Jak wyjść z finansowego chaosu i przestać martwić się dziurami w kasie: prawdziwa historia Bureau de Vendas

Kiedy patrzysz na firmy, które odniosły sukces i w ciągu 8–10 lat stały się ważnymi graczami na swoim rynku, zaczynając ustalać własne zasady, aż trudno uwierzyć, że one też kiedyś zaczynały od małej skali. Każda z nich przeszła swoją unikalną i wymagającą drogę rozwoju. Łączy je jednak jedno: potrafiły uporządkować rachunkowość zarządczą i poradzić sobie z wyzwaniami finansowymi.

Od jednego pracownika do międzynarodowej firmy

„Sales Bureau” Andreya Krupkina to świetny przykład firmy, której „się udało”. Dziś jest to dobrze prosperująca międzynarodowa firma doradcza, ale w 2016 roku zaczynała od jednego pracownika i trzech klientów. Doświadczenie, wiedza i konsekwencja Andreya pomogły mu rozwinąć biznes. Jednak braki w rachunkowości zarządczej spowalniały dalsze skalowanie firmy.

Wysokie przychody nie zawsze oznaczają wysoki zysk

Firma rosła. Pojawiały się nowe rodzaje kosztów, menedżerowie finansowi, budżety działów i kolejni klienci z nowymi wymaganiami. Utonięcie w biurokracji, która już pukała do drzwi, nie wchodziło w grę. Firma potrzebowała prostego i skutecznego rozwiązania, które pozwoliłoby uporządkować chaos kwot i liczb.

Mniej więcej w trzecim roku prowadzenia biznesu zrozumiałem, że jeśli chcę zarabiać więcej, skalować firmę, podnosić wynagrodzenia zespołowi, wiedzieć, ile naprawdę zarabiam, i utrzymać dyscyplinę finansową, muszę rozumieć finanse. — Andrey Krupkin, założyciel „Sales Bureau”

Rozwiązanie wydawało się oczywiste: trzeba było zebrać wszystkie źródła danych finansowych w jednym systemie i porządnie je poukładać.

Po podłączeniu Finmap i dodaniu wszystkich kont wreszcie mogli odetchnąć z ulgą — salda dawały poczucie spokoju i kontroli. Patrząc na te liczby, kryzysy finansowe wydawały się odległym problemem, który znikał, gdy tylko sprawdzali całkowity kapitał firmy.

Problemy jednak nie zniknęły, a luki w przepływach pieniężnych nadal wybijały firmę z planu.

Myśleliśmy, że skoro mamy wysokie przychody, to mamy dużo pieniędzy. Ale zrozumieliśmy, że przychód to jeszcze nie zysk. — Andrey Krupkin, założyciel „Sales Bureau”

Jak Finmap pomógł opanować chaos i luki w przepływach pieniężnych?

Zebranie wszystkich źródeł finansowych w jednym systemie było dopiero pierwszym krokiem do uporządkowania finansów firmy.

Drugim krokiem było zarządzanie wpływami i wydatkami, które stały się teraz w pełni widoczne. Dzięki Finmap przepływy pieniężne stały się przejrzyste i łatwe do zrozumienia, co pozwoliło:

• Całkowicie odejść od ręcznych arkuszy kalkulacyjnych;
• Wyeliminować chaos i niepewność, które te arkusze powodowały;
• Ujednolicić i wystandaryzować rozliczenia we wszystkich działach;
• Śledzić przepływy pieniężne w czasie rzeczywistym.
  

Andrey Krupkin, założyciel „Sales Bureau”, mówi o tym tak:

Jeśli nie korzystasz z Finmap, spędzasz milion godzin na ogarnianiu skomplikowanych arkuszy, w których nawet nie da się zautomatyzować procesów. Finmap rozwiązuje to wszystko.

Z każdym dniem obraz stawał się coraz jaśniejszy, a firma zrozumiała, że bez skutecznego planowania nie da się całkowicie wyeliminować finansowego chaosu. Rozwiązaniem okazał się Kalendarz płatności Finmap, który od razu pokazywał oczekiwane terminy płatności od klientów oraz dokładne momenty, w których trzeba opłacić zobowiązania.

Dzięki automatycznym wyliczeniom w Kalendarzu od razu było widać, kiedy może zabraknąć pieniędzy na płatności dla dostawców lub pracowników.

Po dostosowaniu warunków płatności i planowanych terminów luki w przepływach pieniężnych można było skreślić z listy problemów finansowych.

Wypróbuj Finmap
za darmo!

Przetestuj kontrolę finansów przez 7 dni

Bez podawania karty

Najważniejsze wnioski „Sales Bureau”

Mądre planowanie i raport P&L wreszcie odpowiedziały na pytanie: gdzie znikał zysk, który ginął w dużej liczbie transakcji? Dzięki dacie i okresowi każdej umowy firma mogła jasno określić, ile pieniędzy faktycznie zarobiła — nie tylko w ujęciu rocznym czy miesięcznym, ale nawet tydzień po tygodniu.

Po uporządkowaniu przepływów finansowych Sales Bureau, korzystając z gotowych raportów finansowych, mogło wskazać:

• Kategorie kosztów, które należało ograniczyć i zoptymalizować;
• Najpopularniejsze i najbardziej rentowne usługi;
• Jak zoptymalizować należności;
• Które obszary biznesu rosły najszybciej;
• Obszary biznesu, które wymagały odświeżenia i modernizacji.

Jak Finmap i „Sales Bureau” pracują razem dziś

Dziś firma ma w pełni uporządkowaną rachunkowość zarządczą i zautomatyzowała ten proces dzięki narzędziom Finmap. Teraz wszyscy menedżerowie wyższego szczebla, COO i założyciel mają przejrzysty dostęp do informacji finansowych z dowolnego urządzenia.

Andrey podkreśla, że kontrola finansów oparta na Finmap pozwoliła zbudować trafniejszą strategię sprzedaży: 

Porównując to, jak prowadziliśmy rozliczenia na początku działalności, z tym, jak robimy to teraz, jestem pewien, że skróciliśmy czas poświęcany finansom 50-krotnie! — Andrey Krupkin, założyciel „Sales Bureau”

Możesz przekonać się o tym samodzielnie, rejestrując się w Finmap. Uporządkuj i zautomatyzuj swoją rachunkowość finansową — i przestań tracić czas na biurokrację!