Come uscire dal caos finanziario e smettere di preoccuparsi dei buchi di cassa: la storia vera di Bureau de Vendas

Quando guardi aziende di successo che, nel giro di 8-10 anni, diventano protagoniste del proprio mercato e iniziano a dettare le proprie regole, è difficile pensare che anche loro siano partite in piccolo. Ognuna ha affrontato un percorso di crescita unico e pieno di sfide. Ma tutte hanno una cosa in comune: sono riuscite a mettere ordine nella contabilità gestionale e a superare le difficoltà finanziarie.

Da un solo dipendente a un’azienda internazionale

Il “Sales Bureau” di Andrey Krupkin è un ottimo esempio di azienda che “ce l’ha fatta”. Oggi è una società di consulenza internazionale di successo, ma nel 2016 era partita con un solo dipendente e tre clienti. L’esperienza, le competenze e la determinazione di Andrey lo hanno aiutato a far crescere il business. Tuttavia, alcune lacune nella contabilità gestionale impedivano all’azienda di scalare nel modo giusto.

Un fatturato alto non significa sempre un utile alto

L’azienda cresceva. Comparivano nuove voci di spesa, insieme a responsabili finanziari, budget di reparto e nuovi clienti con nuove esigenze. Affogare nella burocrazia, che ormai bussava alla porta, non era un’opzione. Serviva una soluzione semplice ed efficace per mettere ordine nel caos di importi e numeri.

Intorno al terzo anno di attività ho capito che, se volevo guadagnare di più, scalare l’azienda, aumentare gli stipendi del team, capire quanto stavo davvero guadagnando e mantenere disciplina finanziaria, dovevo capire la finanza. — Andrey Krupkin, fondatore di “Sales Bureau”

La soluzione sembrava evidente: bisognava riunire tutte le fonti finanziarie in un unico sistema e organizzarle nel modo corretto.

Dopo aver collegato Finmap e aggiunto tutti i conti, hanno finalmente tirato un sospiro di sollievo: i saldi davano una sensazione di calma e sicurezza. Con quei numeri davanti, le crisi finanziarie sembravano problemi lontani, destinati a sparire appena si guardava il capitale complessivo dell’azienda.

Ma i problemi non erano scomparsi, e i buchi di cassa continuavano a mandare fuori rotta i piani dell’azienda.

Pensavamo che, avendo un fatturato alto, avessimo tanti soldi. Poi abbiamo capito che il fatturato non è utile. — Andrey Krupkin, fondatore di “Sales Bureau”

In che modo Finmap ha aiutato a tenere sotto controllo caos e buchi di cassa?

Riunire tutte le fonti finanziarie in un unico sistema è stato solo il primo passo per mettere ordine nelle finanze aziendali.

Il secondo passo è stato gestire incassi e pagamenti, ora completamente visibili. Con Finmap, il flusso di cassa è diventato trasparente e facile da leggere, rendendo possibile:

• Abbandonare del tutto i fogli di calcolo manuali;
• Eliminare il caos e l’incertezza che quei fogli creavano;
• Unificare e standardizzare la contabilità in tutti i reparti;
• Monitorare il cash flow in tempo reale.
  

Andrey Krupkin, fondatore di “Sales Bureau”, racconta così il suo punto di vista:

Se non usi Finmap, perdi un’infinità di ore a cercare di mettere ordine in fogli complicati, dove non riesci nemmeno ad automatizzare i processi. Finmap risolve tutto questo.

Giorno dopo giorno, il quadro diventava più chiaro e l’azienda ha capito che, senza una pianificazione efficace, il caos finanziario non poteva essere eliminato del tutto. La risposta è arrivata con il Calendario dei pagamenti di Finmap, che mostrava subito le date previste per gli incassi dai clienti e i momenti esatti in cui effettuare i pagamenti in uscita.

Grazie ai calcoli automatici del Calendario, è diventato chiaro in quali momenti il denaro avrebbe potuto non bastare per pagare fornitori o dipendenti.

Così, dopo aver corretto condizioni e date di pagamento pianificate, i buchi di cassa sono stati eliminati dalla lista dei problemi finanziari.

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Gli insight chiave di “Sales Bureau”

La pianificazione intelligente e il report P&L hanno finalmente risposto alla domanda: dov’era finito l’utile che prima si perdeva nel grande volume di operazioni? Grazie alla data e al periodo di ogni accordo, l’azienda ha potuto individuare con chiarezza il denaro realmente guadagnato: non solo su base annuale o mensile, ma persino settimana per settimana.

Dopo aver organizzato i propri flussi finanziari, Sales Bureau, con l’aiuto di report finanziari già pronti, è riuscita a individuare:

• Le categorie di spesa da ridurre e ottimizzare;
• I servizi più richiesti e redditizi;
• Come ottimizzare i crediti verso clienti;
• Quali aree del business stavano crescendo più rapidamente;
• Le aree del business che avevano bisogno di rinnovamento e modernizzazione.

Come collaborano oggi Finmap e “Sales Bureau”

Oggi l’azienda ha organizzato completamente la propria contabilità gestionale e ha automatizzato il processo con gli strumenti di Finmap. Ora tutti i senior manager, il COO e il fondatore hanno accesso trasparente alle informazioni finanziarie da qualsiasi dispositivo.

Andrey sottolinea che il controllo finanziario basato su Finmap ha permesso di costruire una strategia di vendita più precisa: 

Se confronto il modo in cui gestivamo la contabilità all’inizio dell’attività con il modo in cui lo facciamo oggi, sono sicuro che abbiamo ridotto di 50 volte il tempo dedicato alle finanze! — Andrey Krupkin, fondatore di “Sales Bureau”

Puoi verificarlo anche tu registrandoti a Finmap. Organizza e automatizza la tua contabilità finanziaria e smetti di perdere tempo con la burocrazia!