PR / SMM ügynökség pénzügyei: hogyan számoljon

A PR- és SMM-ügynökségek szinte mindig havidíjas (retainer) konstrukcióban dolgoznak: az ügyfél minden hónapban fix összeget fizet, az ügynökség pedig a teljes munkát elvégzi helyette elejétől végig. Ez stabilnak tűnik – egészen addig, amíg meg nem számolja, hány csapatórát emészt fel az egyes ügyfél. Ekkor derül ki általában, hogy a havidíjak fele alig termeli ki önmagát.

A PR/SMM ügynökség pénzügyei egyetlen kérdésre vezethetők vissza: mennyi marad az egyes ügyfélből azután, hogy a csapat elvégezte a munkát. Nézzük meg, hogyan kell ezt kiszámolni.

Miért félrevezető a havidíj

A havidíj fix, a munkamennyiség viszont nem. Az egyik ügyfél 30 000 dolláros havidíj mellett csendben van, és havi 20 órát vesz igénybe; egy másik ugyanennyiért naponta ír Önnek, és 60 órát emészt fel. Az első nyereséget hoz, a második veszteséget – a bankszámláján mégis egyformán néznek ki. A különbséget csak az ügyfelenkénti árrésen keresztül láthatja.

1. lépés: Bontsa le a pénzt ügyfelenként

Minden havidíjat, minden csapattagi bért, minden alvállalkozót (designer, médiavásárló, szövegíró) – egy konkrét ügyfélhez kell rendelni. A hirdetési büdzséket, ha az Ön számláján keresztül futnak, külön kell kezelni, mert ez nem az Ön bevétele, hanem átfutó pénz. Az ügynökségek alapvető lépéseit a Könyvelés marketingügynökségnek: hol kezdje cikkben mutattuk be.

2. lépés: Számítsa ki az árrést minden ügyfélnél

Ügyfelenkénti árrés = havidíj mínusz a rá fordított csapatórák mínusz az alvállalkozók. Ez az ügynökség kulcsszáma. Megmutatja, kinél kell emelnie az árat, kinél kell felülvizsgálnia a terjedelmet, és kitől kell elválnia. Hogyan találja meg a nyereséges és veszteséges ügyfeleit – Ügyfél-jövedelmezőség: a 20%, amely a 80%-ot hozza.

3. lépés: Kösse össze a terhelést a nyereséggel

A PR/SMM területén a nyereség közvetlenül attól függ, hány ügyfelet tud egy ember kezelni. Ha a csapat túlterhelt, a minőség szenved; ha alulterhelt, az árrés csökken. Az ügyfelenkénti óranyilvántartás megmutatja, hol ad oda munkát olcsóbban, mint amennyibe kerül.

Hol kezdje

Töltsön el egy hónapot azzal, hogy a havidíjakat, béreket és alvállalkozókat az ügyfelekhez rendeli – és először fogja látni, mely ügyfelek valóban nyereségesek. Az ügynökség szisztematikus, ügyfelenkénti szemléletéről a Vezetői számvitel ügynökségnek: ügyfelenkénti szemlélet cikkben olvashat, az egyenetlen kifizetésekből eredő likviditási réseket pedig egy fizetési naptár fogja el.

A Finmapben a havidíjak, a csapat és az alvállalkozók automatikusan ügyfelenkénti árréssé állnak össze – próbálja ki ingyen 7 napig.