Produzione: quattro fasi al 96% danno 85,78%

«Nel report c'è scritto qualità media novantasei e un quarto per cento. Io avvio ventiduemila pezzi grezzi, e in magazzino arrivano diciottomilaottocentosettantadue pezzi. Per un anno e mezzo non sono riuscito a capire quale delle due cifre mentisse» — così ha iniziato il discorso Ihor, titolare di una produzione di componenti in plastica a Zaporizhzhia.

Vi suona familiare? Gli stampi sono collaudati, lo stampaggio è stabile, i reclami quasi non ci sono. Ogni mese il controllore consegna un report in cui tutte e quattro le aree tengono la loro percentuale. E l'utile è come se l'officina lavorasse due volte peggio dei propri numeri.

Il motivo non è la qualità e non sono le persone. È l'aritmetica che usano tutti e che quasi nessuno verifica: la qualità di quattro aree in sequenza viene calcolata come media delle aree. E ne esce un numero che non ha nulla a che vedere con quanti pezzi sono usciti dall'officina.

Scomponiamo la produzione in due unità: la fase e il pezzo che la attraversa. E mostriamo perché lo stesso difetto costa 46 ₴ oppure 117 ₴ a seconda di dove lo si è intercettato.

Il percorso del fondatore: da una macchina a quattro aree

Ihor ha iniziato con una sola pressa a iniezione comprata di seconda mano. Stampava scocche per un assemblatore locale e stava lui stesso alla macchina. Lo scarto allora era visibile fisicamente: il pezzo mal riempito finiva nella cassa, e la cassa stava accanto al suo piede.

In sette anni sono arrivate la seconda e la terza macchina, l'area di fresatura, la cabina di verniciatura con essiccazione e l'area di assemblaggio. L'avvio è cresciuto fino a ventiduemila pezzi grezzi al mese.

«Quando la macchina era una, dello scarto sapevo tutto, perché mi stava sotto i piedi. Ora le aree sono quattro, e ognuna ha la sua cassa. Nel report finiscono le percentuali, non le casse».

Perché «qualità media 96,25%» non dice niente sulla resa

Le percentuali delle aree sono oneste: lo stampaggio tiene il 96%, la lavorazione meccanica il 97%, la verniciatura il 94%, l'assemblaggio il 98%. Ogni cifra è verificabile e non inganna nessuno.

L'inganno sta nella riga successiva, dove queste quattro percentuali si sommano e si dividono per quattro. Viene 96,25% — e questo numero comincia a vivere come indicatore dell'officina. Ma 96,25% è la media aritmetica delle fasi, il risultato di una singola area astratta, non la quota di pezzi grezzi arrivati al magazzino dei finiti.

Che cosa c'era nel report di Ihor

Il report era breve: avvio 22 000 pezzi grezzi, qualità media sulle quattro aree 96,25%, prezzo del pezzo finito 148 ₴. Da qui la conclusione nasce da sé: lo scarto si porta via circa il quattro per cento, cioè 825 pezzi.

In realtà al magazzino sono arrivati 18 872 pezzi, e non ci sono arrivati 3 128 — quattro volte più di quanto prometteva il report. E nessuna delle sue righe era falsa.

Le perdite non si sommano — si moltiplicano

Lo stampaggio perde il 4%, la lavorazione il 3%, la verniciatura il 6%, l'assemblaggio il 2%. La tentazione di sommarle in un 15% e dire «ecco tutta la perdita» è quasi irresistibile.

Così non si può calcolare. Ogni area non lavora con l'avvio pieno, ma con quello che le ha passato la precedente: la lavorazione perde il suo 3% non su 22 000, ma su 21 120; la verniciatura il suo 6% — su 20 486. Le perdite non si sommano, si moltiplicano: 1 − 0,96 × 0,97 × 0,94 × 0,98 = 14,22%, e la resa dell'officina è 85,78%.

15% contro 14,22%: dov'è il dettaglio e dov'è l'abisso

Tra somma e moltiplicazione la differenza è risibile — meno di un punto percentuale, ed è proprio per questo che la moltiplicazione non viene presa in considerazione. Ma l'abisso non è qui. È tra 96,25% e 85,78%: la media divide le perdite per quattro, mentre le aree in sequenza le accumulano. Più fasi ci sono nella catena, più la media si allontana dalla resa vera — e su quattro aree si allontana di 10,47 punti percentuali. È proprio in questo scarto che stanno i soldi.

