale más que la facturación de un año entero. Es lo primero que conviene llevar en la cabeza al leer lo que viene.
Mukáchevo es para este negocio una ciudad cómoda y estrecha a la vez. Oficinas no hay muchas, todo el mundo se conoce y la reputación pesa más que la publicidad. Pero tampoco hay sitio para crecer: cuando atiendes a cuatrocientas ochenta oficinas en una ciudad de cien mil habitantes, el siguiente cliente ya hay que quitárselo a la competencia.
Lo que trae un cliente
Una oficina media pide cuatro garrafas al mes, o sea 48 al año. La garrafa cuesta 125 ₴.
| Un cliente al año | ₴ |
|---|---|
| Facturación (48 garrafas × 125 ₴) | 6 000 |
| Agua: agua, rotación de envase, envasado | 1 824 |
| Reparto: 12 visitas × 95 ₴ | 1 140 |
| Mantenimiento del dispensador | 740 |
| Contribución | 2 296 |
Dos mil doscientas noventa y seis grivnas al año de una oficina. Para un negocio con tres furgonetas y nueve personas es una cifra normal, y era justo la que Yaroslav llevaba en la cabeza.
Y aquí toca decir lo que Yaroslav no supo durante seis años. Esa cifra por sí sola no significa nada. Cobra sentido solo en pareja con otra: con el tiempo que el dispensador tarda en devolver lo que costó.
Cuánto dura un cliente
Las oficinas no son eternas. Una se muda y empieza a pedirle el agua a otro, otra cierra, otra pone un filtro en el grifo, otra simplemente encuentra algo más barato.
La vida media de un cliente de Yaroslav es de 2,5 años.
Cuatro garrafas al mes son una oficina de ocho a diez personas. Son las que forman la base: grandes consumidores en la ciudad hay contados, y esos van con condiciones aparte. Diecinueve litros por garrafa es el estándar del sector, y formatos menores Yaroslav no los reparte, porque la entrega cuesta lo mismo.
La vida del cliente no es su lealtad, es la vida de la oficina
La cifra no dice que los clientes sean malos. Dice que una oficina alquilada en una ciudad pequeña dura más o menos eso: contrato a dos años, una prórroga de uno, y después mudanza o cierre. El reparto de agua no es la causa y no puede influir en ello.
Así que el dispensador pasa en casa del cliente dos años y medio de media y vuelve.
Conviene decir que es una media y que esconde dispersión. Una parte de las oficinas lleva cinco años en el mismo sitio y hace tiempo que pagó su dispensador. Otra desaparece a los ocho meses, y entonces el aparato no ha cubierto ni un tercio. La media de 2,5 años sirve para planificar, no para saber qué pasará con un cliente concreto.
El dispensador tarda más en pagarse
Pongamos ahora las dos cifras una al lado de la otra.
Un dispensador cuesta 6 200 ₴. Un cliente deja 2 296 ₴ de contribución al año. O sea que el dispensador se paga en 2,7 años.
La diferencia parece menuda, y justo por eso vivió seis años. Dos décimas de año son poco más de dos meses. Nadie se fija en dos meses dentro de un ciclo que dura dos años y medio.
El dispensador se paga en 2,7 años y el cliente dura 2,5. Faltan dos décimas de año.
En toda su vida el cliente deja 5 740 ₴ de contribución contra los 6 200 ₴ que costó el dispensador. Faltan 460 ₴ en cada uno.
«Cuatrocientas sesenta grivnas. Cuando lo vi, lo primero que pensé fue: pero esto es calderilla. Y luego lo multipliqué por cuatrocientos ochenta y me tuve que sentar»
«La contable me decía: Yaroslav, lo tienes todo bien, un cuatro por ciento, para un reparto es normal. Y tenía razón con las cifras que ella tenía»
El año en cifras
| Indicador | Importe, ₴ | Comentario |
|---|---|---|
| Facturación | 2 880 000 | 480 clientes × 6 000 ₴ |
| Agua | 875 520 | |
| Reparto | 547 200 | |
| Mantenimiento de dispensadores | 355 200 | |
| Captación de clientes nuevos | 222 000 | 120 × 1 850 ₴ |
| Costes fijos | 760 000 | nave de envasado, 9 personas, alquiler |
Seis líneas, y las seis las veía Yaroslav cada mes. Los gastos suman 2 759 920 ₴, la facturación 2 880 000 ₴, el beneficio 120 080 ₴.
Un cuatro por ciento y pico. No es mucho, pero es positivo.
