Як подолати фінансовий хаос і перестати хвилюватися через касові розриви: реальна історія Bureau de Vendas

Коли дивишся на успішні компанії, які за 8–10 років стають ключовими гравцями на своєму ринку й починають встановлювати власні правила, складно повірити, що колись вони теж починали з малого. Кожна з них пройшла свій унікальний і непростий шлях зростання. Але є те, що їх об’єднує: вони змогли навести лад в управлінському обліку й подолати фінансові виклики.

Від одного співробітника до міжнародної компанії

«Бюро продажів» Андрія Крупкіна — чудовий приклад компанії, якій вдалося. Сьогодні це успішна міжнародна консалтингова компанія, а у 2016 році все починалося лише з одного співробітника й трьох клієнтів. Досвід, знання та наполегливість Андрія допомогли йому розвивати бізнес. Але прогалини в управлінському обліку заважали компанії масштабуватися системно.

Великий дохід — це ще не великий прибуток

Компанія зростала. З’являлися нові типи витрат, фінансові менеджери, бюджети відділів і нові клієнти з новими вимогами. Потонути в бюрократії, яка вже стукала у двері, — не варіант. Компанії було потрібне просте й ефективне рішення, щоб навести лад у хаосі сум і цифр.

Приблизно на третій рік ведення бізнесу я зрозумів: якщо хочу заробляти більше, масштабувати компанію, підвищувати зарплати команді, розуміти, скільки я насправді заробляю, і тримати фінансову дисципліну, мені потрібно розбиратися у фінансах. — Андрій Крупкін, засновник «Бюро продажів»

Рішення здавалося очевидним: потрібно було зібрати всі фінансові джерела в одній системі й правильно їх впорядкувати.

Після підключення Finmap і додавання всіх рахунків команда нарешті змогла видихнути — залишки давали відчуття спокою й упевненості. З такими цифрами фінансові кризи здавалися далекими проблемами, які зникали, щойно дивишся на загальний капітал компанії.

Але проблеми нікуди не поділися, і касові розриви й далі збивали плани компанії.

Ми думали: якщо в нас великий дохід, значить, у нас багато грошей. Але потім зрозуміли, що дохід — це ще не прибуток. — Андрій Крупкін, засновник «Бюро продажів»

Як Finmap допоміг приборкати хаос і касові розриви?

Зібрати всі фінансові джерела в одній системі — це був лише перший крок до порядку у фінансах компанії.

Другим кроком стало управління вхідними та вихідними платежами, які тепер були повністю видимі. З Finmap рух коштів став прозорим і зрозумілим, а це дало змогу:

• Повністю відмовитися від ручних таблиць;
• Прибрати хаос і невизначеність, які створювали ці таблиці;
• Уніфікувати та стандартизувати облік у всіх відділах;
• Відстежувати рух коштів у реальному часі.
  

Андрій Крупкін, засновник «Бюро продажів», ділиться своїм баченням:

Якщо не користуватися Finmap, витрачаєш мільйон годин на складні таблиці, в яких навіть процеси неможливо нормально автоматизувати. Finmap усе це вирішує.

Щодня картина ставала зрозумілішою, і компанія усвідомила: без ефективного планування повністю позбутися фінансового хаосу не вийде. Рішенням став Платіжний календар Finmap, який одразу показував очікувані дати оплат від клієнтів і точні моменти, коли потрібно здійснювати вихідні платежі.

Завдяки автоматичним розрахункам у Календарі стало зрозуміло, коли може не вистачити грошей на оплату постачальникам або співробітникам.

Тож після коригування умов оплати та планових дат касові розриви вдалося викреслити зі списку фінансових проблем.

Отримайте Finmap
безкоштовно!

Спробуйте 7 днів фінансового контролю

Картка не потрібна

Ключові інсайти «Бюро продажів»

Грамотне планування та звіт P&L нарешті дали відповідь на запитання: куди зникав прибуток у великому потоці операцій? Завдяки даті й періоду кожної угоди компанія змогла чітко бачити гроші, які фактично заробила, — не лише за рік чи місяць, а навіть тиждень за тижнем.

Після впорядкування фінансових потоків «Бюро продажів» за допомогою готових фінансових звітів змогло визначити:

• Категорії витрат, які потрібно скоротити й оптимізувати;
• Найпопулярніші та найприбутковіші послуги;
• Як оптимізувати дебіторську заборгованість;
• Які напрями бізнесу зростають найшвидше;
• Напрями бізнесу, які потребують оновлення й модернізації.

Як Finmap і «Бюро продажів» працюють разом сьогодні

Сьогодні компанія повністю впорядкувала управлінський облік і автоматизувала процес за допомогою інструментів Finmap. Тепер усі топменеджери, операційний директор і засновник мають прозорий доступ до фінансової інформації з будь-якого пристрою.

Андрій зазначає, що фінансовий контроль на базі Finmap дав змогу побудувати точнішу стратегію продажів: 

Якщо порівняти, як ми вели облік на старті бізнесу і як робимо це зараз, я впевнений: ми скоротили час на фінанси у 50 разів! — Андрій Крупкін, засновник «Бюро продажів»

Ви можете переконатися в цьому самі, зареєструвавшись у Finmap. Наведіть лад у фінансовому обліку, автоматизуйте його й припиніть витрачати час на бюрократію!