«Me lo spiegavano con le dita e non ci credevo. Ci ho creduto quando ho ricontato sulle casse fisiche: dentro c'erano tremilacentoventotto pezzi, non ottocento».

La vita prima che la fase diventasse una riga

La contabilità in cui Ihor ha vissuto per quasi cinque anni la riconosce qualunque produzione cresciuta da una sola macchina.

• La resa si calcolava come media delle aree. Quattro percentuali si sommavano e si dividevano per quattro — e non si sono moltiplicate nemmeno una volta.
• Lo scarto si misurava in pezzi, non in soldi. «Alla verniciatura è più che allo stampaggio» — senza alcuna idea di quanto ciascuno di quei pezzi costi già all'officina.
• Tutte le aree pesavano allo stesso modo. La percentuale dell'assemblaggio e quella della verniciatura si leggevano come cifre di pari peso.
• La materia prima si imputava sulla resa, non sull'ingresso. Nel calcolo del costo c'era tanto materiale quanto ne sta nel pezzo finito, ma si pagava tutto l'avvio.
• La rimacinatura era considerata un rientro di soldi. «Ma tanto torna tutto nella tramoggia» — senza distinguere che cosa ci torni davvero e che cosa no.
• Lo scarto non aveva un indirizzo. Le casse stavano da parte, e nel report c'era un'unica cifra complessiva di rifiuti.

Nessuno di questi sei problemi è tecnologico. Tutti e sei sono contabili — ed è proprio per questo che non li vedeva né il capo officina né il controllore.

La resa vera: 18 872 pezzi su 22 000 grezzi

Ihor ha scomposto il mese per fasi: quanto è entrato, quanto l'area ha scartato, quanto costa il pezzo all'ingresso proprio di quell'area e quanti soldi ci sono nella sua cassa.

Fase	Resa della fase	Entrati, pz	Scarto, pz	Costo unitario accumulato all'ingresso	Costo dello scarto
Stampaggio	96%	22 000	880	46 ₴	40 480 ₴
Lavorazione meccanica	97%	21 120	634	64 ₴	40 576 ₴
Verniciatura	94%	20 486	1 229	86 ₴	105 694 ₴
Assemblaggio	98%	19 257	385	117 ₴	45 045 ₴
Pezzi finiti	85,78%	—	3 128	—	231 795 ₴

La catena si legge per righe: 22 000 all'ingresso dello stampaggio, 21 120 all'ingresso della lavorazione, 20 486 all'ingresso della verniciatura, 19 257 all'ingresso dell'assemblaggio, 18 872 nel magazzino dei finiti. Il fatturato che ne deriva è 18 872 × 148 ₴, cioè 2 793 056 ₴. E nelle quattro casse si deposita 231 795 ₴ — soldi già spesi su pezzi che non sono partiti verso il cliente.

Lo scarto rincara a ogni fase

Ora la seconda svolta, e conta più della prima. Il pezzo scartato allo stampaggio costa all'officina 46 ₴ — solo materia prima. Lo stesso pezzo, tolto all'assemblaggio, costa 117 ₴, perché si porta addosso la fresatura, la vernice e l'essiccazione. La differenza è di 2,5 volte, e non si vede in nessuna percentuale di qualità.

Perché 86 ₴ non è il prezzo della verniciatura

Qui è facile confondersi. I numeri 46, 64, 86 e 117 ₴ non sono i prezzi delle fasi e non sono quanto costa verniciare un pezzo. È il costo accumulato di un singolo pezzo nel momento in cui entra nell'area.

All'ingresso della verniciatura nel pezzo stanno già 86 ₴: materia prima più stampaggio e lavorazione. Se la cabina lo scarta, l'officina perde tutti gli 86 ₴, non il costo della vernice. All'ingresso dell'assemblaggio ci stanno 117 ₴. Da qui la regola valida per qualunque settore: il controllo all'inizio della catena costa meno del controllo alla fine.

Verniciatura: non la peggiore percentuale e lo scarto più costoso

La verniciatura ha una resa del 94% — non è una catastrofe, è una percentuale di lavoro normale per una cabina con essiccazione. Nel report sembrava una delle quattro cifre normali. Ma in soldi dà 105 694 ₴ di scarto, cioè il 45,6% di tutto il costo dello scarto dell'officina.

Le cause sono due e agiscono insieme. La verniciatura scarta il maggior numero di pezzi — 1 229 contro 880 allo stampaggio e 385 all'assemblaggio. E ciascuno di essi pesa 86 ₴, non 46 ₴. Moltiplicate — e otterrete la cassa più costosa dell'officina.