Cuatro coma dos por ciento es una rentabilidad con la que se puede vivir, pero no se puede crecer. Por eso Yaroslav se puso a contar con más cuidado: quería entender de dónde sacar el dinero para la cuarta furgoneta.
Dónde se fue el beneficio
En esa tabla faltan dos líneas.
Al año, de los 480 clientes se van 120: es la misma rotación del 25% que da una vida de dos años y medio. Y a esos hay que recogerles el dispensador.
Ciento veinte clientes al año son diez oficinas al mes, o sea aproximadamente un dispensador cada tres días laborables. Para el conductor es rutina y no parece un acontecimiento: lo recoge, lo trae, lo deja en el almacén. Justo por eso nadie contaba a cuántos dispensadores les sale caro ese ciclo.
Un dispensador devuelto no equivale a uno nuevo
No vuelve todo. Tres cuartas partes regresan, o sea 90 unidades, y cada una necesita reparación y tratamiento sanitario antes de volver a colocarla: son 480 ₴ por máquina, 43 200 ₴ en total.
Las otras treinta no vuelven nunca. La oficina cerró, los inquilinos nuevos dicen que no han visto nada, el antiguo director no contesta. Treinta dispensadores a 6 200 ₴ son 186 000 ₴ al año.
Doscientas veintinueve mil doscientas grivnas: casi el doble del beneficio que Yaroslav veía. O sea que el negocio no ganaba menos de lo que parecía, no ganaba nada en absoluto.
Lo que muestra el informe
Las dos líneas que faltan suman 229 200 ₴.
| El año | En el informe, ₴ | En realidad, ₴ |
|---|---|---|
| Facturación | 2 880 000 | 2 880 000 |
| Gastos | 2 759 920 | 2 989 120 |
| Dispensadores perdidos | — | 186 000 |
| Reparación de los devueltos | — | 43 200 |
| Beneficio neto | 120 080 | −109 120 |
El informe muestra 120 080 ₴ de beneficio. En realidad son menos 109 120 ₴.
Conviene precisar que el informe no miente. Las seis líneas son correctas y están sacadas de extractos y albaranes. Simplemente está hecho con las reglas de la contabilidad fiscal, donde un dispensador es un activo fijo y no un gasto de captación de clientes.
Los dispensadores que no volvieron
Un dispensador perdido no es un gasto en ningún informe
El dispensador se compró hace dos años, y entonces fue una compra de equipo. Cuando desapareció, en la caja no cambió nada: no se gastó dinero, no llegó ninguna factura. El activo dejó de existir sin más, y ningún informe mensual registra eso.
Con la reparación pasa lo mismo. Entra en importes pequeños de 480 ₴ y se queda en el concepto «reparación de equipo», donde ya están las furgonetas y las bombas. Separar de ahí los dispensadores se puede, pero nunca lo había hecho nadie.
Y hay otra razón, puramente práctica. Un dispensador desaparecido no se descubre cuando desaparece, sino cuando el conductor va a recogerlo y no lo encuentra. Entre esas dos cosas pasan de una semana a tres meses, y una pérdida así no se ata sola a ningún mes concreto.
El capital del almacén
Hay una tercera cifra que no es un gasto pero pesa.
Sesenta dispensadores en el almacén son 372 000 ₴ que no traen nada. Hacen falta: sin reserva no se puede colocar un dispensador a un cliente nuevo el mismo día, y en este negocio la ventaja es justo la rapidez.
El almacén no es reserva, es dinero congelado
Trescientas setenta y dos mil son más que todo el beneficio anual que Yaroslav se dibujaba. Y con la cifra de verdad ya no hay con qué comparar.
«El almacén siempre me pareció una tontería. Sesenta dispensadores, ahí en su rincón. Y resulta que son como dos furgonetas que no salen a ruta»
Sesenta en el almacén son el 12,5% de los que están colocados en clientes, y Yaroslav mantiene justo esa cantidad no por prudencia sino por experiencia: menos significa decirle no a un cliente nuevo o ponerle el dispensador una semana más tarde. En una ciudad donde todos se conocen, una semana de espera cuesta más cara que el equipo parado.
Por qué esto no se ve
- el dispensador se compra como equipo, no como gasto por cliente
- un dispensador desaparecido no genera ningún documento
- la reparación va junto con la de las furgonetas y las bombas
- el almacén no es un gasto, simplemente está ahí
Para ver el negativo hay que hacer lo que no hace ningún programa de contabilidad: atar cada dispensador a su cliente y contar su destino junto con la facturación del agua.
Ninguna de esas operaciones es difícil. Lo que pasa es que nadie se pregunta a cuántos clientes no les ha salido el dispensador.
