Finanze di un'agenzia PR/SMM: come fare i conti

Le agenzie PR e SMM lavorano quasi sempre a retainer: il cliente paga un importo fisso ogni mese e l'agenzia gestisce tutto per lui, dall'inizio alla fine. Sembra stabile — finché non conti quante ore del team consuma ogni cliente. È lì che di solito scopri che metà dei retainer pareggia a malapena i conti.

Le finanze di un'agenzia PR/SMM si riducono a una domanda: quanto resta da ogni cliente dopo che il team ha svolto il lavoro. Vediamo come calcolarlo.

Perché il retainer inganna

Il retainer è fisso, ma il carico di lavoro no. Un cliente con un retainer da $30k sta tranquillo e richiede 20 ore al mese; un altro con lo stesso importo ti scrive ogni giorno e ne richiede 60. Il primo ti fa guadagnare, il secondo ti fa perdere — eppure sul conto in banca sembrano identici. L'unico modo per vedere la differenza è il margine per cliente.

Passo 1. Suddividi il denaro per cliente

Ogni retainer, ogni stipendio del team, ogni collaboratore esterno (designer, media buyer, copywriter) — collegato a un cliente specifico. I budget pubblicitari, se passano attraverso di te, vanno tenuti separati, perché non sono tuo ricavo, sono denaro di passaggio. Abbiamo delineato i passi di base per un'agenzia in Contabilità gestionale per un'agenzia di marketing: da dove iniziare.

Passo 2. Calcola il margine per ogni cliente

Margine per cliente = retainer meno le ore del team dedicate a lui meno i collaboratori esterni. Questo è il numero chiave dell'agenzia. Mostra a chi devi alzare la tariffa, di chi devi rivedere lo scope e con chi devi separarti. Come trovare i tuoi clienti profittevoli e non profittevoli — Profittabilità dei clienti: il 20% che porta l'80%.

Passo 3. Collega il carico di lavoro al profitto

Nel PR/SMM, l'utile dipende direttamente da quanti clienti una persona riesce a gestire. Se il team è sovraccarico, la qualità ne risente; se è sottoutilizzato, il margine cala. Tracciare le ore per cliente mostra dove stai regalando lavoro a un prezzo inferiore al suo costo.

Da dove iniziare

Dedica un mese a collegare retainer, stipendi e collaboratori esterni ai clienti — e vedrai per la prima volta quali clienti sono davvero profittevoli. Una vista sistematica per cliente per un'agenzia si trova in Contabilità gestionale per un'agenzia: una vista per cliente, mentre i gap di cassa dovuti a pagamenti irregolari si intercettano con un calendario dei pagamenti.

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