«Per due anni ho pensato di cambiare la pressa, perché allo stampaggio c'era molto scarto. E i soldi bruciavano tutto il tempo nella cabina, che nel report aveva una percentuale normale».

Quanto fa nei soldi dell'officina

Per capire il peso di 231 795 ₴, mettiamoli accanto al mese dell'officina.

Voce di spesa	Al mese	% del fatturato
Materia prima (22 000 × 46 ₴, si paga all'ingresso)	1 012 000 ₴	36,23%
Operai	812 000 ₴	29,07%
Energia elettrica	284 000 ₴	10,17%
Stampi e utensili	96 000 ₴	3,44%
Vernice e prodotti chimici	142 000 ₴	5,08%
Altro	86 000 ₴	3,08%
Totale	2 432 000 ₴	87,07%

Fatturato 2 793 056 ₴ meno spese 2 432 000 ₴ danno un utile di 361 056 ₴ e una redditività del 12,93%. Per una produzione di componenti in plastica è normale, e di questa cifra Ihor era soddisfatto.

231 795 ₴ sono il 64,2% dell'utile, e stanno già dentro le spese

Il costo dello scarto è il 64,2% di quello che l'officina guadagna in un mese. E qui serve una precisazione: questi 231 795 ₴ non si aggiungono alle spese e non si sottraggono dall'utile.

Sono già dentro i 2 432 000 ₴: la materia prima per i pezzi scartati è stata comprata, lo stipendio per la loro lavorazione è stato pagato, l'energia per il loro stampaggio è stata bruciata. Non è un buco nuovo, è la parte delle spese esistenti che non è diventata prodotto. La domanda suona diversamente: quale quota delle spese l'officina paga per ciò che non andrà mai al cliente.

Prima voce nascosta: la materia prima si paga sull'ingresso

Quello che non c'era nel calcolo del costo sta nella prima riga delle spese: la materia prima l'officina la compra su tutto l'avvio, non su quello che è uscito. All'ingresso 22 000 pezzi grezzi a 46 ₴ — 1 012 000 ₴. Nel prodotto finito c'è materia prima per 18 872 × 46 ₴, cioè 868 112 ₴. La differenza è 143 888 ₴, ovvero il 39,9% dell'utile.

Non è un buco a parte sopra i 231 795 ₴, al contrario: 143 888 ₴ sono la parte di materia prima di quegli stessi 231 795 ₴, la loro componente maggiore. Il resto lo fanno stipendi, energia, vernice e utensili. Sommare questi due numeri non si può — sono gli stessi soldi visti da due lati.

Seconda voce nascosta: metà dello scarto non si rimacina

La cosa in cui il titolare crede più fermamente è che lo scarto nella plastica sia quasi gratuito, perché lo si macina e lo si rimette nella tramoggia. In parte è così: stampaggio e lavorazione danno 1 514 pezzi che davvero si possono macinare. Il rientro non è pieno — la materia prima rigenerata perde proprietà, e al lavoro arriva circa il 60%. Quindi 1 514 × 46 ₴ × 0,6 fa 41 786 ₴, ovvero l'11,6% dell'utile, che l'officina recupera. Mentre verniciatura e assemblaggio danno 1 614 pezzi che non si rimacinano in alcun modo: ci sta sopra la vernice, e la plastica macinata darà inclusioni nel lotto successivo.

Perché 1 614 pezzi non restituiranno nulla

Diamo un'etichetta a ogni numero. 1 514 — rimacinabili, da stampaggio e lavorazione, restituiscono il 60% della materia prima. 1 614 — non rimacinabili, da verniciatura e assemblaggio, restituiscono zero.

Tra loro la differenza è di una cifra, ma in soldi è di principio. I rimacinabili sono i pezzi più economici della catena, da 46 e 64 ₴. I non rimacinabili sono i più costosi, da 86 e 117 ₴. Cioè torna proprio la parte di scarto che costa meno.

«Pensavo che da noi lo scarto fosse economico, perché va tutto nel mulino. Finché non ho capito: nel mulino va la metà economica, e quella costosa va in discarica».

La media delle fasi contro la resa vera

Mettiamo entrambe le cifre in una tabella e guardiamo che cosa prometteva ciascuna.