Yaroslav comprobó si era cosa de su contabilidad. Habló con dos conocidos de otras ciudades y tienen lo mismo: el dispensador está en el balance como equipo, y el hecho de que haya desaparecido de la oficina del cliente no se convierte en ninguna línea de gasto. Uno de ellos le dijo que simplemente no cuenta el parque.
El coste oculto del parque son 229 200 ₴ contra los 120 080 ₴ de beneficio del informe, o sea 1,91 veces más. Es justo esa proporción la que convierte el positivo en negativo, y es la que no se ve mientras los dispensadores no estén atados a clientes.
Lo que probaron antes
«El primer año me dediqué yo mismo a perseguir esos dispensadores. Iba, llamaba, me peleaba con los caseros. Luego conté el tiempo que me llevaba y lo dejé. Treinta al año es simplemente el precio del negocio, me decía»
La lógica se entendía: perseguir un dispensador cuesta más que el dispensador. Es cierta para un caso y falsa para treinta al año.
Así que quedaban dos jugadas, y Yaroslav calculó las dos.
También estuvo la idea de un contrato con penalización por no devolver. El abogado lo calculó: para sacarle 6 200 ₴ a una sociedad ya cerrada hay que pasar por el juzgado, por el servicio de ejecución y por un año aproximadamente. En ese año se juntan treinta casos así.
La fianza por el dispensador
La primera: cobrar una fianza de 2 000 ₴ que se devuelve junto con el dispensador.
Y funciona. Cuando el aparato lleva dinero del cliente colgando, lo devuelven: según Yaroslav, nueve de cada diez en lugar de tres de cada cuatro.
- vuelven 108 dispensadores en lugar de 90
- se pierden 12 en lugar de 30
- ahorro en pérdidas: 111 600 ₴
- reparación de los dieciocho adicionales: 8 640 ₴
Por qué la fianza no basta
La fianza baja las pérdidas y baja la base
Dos mil a la entrada son un umbral. Una parte de las oficinas se irá sin más al competidor que da el dispensador sin fianza, y Yaroslav calcula esa parte en una quinta.
De clientes nuevos no llegarían 120 sino 96. Veinticuatro oficinas a 2 296 ₴ de contribución son 55 104 ₴ que no habrá.
El efecto neto de la fianza es de más 47 856 ₴.
Y el negocio sigue en negativo: menos 61 264 ₴ en lugar de menos 109 120 ₴.
Hay un segundo lado. Con fianza la reparación sale más cara, porque vuelven más dispensadores: 51 840 ₴ en lugar de 43 200 ₴. No es un argumento en contra, pero ilustra que ni una buena jugada sale gratis.
El precio de la garrafa
La segunda jugada es más simple y más desagradable.
Subir la garrafa 12 ₴, de 125 a 137. Es un 9,6%, y son 276 480 ₴ al año.
El precio de la garrafa es más fuerte que cualquier disciplina
Comparemos las dos jugadas. La fianza da 47 856 ₴ y el precio 276 480 ₴, o sea 5,78 veces más. Y encima el precio no exige ni hablar de dinero con el cliente a la entrada, ni llevar un registro de fianzas, ni discusiones a la hora de devolver.
Para salir exactamente a cero basta con añadir 4,74 ₴. Lo que pase de ahí ya es beneficio.
«Lo más gracioso es que las doce grivnas de la garrafa no las notó nadie. Yo me preparé para perder la mitad de los clientes y se fueron tres. La gente paga por tener el agua en la oficina, no por que sea doce grivnas más barata»
El beneficio neto después de subir el precio queda en 167 360 ₴ en lugar de menos 109 120 ₴. O sea que doce grivnas en la garrafa le dan la vuelta al año entero, y es la misma cantidad que el cliente no distingue del precio de antes.
Lo que cambió Yaroslav
El precio lo subió, la fianza no la puso. Pero lo importante no cambió en la lista de precios.
- cada dispensador tiene número y está atado a un cliente en la contabilidad
- un dispensador desaparecido se da de baja como gasto del mes en que desapareció
- la reparación de dispensadores se lleva aparte de la de las furgonetas
- un cliente nuevo se calcula por la contribución de toda su vida, no por la de un año
El cuarto punto resultó el más importante. Hasta entonces Yaroslav miraba al cliente como 2 296 ₴ al año y cogía a cualquiera. Ahora mira 5 740 ₴ de toda su vida contra los 6 200 ₴ del dispensador, y una oficina pequeña de una o dos garrafas al mes simplemente no pasa.
