Managementboekhouding voor een Adviesbureau

Een adviesbureau verkoopt de duurste resource die er is — de tijd van zijn experts. En juist daarom zijn de financiën bedrieglijk: de tarieven zijn hoog, de omzet is solide, maar de winst aan het eind van de maand valt toch steeds bescheiden uit. De reden is vrijwel altijd dezelfde: niemand meet echt hoeveel een uur van een consultant werkelijk kost en hoeveel daarvan overblijft.

Managementboekhouding voor consultancy geeft antwoord op drie vragen: hoeveel levert elk project op, hoe bezet is je team, en is er straks genoeg geld. Laten we het uitsplitsen.

Waarom omzet in consultancy nog geen winst is

De omzet in consultancy zijn de factureerbare uren vermenigvuldigd met je tarief. Maar tussen het tarief van de klant en je winst staan het salaris van de expert, zijn niet-gefactureerde uren, administratie en verkoop. Een bureau kan $80/uur factureren en toch nauwelijks break-even draaien als de helft van de tijd van het team niet door klanten wordt betaald. Het verschil tussen boekhouding voor de belastingdienst en boekhouding voor beslissingen legden we uit in Managementboekhouding: wat het is en waarom een eigenaar het nodig heeft.

Stap 1. Meet de marge per project en per klant

Koppel de betalingen van klanten en de directe kosten aan elk project: teamuren in geld, onderaannemers, reiskosten. Zo krijg je de projectmarge — het kerncijfer in consultancy. Daarna komt de klantmarge: vaak blijkt dat een grote klant met korting en eindeloze revisies minder oplevert dan een rustig project. Hoe je de winstgevende eruit haalt — Klantwinstgevendheid: de 20% die 80% opleveren.

Stap 2. Houd de bezetting van je team in de gaten

In consultancy hangt de winst rechtstreeks af van utilization — het aandeel factureerbare uren. Als een expert 60% van de tijd op projecten zit en de overige 40% "stil ligt", moet het tarief dat compenseren. Zonder urenregistratie zie je dit niet en prijs je je diensten chronisch te laag.

Stap 3. Plan je kasstroom vooruit

Consultancyprojecten lopen lang, betalingen komen in fases binnen, en salarissen zijn elke maand verschuldigd. Dat is een klassieke bron van liquiditeitstekorten. Een betaalkalender laat ze van tevoren zien — hoe je er een opzet.

Waar te beginnen

Zet je projecten en klanten op, meet een maand lang de marge en registreer de uren — en voor het eerst zie je de echte economie van je diensten. Voor een voorbeeld van hoe een projectbedrijf via boekhouding 173% winst bereikte — de case study staat hier.

Bij Finmap komen marge per project, per klant en kasstroom op één plek samen — 7 dagen gratis.