Come si calcolava la resa	Indicatore	Pezzi finiti	In soldi
Media aritmetica di quattro fasi — così stava nel report	96,25%	21 175	3 133 900 ₴ di fatturato
Moltiplicazione delle fasi — la resa vera	85,78%	18 872	2 793 056 ₴ di fatturato
Divario	10,47 p.p.	2 303 pezzi	340 844 ₴
Scenario: verniciatura al 97% invece del 94%	88,52%	19 474	2 882 152 ₴ di fatturato

La prima riga non è un errore del controllore, ma la conseguenza della formula: la media delle fasi, 96,25%, prometteva 21 175 pezzi e un fatturato di 3 133 900 ₴. La seconda è ciò che c'è. Tra loro ci sono 2 303 pezzi e 340 844 ₴ di fatturato che non è mai esistito: quei pezzi vivevano solo in una media calcolata male.

E l'ultima cosa. 96,25% non si può «correggere» in 85,78% — sono due indicatori diversi: il primo descrive l'area media, il secondo l'officina. Per pianificare l'avvio serve solo il secondo.

Tre punti percentuali sulla verniciatura — 89 096 ₴

La moltiplicazione funziona anche nell'altro senso: se le perdite si accumulano, allora anche il miglioramento di una sola area tira su tutta la catena. Ihor ha preso la cassa più costosa e ha calcolato che cosa succede se si alza la resa della verniciatura dal 94% al 97% — al livello della lavorazione accanto. La catena si ricalcola così: stampaggio 22 000 → 21 120, lavorazione → 20 486, verniciatura → 19 871 invece di 19 257, assemblaggio → 19 474 invece di 18 872. Resa complessiva: 0,96 × 0,97 × 0,97 × 0,98 = 88,52%.

Perché questo incremento è quasi puro

L'incremento è di 602 pezzi. Al prezzo di 148 ₴ sono 89 096 ₴ di fatturato, ovvero il 24,7% dell'utile. E di spese nuove in questi 89 096 ₴ quasi non ce ne sono: la materia prima è già comprata su tutto l'avvio, gli operai sono già in turno, l'energia per lo stampaggio e la lavorazione di questi pezzi è già stata spesa. Tre punti percentuali su una sola area trasformano spese già sostenute in prodotto.

Confrontate con l'altro modo di aggiungere 602 pezzi — aumentare l'avvio. Allora bisogna comprare altra materia prima, pagare in più per stampaggio e lavorazione, caricare le macchine: lo stesso risultato, ma a costo pieno.

Perché lo scarto non si vede nel report

Se tutto questo è così evidente nel calcolo, perché la media delle fasi sta nei report di metà delle aziende manifatturiere? Le cause non sono matematiche.

• La percentuale di un'area è facile da misurare. Il controllore vede la propria area e consegna la propria cifra, e moltiplicarle tutte e quattro non è compito di nessuno.
• La media suona solida. 96,25% sembra un numero serio da fabbrica, mentre 85,78% sembra un motivo per fare i conti.
• Lo scarto non ha un prezzo. Finché nella cassa ci sono «pezzi» e non 86 ₴ ciascuno, la cassa della verniciatura e quella dello stampaggio sembrano comparabili.
• Il mulino crea la sensazione del rientro. Sembra che i soldi girino in tondo, anche se in realtà torna il 60% della metà più economica.
• La materia prima è chiusa in una riga sola. Nel report ci sono 1 012 000 ₴ di acquisti e in nessun punto c'è scritto che nei pezzi finiti di quei soldi ce ne sono 868 112 ₴.

Perché «rafforzare il controllo» non aiuta

La prima reazione del titolare è sempre la stessa: aggiungere un controllore e multare per lo scarto. Ihor ha fatto proprio così, e le percentuali non si sono mosse.

Perché un controllore senza prezzi sulle fasi non ha niente su cui regolarsi. A lui è indifferente dove intercettare il pezzo — allo stampaggio da 46 ₴ o all'assemblaggio da 117 ₴: nel report comparirà un pezzo scartato. Finché la fase non ha un costo unitario all'ingresso, lo scarto precoce e quello tardivo pesano allo stesso modo.

«Ho multato per lo scarto per un anno e mezzo. E invece bisognava scrivere su ogni cassa quanti soldi ci sono dentro. Dopo di che i capisquadra hanno spostato da soli il controllo all'ingresso della verniciatura».