Tres clientes de cuatrocientos ochenta son un 0,6% de la base contra un 9,6% de precio. Yaroslav no esperaba esa proporción y sigue teniéndola por la mayor sorpresa de toda la historia.
El dinero no desaparece, simplemente no lo ves
«Nueve años vendiendo agua y contando agua. Y mi activo principal estaba en oficinas ajenas y yo no sabía ni cuánto había allí. Cuando lo conté resultó que el parque vale más que todo lo que gano en un año»
En el negocio de Yaroslav no ha cambiado el número de clientes, ni las rutas, ni el coste de una garrafa. Los dispensadores siguen siendo 540, la rotación sigue siendo del 25%, el reparto sigue costando 95 ₴ por visita. Lo único que cambió es que ahora un dispensador en una oficina ajena tiene en la contabilidad un número, un dueño y un plazo en el que debe pagarse.
Cómo ver esto en tu propio reparto
Toda la aritmética de arriba se apoya en una línea que el informe de caja no lleva: lo que cuesta el parque que está en oficinas ajenas y la velocidad con la que desaparece de ellas. Mientras un dispensador perdido no sea un gasto y uno devuelto no sea un ingreso, el negocio ve 120 080 ₴ de beneficio en lugar de menos 109 120 ₴ y no sabe que el aparato tarda más en pagarse de lo que dura el cliente. Cuando las colocaciones, las devoluciones y las reparaciones se cuentan junto con la facturación del agua, los 460 ₴ que faltan en cada cliente se convierten en una cifra — justo para eso los dueños de pequeñas y medianas empresas usan Finmap: para ver el panorama financiero y no reunirlo de memoria.
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Base del tema: La contabilidad de gestión explicada: qué es y por qué los propietarios la necesitan
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Preguntas frecuentes sobre las finanzas del reparto de agua
¿Cómo se calcula si un dispensador se paga en casa del cliente?
Divide el precio del dispensador entre la contribución anual del cliente y compara el resultado con su vida media. Aquí el dispensador cuesta 6 200 ₴ y el cliente deja 2 296 ₴ de contribución, o sea que se paga en 2,7 años mientras el cliente dura 2,5. Faltan 460 ₴ en cada aparato.
¿Por qué la pérdida de un dispensador no se ve en el informe?
Porque no genera ningún documento. El dispensador se compró como equipo hace dos años, y cuando desapareció de la oficina en la caja no cambió nada: no se gastó dinero, no llegó ninguna factura. El activo dejó de existir y el informe mensual no registra eso.
¿Cuánto cuesta en realidad la rotación de clientes?
Suma tres cosas: los dispensadores perdidos, la reparación de los devueltos y la captación de nuevos en lugar de los que se fueron. Con una rotación del 25% son 186 000 ₴, 43 200 ₴ y 222 000 ₴ al año. Las dos primeras cifras suelen faltar en el informe, y juntas son 229 200 ₴.
¿Conviene cobrar una fianza por el dispensador?
Funciona, pero más flojo de lo que parece. Una fianza de 2 000 ₴ subiría las devoluciones de tres cuartas partes a nueve de cada diez y ahorraría 111 600 ₴, pero espantaría a uno de cada cinco clientes nuevos. El efecto neto son más 47 856 ₴, y con eso no se sale del negativo.
¿Qué da más: la fianza o el precio de la garrafa?
El precio, y con mucha diferencia. Doce grivnas en la garrafa dan 276 480 ₴ al año frente a los 47 856 ₴ de la fianza, o sea 5,78 veces más. Y encima el precio no exige llevar un registro de fianzas ni discutir cada devolución.
¿Cuánto hay que subir el precio para salir a cero?
Divide la pérdida entre el número de garrafas del año. Aquí son 109 120 ₴ entre 23 040 garrafas, o sea 4,74 ₴ por garrafa. Todo lo que pase de ahí ya es beneficio, y por eso una subida de 12 ₴ deja más 167 360 ₴.
¿Cuántos dispensadores hay que tener en el almacén?
Los que hagan falta para colocarle uno a un cliente nuevo el mismo día. En este negocio son 60 máquinas, es decir el 12,5% de los que están colocados en clientes y 372 000 ₴ de capital congelado. Una reserva menor significa decirle no al cliente o ponerle el dispensador una semana más tarde, y en una ciudad pequeña eso cuesta más caro que el equipo parado.
¿Qué contribución hay que mirar al aceptar un cliente nuevo?
La de toda su vida, no la de un año. Con la cifra de 2 296 ₴ al año una oficina pequeña parece aceptable; con 5 740 ₴ de toda su vida contra los 6 200 ₴ que cuesta el dispensador, simplemente no cuadra.
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