Che cosa è cambiato quando la fase è diventata una riga

Ihor ha fatto tre cose. La resa dell'officina si è iniziata a calcolare moltiplicando le fasi, non facendone la media. Ogni area ha ricevuto il costo unitario accumulato all'ingresso. E lo scarto delle casse si è iniziato a registrare in grivnie, separando rimacinabile e non rimacinabile. Ecco che cosa si è visto in due trimestri:

• La pianificazione dell'avvio ha smesso di mentire. Il volume per il cliente si calcola sull'85,78% e non sul 96,25%, e l'officina ha smesso di promettere pezzi che non ci saranno.
• Il controllo si è spostato all'ingresso della verniciatura. Togliere il pezzo prima della cabina, finché dentro ci sono 86 ₴, si è rivelato più economico che cercare il difetto in uno verniciato da 117 ₴.
• La verniciatura ha ricevuto una risorsa dedicata. 602 pezzi e 89 096 ₴ quasi senza nuove spese — il fatturato più economico che in officina si possa comprare.
• Lo scarto non rimacinabile ha smesso di essere invisibile. I 1 614 pezzi in cui è bruciato tutto l'investito ora sono una riga a parte, e i 1 514 rimacinabili un'altra.

Nessuna di queste decisioni ha richiesto nuovi macchinari o nuove persone. Hanno richiesto di vedere la fase come una riga — con una resa propria e un proprio costo unitario all'ingresso.

La conclusione per gli imprenditori. Dove il prodotto passa attraverso più fasi in sequenza, la qualità non si media — si moltiplica. La percentuale media delle aree sembra sempre migliore della resa vera, e più fasi ci sono, più grande è il divario. E il prezzo dello scarto non dipende dal difetto, ma da quante fasi il pezzo ha già attraversato: toglierlo all'ingresso è sempre molte volte più economico che all'uscita. Funziona allo stesso modo nella lavorazione dei metalli, in un laboratorio di cucito e in una cucina industriale — basta solo scrivere accanto a ogni fase quanti soldi ci sono già dentro.

Consigli finali

• Calcolate la resa moltiplicando, non facendo la media. 0,96 × 0,97 × 0,94 × 0,98 dà 85,78%, mentre la media sulle stesse fasi mostra 96,25%.
• Mettete il costo unitario accumulato all'ingresso di ogni area. 46, 64, 86 e 117 ₴ non sono i prezzi delle fasi, ma quanto il pezzo costa già all'officina quando entra nell'area.
• Traducete le casse di scarto in grivnie. In pezzi la cassa più grande può essere la più economica: 1 229 pezzi della verniciatura danno 105 694 ₴, mentre 880 pezzi dello stampaggio ne danno 40 480 ₴.
• Cercate non la peggiore percentuale, ma la cassa più costosa. Da Ihor è coinciso sulla verniciatura con il suo 45,6% di tutto il costo dello scarto, ma non coincide sempre.
• Confrontate l'acquisto di materia prima con la materia prima nel finito. 1 012 000 ₴ all'ingresso contro 868 112 ₴ nel prodotto danno 143 888 ₴ — il modo più rapido di vedere le perdite.
• Dividete lo scarto in rimacinabile e non rimacinabile. Dai 1 514 pezzi di stampaggio e lavorazione torna il 60% della materia prima, dai 1 614 dopo la vernice niente.
• Calcolate l'incremento di resa, non l'incremento di volume. Tre punti percentuali su una sola area hanno dato 602 pezzi su materia prima già comprata.

I soldi non spariscono — semplicemente non li vedete

La produzione di componenti in plastica sembra un business in cui tutto lo decidono gli stampi, il granulo e la messa a punto della macchina. In realtà quello è il biglietto d'ingresso, e i soldi li decide altro: quanti pezzi grezzi dell'avvio arrivano al magazzino dei finiti e in quale fase togliete gli altri.

Da sé questo divario non si chiuderà — la formula della media continuerà a mostrare un bel numero. Ma appena ogni fase riceve una resa propria e un proprio costo unitario all'ingresso, si vede dove bruciano i soldi, quale cassa vale lo sforzo di questa settimana — e a quanti pezzi state pagando il costo pieno perché arrivino alla discarica.

Come vederlo nella vostra produzione

Tutto quello che è descritto sopra si tiene su una sola contabilità: ogni fase è una riga, dove accanto stanno l'ingresso, l'uscita e il costo unitario all'ingresso. Finché lo scarto si riduce a una cifra unica al mese, non si vede né che le rese si moltiplicano, né che il pezzo all'assemblaggio costa tre volte più dello stesso pezzo allo stampaggio. Quando gli stessi dati si raccolgono automaticamente, si vede quale fase mangia l'utile — è esattamente per questo che i titolari di piccole e medie imprese usano Finmap: per vedere il quadro finanziario invece di ricomporlo a pezzi.

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Base del tema: Contabilità gestionale spiegata: cos'è e perché serve al titolare